Hậu quả của việc tự ý tẩy xóa lời chứng trên bản chứng thực chữ ký

Tẩy xóa lời chứng thực chữ ký là hành vi tiềm ẩn nhiều rủi ro khi người dân muốn sửa đổi hoặc loại bỏ một phần nội dung trên bản chứng thực. Lời chứng là một phần quan trọng trong văn bản chứng thực. Vì vậy, việc tự ý can thiệp vào nội dung này có thể ảnh hưởng đến giá trị sử dụng của giấy tờ.

Trong thực tế, một số người có thể tẩy xóa, viết thêm hoặc sửa thông tin trên bản chứng thực vì cho rằng đó chỉ là một thay đổi nhỏ. Tuy nhiên, giấy tờ đã được chứng thực cần được bảo quản nguyên vẹn. Mọi thay đổi trên văn bản đều cần được thực hiện theo đúng quy định.

Vậy tự ý tẩy xóa lời chứng trên bản chứng thực chữ ký có hậu quả gì? Văn bản bị sửa chữa có còn được sử dụng không? Người dân cần làm gì nếu phát hiện giấy tờ đã bị tẩy xóa hoặc ghi sai? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề này.

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên hợp đồng mua bán xe: Nên hay không nên?

1. Lời chứng trên văn bản chứng thực chữ ký có ý nghĩa gì?

1.1. Lời chứng thực chữ ký là gì?

Lời chứng là nội dung thể hiện việc người có thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định. Đối với chứng thực chữ ký, nội dung này gắn với việc xác nhận chữ ký trên văn bản.

Lời chứng được thể hiện theo mẫu và trình tự pháp luật quy định. Đây không phải phần nội dung mà người yêu cầu có thể tùy ý sửa đổi.

Thông tin trong lời chứng giúp xác định việc chứng thực đã được thực hiện như thế nào. Vì vậy, người dân cần giữ nguyên nội dung này sau khi nhận văn bản.

1.2. Lời chứng khác gì với nội dung văn bản?

Nội dung văn bản là phần do người yêu cầu chứng thực lập hoặc cung cấp. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung mà mình thể hiện trong văn bản.

Trong khi đó, lời chứng thuộc phần xác nhận của người thực hiện chứng thực. Hai phần này có vai trò khác nhau.

Do đó, người dân không nên tự ý sửa lời chứng để thay đổi thông tin. Nếu phát hiện sai sót, cần liên hệ nơi có thẩm quyền để được hướng dẫn.

1.3. Vì sao cần giữ nguyên bản chứng thực?

Bản chứng thực là kết quả của một thủ tục pháp lý. Các thông tin trên văn bản có mối liên hệ với nhau.

Việc tẩy xóa có thể khiến giấy tờ không còn nguyên trạng. Người tiếp nhận hồ sơ có thể nghi ngờ tính chính xác của văn bản.

Trong một số trường hợp, giấy tờ bị sửa chữa có thể bị từ chối tiếp nhận. Người dân có thể phải xác minh lại hoặc thực hiện thủ tục khác.

Vì vậy, giữ nguyên bản chứng thực là cách đơn giản để hạn chế rủi ro.

2. Hậu quả của việc tự ý tẩy xóa lời chứng thực chữ ký

2.1. Văn bản có thể bị từ chối tiếp nhận

Một trong những rủi ro dễ gặp là văn bản bị từ chối khi nộp hồ sơ.

Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận thường cần kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ. Nếu phát hiện lời chứng có dấu hiệu bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thay đổi, hồ sơ có thể cần được kiểm tra thêm.

Tùy từng trường hợp, người dân có thể phải cung cấp bản khác. Việc này làm kéo dài thời gian hoàn thiện hồ sơ.

Nếu giấy tờ được sử dụng trong thủ tục quan trọng, việc bị từ chối còn có thể ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết.

2.2. Làm phát sinh nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ

Lời chứng có dấu hiệu bị thay đổi có thể khiến người tiếp nhận đặt câu hỏi về nguồn gốc văn bản.

Ngay cả khi người dân chỉ sửa một chi tiết nhỏ, việc thay đổi vẫn có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của giấy tờ.

Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận có thể yêu cầu xác minh lại. Khi đó, người sử dụng giấy tờ phải giải trình về tình trạng văn bản.

Việc này có thể gây mất thời gian và phát sinh thêm thủ tục.

2.3. Có thể làm mất giá trị sử dụng trong một số trường hợp

Không thể khẳng định mọi văn bản bị tẩy xóa đều đương nhiên vô hiệu. Tuy nhiên, giấy tờ bị sửa chữa có thể không đáp ứng yêu cầu của thủ tục mà người dân đang thực hiện.

