Sao y giấy tờ qua mạng – Có hợp pháp không? Có dùng nộp hồ sơ online được không?

Cùng với sự phát triển của công nghệ và chủ trương chuyển đổi số quốc gia, nhiều thủ tục hành chính đã có thể thực hiện trực tuyến, trong đó có sao y chứng thực online. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nghi ngờ: Việc sao y giấy tờ qua mạng có được công nhận hợp pháp không? Có thể sử dụng bản sao đó để nộp hồ sơ trực tuyến hay không?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cơ sở pháp lý, tính hợp lệ, cách thực hiện và các lưu ý quan trọng khi sao y chứng thực giấy tờ qua mạng.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu ngay quy trình chuẩn để hoàn tất công chứng giấy tờ trong năm nay

Căn cứ pháp luật cho sao y chứng thực online

1. Khái niệm pháp lý

Theo “Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP”, chứng thực bản sao từ bản chính là:

“Việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”

Trước đây, việc chứng thực chỉ thực hiện trực tiếp tại UBND xã/phường, Phòng công chứng. Tuy nhiên, hiện nay, sao y chứng thực online đã có căn cứ pháp lý rõ ràng.

2. Hợp pháp hóa hình thức sao y điện tử

“Khoản 2 Điều 12 Nghị định 45/2020/NĐ-CP” quy định:

“Bản sao điện tử có chứng thực và chữ ký số có giá trị sử dụng tương đương bản sao chứng thực từ bản chính bằng giấy.”

Ngoài ra, “Điều 18 Nghị định 45/2020/NĐ-CP” cũng cho phép người dân nộp hồ sơ để chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

✅ Như vậy, sao y chứng thực online là hợp pháp nếu thực hiện đúng quy trình và trên nền tảng được Nhà nước công nhận.

Sao y giấy tờ qua mạng có dùng để nộp hồ sơ online không?

Câu trả lời là CÓ, nếu bản sao được chứng thực điện tử và có ký số từ cơ quan có thẩm quyền.

Các trường hợp có thể sử dụng:

• Nộp hồ sơ tuyển sinh online

• Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Thực hiện thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

• Xin cấp hộ chiếu, bảo hiểm xã hội, y tế…

Tuy nhiên, để được cơ quan tiếp nhận chấp thuận, bản sao phải đảm bảo các điều kiện sau:

📌 Có ký số hợp lệ (của UBND cấp xã hoặc phòng tư pháp).
📌 Có mã kiểm tra/QR code để xác thực.
📌 Không bị chỉnh sửa sau khi ký số.

Hướng dẫn quy trình sao y chứng thực online

1. Chuẩn bị tài khoản định danh điện tử

Bạn cần đăng ký tài khoản tại:
🔗 https://dichvucong.gov.vn
✔ Đảm bảo định danh mức độ 2 (CCCD gắn chip).

2. Nộp hồ sơ xin chứng thực bản sao điện tử

• Đăng nhập tài khoản

• Chọn mục: “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính”

• Tải bản scan rõ nét

• Kê khai thông tin người yêu cầu

• Nộp hồ sơ trực tuyến

>>> Xem thêm: Top 10 phòng công chứng nhanh chóng, tiện lợi nhất năm 2025

3. Nhận kết quả điện tử

Kết quả sẽ là bản sao có định dạng PDF, được ký số bởi cơ quan chứng thực. Bạn có thể:

• Gửi qua email

• Tải về sử dụng cho hồ sơ online

• In ra để nộp bản giấy nếu được yêu cầu

Ví dụ minh họa thực tế

Anh T. ở Quảng Nam muốn xin hỗ trợ vay vốn khởi nghiệp, hồ sơ yêu cầu bản sao chứng thực CMND và bằng đại học. Anh đăng nhập tài khoản trên Cổng DVC quốc gia, nộp bản scan, sau 1 ngày nhận được bản sao có ký số và dùng thành công trong hồ sơ vay vốn.

>>> Xem thêm: Có thể nhờ văn phòng công chứng hỗ trợ kiểm tra sổ đỏ không?

Những điều cần lưu ý khi sử dụng sao y chứng thực online

1. Không sử dụng dịch vụ không rõ nguồn gốc

Các dịch vụ “làm bản sao online” qua mạng xã hội hoặc website không có chứng thực ký số đều không hợp pháp và có thể bị từ chối hồ sơ.

2. Không dùng ảnh chụp thay thế

Tự chụp bản chính rồi gửi email không được xem là sao y chứng thực online. Chỉ bản sao có ký số của cơ quan nhà nước mới có giá trị.

3. Có thể dùng cả trong nước và với hồ sơ đi nước ngoài

Tùy yêu cầu từng nước, bản sao điện tử được công chứng online có thể được chấp nhận nếu được dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự.

Kết luận

Sao y chứng thực online là hoàn toàn hợp pháp nếu thực hiện đúng quy trình trên các nền tảng chính thức như Cổng dịch vụ công quốc gia. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng bản sao điện tử có ký số để nộp hồ sơ online, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại và đảm bảo pháp lý.

Tuy nhiên, cần tuyệt đối cảnh giác với các dịch vụ không rõ nguồn gốc, chỉ sử dụng bản sao điện tử được ký số hợp lệ, có thể kiểm tra xác thực để tránh rủi ro trong quá trình nộp hồ sơ.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Làm sao để đảm bảo hợp đồng chia tách nhà đất đã công chứng không bị vô hiệu?

>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com