Xử phạt vi phạm thời điểm công chứng chi tiết năm 2026

Thời điểm công chứng là mốc pháp lý quan trọng xác lập hiệu lực của văn bản công chứng và phản ánh tính hợp pháp của toàn bộ quy trình công chứng. Trong thực tiễn, nhiều sai phạm trong hoạt động công chứng không xuất phát từ nội dung hợp đồng mà từ việc xác định, ghi nhận hoặc thực hiện sai thời điểm công chứng. Những sai sót này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm cả việc bị xử phạt vi phạm hành chính và xem xét trách nhiệm nghề nghiệp. Việc phân tích rõ cơ chế xử phạt vi phạm về thời điểm công chứng có ý nghĩa quan trọng trong phòng ngừa rủi ro và nâng cao kỷ luật hành nghề.

>>> Xem thêm: Mẹo chuẩn bị hồ sơ để không mất thời gian tại văn phòng công chứng

1. Thời điểm công chứng và ý nghĩa trong quản lý nhà nước về công chứng

Thời điểm công chứng được xác định là thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu vào văn bản công chứng theo đúng trình tự pháp luật.

Khoản 3 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.

Trong quản lý nhà nước, thời điểm công chứng là căn cứ để:

• Xác định hiệu lực pháp lý của giao dịch

• Đối chiếu tình trạng pháp lý của chủ thể và đối tượng giao dịch

• Đánh giá việc tuân thủ trình tự, thủ tục công chứng

• Xác định trách nhiệm cá nhân của công chứng viên

Việc vi phạm liên quan đến thời điểm công chứng vì vậy là một trong những nội dung trọng tâm khi thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng.

2. Các hành vi vi phạm phổ biến liên quan đến thời điểm công chứng

2.1. Ghi nhận sai hoặc không chính xác thời điểm công chứng

Một số hồ sơ công chứng thể hiện thời điểm công chứng không đúng với thực tế diễn ra việc ký kết, như:

• Ghi lùi ngày công chứng

• Ghi trước ngày công chứng

• Không thống nhất giữa lời chứng, sổ công chứng và hồ sơ lưu trữ

Hành vi này làm sai lệch thời điểm phát sinh hiệu lực của văn bản công chứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ của các bên và trật tự quản lý nhà nước.

2.2. Công chứng khi điều kiện pháp lý tại thời điểm công chứng chưa được đáp ứng

Vi phạm thường gặp là công chứng trong khi tại thời điểm đó:

• Chủ thể chưa đủ năng lực hành vi dân sự

• Đối tượng giao dịch chưa đủ điều kiện (đất đang bị kê biên, có tranh chấp…)

• Hồ sơ chưa đầy đủ nhưng vẫn xác lập thời điểm công chứng

Dù sau đó điều kiện pháp lý được bổ sung hoặc khắc phục, hành vi công chứng tại thời điểm không hợp pháp vẫn bị xem là vi phạm.

2.3. Thực hiện công chứng ngoài trình tự nhưng vẫn ghi nhận thời điểm hợp pháp

Một số trường hợp công chứng viên:

• Ký văn bản khi chưa có mặt đầy đủ các bên

• Ký trước hoặc ký sau khi các bên ký nhưng vẫn ghi nhận cùng một thời điểm công chứng

• Không trực tiếp chứng kiến việc ký nhưng vẫn xác nhận thời điểm công chứng

Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Những lỗi thường gặp khi làm sổ đỏ và cách dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ khắc phục

3. Căn cứ pháp lý xử phạt vi phạm về thời điểm công chứng

3.1. Căn cứ từ Luật Công chứng

Điều 7 Luật Công chứng 2014 nghiêm cấm hành vi:
“Công chứng viên thực hiện công chứng trái pháp luật; làm sai lệch nội dung hồ sơ công chứng”.

Việc ghi nhận hoặc xác lập sai thời điểm công chứng được xem là hành vi làm sai lệch thông tin cơ bản của văn bản công chứng.

3.2. Căn cứ xử phạt vi phạm hành chính

Theo các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp (hiện hành áp dụng theo nghị định của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng), các hành vi vi phạm liên quan đến thời điểm công chứng có thể bị:

• Phạt tiền

• Buộc khắc phục hậu quả

• Bị xem xét trách nhiệm kỷ luật hành nghề

Mức xử phạt được xác định căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh.

>>> Xem thêm: Công chứng ngoài giờ hành chính giải quyết hợp đồng ủy quyền nhanh gọn

4. Xác định trách nhiệm khi vi phạm về thời điểm công chứng

4.1. Trách nhiệm của công chứng viên

Công chứng viên là người trực tiếp xác lập thời điểm công chứng, do đó phải chịu trách nhiệm chính khi:

• Ghi nhận sai thời điểm công chứng

• Thực hiện công chứng khi biết hoặc phải biết điều kiện chưa đủ

• Không tuân thủ trình tự chứng kiến việc ký kết

Ngoài xử phạt hành chính, công chứng viên còn có thể bị xem xét trách nhiệm kỷ luật theo quy định của Luật Công chứng.

4.2. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm trong các trường hợp:

• Buông lỏng quản lý sổ sách, hồ sơ

• Không kiểm soát việc ghi nhận thời điểm công chứng

• Lưu trữ hồ sơ thể hiện sự sai lệch về thời điểm

Trong trường hợp gây thiệt hại, tổ chức hành nghề công chứng còn có thể phải bồi thường theo Điều 38 Luật Công chứng 2014.

5. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong xử phạt vi phạm

Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ chủ yếu để cơ quan có thẩm quyền xác định vi phạm về thời điểm công chứng.

Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn, bảo đảm giá trị sử dụng lâu dài”.

Sự không thống nhất giữa hồ sơ lưu trữ, sổ công chứng và văn bản công chứng là dấu hiệu điển hình để thanh tra kết luận vi phạm.

6. Ví dụ thực tiễn

Trong một vụ việc bị thanh tra, cơ quan chức năng phát hiện hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được ghi nhận thời điểm công chứng là ngày 10/3, trong khi tài liệu hồ sơ thể hiện đến ngày 12/3 mới có đủ chữ ký của các bên. Cơ quan thanh tra kết luận có hành vi ghi nhận sai thời điểm công chứng, xử phạt vi phạm hành chính và yêu cầu chấn chỉnh nghiệp vụ đối với công chứng viên liên quan.

Kết luận

Vi phạm về thời điểm công chứng là nhóm hành vi tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực giao dịch và uy tín của hoạt động công chứng. Việc xử phạt các vi phạm này không chỉ nhằm răn đe mà còn bảo đảm tính minh bạch, chính xác của văn bản công chứng trong quản lý nhà nước. Do đó, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng cần đặc biệt thận trọng trong việc xác lập và ghi nhận đúng thời điểm công chứng, coi đây là yêu cầu pháp lý bắt buộc chứ không chỉ là thủ tục hình thức.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Bạn có biết điều gì xảy ra nếu bỏ qua công chứng khi có tài sản chung?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn hồ sơ công chứng theo quy định mới

>>> Những thay đổi mới trong quy định về chứng thực chữ ký năm 2025

>>> Mẹo để thương lượng điều khoản tốt trong công chứng mua bán nhà đất

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com