Sao y chứng thực online có hợp lệ không?

Trong thời đại số hóa, nhiều thủ tục hành chính đang được thực hiện qua mạng để tiết kiệm thời gian và chi phí. Một trong những vấn đề được người dân và doanh nghiệp quan tâm là: “Sao y chứng thực online có hợp lệ không?”. Việc không cần trực tiếp đến ủy ban hay phòng công chứng nghe có vẻ thuận tiện, nhưng liệu giá trị pháp lý của hình thức này có đảm bảo?

Bài viết sau sẽ phân tích rõ căn cứ pháp luật hiện hành, thực tiễn áp dụng và những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ sao y chứng thực online.

>>> Xem thêm: Bạn có biết nơi nào công chứng giấy tờ uy tín và nhanh nhất?

Căn cứ pháp lý về sao y chứng thực online

1. Sao y chứng thực là gì?

Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”

Hình thức này thường áp dụng khi cần nộp giấy tờ cho cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có yêu cầu.

2. Có cho phép chứng thực bản sao online?

Theo “Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP” (về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử):

“Người dân có thể thực hiện nộp hồ sơ, nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia nếu có tài khoản định danh điện tử mức độ cao.”

Đây là cơ sở pháp lý cho hình thức sao y chứng thực online, hay còn gọi là “chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy”.

Sao y chứng thực online có hợp lệ không?

✅ Có hợp lệ nếu thực hiện đúng quy trình

Khi thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, sao y chứng thực online là hợp lệ và có giá trị pháp lý, tương đương bản sao chứng thực trên giấy.

📌 Điều kiện hợp lệ bao gồm:

• Có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (qua định danh eKYC, CCCD gắn chip).

• Thực hiện chứng thực trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống chứng thực điện tử của địa phương.

• Tệp bản sao điện tử được ký số bởi cơ quan chứng thực (UBND cấp xã, phòng tư pháp…).

“Bản sao điện tử có chứng thực và ký số có giá trị sử dụng tương đương bản sao chứng thực từ bản chính bằng giấy.”
(Khoản 2, Điều 12 Nghị định 45/2020/NĐ-CP)

>>> Xem thêm: Cách lựa chọn phòng công chứng an toàn, đúng quy định

❌ Không hợp lệ nếu chỉ tự scan hoặc chụp bản gốc

Việc tự chụp ảnh bản gốc rồi gửi file không đồng nghĩa với sao y chứng thực online. Nếu không có chữ ký số của cơ quan chức năng, tài liệu này không có giá trị pháp lý trong thủ tục hành chính.

Những rủi ro khi sử dụng dịch vụ sao y online không chính thống

1. Dễ bị lừa đảo

Một số trang web không phải của cơ quan nhà nước quảng cáo nhận làm “sao y online”, nhưng thực chất chỉ là scan và gắn logo giả, hoàn toàn không có giá trị pháp lý.

2. Có thể bị từ chối hồ sơ

Các cơ quan tiếp nhận thường kiểm tra tính xác thực qua mã QR hoặc chữ ký số. Nếu bản sao không có xác thực điện tử đúng chuẩn, hồ sơ sẽ bị yêu cầu bổ sung.

>>> Xem thêm: Những dấu hiệu dễ nhận biết khi kiểm tra sổ đỏ giả

Cách thực hiện sao y chứng thực online hợp lệ

Bước 1 – Đăng ký tài khoản định danh điện tử

Truy cập: https://dichvucong.gov.vn
→ Đăng ký tài khoản công dân, định danh mức độ 2.

Bước 2 – Nộp yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

• Đăng nhập hệ thống.

• Chọn mục “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính”.

• Scan rõ ràng bản gốc, đính kèm và gửi yêu cầu.

Bước 3 – Nhận kết quả có ký số

Sau khi được phê duyệt, bạn sẽ nhận bản sao điện tử có chứng thực và chữ ký số, có thể sử dụng ngay trong hồ sơ trực tuyến hoặc in ra nếu cần.

Ví dụ minh họa thực tế

👩‍💼 Chị H. (TP.HCM) cần nộp hồ sơ xin học bổng du học, bao gồm bằng tốt nghiệp đã sao y. Thay vì đến UBND phường, chị dùng tài khoản định danh mức độ 2, gửi bản scan trên Cổng dịch vụ công, và nhận bản sao chứng thực điện tử sau 24h. Hồ sơ nộp online được chấp nhận hoàn toàn.

Kết luận

Sao y chứng thực online là hợp lệ nếu được thực hiện đúng qua cổng dịch vụ công và có ký số xác thực từ cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, không nên sử dụng các dịch vụ sao y qua mạng không chính thống, dễ dẫn đến rủi ro pháp lý.

Trong giai đoạn hiện nay, người dân và doanh nghiệp nên tận dụng tiện ích của chứng thực điện tử, đồng thời kiểm tra kỹ tính pháp lý của tài liệu trước khi sử dụng trong thủ tục hành chính.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Làm sao để đảm bảo hợp đồng chia tách nhà đất đã công chứng không bị vô hiệu?

>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com