Công chứng viên có trách nhiệm gì nếu bản sao chứng thực bị phát hiện sai lệch?

Trách nhiệm công chứng viên chứng thực là vấn đề cần được làm rõ khi bản sao đã chứng thực bị phát hiện có nội dung không đúng với bản chính. Chứng thực bản sao là thủ tục nhằm xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Vì vậy, việc kiểm tra và đối chiếu giấy tờ có ý nghĩa rất quan trọng.

Theo quy định hiện hành, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Tuy nhiên, trách nhiệm của công chứng viên không phải lúc nào cũng giống nhau. Cần xem xét nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Đồng thời, phải xác định lỗi thuộc về người yêu cầu hay người thực hiện chứng thực.

>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép hoạt động phòng khám chuyên khoa, nhà thuốc.

1. Trách nhiệm của công chứng viên khi chứng thực bản sao

1.1. Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao

Pháp luật hiện hành quy định công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Thẩm quyền này được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên thực hiện việc ký chứng thực và sử dụng con dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, không nên đồng nhất công chứng với chứng thực. Đây là hai hoạt động pháp lý có bản chất khác nhau.

Trong trường hợp này, công chứng viên đang thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Nội dung chứng thực phải tuân thủ quy định riêng về chứng thực.

1.2. Công chứng viên phải đối chiếu bản sao với bản chính

Khi chứng thực bản sao, người thực hiện phải căn cứ vào bản chính. Nội dung bản sao phải phù hợp với giấy tờ được xuất trình.

Việc đối chiếu cần được thực hiện cẩn thận. Các thông tin quan trọng trên giấy tờ phải được kiểm tra đầy đủ.

Nếu bản sao khác bản chính, công chứng viên không được xác nhận bản sao đó là đúng với bản chính.

Đây là trách nhiệm trực tiếp gắn với hoạt động chứng thực. Quy định hiện hành cũng xác định người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

1.3. Công chứng viên phải từ chối khi không đủ điều kiện

Không phải giấy tờ nào cũng được chứng thực bản sao.

Nếu bản chính thuộc trường hợp không được dùng làm căn cứ chứng thực, công chứng viên phải từ chối thực hiện. Việc từ chối cũng áp dụng khi giấy tờ không đáp ứng điều kiện theo quy định.

Người yêu cầu không thể yêu cầu chứng thực bằng mọi cách. Công chứng viên phải thực hiện đúng trình tự và thẩm quyền.

Việc từ chối trong trường hợp cần thiết giúp hạn chế nguy cơ phát sinh bản sao chứng thực sai lệch.

1.4. Công chứng viên không chịu trách nhiệm thay cho người cung cấp bản chính

Người yêu cầu chứng thực cũng có trách nhiệm đối với giấy tờ mình xuất trình.

Theo quy định hiện hành, người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ và tính hợp pháp của bản chính.

Điều này có ý nghĩa quan trọng khi phát hiện sai lệch.

Nếu bản chính đã có nội dung sai hoặc không hợp pháp, người yêu cầu không thể mặc nhiên yêu cầu công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung đó.

Công chứng viên chịu trách nhiệm về việc bản sao có chính xác so với bản chính hay không. Hai trách nhiệm này cần được phân biệt rõ.

2. Công chứng viên chịu trách nhiệm thế nào khi bản sao bị sai lệch?

2.1. Trường hợp bản sao khác bản chính

Nếu bản sao chứng thực có nội dung khác bản chính, cần xác định nguyên nhân sai lệch.

Sai lệch có thể xuất hiện trong quá trình sao chụp. Một số trường hợp có thể do bỏ sót trang hoặc nhầm thông tin.

Cũng có thể xảy ra lỗi trong quá trình kiểm tra và chứng thực.

Nếu lỗi thuộc về người thực hiện chứng thực, trách nhiệm được xem xét theo quy định pháp luật.

2.2. Trách nhiệm phụ thuộc vào nguyên nhân gây sai lệch

Không phải cứ phát hiện sai lệch là công chứng viên đương nhiên phải bồi thường.

Trước hết, cần xác định sai lệch xuất phát từ đâu. Cần xem xét bản chính, bản sao và hồ sơ chứng thực.

Nếu bản sao không chính xác do lỗi của người thực hiện, trách nhiệm có thể được đặt ra.

