Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng tặng cho

Hợp đồng tặng cho là một trong những giao dịch dân sự phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực nhà đất và tài sản có giá trị lớn. Do đặc thù dễ phát sinh tranh chấp sau thời gian dài, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng tặng cho không chỉ là nghĩa vụ nghiệp vụ mà còn mang ý nghĩa bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên liên quan. Hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ sẽ trở thành căn cứ quan trọng để xác định ý chí tự nguyện, năng lực chủ thể và tính hợp pháp của giao dịch khi có tranh chấp phát sinh.

>>> Xem thêm: Góc nhìn thú vị: Công chứng viên trong văn phòng công chứng nghĩ gì về nghề của họ?

1. Đặc thù pháp lý của hợp đồng tặng cho và yêu cầu lưu trữ hồ sơ công chứng

Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng tặng cho là sự thỏa thuận theo đó bên tặng cho chuyển quyền sở hữu tài sản cho bên được tặng cho mà không yêu cầu đền bù, trừ trường hợp có điều kiện. Đối với nhiều loại tài sản, đặc biệt là quyền sử dụng đất, nhà ở, việc công chứng hợp đồng tặng cho là điều kiện bắt buộc để giao dịch có hiệu lực.

Từ góc độ công chứng, hợp đồng tặng cho thường tiềm ẩn các rủi ro pháp lý như:

• Tranh chấp về ý chí tự nguyện của bên tặng cho;

• Khiếu kiện liên quan đến năng lực hành vi dân sự, nhất là người cao tuổi;

• Tranh chấp thừa kế phát sinh sau khi bên tặng cho qua đời.

Chính vì vậy, lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng tặng cho giữ vai trò đặc biệt trong việc chứng minh tính hợp pháp và ổn định của giao dịch.

2. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng tặng cho

Luật Công chứng 2024 quy định rõ nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng trong việc lập và lưu trữ hồ sơ công chứng. Theo đó, mỗi hợp đồng tặng cho được công chứng phải kèm theo một bộ hồ sơ đầy đủ, phản ánh toàn bộ quá trình công chứng.

Hồ sơ công chứng hợp đồng tặng cho thường bao gồm:

• Dự thảo hợp đồng hoặc hợp đồng tặng cho đã được ký kết;

• Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên;

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản tặng cho;

• Tài liệu thể hiện việc giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch;

• Các giấy tờ xác minh điều kiện công chứng (nếu có).

Pháp luật công chứng xác định rõ: hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, không bị sửa đổi, mất mát, làm sai lệch nội dung.

>>> Xem thêm: Có cần ký hợp đồng khi thuê dịch vụ sang tên sổ đỏ?

3. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng tặng cho

3.1. Căn cứ chứng minh ý chí tự nguyện của bên tặng cho

Trong các tranh chấp liên quan đến hợp đồng tặng cho, bên phản đối giao dịch thường cho rằng việc ký kết không xuất phát từ ý chí tự nguyện. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng để chứng minh rằng:

• Công chứng viên đã kiểm tra năng lực hành vi dân sự;

• Việc ký kết diễn ra minh bạch, không bị ép buộc;

• Các bên đã được giải thích rõ hậu quả pháp lý.

Nếu hồ sơ lưu trữ đầy đủ, khả năng bảo vệ giá trị pháp lý của hợp đồng tặng cho là rất cao.

3.2. Vai trò trong giải quyết tranh chấp thừa kế

Thực tiễn cho thấy nhiều tranh chấp thừa kế phát sinh từ các hợp đồng tặng cho được lập trước khi người để lại tài sản qua đời. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:

• Thời điểm xác lập giao dịch;

• Tình trạng pháp lý của tài sản;

• Ý chí định đoạt tài sản của người tặng cho.

Đây là căn cứ quan trọng để Tòa án đánh giá tính hợp pháp của hợp đồng tặng cho và loại trừ yêu cầu chia thừa kế trái pháp luật.

>>> Xem thêm: Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng chi phí & thời gian thực hiện

4. Thời hạn và hình thức lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng tặng cho

Theo quy định pháp luật công chứng hiện hành, hồ sơ công chứng hợp đồng tặng cho thuộc nhóm hồ sơ phải lưu trữ lâu dài. Việc lưu trữ có thể thực hiện dưới hình thức:

• Lưu trữ hồ sơ giấy theo tiêu chuẩn nghiệp vụ;

• Lưu trữ hồ sơ điện tử song song, nếu đáp ứng điều kiện pháp luật về số hóa.

Tuy nhiên, bản giấy vẫn giữ vai trò cốt lõi về giá trị pháp lý, đặc biệt trong trường hợp xảy ra tranh chấp kéo dài nhiều năm.

5. Rủi ro pháp lý khi không lưu trữ đúng quy định hồ sơ công chứng hợp đồng tặng cho

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ hoặc làm thất lạc hồ sơ hợp đồng tặng cho có thể dẫn đến nhiều hệ quả pháp lý nghiêm trọng:

• Gây khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của giao dịch;

• Làm phát sinh trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng;

• Ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên được tặng cho.

Trong nhiều trường hợp, khi không thể cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị coi là không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nghề nghiệp, từ đó phải chịu trách nhiệm pháp lý tương ứng.

Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng tặng cho là yêu cầu pháp lý mang tính bắt buộc và có ý nghĩa lâu dài. Hồ sơ công chứng không chỉ bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch tại thời điểm ký kết mà còn đóng vai trò then chốt trong việc giải quyết tranh chấp phát sinh về sau, đặc biệt là tranh chấp thừa kế. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng chính là biện pháp hiệu quả nhất để bảo vệ quyền lợi các bên và hạn chế rủi ro pháp lý cho tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở cho người đang thi hành án

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có dịch vụ công chứng lưu động tận nơi

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com