Cách ghi chép và lưu trữ sổ đỏ để tránh sai sót

Lưu trữ sổ đỏ là một bước quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ trong quá trình quản lý tài sản bất động sản. Việc bảo quản và ghi chép thông tin sổ đỏ đúng cách không chỉ giúp tránh thất lạc, rách nát mà còn hạn chế những rắc rối pháp lý có thể phát sinh khi giao dịch, thừa kế hoặc thực hiện thủ tục hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi chép, lưu trữ sổ đỏ an toàn, hợp pháp và hiệu quả.

>>> Xem thêm: Lý do vì sao khách hàng luôn đánh giá 5 sao cho văn phòng công chứng Hà Nội này?

1. Tại sao việc lưu trữ sổ đỏ lại quan trọng?

Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất) là giấy tờ pháp lý quan trọng nhất xác lập quyền sở hữu bất động sản. Việc bảo quản sổ đỏ không đúng cách có thể dẫn đến:

• Bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn khi cần làm thủ tục hành chính;

• Dễ bị làm giả hoặc sửa chữa trái phép, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý;

• Thông tin ghi chép bị nhòe, rách, hư hỏng, khiến sổ không còn giá trị sử dụng.

Theo Điều 98 và Điều 106 Luật Đất đai 2013, sổ đỏ là căn cứ để xác lập quyền sử dụng đất. Nếu bị mất hoặc hư hỏng, người sử dụng đất cần làm lại theo đúng trình tự pháp luật và có thể mất thời gian, chi phí không cần thiết.

2. Hướng dẫn cách ghi chép sổ đỏ đúng quy định

Thông thường, người sử dụng đất không được phép tự ý ghi chép trên sổ đỏ. Tuy nhiên, có những thông tin được phép bổ sung hoặc lưu ý riêng ngoài văn bản pháp luật như:

• Không được ghi chú lên trang thông tin chính thức của sổ đỏ;

• Nếu cần ghi chú thời gian cho thuê, cho mượn hoặc thế chấp đất, nên ghi vào giấy riêng, tuyệt đối không ghi trực tiếp lên sổ;

• Việc chỉnh sửa nội dung (nếu có) như thay đổi tên chủ sở hữu, diện tích, mục đích sử dụng… phải thực hiện tại cơ quan đăng ký đất đai và được cập nhật đúng quy trình.

>>> Xem thêm: Top 9+ Văn phòng công chứng quận Đống Đa: Cập nhật mới nhất

3. Cách lưu trữ sổ đỏ an toàn, lâu dài

3.1. Bảo quản bản gốc sổ đỏ

• Đựng trong bìa nhựa cứng, đặt ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp;

• Tránh gấp, gập, làm rách hoặc tiếp xúc với chất lỏng;

• Nếu có két sắt, nên để trong két có khóa bảo mật;

• Không để chung với các giấy tờ khác dễ gây xước, mất nét mực in.

3.2. Lưu trữ bản sao công chứng

• Nên sao y công chứng sổ đỏ tại văn phòng công chứng, cất giữ để dùng trong trường hợp bản gốc bị mất hoặc đang thế chấp;

• Mỗi giao dịch quan trọng nên lưu một bản sao y để đối chiếu khi cần.

>>> Xem thêm: Là một người có sổ đỏ, bạn cần biết về thủ tục làm sổ đỏ!

3.3. Ghi chú và quản lý thông tin liên quan

• Ghi nhật ký thời điểm sổ đỏ được cấp, thay đổi, chuyển nhượng;

• Lưu bản scan điện tử (file PDF) trong email cá nhân, ổ cứng, hoặc cloud (Google Drive, iCloud);

• Nếu đất được đem đi thế chấp, nên ghi rõ thời hạn thế chấp và bên nhận thế chấp.

4. Những sai lầm cần tránh khi lưu trữ sổ đỏ

>>> Xem thêm: Các vấn đề thường gặp khi làm sổ đỏ

• Tự ý viết vào các trang trong sổ đỏ → có thể làm mất giá trị pháp lý;

• Chỉ giữ bản gốc mà không có bản sao công chứng dự phòng;

• Để sổ đỏ tại nơi ẩm thấp, dễ mốc, cháy hoặc bị động vật cắn phá;

• Giao sổ đỏ cho người khác giữ mà không có giấy tờ biên nhận, ủy quyền rõ ràng.

5. Ví dụ thực tế

Trường hợp 1: Ông Minh ở Hà Nội để sổ đỏ trong ngăn bàn, không có bản sao. Sau một lần sửa nhà, giấy tờ bị thất lạc. Do không có bản sao chứng thực, ông Minh mất hơn 3 tháng mới làm lại được sổ đỏ và gặp nhiều khó khăn trong việc chứng minh quyền sử dụng đất.

Trường hợp 2: Bà Hoa (TP.HCM) thường xuyên scan và lưu bản mềm sổ đỏ trong Google Drive, đồng thời gửi bản sao y công chứng cho con cái. Khi bản chính bị dính nước và rách nhẹ, bà dễ dàng làm lại nhờ có đủ giấy tờ dự phòng.

>>> Xem thêm: Các vấn đề thường gặp khi làm sổ đỏ

6. Kết luận

Lưu trữ sổ đỏ đúng cách là một trong những bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi tài sản của mỗi cá nhân, gia đình. Việc cẩn trọng từ khâu bảo quản, sao lưu đến ghi chú sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý và dễ dàng xử lý các thủ tục liên quan khi cần thiết.

Nếu bạn đang có nhu cầu công chứng sao y sổ đỏ, tư vấn ghi chú pháp lý đúng cách hoặc hỗ trợ xử lý khi mất bản chính, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Với đội ngũ chuyên môn am hiểu pháp luật đất đai và thủ tục hành chính, Nguyễn Huệ sẽ giúp bạn yên tâm trong việc lưu trữ sổ đỏ và bảo vệ tài sản một cách an toàn, hợp pháp và hiệu quả.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com