Ngược lại, nếu người yêu cầu cung cấp giấy tờ có vấn đề, trách nhiệm cần được xác định theo nguyên nhân thực tế.

2.3. Người yêu cầu chứng thực vẫn phải chịu trách nhiệm về bản chính

Người yêu cầu chứng thực không được cung cấp giấy tờ sai sự thật.

Người này phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của bản chính được sử dụng để chứng thực.

Ví dụ, nếu bản chính có thông tin giả mạo, việc chứng thực bản sao không làm cho nội dung đó trở thành hợp pháp.

Công chứng viên chỉ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính trong phạm vi chứng thực.

2.4. Sai lệch nhỏ vẫn cần được kiểm tra

Không nên xem nhẹ những sai lệch tưởng như không đáng kể.

Một chữ số sai cũng có thể ảnh hưởng đến hồ sơ. Điều này đặc biệt quan trọng với giấy tờ nhân thân hoặc giấy tờ tài sản.

Khi phát hiện sai lệch, người dân nên giữ lại bản sao và bản chính. Đây là cơ sở để xác định nguyên nhân.

Người dân cũng nên liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực để được kiểm tra.

2.5. Có thể yêu cầu giải thích khi phát hiện sai lệch

Khi nhận thấy bản sao không đúng với bản chính, người dân có quyền yêu cầu làm rõ.

Nên cung cấp cả bản chính và bản sao có chứng thực. Việc này giúp người thực hiện kiểm tra nhanh hơn.

Nếu có căn cứ cho rằng việc chứng thực được thực hiện không đúng, người dân có thể thực hiện quyền khiếu nại theo quy định.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng ghi nhận quyền của người yêu cầu được yêu cầu giải thích lý do khi bị từ chối chứng thực và thực hiện khiếu nại theo quy định.

>>> Xem thêm: Muốn người khác thay mình thực hiện công việc một cách hợp pháp? Hãy tìm hiểu công chứng ủy quyền

3. Xử lý thế nào khi bản sao chứng thực có sai lệch?

3.1. Kiểm tra lại bản chính

Bước đầu tiên là kiểm tra bản chính.

Người dân cần đối chiếu từng nội dung trên bản sao. Những thông tin khác nhau cần được ghi nhận cụ thể.

Việc này giúp xác định sai lệch nằm ở đâu.

Đây cũng là căn cứ để làm rõ trách nhiệm của các bên.

3.2. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực

Sau khi phát hiện sai lệch, người dân nên liên hệ nơi thực hiện chứng thực.

Công chứng viên có thể kiểm tra lại hồ sơ. Nội dung bản sao cũng được đối chiếu với bản chính.

Nếu xác định có sai sót trong quá trình chứng thực, đơn vị thực hiện sẽ xử lý theo quy định.

Người dân nên cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan để việc kiểm tra được thuận lợi.

3.3. Xác định lỗi thuộc về bên nào

Đây là bước quan trọng khi xem xét trách nhiệm.

Nếu bản sao bị sai do lỗi trong quá trình chứng thực, trách nhiệm thuộc về người thực hiện theo quy định pháp luật.

Nếu bản chính có vấn đề, người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản chính.

Nếu sai lệch xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trách nhiệm cần được xem xét theo từng hành vi cụ thể.

3.4. Thực hiện lại thủ tục khi cần thiết

Trong trường hợp bản sao có sai lệch, người dân có thể cần thực hiện lại thủ tục chứng thực.

Bản chính sẽ tiếp tục được dùng làm căn cứ đối chiếu.

Bản sao mới phải thể hiện đúng nội dung của bản chính. Người dân nên kiểm tra kỹ trước khi sử dụng.

Cách xử lý này giúp hạn chế việc dùng nhầm bản sao có sai sót.

3.5. Khi nào có thể phát sinh trách nhiệm bồi thường?

Trách nhiệm bồi thường không phát sinh chỉ vì có sai lệch.

Cần xem xét hành vi, lỗi, thiệt hại và mối quan hệ giữa hành vi với thiệt hại thực tế.

Nếu có căn cứ cho thấy lỗi của người thực hiện chứng thực gây thiệt hại, trách nhiệm bồi thường có thể được đặt ra theo quy định pháp luật.

Mức độ và phạm vi trách nhiệm cần được xác định dựa trên từng trường hợp cụ thể.

