Tranh chấp kéo dài và giá trị hồ sơ công chứng lưu trữ

Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, không ít vụ việc liên quan đến văn bản công chứng kéo dài nhiều năm, thậm chí hàng chục năm, qua nhiều cấp xét xử hoặc giai đoạn tố tụng khác nhau. Trong bối cảnh đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tranh chấp kéo dài nhiều năm không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn trở thành yếu tố then chốt quyết định khả năng chứng minh, bảo vệ quyền lợi của các bên cũng như trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: 4 bước đơn giản để hoàn tất công chứng nhanh tại văn phòng công chứng

1. Đặc thù của các tranh chấp liên quan đến văn bản công chứng kéo dài nhiều năm

1.1. Nguyên nhân khiến tranh chấp công chứng kéo dài

Các tranh chấp liên quan đến văn bản công chứng thường có xu hướng kéo dài do:

• Giá trị tài sản lớn, đặc biệt là nhà đất, di sản thừa kế;

• Số lượng đương sự đông, có người chết, mất năng lực hành vi hoặc ở nước ngoài;

• Yêu cầu giám định chữ ký, chữ viết, thời điểm xác lập giao dịch;

• Việc hủy án, xét xử lại qua nhiều cấp.

Trong những trường hợp này, văn bản công chứng đơn thuần không đủ để làm rõ toàn bộ sự thật vụ việc, mà cần đối chiếu với hồ sơ công chứng lưu trữ.

1.2. Hồ sơ công chứng – “dòng lịch sử pháp lý” của giao dịch

Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ phản ánh kết quả cuối cùng là văn bản công chứng, mà còn ghi nhận toàn bộ quá trình:

• Tiếp nhận yêu cầu công chứng;

• Kiểm tra giấy tờ, xác minh năng lực hành vi;

• Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý;

• Ký kết, điểm chỉ, chứng nhận.

Trong các tranh chấp kéo dài nhiều năm, hồ sơ lưu trữ chính là căn cứ duy nhất giúp tái hiện bối cảnh pháp lý tại thời điểm giao dịch được xác lập.

>>> Xem thêm: Có thể hoàn thành dịch vụ sang tên sổ đỏ trong 3 ngày không?

2. Cơ sở pháp lý của nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng trong tranh chấp dài hạn

2.1. Nghĩa vụ lưu trữ theo Luật Công chứng

Luật Công chứng quy định tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ công chứng theo thời hạn luật định, bảo đảm an toàn, đầy đủ và khả năng tra cứu. Nghĩa vụ này không chấm dứt chỉ vì văn bản công chứng đã được lập từ lâu.

Đặc biệt, trong trường hợp hồ sơ liên quan đến tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, việc tiếp tục lưu trữ và bảo quản nguyên trạng hồ sơ là yêu cầu mang tính bắt buộc, kể cả khi đã hết thời hạn lưu trữ thông thường.

2.2. Liên hệ với pháp luật tố tụng và chứng cứ

Theo pháp luật tố tụng dân sự, chứng cứ là những gì có thật, được thu thập hợp pháp và dùng để xác định tình tiết của vụ việc. Hồ sơ công chứng lưu trữ, khi được bảo quản liên tục và không bị gián đoạn, có giá trị đặc biệt trong:

• Chứng minh tính hợp pháp của giao dịch;

• Phản bác yêu cầu hủy văn bản công chứng;

• Xác định trách nhiệm của công chứng viên.

Trong các tranh chấp kéo dài nhiều năm, tính liên tục của việc lưu trữ hồ sơ là yếu tố quyết định giá trị chứng cứ.

3. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong tranh chấp kéo dài

3.1. Bảo đảm khả năng giải quyết tranh chấp khách quan, toàn diện

Khi vụ việc kéo dài, ký ức của các bên có thể sai lệch, người làm chứng có thể không còn, tài liệu gốc bị thất lạc. Hồ sơ công chứng lưu trữ lúc này đóng vai trò là:

• Nguồn thông tin khách quan;

• Căn cứ pháp lý ổn định, không phụ thuộc vào lời khai;

• Cơ sở để Tòa án đánh giá đúng bản chất giao dịch.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng tặng cho quyền sử dụng đất khi người tặng ở nước ngoài

3.2. Bảo vệ tổ chức hành nghề công chứng qua thời gian

Không ít vụ tranh chấp được khởi kiện sau nhiều năm kể từ ngày công chứng. Nếu hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ:

• Công chứng viên có thể chứng minh mình đã tuân thủ đúng trình tự;

• Văn phòng công chứng hạn chế nguy cơ bị suy đoán lỗi;

• Trách nhiệm bồi thường được xem xét trên cơ sở chứng cứ rõ ràng.

Ngược lại, việc không còn hồ sơ lưu trữ trong các tranh chấp kéo dài thường đặt tổ chức hành nghề công chứng vào thế bất lợi, kể cả khi không có lỗi thực sự.

4. Những yêu cầu đặc thù khi lưu trữ hồ sơ công chứng trong tranh chấp nhiều năm

4.1. Không áp dụng máy móc thời hạn tiêu hủy hồ sơ

Trong trường hợp hồ sơ công chứng có liên quan đến tranh chấp kéo dài, việc tiêu hủy hồ sơ theo thời hạn thông thường là không phù hợp. Hồ sơ cần được lưu trữ cho đến khi:

• Tranh chấp được giải quyết dứt điểm;

• Không còn khả năng phát sinh khiếu nại, khởi kiện tiếp theo.

Việc tiêu hủy hồ sơ khi tranh chấp chưa kết thúc có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ.

4.2. Bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng sử dụng lâu dài của hồ sơ

Lưu trữ dài hạn đòi hỏi:

• Điều kiện vật chất phù hợp để tránh hư hỏng theo thời gian;

• Biện pháp bảo mật thông tin;

• Cơ chế sao lưu, số hóa (nếu có) để phòng ngừa rủi ro.

Trong các tranh chấp kéo dài, chỉ một phần hồ sơ bị mất hoặc hư hỏng cũng có thể làm suy giảm giá trị chứng cứ của toàn bộ hồ sơ.

5. Rủi ro pháp lý nếu không bảo đảm lưu trữ hồ sơ công chứng trong tranh chấp kéo dài

Việc không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ công chứng trong các tranh chấp kéo dài nhiều năm có thể dẫn đến:

• Không chứng minh được quá trình công chứng hợp pháp;

• Bị suy đoán bất lợi về trách nhiệm nghề nghiệp;

• Phát sinh nghĩa vụ bồi thường thiệt hại;

• Bị xử lý trách nhiệm hành chính hoặc kỷ luật.

Trong thực tiễn, nhiều vụ việc không kết luận được đúng – sai do hồ sơ công chứng lưu trữ không còn đầy đủ, gây thiệt hại cho cả người dân và tổ chức hành nghề công chứng.

Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tranh chấp kéo dài nhiều năm là yêu cầu pháp lý mang tính chiến lược trong hoạt động hành nghề công chứng. Hồ sơ lưu trữ không chỉ phục vụ quản lý mà còn là nền tảng bảo đảm khả năng giải quyết tranh chấp khách quan, công bằng và bảo vệ trách nhiệm nghề nghiệp theo thời gian. Trong bối cảnh tranh chấp ngày càng phức tạp và kéo dài, việc coi nhẹ nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng sẽ kéo theo những rủi ro pháp lý khó có thể khắc phục.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở cho người đang thi hành án

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có dịch vụ công chứng lưu động tận nơi

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com