Văn phòng công chứng có được giữ lại bản gốc di sản không

Nhiều người khi làm thủ tục khai nhận hoặc phân chia di sản thừa kế thường lo lắng không biết văn phòng công chứng có được quyền giữ lại bản gốc di sản hay không. Việc nộp giấy tờ gốc để đối chiếu là bắt buộc, nhưng giữ lại hay không lại phụ thuộc chặt chẽ vào quy định pháp luật. Nếu không nắm rõ, người dân dễ rơi vào tình trạng tranh cãi hoặc nghi ngờ về tính minh bạch của hồ sơ công chứng. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết căn cứ pháp luật và hướng xử lý khi cần bảo vệ quyền lợi.

>>> Xem thêm: Bật mí bí mật ít ai biết khi làm hồ sơ tại văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng có quyền giữ bản gốc di sản không?

Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên chỉ được quyền kiểm tra, đối chiếu bản gốc, nhưng không được phép giữ lại bản gốc giấy tờ của người yêu cầu công chứng, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu lưu hoặc người dân tự nguyện nộp.

Cụ thể:

• “Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014” quy định hồ sơ công chứng chỉ phải lưu bản sao; các giấy tờ gốc dùng để đối chiếu phải trả lại ngay sau khi kiểm tra.

• Không có điều khoản nào cho phép văn phòng công chứng giữ lại bản gốc di sản như:

  • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

  • Sổ tiết kiệm

  • Giấy đăng ký xe

  • Tài liệu chứng minh quyền sở hữu tài sản khác

Như vậy, trừ khi pháp luật có yêu cầu riêng (thường không áp dụng trong hồ sơ di sản), văn phòng công chứng không có quyền giữ bản gốc.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn từng bước thủ tục công chứng mua bán nhà dễ hiểu

2. Trường hợp nào văn phòng công chứng được giữ bản gốc?

Một số ngoại lệ hiếm gặp:

2.1. Người dân tự nguyện giao bản gốc để lưu giữ

Ví dụ: để văn phòng công chứng hỗ trợ thực hiện thủ tục sang tên, nộp thuế, đăng ký đất đai.
Tuy nhiên, việc này phải có văn bản thỏa thuận hoặc giấy nhận bàn giao tài sản.

2.2. Theo yêu cầu của pháp luật chuyên ngành

Một số thủ tục hành chính (ngoài phạm vi công chứng) có yêu cầu nộp bản gốc, nhưng không liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ công chứng.

Như vậy, trường hợp văn phòng công chứng giữ bản gốc chỉ được thực hiện khi có sự đồng thuận bằng văn bản hoặc phục vụ thủ tục ngoài công chứng.

3. Vì sao công chứng không được giữ bản gốc di sản?

Lý do pháp lý:

• Bản gốc là tài sản pháp lý thuộc quyền sở hữu của người yêu cầu công chứng.

• Công chứng viên chỉ có nhiệm vụ:
  “Kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ của bản gốc và lưu bản sao trong hồ sơ.”

Nghĩa vụ này nhằm đảm bảo minh bạch, tránh tranh chấp, thất lạc hoặc nghi ngờ tiêu cực trong hoạt động công chứng.

>>> Xem thêm: Làm sao để đảm bảo di sản nhỏ được phân chia công bằng trong Di chúc

4. Nếu văn phòng công chứng giữ bản gốc di sản trái quy định: Người dân phải làm gì?

4.1. Yêu cầu trả lại ngay lập tức

Bạn có quyền yêu cầu trả lại bằng văn bản hoặc ghi biên bản làm việc.

4.2. Phản ánh lên Sở Tư pháp

Theo “Điều 62 Luật Công chứng 2014”, Sở Tư pháp là cơ quan quản lý trực tiếp.
Bạn có thể gửi:

• Đơn phản ánh

• Bản tường trình

• Hình ảnh, ghi âm (nếu có)

4.3. Khiếu nại hoặc tố cáo

Nếu văn phòng cố ý không trả lại bản gốc, người dân có quyền:

• Khiếu nại theo Luật Khiếu nại

• Tố cáo theo Luật Tố cáo nếu có dấu hiệu chiếm giữ trái phép

Việc giữ bản gốc không có căn cứ pháp lý có thể bị xem là hành vi vi phạm quy định về công chứng.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn phân chia di sản qua thừa kế một cách minh bạch

5. Cách bảo vệ bản gốc di sản khi làm thủ tục công chứng

Để tránh rủi ro, bạn nên:

• Mang bản gốc chỉ để đối chiếu, kèm theo bản sao để lưu hồ sơ.

• Yêu cầu công chứng viên trả lại ngay sau khi kiểm tra.

• Nếu văn phòng đề nghị giữ lại, phải yêu cầu biên bản bàn giao có:

  • Danh mục giấy tờ

  • Lý do giữ

  • Thời hạn trả

  • Chữ ký của cả hai bên

>>> Xem thêm: So sánh quy trình dịch vụ sang tên sổ đỏ giữa các đơn vị

Kết luận

Văn phòng công chứng không được giữ lại bản gốc di sản, trừ trường hợp bạn tự nguyện bàn giao để thực hiện thủ tục khác có liên quan. Người dân có quyền yêu cầu trả lại ngay nếu văn phòng công chứng giữ bản gốc trái quy định. Hiểu rõ các nguyên tắc này sẽ giúp bạn bảo vệ tài sản và tránh tranh chấp trong quá trình khai nhận, phân chia di sản.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Rủi ro khi mua xe bằng hợp đồng ủy quyền công chứng

>>> Công chứng phiếu thu – phiếu chi doanh nghiệp năm 2025

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội mở cửa ngoài giờ hành chính tiện lợi cho khách hàng

>>> Có thể đặt lịch hẹn trước khi dịch thuật công chứng không?

>>> Thời điểm nào nên thanh toán trong hợp đồng mua bán nhà?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com