3.6. Có thể phát sinh trách nhiệm khác nếu có vi phạm

Ngoài vấn đề bồi thường, hành vi vi phạm còn có thể bị xem xét theo quy định về xử lý vi phạm.

Mức độ xử lý phụ thuộc vào tính chất của hành vi. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét dựa trên hồ sơ và tình tiết cụ thể.

Không nên mặc định mọi sai sót đều là hành vi cố ý.

Cần phân biệt lỗi nghiệp vụ, lỗi do người yêu cầu và hành vi vi phạm có chủ ý.

4. Những lưu ý để hạn chế sai lệch khi chứng thực bản sao

4.1. Người dân nên kiểm tra bản sao trước khi nhận

Người yêu cầu nên kiểm tra bản sao ngay sau khi hoàn tất.

Các thông tin quan trọng cần được đối chiếu với bản chính. Những giấy tờ có nhiều trang càng cần được kiểm tra kỹ.

Nếu phát hiện lỗi, nên trao đổi ngay với người thực hiện.

Xử lý sớm sẽ thuận lợi hơn khi hồ sơ vẫn đang được lưu tại nơi chứng thực.

4.2. Cần cung cấp bản chính hợp lệ

Bản chính là căn cứ để thực hiện chứng thực bản sao.

Người dân cần cung cấp giấy tờ phù hợp và hợp pháp. Không nên sử dụng giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.

Người yêu cầu cũng phải chịu trách nhiệm về bản chính đã xuất trình. Đây là nghĩa vụ được quy định rõ trong pháp luật về chứng thực.

4.3. Không nên tự ý chỉnh sửa bản sao đã chứng thực

Khi phát hiện sai lệch, người dân không nên tự sửa nội dung.

Việc tự ý sửa chữa có thể làm mất giá trị sử dụng của giấy tờ. Đồng thời, điều này có thể gây khó khăn khi xác định bản sao ban đầu.

Cách phù hợp là liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực.

Công chứng viên hoặc người có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cách xử lý.

4.4. Phân biệt chứng thực bản sao với công chứng

Chứng thực bản sao và công chứng hợp đồng, giao dịch là hai hoạt động khác nhau.

Chứng thực bản sao tập trung vào việc xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Công chứng hợp đồng, giao dịch lại liên quan đến tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định về công chứng.

Việc phân biệt hai thủ tục giúp người dân lựa chọn đúng dịch vụ.

4.5. Có thể không cần bản sao chứng thực trong một số trường hợp

Pháp luật hiện hành có xu hướng hạn chế việc yêu cầu bản sao chứng thực không cần thiết.

Nếu thông tin giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, người thực hiện chứng thực có thể không yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao trong một số trường hợp theo quy định.

Khi có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu, người thực hiện chứng thực cũng có trách nhiệm khai thác theo quy định khi người yêu cầu đề nghị và đủ điều kiện.

Vì vậy, người dân nên hỏi rõ yêu cầu của hồ sơ trước khi đi chứng thực.

4.6. Nên lựa chọn nơi chứng thực có thẩm quyền

Hiện nay, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Việc chứng thực phải được thực hiện đúng thẩm quyền. Kết quả cũng phải được lập theo đúng mẫu và trình tự pháp luật.

Người dân nên kiểm tra nơi thực hiện trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Điều này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ không được tiếp nhận hoặc phải thực hiện lại.

>>> Xem thêm: Không phải mọi giao dịch nhà đất đều giống nhau, nhất là khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất

Kết luận

Trách nhiệm công chứng viên chứng thực được xác định dựa trên phạm vi công việc và nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Công chứng viên có trách nhiệm bảo đảm bản sao được chứng thực chính xác so với bản chính. Trong khi đó, người yêu cầu vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ và tính hợp pháp của bản chính đã cung cấp.

Nếu phát hiện bản sao chứng thực có thông tin sai lệch, người dân nên kiểm tra lại bản chính và liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực. Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp làm rõ trách nhiệm và lựa chọn cách xử lý phù hợp.

Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực bản sao hoặc muốn kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục cần thực hiện

>>> Xem thêm: Dịch sai một thuật ngữ chuyên ngành có thể gây hậu quả lớn, vì vậy đừng xem nhẹ khâu dịch thuật

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com