Giá trị sử dụng cần được xem xét dựa trên loại giấy tờ và mục đích sử dụng. Cơ quan tiếp nhận cũng có thể có yêu cầu riêng đối với bản chứng thực.

Nếu lời chứng bị thay đổi, người dân không nên tiếp tục sử dụng văn bản khi chưa xác minh. Tốt nhất là liên hệ nơi thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.

2.4. Có thể phải thực hiện lại thủ tục

Khi bản chứng thực không còn nguyên vẹn, người dân có thể phải xin lại hoặc thực hiện lại thủ tục liên quan.

Điều này đặc biệt bất tiện nếu giấy tờ cần được sử dụng gấp. Người dân có thể phải chuẩn bị lại hồ sơ và đi lại nhiều lần.

Trong trường hợp có thể cấp lại bản phù hợp, việc xử lý sẽ phụ thuộc vào hồ sơ và quy định áp dụng.

Do đó, không nên tự ý sửa giấy tờ để tiết kiệm thời gian. Cách làm này có thể dẫn đến kết quả ngược lại.

2.5. Có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý nếu sửa chữa nhằm gian dối

Mức độ hậu quả phụ thuộc vào mục đích và cách thức sửa chữa. Nếu việc tẩy xóa nhằm thay đổi nội dung để sử dụng giấy tờ cho mục đích không đúng, rủi ro pháp lý có thể nghiêm trọng hơn.

Đặc biệt, việc sửa chữa giấy tờ để tạo ra thông tin khác với nội dung ban đầu cần được hết sức thận trọng.

Người dân không nên xem việc tẩy xóa lời chứng là một cách chỉnh sửa thông tin thông thường. Nếu có nhu cầu thay đổi hoặc sửa sai, cần thực hiện theo quy trình hợp pháp.

>>> Xem thêm: Nắm rõ giấy tờ và quy trình sẽ giúp việc sang tên nhà đất tại Hà Nội chủ động hơn, bạn có thể xem Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội để tham khảo

3. Xử lý thế nào khi bản chứng thực bị tẩy xóa hoặc có sai sót?

3.1. Không tiếp tục tự sửa chữa giấy tờ

Nếu phát hiện bản chứng thực có lỗi, người dân không nên tự ý chỉnh sửa thêm.

Việc tiếp tục tẩy xóa có thể khiến tình trạng văn bản nghiêm trọng hơn. Người dân cũng khó giải thích nguồn gốc của các thay đổi.

Cách phù hợp là giữ nguyên giấy tờ đang có. Sau đó, liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực để được hướng dẫn.

3.2. Xác định nguyên nhân của việc tẩy xóa

Cần phân biệt giấy tờ bị tẩy xóa do người sử dụng tự sửa với trường hợp giấy tờ bị hư hỏng trong quá trình bảo quản.

Hai trường hợp có thể cần cách xử lý khác nhau. Vì vậy, người dân nên xác định tình trạng thực tế của văn bản.

Nếu giấy tờ bị nhàu, rách hoặc mờ do điều kiện bảo quản, cần thông báo rõ khi làm việc với đơn vị có thẩm quyền.

Nếu giấy tờ đã bị sửa nội dung, không nên che giấu tình trạng này khi xin hướng dẫn.

3.3. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực

Nơi thực hiện chứng thực là địa chỉ phù hợp để người dân hỏi về tình trạng văn bản.

Khi liên hệ, nên mang theo bản chứng thực có vấn đề. Đồng thời, cần trình bày rõ giấy tờ được sử dụng cho mục đích gì.

Người thực hiện hoặc đơn vị có thẩm quyền sẽ xem xét trường hợp cụ thể. Từ đó, người dân có thể biết cần sửa đổi, cấp lại hay thực hiện thủ tục khác.

Không nên tự đưa ra kết luận về giá trị pháp lý của giấy tờ chỉ dựa vào hình thức bên ngoài.

3.4. Xin thực hiện lại nếu giấy tờ không còn phù hợp

Nếu bản chứng thực không thể tiếp tục sử dụng, người dân nên hỏi về phương án thực hiện lại.

Tùy từng trường hợp, có thể cần chuẩn bị lại văn bản hoặc giấy tờ liên quan. Người dân cũng cần đáp ứng các điều kiện của thủ tục tại thời điểm thực hiện lại.

Việc thực hiện lại đúng quy trình sẽ giúp tạo ra giấy tờ phù hợp. Đây là phương án an toàn hơn so với việc tự sửa bản cũ.

3.5. Thông báo cho nơi tiếp nhận nếu giấy tờ đã được nộp

Nếu bản chứng thực bị tẩy xóa đã được sử dụng để nộp hồ sơ, người dân không nên bỏ qua vấn đề này.

Cần chủ động thông báo khi phát hiện giấy tờ có dấu hiệu bất thường. Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận sẽ hướng dẫn cách bổ sung hoặc thay thế nếu cần.

