Dịch vụ công chứng, chứng thực giấy tờ cho công ty – Ưu điểm và lưu ý

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện hàng loạt thủ tục liên quan đến hồ sơ pháp lý như: đăng ký kinh doanh, hợp đồng thương mại, uỷ quyền, góp vốn, thay đổi cổ phần… Tất cả đều đòi hỏi giấy tờ có giá trị pháp lý và được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chưa hiểu rõ sự khác biệt giữa công chứng – chứng thực, hoặc lúng túng trong việc lựa chọn loại giấy tờ cần xác lập để tránh rủi ro pháp lý về sau.

Bài viết sau đây sẽ phân tích rõ ưu điểm của dịch vụ công chứng giấy tờ cho công ty, cũng như các lưu ý quan trọng theo quy định mới nhất để doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị và tránh vướng mắc pháp lý.

>>> Xem thêm: Khám phá những lợi ích khi sử dụng dịch vụ công chứng giấy tờ hiện đại

Pháp luật quy định như thế nào về công chứng giấy tờ công ty?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2024:

“Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.”

Ngoài ra, chứng thực chữ ký, bản sao từ bản chính liên quan đến giấy tờ của doanh nghiệp còn được điều chỉnh bởi “Nghị định 23/2015/NĐ-CP” và các văn bản chuyên ngành về đăng ký doanh nghiệp, thuế, chứng khoán…

🔎 Như vậy, các loại giấy tờ công ty có thể cần công chứng hoặc chứng thực gồm:

• Giấy ủy quyền giữa giám đốc và đại diện theo pháp luật

• Hợp đồng thuê trụ sở, thuê kho bãi

• Hợp đồng thế chấp, góp vốn bằng tài sản

• Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty

• Tờ khai thuế, báo cáo tài chính (chứng thực sao y)

Ưu điểm của việc công chứng giấy tờ cho công ty

1. Bảo đảm hiệu lực pháp lý khi xảy ra tranh chấp

Công chứng viên kiểm tra kỹ tính hợp pháp và năng lực ký kết của các bên, đảm bảo rằng giấy tờ đã lập không thể bị tuyên vô hiệu vì lý do hình thức.

2. Giúp dễ dàng giao dịch với cơ quan nhà nước và đối tác

Hầu hết cơ quan hành chính, ngân hàng, đối tác đều yêu cầu nộp bản sao công chứng hoặc hợp đồng đã công chứng để thực hiện:

• Mở tài khoản ngân hàng

• Đăng ký sở hữu trí tuệ

• Đăng ký đầu tư

• Xin giấy phép con…

📌 Ví dụ minh họa:
Công ty A muốn ký hợp đồng thuê đất 10 năm với doanh nghiệp nước ngoài. Bên thuê yêu cầu hợp đồng phải có xác nhận của công chứng viên để đảm bảo “hợp đồng có hiệu lực ngay và được tòa án thừa nhận nếu có tranh chấp”. Công ty A đã đến văn phòng công chứng thực hiện đúng thủ tục, giúp hợp đồng có giá trị pháp lý cao.

3. Tạo sự tin tưởng với nhà đầu tư và cổ đông

Một công ty có hồ sơ giấy tờ rõ ràng, được công chứng đầy đủ là dấu hiệu cho thấy sự minh bạch – điều rất cần thiết trong gọi vốn, niêm yết chứng khoán hoặc M&A.

>>> Xem thêm: Các loại giấy tờ có thể thực hiện tại phòng công chứng

Những lưu ý quan trọng khi công chứng giấy tờ công ty

1. Phải có người đại diện hợp pháp đến ký hoặc có uỷ quyền rõ ràng

Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020:

“Người đại diện theo pháp luật có quyền thay mặt công ty thực hiện thủ tục pháp lý, trừ trường hợp có ủy quyền hợp lệ.”

Văn phòng công chứng sẽ yêu cầu giấy ủy quyền có chữ ký, dấu công ty nếu người ký không phải là người đại diện pháp luật.

2. Giấy tờ mang đi công chứng phải là bản chính

Đối với bản sao công chứng giấy phép, điều lệ công ty, chứng minh nhân dân… bản gốc phải xuất trình kèm theo theo đúng quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

>>> Xem thêm: Cách phân biệt sổ đỏ thật giả qua việc kiểm tra sổ đỏ tại văn phòng công chứng

3. Một số loại văn bản cần công chứng bắt buộc

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự và Luật Nhà ở, các hợp đồng sau phải công chứng mới có giá trị pháp lý:

• Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản

• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất

• Hợp đồng thế chấp tài sản đảm bảo cho khoản vay lớn

Nên lựa chọn công chứng hay chứng thực?

💡 Gợi ý:

• Với giấy tờ mang tính hành chính nội bộ: có thể chọn chứng thực

• Với hợp đồng, ủy quyền, giao dịch tài sản lớn: nên chọn công chứng để an toàn pháp lý

Kết luận

Việc công chứng giấy tờ công ty không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, tăng tính chuyên nghiệp và hạn chế rủi ro khi xảy ra tranh chấp.

📌 Hãy luôn chuẩn bị đúng người đại diện, đầy đủ giấy tờ gốc và hiểu rõ trường hợp nào công chứng là bắt buộc để không mất thời gian và chi phí xử lý hồ sơ sau này.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Làm sao để đảm bảo hợp đồng chia tách nhà đất đã công chứng không bị vô hiệu?

>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com