Hợp đồng thuê nhà có công chứng có cần đăng ký tại UBND phường không?

Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần mang hợp đồng thuê nhà đi công chứng là mọi thủ tục pháp lý đã hoàn tất. Tuy nhiên, với các giao dịch nhà đất – đặc biệt là cho thuê nhà để ở hoặc có yếu tố nước ngoài – thì việc công chứng mới chỉ là bước đầu. Một câu hỏi pháp lý quan trọng được đặt ra: “Hợp đồng thuê nhà có công chứng có cần đăng ký tại UBND phường không?” Câu trả lời không chỉ ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên, mà còn liên quan đến việc đăng ký cư trú, thuế, và tính pháp lý khi xảy ra tranh chấp.

>>> Xem thêm: Khi nào bạn nên cân nhắc công chứng cho thuê nhà cho hợp đồng dưới 1 năm?

Căn cứ pháp lý liên quan đến việc đăng ký hợp đồng thuê nhà

• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 472–482: Hợp đồng thuê tài sản

• Luật Nhà ở 2023, Điều 122: Nghĩa vụ của bên cho thuê, bên thuê

• Luật Cư trú 2020, Điều 9, Điều 28: Thủ tục đăng ký tạm trú

• Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2024), Điều 45: Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

• Thông tư số 55/2021/TT-BCA hướng dẫn đăng ký cư trú của Bộ Công an

Công chứng hợp đồng thuê nhà và việc đăng ký tại UBND có gì khác?

Công chứng là xác thực giao dịch dân sự

Công chứng viên xác nhận:

• Ý chí tự nguyện giữa các bên

• Năng lực hành vi dân sự

• Tình trạng pháp lý của nhà ở (quyền cho thuê, không bị tranh chấp, thế chấp…)

• Văn bản hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm công chứng, dùng làm chứng cứ tại tòa

→ Công chứng không đồng nghĩa với việc đăng ký hành chính hoặc khai báo cư trú.

Đăng ký tại UBND phường là thủ tục quản lý hành chính – cư trú

UBND phường, xã không có thẩm quyền xác nhận hay chứng thực tính hợp pháp của hợp đồng thuê, nhưng có vai trò trong:

• Đăng ký tạm trú cho người thuê

• Xác minh cư trú khi có yêu cầu của cơ quan chức năng

• Làm căn cứ để người thuê thực hiện các thủ tục khác (mở tài khoản, xin giấy phép lao động, kê khai thuế…)

Nếu bên thuê là người nước ngoài hoặc người thuê dài hạn, việc đăng ký tạm trú là bắt buộc, và hợp đồng thuê phải được công chứng hoặc chứng thực thì công an mới tiếp nhận hồ sơ.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng ngoài giờ hành chính – Giải pháp cho dân văn phòng không có thời gian làm thủ tục

Vậy có bắt buộc đăng ký hợp đồng thuê nhà tại UBND phường không?

Trong các trường hợp sau, cần đăng ký hoặc khai báo tại UBND/công an địa phương

1. Người thuê đăng ký tạm trú tại nơi thuê (ngắn hạn hoặc dài hạn)

2. Người nước ngoài thuê nhà phải khai báo nơi ở theo Luật Nhập cảnh 2014

3. Chủ nhà cho thuê trên 3 lần/năm thì có nghĩa vụ kê khai thuế, cần xác nhận địa chỉ cho thuê

Khi đó, hợp đồng thuê đã công chứng là tài liệu cần thiết, nhưng chưa đủ nếu không có:

• Đơn đăng ký tạm trú (theo mẫu)

• Giấy tờ chứng minh chủ quyền nhà ở

• CCCD/hộ chiếu của các bên liên quan

Tóm lại:

Không phải hợp đồng thuê nhà nào cũng cần đăng ký tại UBND phường, nhưng nếu có đăng ký cư trú, đăng ký kinh doanh hoặc kê khai thuế, thì bạn buộc phải thực hiện thủ tục này tại địa phương.

>>> Xem thêm: So sánh tự làm với thuê dịch vụ sang tên sổ đỏ – Cái nào hiệu quả hơn?

Một số lưu ý khi mang hợp đồng thuê nhà đến UBND hoặc công an phường

• Nên photo hợp đồng công chứng ít nhất 2 bản, kèm theo bản gốc để đối chiếu

• Nếu người thuê là hộ gia đình, phải kê khai đầy đủ các thành viên

• Trường hợp thuê nhà trong chung cư, cần thêm biên bản bàn giao nhà hoặc xác nhận của ban quản lý tòa nhà

Trường hợp hợp đồng không công chứng có đăng ký được không?

Theo thực tế tại nhiều địa phương, công an phường thường từ chối hồ sơ đăng ký tạm trú nếu hợp đồng thuê không công chứng hoặc chứng thực. Do đó:

• Để tránh bị từ chối đăng ký, nên công chứng hợp đồng trước khi đến UBND

• Trong một số trường hợp, có thể thay thế bằng giấy xác nhận cho thuê nhà có chứng thực của phường/xã, nhưng thủ tục này lâu và rủi ro hơn

Kết luận: Công chứng là chưa đủ, cần tùy tình huống để đăng ký tại UBND

Việc đăng ký công chứng thuê nhà tại UBND không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng lại là thủ tục không thể thiếu nếu có đăng ký tạm trú, cư trú người nước ngoài, kê khai thuế hoặc xin xác nhận pháp lý cho nhà thuê.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Từ a đến z: thủ tục thay đổi nội dung hợp đồng góp vốn nhà đất đã công chứng

>>> Công chứng hợp đồng chia tách nhà đất khi diện tích không đủ điều kiện tối thiểu

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com