Việc chủ động xử lý giúp hạn chế những hiểu nhầm không đáng có. Đồng thời, hồ sơ cũng có cơ hội được hoàn thiện đúng quy định.

4. Những lưu ý để tránh rủi ro khi sử dụng bản chứng thực chữ ký

4.1. Không tẩy xóa hoặc viết thêm lên lời chứng

Lời chứng là phần người dân cần đặc biệt bảo quản. Không nên dùng bút viết thêm hoặc xóa bất kỳ nội dung nào trên phần này.

Nếu muốn sửa thông tin trong văn bản, cần hỏi nơi có thẩm quyền. Người dân không nên tự chỉnh sửa trên bản đã chứng thực.

Quy tắc này giúp bảo vệ tính nguyên vẹn của giấy tờ. Đồng thời, hạn chế nguy cơ văn bản bị nghi ngờ khi sử dụng.

4.2. Kiểm tra kỹ văn bản trước khi chứng thực

Cách phòng tránh tốt nhất là kiểm tra nội dung trước khi ký.

Người dân cần đọc kỹ họ tên, số giấy tờ và các thông tin liên quan. Nội dung văn bản cũng cần được kiểm tra trước khi thực hiện thủ tục.

Nếu có sai sót, nên sửa trước khi chứng thực. Không nên chờ đến sau khi nhận bản chứng thực mới phát hiện lỗi.

Việc kiểm tra trước giúp giảm đáng kể nguy cơ phải thực hiện lại.

4.3. Kiểm tra bản chứng thực ngay khi nhận

Sau khi hoàn tất thủ tục, người dân nên kiểm tra giấy tờ tại chỗ.

Cần chú ý nội dung văn bản và thông tin chứng thực. Nếu phát hiện lỗi, hãy trao đổi ngay với người thực hiện.

Không nên mang giấy tờ về rồi tự sửa. Việc xử lý sớm sẽ thuận lợi hơn cho tất cả các bên.

4.4. Bảo quản bản chứng thực đúng cách

Bản chứng thực nên được giữ ở nơi khô ráo và an toàn. Người dân cần hạn chế gấp, vò hoặc làm nhàu giấy tờ.

Đối với giấy tờ quan trọng, nên lưu giữ bản sao để tiện đối chiếu khi cần. Tuy nhiên, bản sao không thay thế bản gốc trong mọi trường hợp.

Khi mang giấy tờ đi nộp hồ sơ, nên sử dụng túi hoặc bìa bảo vệ. Cách bảo quản đơn giản này giúp giảm nguy cơ giấy tờ bị hư hỏng.

4.5. Không sử dụng giấy tờ đã có dấu hiệu bất thường

Nếu phát hiện lời chứng hoặc thông tin chứng thực bị thay đổi, người dân nên tạm dừng sử dụng.

Không nên cố sử dụng giấy tờ chỉ vì đã đến thời hạn nộp hồ sơ. Việc tiếp tục sử dụng có thể khiến vấn đề trở nên phức tạp hơn.

Hãy xác minh lại với nơi thực hiện chứng thực. Sau đó, thực hiện phương án xử lý phù hợp theo hướng dẫn.

>>> Xem thêm: Bận đi xa nhưng cần người thay mình xử lý công việc? Công chứng ủy quyền là vấn đề đáng quan tâm

Kết luận

Tẩy xóa lời chứng thực chữ ký là việc không nên tự ý thực hiện trên bản chứng thực đã hoàn tất. Lời chứng gắn với thủ tục chứng thực và cần được giữ nguyên. Việc sửa chữa có thể khiến giấy tờ bị nghi ngờ, bị từ chối tiếp nhận hoặc phải thực hiện lại thủ tục.

Nếu phát hiện bản chứng thực có sai sót hoặc đã bị tẩy xóa, người dân không nên tiếp tục tự chỉnh sửa. Thay vào đó, cần giữ nguyên hiện trạng giấy tờ và liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực. Trường hợp giấy tờ đã được sử dụng trong hồ sơ, nên chủ động trao đổi với nơi tiếp nhận để được hướng dẫn.

Việc kiểm tra kỹ trước khi ký, kiểm tra lại văn bản sau khi chứng thực và bảo quản giấy tờ đúng cách sẽ giúp hạn chế nhiều rủi ro. Đặc biệt, không nên tự ý thay đổi nội dung trên lời chứng hoặc các thông tin xác nhận.

Nếu cần được tư vấn về thủ tục chứng thực chữ ký, kiểm tra giấy tờ đã chứng thực hoặc hướng xử lý khi văn bản có sai sót, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Không phải mọi giao dịch nhà đất đều giống nhau, nhất là khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục cần thực hiện

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com