Hóa đơn điện tử in ra giấy đã trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống kinh doanh và giao dịch hàng ngày của chúng ta. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn này có thể không đơn giản như chúng ta vẫn lầm tưởng. Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây.
>>> Tìm hiểu thêm: Công chứng là gì? Phân biệt giữa công chứng và chứng thực
1. Hóa đơn điện tử in ra giấy và tính hợp lệ của chúng
Hóa đơn điện tử in ra giấy đóng một vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh và giao dịch hiện đại. Tuy nhiên, để bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn này, cần tuân thủ một số quy định và tiêu chuẩn cụ thể.
Một hóa đơn điện tử in ra giấy sẽ được coi là hợp lệ khi nó bảo đảm sự khớp chính xác giữa nội dung của hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn giấy sau khi được chuyển đổi. Điều này có nghĩa là hóa đơn điện tử in ra giấy phải sao chép toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử gốc mà không được thay đổi, chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin.
Hóa đơn điện tử thường có dạng XML và cần sử dụng phần mềm để xem và quản lý. Thông thường, người dùng sẽ in hóa đơn điện tử thành tài liệu PDF hoặc chuyển thành hóa đơn giấy để tiện cho việc lưu trữ, kiểm tra và so sánh trong các giao dịch kinh doanh.
Tuy nhiên, cần nhớ rằng bản sao chuyển từ hóa đơn điện tử sang giấy không có giá trị pháp lý và không thể sử dụng cho các giao dịch chính thức hoặc thanh toán, trừ khi hóa đơn được tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Điều này có nghĩa là file XML chứa thông tin của hóa đơn điện tử mới chỉ có giá trị pháp lý trong những trường hợp như vậy.
Do đó, để bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn điện tử in ra giấy, bạn cần lưu trữ file XML một cách cẩn thận và chỉ sử dụng khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử in ra giấy thường được sử dụng để chứng minh nguồn gốc sản phẩm trong quá trình phân phối và bán hàng, ghi sổ và kiểm tra trong quá trình kế toán, cũng như đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc in hóa đơn điện tử thành giấy chỉ được yêu cầu trong một số trường hợp cụ thể theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và không phải lúc nào cũng có hiệu lực cho mọi loại giao dịch.
>>> Tìm hiểu thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ – Sang tên giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sở hữu đất
2. Hướng dẫn tải và xem tệp XML trên trang thuế điện tử
Trang web Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế vừa tiến hành nâng cấp tính năng mới, cho phép người dùng trực tiếp xem tệp XML của hóa đơn điện tử ngay trên trang web. Dưới đây là cách bạn có thể tải và xem tệp XML của hóa đơn điện tử trên https://hoadondientu.gdt.gov.vn/:
Đầu tiên, bạn cần thực hiện các bước sau:
–Bước 1: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
– Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản mà bạn đã được cơ quan thuế cung cấp.
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thực hiện các bước sau để tra cứu và xem hóa đơn điện tử:
– Bước 3: Tiến hành tra cứu hóa đơn theo hướng dẫn sẵn có. Ví dụ, bạn có thể tra cứu theo Thông tư 78.
– Bước 4: Chọn hóa đơn mà bạn muốn xuất và nhấn vào biểu tượng mũi tên xuất hóa đơn ở cuối trang để tải về máy tính dạng tệp XML của hóa đơn điện tử và lưu lại.
Sau khi đã lưu tệp XML của hóa đơn điện tử vào máy tính, bạn có thể thực hiện các bước sau để xem nội dung chi tiết:
– Bước 5: Chuyển sang tab “Đọc hóa đơn XML”.
– Bước 6: Kéo và thả tệp hóa đơn vào hoặc nhấp để chọn tệp XML mà bạn muốn đọc.
– Bước 7: Thông tin chi tiết về hóa đơn sẽ được hiển thị, bao gồm mã hóa đơn, ngày ký và ngày lập hóa đơn (nếu có).
Với cách thức mới này, việc xem và kiểm tra thông tin trên hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Hãy truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ngay để trải nghiệm!
Trên đây là giải đáp về vấn đề hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không. Ngoài ra, nếu bạn có thắc mắc liên quan đến nội dung trên hoặc cần tư vấn các vấn đề pháp lý khác về thủ tục công chứng, xin vui lòng liên hệ theo thông tin:
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
CÁC LOẠI HỢP ĐỒNG – GIAO DỊCH
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
Dịch thuật, chứng thực bản dịch các loại văn bản
Công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất
Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất
Công chứng văn bản thừa kế, phân chia di sản thừa kế
Công chứng di chúc, lưu giữ, bảo quản di chúc
Công chứng văn bản thỏa thuận về tài sản chung
Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền
Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản
Công chứng hợp đồng mua bán Ô tô, Xe máy
Công chứng hợp đồng cho thuê, cho mượn BĐS
Cấp bản sao tài liệu, hợp đồng giao dịch