Lưu trữ hồ sơ công chứng và phát hiện giao dịch giả tạo

Giao dịch giả tạo là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp dân sự phức tạp, đặc biệt trong các giao dịch về nhà đất, tặng cho, chuyển nhượng có yếu tố che giấu nghĩa vụ hoặc trốn tránh trách nhiệm pháp lý. Trong bối cảnh đó, hồ sơ công chứng được lưu trữ trở thành nguồn chứng cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xác định bản chất thực sự của giao dịch. Việc lưu trữ đầy đủ, đúng quy định hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch giả tạo không chỉ là nghĩa vụ nghề nghiệp mà còn có ý nghĩa quyết định trong việc làm sáng tỏ sự thật pháp lý của giao dịch.

>>> Xem thêm: Top sai lầm người dân thường mắc khi tới văn phòng công chứng lần đầu

1. Giao dịch giả tạo và mối liên hệ với hoạt động công chứng

Theo Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch giả tạo là giao dịch được xác lập nhằm che giấu một giao dịch khác hoặc nhằm trốn tránh nghĩa vụ với người thứ ba. Trong thực tiễn, nhiều giao dịch giả tạo vẫn được lập dưới hình thức hợp đồng và được công chứng, do tại thời điểm công chứng, hình thức và hồ sơ có thể đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật.

Đặc điểm đáng chú ý của giao dịch giả tạo là:

• Nội dung thể hiện trong hợp đồng không phản ánh đúng ý chí thực sự của các bên;

• Giao dịch thường được thiết kế hợp pháp về hình thức để tạo vỏ bọc pháp lý;

• Tranh chấp thường chỉ phát sinh sau một thời gian dài, khi quyền lợi của người thứ ba bị ảnh hưởng.

Chính vì vậy, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò đặc biệt trong việc truy vết lại quá trình xác lập giao dịch.

2. Cơ sở pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng trong các giao dịch có dấu hiệu giả tạo

Luật Công chứng 2024 quy định rõ nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng trong việc lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng. Theo đó, mỗi giao dịch được công chứng phải có hồ sơ phản ánh đầy đủ:

• Thông tin về chủ thể tham gia giao dịch;

• Giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản;

• Quá trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và giải thích pháp luật;

• Việc ký kết và xác nhận của công chứng viên.

Đối với giao dịch sau này bị Tòa án xác định là giả tạo, hồ sơ công chứng lưu trữ không bị mất giá trị tự thân, mà trở thành căn cứ để đánh giá mức độ tuân thủ nghĩa vụ nghề nghiệp của công chứng viên cũng như xác định trách nhiệm pháp lý liên quan.

3. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác định giao dịch giả tạo

3.1. Căn cứ đánh giá ý chí thực sự của các bên

Một trong những yếu tố cốt lõi để xác định giao dịch giả tạo là ý chí thực sự của các bên tại thời điểm xác lập giao dịch. Hồ sơ công chứng lưu trữ có thể cung cấp các thông tin quan trọng như:

• Nội dung giải thích quyền, nghĩa vụ được công chứng viên ghi nhận;

• Các tài liệu thể hiện yêu cầu công chứng, mục đích giao dịch;

• Dấu hiệu bất thường trong hồ sơ (giá chuyển nhượng không phù hợp thực tế, thời điểm giao dịch bất hợp lý…).

Những yếu tố này giúp Tòa án có cơ sở đối chiếu giữa hình thức pháp lý và bản chất thực tế của giao dịch.

3.2. Cơ sở xem xét trách nhiệm của công chứng viên

Trong nhiều vụ án, vấn đề đặt ra không chỉ là giao dịch có giả tạo hay không, mà còn là việc công chứng viên có thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kiểm tra, giải thích và cảnh báo rủi ro pháp lý hay không. Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ trực tiếp để:

• Đánh giá mức độ cẩn trọng nghiệp vụ;

• Xác định có hay không việc bỏ qua dấu hiệu bất thường;

• Làm rõ trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu hồ sơ được lưu trữ đầy đủ, thể hiện rõ quá trình thẩm tra và giải thích, công chứng viên có cơ sở pháp lý vững chắc để loại trừ trách nhiệm liên đới.

>>> Xem thêm: Làm sao để giám sát quá trình dịch vụ sang tên sổ đỏ minh bạch?

4. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong bảo vệ quyền lợi người thứ ba

Giao dịch giả tạo thường nhằm trốn tránh nghĩa vụ với người thứ ba như chủ nợ, người thừa kế hoặc cơ quan thi hành án. Khi tranh chấp phát sinh, hồ sơ công chứng lưu trữ giúp:

• Xác định thời điểm xác lập giao dịch;

• Đối chiếu với thời điểm phát sinh nghĩa vụ bị che giấu;

• Làm rõ mối liên hệ giữa giao dịch công chứng và quyền lợi của người thứ ba.

Từ đó, cơ quan xét xử có thể đưa ra phán quyết công bằng, bảo vệ lợi ích hợp pháp của các chủ thể bị ảnh hưởng.

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký và giá trị pháp lý trong giao dịch dân sự

5. Rủi ro pháp lý khi hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch giả tạo không được lưu trữ đầy đủ

Việc không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ công chứng trong các giao dịch sau này bị xác định là giả tạo có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý:

• Làm suy yếu khả năng chứng minh quá trình công chứng hợp pháp;

• Gia tăng nguy cơ phát sinh trách nhiệm bồi thường của tổ chức hành nghề công chứng;

• Gây khó khăn cho Tòa án trong việc làm rõ sự thật khách quan của vụ việc.

Trong bối cảnh giao dịch giả tạo thường được che giấu tinh vi, hồ sơ công chứng lưu trữ có thể là nguồn chứng cứ gần như duy nhất để tái hiện toàn bộ quá trình xác lập giao dịch.

Kết luận

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng liên quan đến giao dịch giả tạo có ý nghĩa vượt ra ngoài phạm vi quản lý hành chính thông thường. Hồ sơ công chứng không chỉ phản ánh hoạt động nghề nghiệp của công chứng viên mà còn là công cụ pháp lý quan trọng giúp cơ quan có thẩm quyền xác định bản chất thực sự của giao dịch, bảo vệ quyền lợi của người thứ ba và phân định rõ trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan. Trong thực tiễn tranh chấp ngày càng phức tạp, việc tuân thủ nghiêm túc nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng chính là yếu tố then chốt bảo đảm an toàn pháp lý cho toàn bộ hệ thống giao dịch dân sự.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở cho người đang thi hành án

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có dịch vụ công chứng lưu động tận nơi

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com