Khi làm thủ tục du học, định cư hoặc xin visa dài hạn, một trong những bước quan trọng nhất là chuẩn bị bộ hồ sơ cá nhân đầy đủ và hợp lệ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài. Tuy nhiên, nhiều người nhầm lẫn giữa bản công chứng và bản chứng thực, dẫn đến nộp sai hồ sơ, bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt, lựa chọn đúng loại giấy tờ cần thiết và đảm bảo hồ sơ “qua cửa” đại sứ quán, lãnh sự hoặc tổ chức xét duyệt quốc tế.
>>> Xem thêm: Giải pháp tiện lợi cho việccông chứng giấy tờ ngay tại nhà bạn
📌 Ví dụ minh họa: Bạn cần nộp bằng đại học để xin học bổng tại Canada. Đại sứ quán yêu cầu bản dịch công chứng tiếng Anh. Khi đó, bạn cần:
Dịch thuật tại đơn vị có người dịch đủ điều kiện.
Đem bản dịch + bản gốc đến văn phòng công chứng để công chứng bản dịch.
Nếu đi đến bước hợp pháp hóa, đem thêm công chứng này đến Sở Ngoại vụ để hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Trường hợp chỉ cần chứng thực bản sao
Khi lãnh sự quán, trường học hoặc cơ quan nước ngoài chấp nhận bản sao giấy tờ có chứng thực từ UBND hoặc phòng tư pháp (thường áp dụng với các nước châu Á).
Thích hợp nếu bạn không cần bản dịch, hoặc đã có bản tiếng Anh từ đầu.
📌 Ví dụ minh họa: Bạn xin visa lao động Hàn Quốc, chỉ cần bản sao công chứng sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân. Trường hợp này, bạn chỉ cần đến UBND cấp xã/phường để thực hiện chứng thực bản sao từ bản gốc, không cần công chứng.
>>> Xem thêm: Khi nào cần đếnphòng công chứng trong giao dịch dân sự?
Một số lưu ý khi công chứng hồ sơ đi nước ngoài
1. Phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu yêu cầu từ phía nước ngoài
Theo Thông tư 01/2020/TT-BNG:
“Các giấy tờ công chứng, chứng thực tại Việt Nam khi sử dụng ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự, trừ trường hợp có điều ước quốc tế miễn.”
👉 Bạn cần chuẩn bị hồ sơ sau để hợp pháp hóa:
Bản công chứng/chứng thực
Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ tùy thân
Phí nhà nước
>>> Xem thêm: Vì sao cầnkiểm tra sổ đỏ trước khi đặt cọc mua đất?
2. Phân biệt “dịch công chứng” và “dịch tại phường”
Dịch tại phường xã chỉ là bản dịch thông thường, không có giá trị quốc tế.
Muốn dùng bản dịch được nước ngoài công nhận, phải công chứng tại văn phòng công chứng có người dịch đã đăng ký chữ ký.
3. Giấy tờ photo, scan không có bản gốc sẽ bị từ chối
Dù là công chứng hay chứng thực, bạn luôn phải mang theo bản gốc để đối chiếu. Ảnh chụp hoặc bản in ra từ điện thoại không đủ điều kiện để làm công chứng/chứng thực.
Kết luận
Tùy vào yêu cầu từ đại sứ quán, lãnh sự hoặc tổ chức tiếp nhận, bạn có thể cần công chứng bản dịch, chứng thực bản sao hoặc cả hai. Việc lựa chọn đúng hình thức không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tăng tỉ lệ hồ sơ được chấp thuận ngay từ đầu.
✅ Lời khuyên: Trước khi thực hiện, hãy kiểm tra thật kỹ yêu cầu của nước tiếp nhận (trên website chính thức hoặc qua trung tâm hỗ trợ hồ sơ) để chọn công chứng hồ sơ đi nước ngoài một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
CÁC LOẠI HỢP ĐỒNG – GIAO DỊCH
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
Dịch thuật, chứng thực bản dịch các loại văn bản
Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất
Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Công chứng văn bản thừa kế, phân chia di sản thừa kế
Công chứng di chúc, lưu giữ, bảo quản di chúc
Công chứng văn bản thỏa thuận về tài sản chung
Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản
Công chứng hợp đồng mua bán Ô tô, Xe máy
Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn BĐS
Cấp bản sao tài liệu, hợp đồng giao dịch