Thanh tra công chứng và vai trò thời điểm

Trong hoạt động thanh tra, kiểm tra công chứng, thời điểm công chứng là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng nhất để đánh giá tính hợp pháp của hồ sơ và hành vi hành nghề của công chứng viên. Không ít trường hợp sai phạm được xác định không phải ở nội dung hợp đồng, mà ở việc thời điểm công chứng không phù hợp với tình trạng pháp lý thực tế của giao dịch. Việc nhận diện đúng vai trò của thời điểm công chứng giúp cơ quan thanh tra xác định chính xác lỗi, trách nhiệm và hậu quả pháp lý. Đây cũng là mốc then chốt để phân biệt vi phạm nghiệp vụ với vi phạm pháp luật nghiêm trọng trong hoạt động công chứng.

>>> Xem thêm: Bí quyết tìm văn phòng công chứng gần nhất và uy tín chỉ trong 1 phút

1. Thời điểm công chứng – căn cứ trung tâm trong hoạt động thanh tra, kiểm tra

Thời điểm công chứng được xác định là thời điểm công chứng viên ký, đóng dấu vào văn bản công chứng theo quy định của pháp luật.

Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.

Trong thanh tra, kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền luôn lấy thời điểm công chứng làm mốc để đối chiếu:

• Tình trạng pháp lý của chủ thể

• Tình trạng pháp lý của tài sản, đối tượng giao dịch

• Sự tuân thủ trình tự, thủ tục công chứng

• Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên

2. Vai trò của thời điểm công chứng trong xác định hành vi vi phạm

2.1. Xác định vi phạm về điều kiện chủ thể tại thời điểm công chứng

Cơ quan thanh tra sẽ đánh giá năng lực hành vi dân sự của các bên tại thời điểm công chứng, không căn cứ vào thời điểm trước hoặc sau đó.

Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập”.

Nếu tại thời điểm công chứng, người tham gia giao dịch không đủ năng lực hành vi dân sự mà công chứng viên vẫn thực hiện công chứng, đây được xem là vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hành nghề, là căn cứ xử lý trách nhiệm.

2.2. Xác định vi phạm liên quan đến đối tượng giao dịch

Thời điểm công chứng là căn cứ để thanh tra xác định đối tượng giao dịch có đủ điều kiện pháp lý hay không, ví dụ:

• Quyền sử dụng đất đang bị kê biên

• Tài sản đang có tranh chấp

• Quyền tài sản chưa phát sinh hoặc chưa được phép chuyển nhượng

Nếu tại thời điểm công chứng, đối tượng chưa đủ điều kiện mà công chứng viên vẫn công chứng, hành vi này bị xem là công chứng trái pháp luật, không phụ thuộc vào việc sau đó tình trạng pháp lý có được khắc phục hay không.

2.3. Xác định vi phạm về trình tự, thủ tục công chứng

Trong thanh tra, thời điểm công chứng còn được dùng để đối chiếu:

• Thứ tự tiếp nhận – giải quyết hồ sơ

• Thời gian kiểm tra, xác minh giấy tờ

• Việc giải thích quyền, nghĩa vụ cho các bên

Trường hợp hồ sơ thể hiện thời điểm công chứng diễn ra khi chưa hoàn tất việc kiểm tra giấy tờ, chưa ký đầy đủ hoặc chưa có mặt đầy đủ các bên, cơ quan thanh tra có căn cứ xác định vi phạm quy trình nghiệp vụ công chứng.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm thực tế khi sử dụng dịch vụ sổ đỏ tại Hà Nội

3. Thời điểm công chứng và việc xác định trách nhiệm của công chứng viên

3.1. Căn cứ xác định lỗi của công chứng viên

Trong hoạt động thanh tra, lỗi của công chứng viên được xác định dựa trên hành vi và nhận thức tại thời điểm công chứng, chứ không dựa trên hậu quả phát sinh sau này.

Nếu tại thời điểm công chứng, công chứng viên:

• Biết hoặc phải biết giao dịch không đủ điều kiện

• Không kiểm tra đầy đủ hồ sơ

• Không ghi nhận đúng tình trạng thực tế

thì có thể bị xác định là có lỗi, dù giao dịch chưa phát sinh tranh chấp tại thời điểm thanh tra.

>>> Xem thêm: Công chứng uỷ quyền uỷ quyền kinh doanh – vấn đề cần chú ý

3.2. Phân định trách nhiệm giữa công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng

Thời điểm công chứng giúp thanh tra phân định:

• Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên trực tiếp ký

• Trách nhiệm quản lý, lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng

Đây là căn cứ quan trọng để áp dụng hình thức xử lý phù hợp, tránh tình trạng quy trách nhiệm chung chung hoặc không đúng chủ thể.

4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong chứng minh thời điểm công chứng

Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ chủ yếu để xác định thời điểm công chứng trong hoạt động thanh tra.

Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo đảm giá trị sử dụng lâu dài”.

Các tài liệu như:

• Lời chứng công chứng

• Phiếu yêu cầu công chứng

• Chữ ký, điểm chỉ

• Nhật ký công chứng

giúp cơ quan thanh tra tái hiện chính xác diễn biến và điều kiện pháp lý tại thời điểm công chứng.

5. Ví dụ thực tiễn

Trong một đợt thanh tra hoạt động công chứng, cơ quan chức năng phát hiện hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng trong thời điểm thửa đất đang bị ngăn chặn giao dịch theo thông báo của cơ quan thi hành án. Dù sau đó lệnh ngăn chặn được hủy bỏ, cơ quan thanh tra vẫn kết luận có vi phạm vì tại thời điểm công chứng, đối tượng giao dịch không đủ điều kiện pháp lý, từ đó xử lý trách nhiệm công chứng viên theo quy định.

Kết luận

Trong hoạt động thanh tra, kiểm tra công chứng, thời điểm công chứng giữ vai trò then chốt để xác định tính hợp pháp của giao dịch, mức độ vi phạm và trách nhiệm của công chứng viên. Đây là mốc pháp lý để đối chiếu điều kiện chủ thể, đối tượng, trình tự thủ tục và hồ sơ công chứng. Việc nhận thức đúng và tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu pháp lý tại thời điểm công chứng không chỉ giúp phòng ngừa rủi ro pháp lý mà còn là yếu tố quyết định trong việc bảo vệ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trước hoạt động thanh tra, kiểm tra ngày càng chặt chẽ.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Bạn có biết điều gì xảy ra nếu bỏ qua công chứng khi có tài sản chung?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn hồ sơ công chứng theo quy định mới

>>> Những thay đổi mới trong quy định về chứng thực chữ ký năm 2025

>>> Mẹo để thương lượng điều khoản tốt trong công chứng mua bán nhà đất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com