Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm bồi thường

Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp liên quan đến văn bản công chứng, vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ mang ý nghĩa nghiệp vụ mà còn gắn chặt với trách nhiệm pháp lý, đặc biệt là trách nhiệm bồi thường thiệt hại của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên. Khi xảy ra thiệt hại, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ trung tâm để xác định lỗi, mức độ vi phạm và nghĩa vụ bồi thường. Do đó, việc phân tích mối quan hệ giữa lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm bồi thường có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận lẫn thực tiễn áp dụng pháp luật.

>>> Xem thêm: Khi nào nên hủy hồ sơ công chứng tại văn phòng công chứng?

1. Lưu trữ hồ sơ công chứng – nghĩa vụ pháp lý, không chỉ là yêu cầu hành chính

Theo pháp luật công chứng hiện hành, lưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ bắt buộc của tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ công chứng không chỉ để phục vụ quản lý nội bộ mà còn nhằm:

• Bảo đảm khả năng kiểm tra, đối chiếu khi phát sinh tranh chấp;

• Cung cấp chứng cứ cho Tòa án, cơ quan có thẩm quyền;

• Làm căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Luật Công chứng 2024 tiếp tục khẳng định nguyên tắc này khi quy định rõ trách nhiệm bảo quản, lưu trữ an toàn, đầy đủ và lâu dài hồ sơ công chứng theo đúng trình tự, thời hạn luật định. Như vậy, lưu trữ hồ sơ công chứng là một bộ phận cấu thành nghĩa vụ hành nghề, không thể tách rời khỏi trách nhiệm pháp lý.

>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ có hỗ trợ làm ngoài tỉnh không?

2. Trách nhiệm bồi thường trong hoạt động công chứng và vai trò của hồ sơ lưu trữ

2.1. Căn cứ phát sinh trách nhiệm bồi thường

Trách nhiệm bồi thường trong hoạt động công chứng phát sinh khi có đủ các yếu tố:

• Có thiệt hại thực tế xảy ra;

• Có hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng;

• Có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm và thiệt hại;

• Có lỗi của công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Trong quá trình xác định các yếu tố này, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò then chốt.

2.2. Hồ sơ công chứng là căn cứ xác định lỗi

Khi người yêu cầu công chứng cho rằng công chứng viên thực hiện sai quy trình, không kiểm tra đầy đủ điều kiện giao dịch hoặc vi phạm nghĩa vụ giải thích, thì hồ sơ công chứng lưu trữ là tài liệu để:

• Xác định công chứng viên đã thu thập những giấy tờ gì;

• Có thực hiện việc kiểm tra, xác minh hay không;

• Trình tự, thủ tục công chứng có đúng luật.

Nếu hồ sơ lưu trữ đầy đủ, hợp pháp, phản ánh rõ quá trình công chứng, đây là căn cứ quan trọng để loại trừ hoặc giảm nhẹ trách nhiệm bồi thường. Ngược lại, hồ sơ thiếu sót hoặc không còn khả năng chứng minh sẽ bất lợi cho tổ chức hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi đăng ký quyền sở hữu xe lần đầu

3. Lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ và nguy cơ phát sinh trách nhiệm bồi thường

3.1. Hồ sơ lưu trữ không đầy đủ làm suy yếu khả năng tự bảo vệ

Trong nhiều vụ tranh chấp, thiệt hại không chỉ xuất phát từ nội dung văn bản công chứng mà còn từ việc:

• Không lưu bản sao giấy tờ tùy thân;

• Không lưu tài liệu chứng minh năng lực hành vi;

• Không lưu dấu vết về việc giải thích quyền, nghĩa vụ cho các bên.

Khi không có hồ sơ lưu trữ để chứng minh, tổ chức hành nghề công chứng dễ bị suy đoán là đã vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp, từ đó làm phát sinh hoặc gia tăng trách nhiệm bồi thường.

3.2. Mất, hư hỏng hồ sơ công chứng và hệ quả pháp lý

Việc để mất, hư hỏng hoặc làm sai lệch hồ sơ công chứng không chỉ là vi phạm nghĩa vụ lưu trữ mà còn có thể được coi là hành vi trái pháp luật. Trong trường hợp thiệt hại xảy ra và không thể xác minh nguyên nhân do hồ sơ không còn, nguy cơ phải bồi thường thiệt hại là rất lớn, kể cả khi lỗi ban đầu không hoàn toàn thuộc về công chứng viên.

4. Mối quan hệ nhân quả giữa lưu trữ hồ sơ công chứng và thiệt hại

Một điểm đặc thù trong lĩnh vực công chứng là thiệt hại thường phát sinh muộn, có thể sau nhiều năm kể từ thời điểm công chứng. Khi đó:

• Ký ức của các bên không còn chính xác;

• Lời khai mâu thuẫn;

• Chỉ còn hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ khách quan.

Nếu hồ sơ lưu trữ không đáp ứng yêu cầu, Tòa án khó xác định rõ nguyên nhân thiệt hại, và trong nhiều trường hợp, trách nhiệm bồi thường được đặt nặng lên tổ chức hành nghề công chứng do không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ lưu trữ.

5. Lưu trữ hồ sơ công chứng như một cơ chế phòng ngừa trách nhiệm bồi thường

5.1. Công cụ bảo vệ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

Hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ, đúng quy định không chỉ phục vụ quản lý mà còn là:

• Cơ sở chứng minh việc tuân thủ pháp luật;

• Công cụ tự bảo vệ khi phát sinh khiếu nại, khởi kiện;

• Yếu tố quan trọng để xác định đúng phạm vi trách nhiệm bồi thường.

5.2. Gắn lưu trữ hồ sơ với quản trị rủi ro nghề nghiệp

Trong bối cảnh gia tăng tranh chấp và yêu cầu bồi thường, lưu trữ hồ sơ công chứng cần được xem là một phần của quản trị rủi ro pháp lý, chứ không đơn thuần là nghĩa vụ hình thức.

Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm bồi thường có mối quan hệ chặt chẽ, mang tính nhân – quả rõ rệt trong thực tiễn pháp lý. Hồ sơ công chứng không chỉ phản ánh quá trình hành nghề mà còn quyết định khả năng xác định lỗi, mức độ trách nhiệm và nghĩa vụ bồi thường khi thiệt hại xảy ra. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng chính là biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất để hạn chế rủi ro bồi thường, bảo vệ uy tín nghề nghiệp và sự an toàn pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở cho người đang thi hành án

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có dịch vụ công chứng lưu động tận nơi

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com