Hồ sơ công chứng lưu trữ tại Tòa án

Trong quá trình giải quyết các tranh chấp dân sự, hành chính, kinh doanh – thương mại, văn bản công chứng và hồ sơ công chứng lưu trữ thường xuyên được các bên và Tòa án sử dụng như một nguồn chứng cứ quan trọng. Tuy nhiên, không phải mọi tài liệu trong hồ sơ công chứng đều đương nhiên có giá trị chứng cứ như nhau. Việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ làm chứng cứ tại Tòa án cần được nhìn nhận đúng trên cơ sở pháp luật công chứng và pháp luật tố tụng, nhằm tránh nhầm lẫn và rủi ro pháp lý.

>>> Xem thêm: Những trường hợp công chứng bị vô hiệu khiến văn phòng công chứng gặp rắc rối

1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và vị trí của nó trong hệ thống chứng cứ tố tụng

1.1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là gì?

Hồ sơ công chứng lưu trữ là tập hợp các tài liệu do tổ chức hành nghề công chứng lập, thu thập và bảo quản trong quá trình thực hiện công chứng, bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng, giấy tờ tùy thân, giấy tờ về tài sản, dự thảo hợp đồng, văn bản công chứng đã ký, chữ ký – điểm chỉ, tài liệu xác minh và các giấy tờ liên quan khác.

Khác với văn bản công chứng được giao cho các bên, hồ sơ công chứng lưu trữ phản ánh toàn bộ quá trình xác lập giao dịch, chứ không chỉ kết quả cuối cùng.

1.2. Hồ sơ công chứng trong mối quan hệ với chứng cứ tại Tòa án

Theo pháp luật tố tụng, chứng cứ là những gì có thật, được thu thập hợp pháp và được Tòa án sử dụng để xác định tình tiết khách quan của vụ án. Hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu được cung cấp đúng thẩm quyền và đúng trình tự, có thể được Tòa án xem xét như:

• Chứng cứ chứng minh sự kiện pháp lý đã xảy ra;

• Chứng cứ phản ánh trình tự, thủ tục công chứng;

• Căn cứ đánh giá tính hợp pháp của giao dịch dân sự.

>>> Xem thêm: Các trường hợp nên ưu tiên dùng dịch vụ sang tên sổ đỏ

2. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ tại Tòa án

2.1. Chứng minh tính hợp pháp của văn bản công chứng

Trong các vụ kiện yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu hoặc hủy văn bản công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp Tòa án xem xét:

• Các bên có đủ năng lực hành vi dân sự hay không;

• Ý chí giao kết có tự nguyện, minh mẫn;

• Công chứng viên có tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo luật.

Nhờ đó, Tòa án không chỉ dựa vào văn bản công chứng mà còn có cơ sở đánh giá toàn diện quá trình công chứng.

2.2. Giá trị chứng minh cao hơn so với tài liệu thông thường

Hồ sơ công chứng lưu trữ được lập bởi tổ chức hành nghề công chứng – chủ thể có thẩm quyền theo luật – nên có độ tin cậy cao hơn so với các tài liệu do cá nhân tự lập. Trong thực tiễn xét xử, các tài liệu trích xuất từ hồ sơ công chứng thường được coi là nguồn chứng cứ khách quan, ít bị chi phối bởi lợi ích của một bên đương sự.

2.3. Là căn cứ đối chiếu khi có lời khai mâu thuẫn

Khi các bên đương sự đưa ra lời khai trái ngược nhau về:

• Nội dung thỏa thuận;

• Thời điểm ký kết;

• Việc giải thích quyền, nghĩa vụ,

thì hồ sơ công chứng lưu trữ là cơ sở quan trọng để Tòa án đối chiếu, kiểm chứng và đánh giá tính trung thực của lời khai.

3. Điều kiện để hồ sơ công chứng lưu trữ được sử dụng làm chứng cứ tại Tòa

3.1. Được thu thập và lưu trữ hợp pháp

Hồ sơ công chứng chỉ có giá trị chứng cứ khi được lập và lưu trữ đúng quy định của Luật Công chứng. Nếu hồ sơ bị:

• Thiếu tài liệu quan trọng;

• Bị sửa chữa, tẩy xóa;

• Không bảo đảm tính toàn vẹn,

thì giá trị chứng cứ có thể bị hạn chế hoặc bị nghi ngờ.

3.2. Được cung cấp đúng thẩm quyền, đúng trình tự

Việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ làm chứng cứ tại Tòa án phải thông qua:

• Yêu cầu hợp pháp của Tòa án;

• Hoặc yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng có thẩm quyền.

Việc cá nhân tự ý sao chụp, cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ trái quy định có thể dẫn đến việc chứng cứ không được chấp nhận.

4. Giới hạn pháp lý khi sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ làm chứng cứ

4.1. Không đồng nhất toàn bộ hồ sơ với giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ đặc biệt theo luật, nhưng không phải mọi tài liệu trong hồ sơ công chứng đều có giá trị như nhau. Một số tài liệu chỉ có giá trị hỗ trợ, làm rõ bối cảnh giao dịch, chứ không tự thân xác lập quyền và nghĩa vụ.

4.2. Hồ sơ công chứng không thay thế việc đánh giá chứng cứ tổng hợp

Tòa án không được dựa duy nhất vào hồ sơ công chứng lưu trữ để giải quyết vụ án mà phải xem xét trong mối quan hệ với các chứng cứ khác. Hồ sơ công chứng là nguồn chứng cứ quan trọng nhưng không mang tính tuyệt đối.

>>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng cần dịch thuật công chứng khi làm việc với nước ngoài

5. Ý nghĩa thực tiễn của việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ làm chứng cứ

5.1. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên

Việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ giúp Tòa án đánh giá khách quan, hạn chế việc xuyên tạc sự thật và bảo vệ bên ngay tình trong giao dịch.

5.2. Bảo vệ trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Trong các vụ kiện có yêu cầu xem xét trách nhiệm công chứng viên, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để chứng minh việc tuân thủ pháp luật trong quá trình hành nghề.

Kết luận

Việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ làm chứng cứ tại Tòa án có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động tố tụng. Hồ sơ công chứng không chỉ hỗ trợ làm rõ nội dung giao dịch mà còn phản ánh toàn bộ quá trình xác lập văn bản công chứng, giúp Tòa án đánh giá đúng bản chất vụ việc. Tuy nhiên, giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng phụ thuộc chặt chẽ vào tính hợp pháp, đầy đủ và nguyên vẹn của việc lưu trữ. Do đó, tuân thủ nghiêm túc nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng chính là nền tảng bảo đảm giá trị chứng cứ lâu dài của văn bản công chứng trước Tòa án.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở cho người đang thi hành án

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có dịch vụ công chứng lưu động tận nơi

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com