Sai sót thường gặp khi lưu trữ hồ sơ công chứng

Lưu trữ hồ sơ công chứng là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với tổ chức hành nghề công chứng, có ý nghĩa quyết định trong việc bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng và khả năng giải quyết tranh chấp phát sinh sau này. Tuy nhiên, trong thực tiễn hành nghề, các sai sót thường gặp trong lưu trữ hồ sơ công chứng vẫn diễn ra khá phổ biến, tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho cả văn phòng công chứng và công chứng viên. Việc nhận diện đúng các sai sót này là cơ sở quan trọng để phòng ngừa trách nhiệm pháp lý và bảo đảm an toàn nghề nghiệp.

>>> Xem thêm: Vì sao mỗi giao dịch đều cần dấu mộc của văn phòng công chứng?

1. Vai trò pháp lý của việc lưu trữ hồ sơ công chứng

Theo Luật Công chứng hiện hành, mỗi văn bản công chứng đều phải được lập hồ sơ và lưu trữ theo thời hạn luật định. Hồ sơ công chứng không chỉ là tài liệu quản lý nội bộ mà còn:

• Là căn cứ chứng minh quá trình công chứng hợp pháp;

• Là nguồn chứng cứ quan trọng khi giải quyết tranh chấp, khiếu nại;

• Là cơ sở để cơ quan thanh tra, kiểm tra đánh giá trách nhiệm hành nghề.

Do đó, bất kỳ sai sót nào trong lưu trữ hồ sơ công chứng đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý vượt ra ngoài phạm vi quản lý hành chính thông thường.

2. Sai sót trong việc lưu trữ không đầy đủ thành phần hồ sơ công chứng

2.1. Thiếu tài liệu bắt buộc trong hồ sơ lưu trữ

Một sai sót khá phổ biến là hồ sơ công chứng không đầy đủ các tài liệu bắt buộc như:

• Phiếu yêu cầu công chứng;

• Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên;

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;

• Dự thảo hợp đồng, giao dịch.

Việc thiếu một hoặc nhiều tài liệu trong hồ sơ lưu trữ khiến cho quá trình công chứng không thể được tái hiện đầy đủ, gây khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của văn bản công chứng khi có tranh chấp.

>>> Xem thêm: Thời hạn hiệu lực của hợp đồng trong dịch vụ sang tên sổ đỏ

2.2. Không lưu trữ tài liệu phản ánh quá trình giải thích, xác minh

Trong nhiều hồ sơ, phần thể hiện việc công chứng viên đã giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý cho các bên không được lưu trữ rõ ràng. Đây là sai sót đặc biệt nguy hiểm trong các tranh chấp liên quan đến:

• Hợp đồng đặt cọc;

• Hợp đồng chuyển nhượng nhà đất;

• Di chúc, ủy quyền.

Khi thiếu tài liệu này, công chứng viên thường gặp bất lợi khi bị khiếu nại về việc “không giải thích rõ” hoặc “không bảo đảm ý chí tự nguyện”.

3. Sai sót trong hình thức và phương thức lưu trữ hồ sơ công chứng

3.1. Lưu trữ hồ sơ không đúng trình tự, khó tra cứu

Nhiều tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ thiếu khoa học, không phân loại rõ theo:

• Năm công chứng;

• Loại hợp đồng, giao dịch;

• Số công chứng, quyển công chứng.

Hệ quả là khi có yêu cầu cung cấp hồ sơ từ Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền, việc tra cứu gặp khó khăn, chậm trễ, thậm chí không tìm được hồ sơ, dẫn đến bất lợi pháp lý cho chính văn phòng công chứng.

3.2. Bảo quản hồ sơ không bảo đảm điều kiện vật chất

Sai sót trong điều kiện bảo quản hồ sơ như:

• Kho lưu trữ không bảo đảm chống ẩm, chống cháy;

• Hồ sơ bị mối mọt, hư hỏng theo thời gian;

• Không có biện pháp bảo mật thông tin.

Những sai sót này có thể dẫn đến mất mát hoặc suy giảm giá trị sử dụng của hồ sơ công chứng lưu trữ, kéo theo nguy cơ phát sinh trách nhiệm bồi thường.

>>> Xem thêm: Công chứng ngoài giờ hành chính cho hợp đồng thuê nhà tối ưu thời gian

4. Sai sót trong thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng

4.1. Tiêu hủy hồ sơ công chứng không đúng thời điểm

Một số tổ chức hành nghề công chứng tiêu hủy hồ sơ công chứng khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật hoặc khi hồ sơ đang có liên quan đến khiếu nại, tranh chấp. Đây là sai sót nghiêm trọng, có thể bị xem là hành vi vi phạm nghĩa vụ lưu trữ.

Trong thực tiễn, việc tiêu hủy hồ sơ trái quy định thường khiến tổ chức hành nghề công chứng rơi vào thế bất lợi khi bị kiện, thậm chí bị suy đoán trách nhiệm.

4.2. Không phân biệt thời hạn lưu trữ giữa các loại hồ sơ

Sai sót khác là không phân biệt thời hạn lưu trữ đối với từng loại hợp đồng, giao dịch, dẫn đến việc:

• Lưu trữ không đủ thời gian theo luật;

• Hoặc tiêu hủy đồng loạt, không có kiểm soát.

Điều này làm gia tăng rủi ro pháp lý, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị sử dụng lâu dài như hợp đồng nhà đất, thế chấp, đặt cọc.

5. Sai sót trong việc cung cấp và sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ

5.1. Cung cấp hồ sơ không đúng đối tượng, không đúng thẩm quyền

Một số trường hợp tổ chức hành nghề công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ cho người không có quyền yêu cầu, dẫn đến vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin. Đây là sai sót có thể kéo theo trách nhiệm dân sự và trách nhiệm nghề nghiệp.

5.2. Không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp

Ngược lại, việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ khi có yêu cầu từ Tòa án, cơ quan điều tra, thanh tra cũng là sai sót phổ biến, thường xuất phát từ việc lưu trữ thiếu khoa học hoặc hồ sơ bị thất lạc.

6. Rủi ro pháp lý phát sinh từ các sai sót trong lưu trữ hồ sơ công chứng

Các sai sót thường gặp trong lưu trữ hồ sơ công chứng có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý như:

• Văn bản công chứng bị nghi ngờ về tính hợp pháp;

• Khó bảo vệ công chứng viên trước khiếu nại, tố cáo;

• Phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại;

• Bị xử lý vi phạm hành chính hoặc kỷ luật nghề nghiệp.

Trong nhiều vụ việc, sai sót trong lưu trữ hồ sơ chính là nguyên nhân trực tiếp khiến tổ chức hành nghề công chứng phải gánh chịu rủi ro pháp lý, dù bản thân giao dịch không có vi phạm nghiêm trọng.

Kết luận

Nhận diện và khắc phục các sai sót thường gặp trong lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu cấp thiết trong hoạt động hành nghề công chứng hiện nay. Lưu trữ hồ sơ không chỉ là nghĩa vụ quản lý mà còn là cơ chế bảo vệ pháp lý hiệu quả cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trước các tranh chấp, khiếu kiện. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng chính là nền tảng bảo đảm an toàn pháp lý và uy tín nghề nghiệp lâu dài.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở cho người đang thi hành án

>>> Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có dịch vụ công chứng lưu động tận nơi

>>>  Công chứng văn bản thừa kế cần bao nhiêu người đồng thừa kế ký tên?

>>> Mẹo giúp hoàn tất nhanh thủ tục đăng ký kết hôn chỉ trong một ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com