Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tại Văn phòng công chứng

Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp là bước quan trọng để bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch vay vốn, thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện thủ tục tại Văn phòng công chứng, đồng thời cung cấp căn cứ pháp luật mới nhất theo quy định năm 2025 và ví dụ minh họa thực tế.

>>> Xem thêm: Các loại hợp đồng thế chấp cần được công chứng theo quy định mới nhất: công chứng hợp đồng thế chấp.

1. Căn cứ pháp lý của thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp

1.1. Luật áp dụng

• Luật Công chứng 2024
• Bộ luật Dân sự 2015, Chương XV về biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ
• Luật Đất đai 2024: các điều liên quan đến quyền của người sử dụng đất
• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao và chữ ký (áp dụng cho hồ sơ kèm theo)

1.2. Quy định liên quan đến công chứng thế chấp

• Điều 18 Luật Công chứng 2024: “Công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu phát hiện giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hoặc không đủ điều kiện về năng lực chủ thể, nội dung, hình thức.”

• Điều 27 Luật Đất đai 2024: Người sử dụng đất được thực hiện các quyền của mình như chuyển nhượng, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật.

2. Các loại hợp đồng thế chấp cần công chứng

2.1. Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất

Đây là loại phổ biến nhất, thường dùng trong vay vốn ngân hàng. Tài sản bảo đảm là quyền sử dụng đất hoặc quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản (nhà ở, công trình).

2.2. Hợp đồng thế chấp tài sản gắn liền với đất

Áp dụng cho nhà ở, công trình xây dựng có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hợp pháp, đứng tên người thế chấp.

2.3. Hợp đồng thế chấp tài sản khác

Ví dụ: xe ô tô, máy móc, dây chuyền sản xuất, tàu cá, hoặc quyền tài sản (quyền phát sinh từ hợp đồng khác).

>>> Xem thêm: Bảng giá dịch vụ công chứng tại các văn phòng công chứng Hà Nội mới nhất

3. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tại Văn phòng công chứng

3.1. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp trước nhất là chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Dự thảo hợp đồng thế chấp
• Căn cước công dân của các bên (bản chính và bản sao)
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (sổ đỏ, sổ hồng)
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận độc thân (nếu tài sản riêng)
• Văn bản ủy quyền (nếu có bên tham gia là người được ủy quyền)
• Hợp đồng tín dụng hoặc văn bản xác lập nghĩa vụ được bảo đảm
• Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể của từng giao dịch

3.2. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp thứ hai là nộp hồ sơ và kiểm tra

• Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng Nhà nước
• Công chứng viên kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản, năng lực chủ thể, nội dung hợp đồng
• Có thể yêu cầu làm rõ thông tin nếu phát hiện rủi ro (ví dụ: đất nằm trong quy hoạch, đang tranh chấp…)

3.3. Ký kết hợp đồng và công chứng

• Các bên cùng đến ký trực tiếp tại Văn phòng công chứng
• Công chứng viên ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu
• Lưu trữ bản chính tại tổ chức hành nghề công chứng, trả bản sao cho các bên liên quan

3.4. Đăng ký giao dịch bảo đảm

• Sau khi công chứng, hợp đồng thế chấp cần được đăng ký tại Văn phòng Đăng ký đất đai để có hiệu lực đối kháng với bên thứ ba (theo Điều 319 Bộ luật Dân sự 2015)
• Đây là bước quan trọng để hoàn tất thủ tục thế chấp tài sản

4. Thời gian và chi phí công chứng

• Thời gian giải quyết: Trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ, không có tranh chấp hoặc vướng mắc pháp lý
• Phí công chứng: Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, được tính dựa trên giá trị tài sản thế chấp, ví dụ:
  • Tài sản trị giá từ 1 tỷ đến 3 tỷ đồng: phí công chứng 0,06%
  • Tài sản trị giá trên 5 tỷ đồng: phí tối đa 7 triệu đồng

Ngoài ra, có thể phát sinh thêm phí dịch thuật, in ấn, soạn thảo văn bản (nếu yêu cầu).

>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng vay tiền – bước đơn giản nhưng quyết định thành bại của khoản vay

5. Ví dụ minh họa thực tế thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp

Tình huống: Chị Lan (quận Bình Thạnh, TP.HCM) muốn vay ngân hàng 2 tỷ đồng và dùng căn nhà của mình làm tài sản thế chấp. Căn nhà đã có sổ hồng đứng tên riêng chị Lan, không tranh chấp, không quy hoạch.

Thực hiện:

• Chị Lan liên hệ Văn phòng công chứng, được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ gồm sổ hồng, CCCD, hợp đồng tín dụng và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
• Sau khi kiểm tra, công chứng viên xác nhận hồ sơ hợp lệ, hẹn ngày ký hợp đồng
• Hai bên đến ký tại Văn phòng công chứng, đóng phí 1,2 triệu đồng
• Hợp đồng được đăng ký tại Văn phòng Đăng ký đất đai sau đó, ngân hàng giải ngân khoản vay trong vòng 3 ngày

Kết luận: Trường hợp của chị Lan là giao dịch rõ ràng, hợp pháp nên thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Tuy nhiên, nếu đất đang nằm trong khu quy hoạch hoặc có vướng mắc pháp lý, có thể bị từ chối công chứng.

6. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp

• Kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản: nên chủ động kiểm tra quy hoạch, tranh chấp, thế chấp trước tại Văn phòng Đăng ký đất đai
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ: tránh mất thời gian bổ sung, kéo dài thời gian công chứng
• Tham khảo trước mẫu hợp đồng: có thể yêu cầu công chứng viên hỗ trợ soạn thảo hợp đồng phù hợp
• Không nên ký trước hợp đồng: mọi chữ ký trong hợp đồng phải thực hiện tại trụ sở công chứng

>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền – Các bước thực hiện

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp theo quy định mới nhất năm 2025

Kết luận

Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp tại Văn phòng công chứng là bước quan trọng bảo đảm tính hợp pháp cho giao dịch tài sản. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng, nắm rõ quy định pháp luật và chọn đúng tổ chức hành nghề công chứng uy tín sẽ giúp quy trình diễn ra nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. Người dân, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và tư vấn pháp lý nếu có điểm chưa rõ trong hợp đồng thế chấp để tránh rủi ro pháp lý sau này.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán. Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669

Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Email: ccnguyenhue165@gmail.com