Có thể công chứng online không? Công chứng văn bản thừa kế từ xa

Khi người thừa kế không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng do đang ở xa, ở nước ngoài, hoặc vì lý do sức khỏe — công chứng văn bản thừa kế từ xa trở thành giải pháp được quan tâm. Vậy pháp luật hiện hành có cho phép công chứng online không? Quy trình ra sao? Có rủi ro gì không?

>>> Xem thêm: Tranh chấp gay gắt – chỉ một bước Công chứng văn bản thừa kế đúng lúc đã thay đổi kết cục.

⚖️ Căn cứ pháp lý mới nhất

• Luật Công chứng 2024 (sửa đổi, bổ sung năm 2024)

• Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

• Thông tư số 01/2024/TT-BTP hướng dẫn công chứng trực tuyến

Công chứng văn bản thừa kế từ xa – Có được pháp luật công nhận không?

🛡️ Luật Công chứng 2024 nói gì?

Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, công chứng có thể được thực hiện trực tuyến trong một số trường hợp nhất định, áp dụng với:

• Các hợp đồng, giao dịch không yêu cầu kiểm tra thực tế

• Trường hợp người yêu cầu công chứng có chữ ký số hợp lệ

• Hệ thống phần mềm công chứng đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin

👉 Đối với công chứng văn bản thừa kế, luật cho phép thực hiện từ xa nếu:

• Các bên đã thỏa thuận di sản

• Có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền thừa kế

• Không có tranh chấp

>>> Xem thêm: Có thể yêu cầu văn phòng công chứng đến nhà để công chứng không?

🧾 Điều kiện để công chứng văn bản thừa kế trực tuyến

📌 Về người yêu cầu công chứng

✅ Có tài khoản định danh điện tử (VD: tài khoản VNeID mức độ 2)
✅ Có chữ ký số cá nhân hoặc xác thực sinh trắc học
✅ Thiết bị có camera, micro để ghi hình xác nhận

📌 Về hồ sơ công chứng

• Di chúc (nếu có) hoặc văn bản khai nhận/thỏa thuận thừa kế

• Giấy chứng tử của người để lại di sản

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản (sổ đỏ, đăng ký xe…)

• CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, giấy tờ tùy thân khác

• Văn bản ủy quyền (nếu có)

📁 Toàn bộ hồ sơ phải được scan rõ ràng, tải lên hệ thống công chứng trực tuyến để xác minh trước khi thực hiện.

Quy trình công chứng văn bản thừa kế từ xa

📍 Bước 1 – Gửi hồ sơ qua hệ thống công chứng online

Người yêu cầu đăng nhập hệ thống công chứng (thường là nền tảng của văn phòng công chứng đăng ký với Sở Tư pháp), chọn dịch vụ công chứng văn bản thừa kế, khai báo thông tin và tải hồ sơ lên.

>>> Xem thêm: Làm sổ đỏ hết bao nhiêu tiền khi mua nhà? Những chi phí bạn cần lưu ý để tránh bất ngờ

📍 Bước 2 – Kiểm tra và xác minh

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, liên hệ xác minh qua hình thức gọi video, ghi nhận lại nội dung trao đổi. Nếu cần, có thể yêu cầu cung cấp thêm tài liệu bổ sung.

📍 Bước 3 – Ký số và trả kết quả

Các bên ký số vào văn bản công chứng, công chứng viên ký số, đóng dấu điện tử. Sau đó, người yêu cầu có thể:

• Nhận bản điện tử có giá trị pháp lý

• Hoặc yêu cầu gửi bản giấy theo đường chuyển phát

🎯 Ví dụ minh họa thực tế

Anh A đang sinh sống ở Đức, mẹ mất tại TP.HCM để lại căn nhà. Anh không thể về nước ngay nhưng muốn công chứng văn bản thừa kế để bán nhà. Qua hệ thống công chứng online, anh gửi toàn bộ hồ sơ (di chúc, giấy tờ nhà, CCCD), xác thực qua VNeID và ký điện tử.
👉 Sau khi được công chứng viên xác nhận, văn bản thừa kế được công chứng hợp lệ, gửi về qua bản điện tử, và được Sở Tài nguyên Môi trường chấp nhận để làm thủ tục sang tên.

Những lưu ý và rủi ro khi công chứng online

❗ Không áp dụng trong trường hợp tranh chấp

📌 Nếu có bất kỳ dấu hiệu tranh chấp, xung đột lợi ích giữa các bên — công chứng viên sẽ từ chối công chứng online, yêu cầu làm trực tiếp để đảm bảo xác minh chính xác.

🧯 Hồ sơ phải chính xác tuyệt đối

• Không được scan sai, thiếu giấy tờ

• Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền

• Cần lưu lại toàn bộ quá trình video xác thực để phòng trường hợp bị kiện cáo

✅ Ưu điểm của công chứng văn bản thừa kế từ xa

🎉 Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại
🌍 Phù hợp với người ở nước ngoài, vùng sâu xa
📌 Hồ sơ minh bạch, lưu trữ dễ dàng
📨 Có thể gửi cho cơ quan nhà nước khác qua hệ thống điện tử

Câu hỏi thường gặp

❓ Không có chữ ký số thì có công chứng online được không?

⛔ Không. Chữ ký số hoặc xác thực sinh trắc học là bắt buộc để đảm bảo an toàn pháp lý.

❓ Văn bản thừa kế công chứng online có giá trị như bản giấy

✅ Có. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023 và Luật Công chứng 2024, bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản công chứng giấy nếu được ký số hợp lệ.

Kết luận

Công chứng văn bản thừa kế online là bước tiến mới trong chuyển đổi số ngành công chứng. Tuy nhiên, để thực hiện đúng luật, an toàn, người dân cần:

• Có đủ hồ sơ hợp lệ

• Hiểu rõ quy trình

• Sử dụng nền tảng công chứng đạt chuẩn pháp lý

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Hợp đồng chia tách nhà đất: Cách xử lý khi có tranh chấp

>>> Cần lưu ý gì khi ký kết hợp đồng thế chấp nhà đất?

>>> Thủ tục góp vốn bằng nhà đất trong công ty TNHH như thế nào?

>>> Hợp đồng góp vốn bằng nhà đất: Tại sao cần phải công chứng và cách thực hiện

>>>Thời gian xử lý làm sổ đỏ mất bao lâu?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com