Giấy tờ sao y chứng thực có được nộp qua mạng không?

Với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ trong hành chính công, câu hỏi “Giấy tờ sao y chứng thực có được nộp qua mạng không?” đang được nhiều người dân, doanh nghiệp quan tâm. Việc có thể nộp bản sao y online giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, đặc biệt khi xử lý hồ sơ hành chính, đấu thầu, xin cấp phép…

Tuy nhiên, không phải loại giấy tờ nào cũng có thể nộp bản sao y online, và không phải hệ thống nào cũng chấp nhận. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, phạm vi áp dụng và các lưu ý thực tế khi sử dụng giấy tờ sao y chứng thực qua mạng.

>>> Xem thêm: Mẹo nhỏ giúp bạn tránh rắc rối khi làm công chứng giấy tờ

Căn cứ pháp lý về nộp giấy tờ sao y online

1. Cơ sở từ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP

“Người dân, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến mức độ 3, 4, bao gồm các giấy tờ đã được chứng thực hoặc công chứng, thông qua cổng dịch vụ công.”
(Trích Điều 17 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử)

👉 Điều này đồng nghĩa: giấy tờ đã được sao y, công chứng có thể được scan và nộp online trong một số thủ tục hành chính có hỗ trợ.

2. Phù hợp Luật Giao dịch điện tử 2023

“Bản scan từ giấy tờ bản gốc, có xác thực điện tử, có thể sử dụng như chứng cứ điện tử nếu đáp ứng điều kiện về tính toàn vẹn và nguồn gốc.”
(Khoản 2, Điều 10, Luật Giao dịch điện tử 2023)

Nếu cơ quan tiếp nhận cho phép sử dụng chữ ký số, tài khoản định danh, thì file sao y bản scan có thể thay thế bản giấy trong quá trình xử lý ban đầu.

Khi nào giấy tờ sao y được chấp nhận nộp online?

✅ Được nộp online khi:

• Thủ tục thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc địa phương, đạt mức độ 3 trở lên.

• Hồ sơ được nộp kèm bản scan rõ nét của giấy tờ đã sao y công chứng.

• Người nộp có tài khoản định danh điện tử hoặc chữ ký số hợp lệ.

• Hồ sơ không yêu cầu nộp bản giấy ngay tại thời điểm ban đầu.

📌 Ví dụ thực tế:
Khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh hoặc cấp phép xây dựng, nhiều địa phương cho phép tải lên bản scan CMND, sổ hộ khẩu, giấy phép hành nghề… đã được sao y chứng thực, thay vì phải nộp bản giấy ngay từ đầu.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm làm thủ tục tại phòng công chứng không bị sai sót

❌ Không nộp online được khi:

• Thủ tục yêu cầu bản gốc đối chiếu trực tiếp (ví dụ: làm hộ chiếu, thẻ CCCD).

• Thủ tục hành chính chỉ tiếp nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa.

• Bản sao y không rõ ràng, không kèm dấu giáp lai hoặc thiếu ngày tháng xác thực.

• Cơ quan tiếp nhận không hỗ trợ thủ tục qua mạng (vẫn ở mức độ 1 hoặc 2).

Lưu ý khi sử dụng giấy tờ sao y nộp online

1. Bản scan phải rõ nét, không chỉnh sửa

• Chụp từ điện thoại cần đảm bảo đủ sáng, không bị lóa mờ.

• Không can thiệp, chỉnh sửa bằng phần mềm làm sai lệch nội dung.

• Ưu tiên quét bằng máy scan, định dạng PDF, kèm ảnh màu.

>>> Xem thêm: Kiểm tra sổ đỏ như thế nào để tránh mua phải đất bị quy hoạch?

2. Ghi nhận rõ nơi cấp và ngày sao y

• Mỗi bản sao y phải có: “Dấu xác nhận của UBND cấp xã, phòng tư pháp hoặc văn phòng công chứng”, ngày chứng thực và chữ ký người chứng thực.

• Nếu nộp online cho nước ngoài, nên sử dụng bản có công chứng thay vì chứng thực.

3. Có thể phải bổ sung bản giấy sau

Nhiều cơ quan chấp nhận hồ sơ bản sao online ban đầu, nhưng vẫn yêu cầu nộp bản gốc đối chiếu khi trả kết quả hoặc khi thực hiện bước xác minh.

Kết luận

Giấy tờ sao y chứng thực hoàn toàn có thể được nộp online nếu thủ tục hành chính thuộc diện hỗ trợ tiếp nhận trực tuyến mức độ 3, 4. Tuy nhiên, người dân cần đảm bảo chất lượng file scan, hiểu rõ yêu cầu của từng loại thủ tục và sẵn sàng nộp bản giấy bổ sung khi cần.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc nộp giấy tờ sao y online đang dần trở thành xu hướng phổ biến, nhưng chưa áp dụng đồng bộ cho mọi loại thủ tục. Hãy kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi nộp để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc phải làm lại từ đầu.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Làm sao để đảm bảo hợp đồng chia tách nhà đất đã công chứng không bị vô hiệu?

>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com