Hợp đồng cho thuê căn hộ shophouse làm văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Nhiều doanh nghiệp nước ngoài muốn thuê shophouse để đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Loại hình này thường có vị trí thuận tiện và không gian linh hoạt. Tuy nhiên, không phải căn shophouse nào cũng phù hợp để đăng ký làm văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp cần kiểm tra công năng, hồ sơ pháp lý và điều kiện sử dụng căn hộ. Đồng thời, hợp đồng phải thể hiện đúng mục đích thuê và trách nhiệm của các bên. Vì vậy, hợp đồng thuê shophouse làm VPĐD cần được soạn thảo cẩn trọng trước khi ký kết.

>>> Xem thêm: Hợp đồng ủy quyền đại diện gia đình tham gia họp dòng họ chia đất

1. Có được thuê căn hộ shophouse làm văn phòng đại diện không?

1.1. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài. Đơn vị này được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam và thực hiện chức năng đại diện trong phạm vi cho phép.

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam. Các hoạt động của văn phòng phải phù hợp với nội dung giấy phép và pháp luật liên quan.

Do đó, địa điểm đặt văn phòng cần phù hợp với mục đích hoạt động. Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào vị trí đẹp hoặc giá thuê hấp dẫn.

1.2. Shophouse có thể được sử dụng làm văn phòng không?

Shophouse là tên gọi phổ biến của loại hình bất động sản kết hợp nhiều công năng. Tuy nhiên, tên gọi thương mại không quyết định công năng pháp lý của bất động sản.

Một số shophouse nằm tại khối đế thương mại của tòa nhà. Một số khác được xây dựng trong khu nhà ở hoặc dự án hỗn hợp. Mỗi loại có thể chịu các điều kiện sử dụng khác nhau.

Trước khi thuê, doanh nghiệp cần xác minh công năng được phê duyệt. Cần kiểm tra hồ sơ dự án, mục đích sử dụng và nội quy quản lý tòa nhà.

Nếu căn hộ chỉ được phép sử dụng để ở, việc dùng làm văn phòng có thể không phù hợp. Doanh nghiệp nên yêu cầu chủ nhà cung cấp giấy tờ chứng minh công năng hợp pháp.

1.3. Những điều kiện cần kiểm tra trước khi thuê

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra các vấn đề sau:

• Công năng sử dụng: Địa điểm có được phép sử dụng làm văn phòng hay không.
• Tình trạng pháp lý: Chủ nhà có quyền cho thuê và giấy tờ hợp lệ hay không.
• Quy định tòa nhà: Ban quản lý có cho phép đăng ký văn phòng đại diện không.
• Điều kiện hoạt động: Địa điểm có đáp ứng yêu cầu về an toàn và phòng cháy, chữa cháy không.
• Hồ sơ đăng ký: Địa chỉ thuê có phù hợp với thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện không.

Doanh nghiệp nên xác minh thông tin với cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết. Không nên dựa hoàn toàn vào cam kết miệng của môi giới hoặc chủ nhà.

2. Điều kiện pháp lý đối với hợp đồng thuê shophouse làm văn phòng đại diện

2.1. Điều kiện đối với bên cho thuê

Bên cho thuê phải có quyền cho thuê bất động sản theo quy định. Trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung, cần xác định quyền và sự đồng ý của các chủ thể liên quan.

Doanh nghiệp nên đối chiếu giấy tờ của bên cho thuê với hồ sơ căn shophouse. Nếu bên ký hợp đồng là người được ủy quyền, cần kiểm tra phạm vi ủy quyền.

Ngoài ra, cần xác minh tài sản có đang bị tranh chấp hoặc hạn chế giao dịch hay không. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng địa điểm trong thời hạn thuê.

2.2. Điều kiện đối với thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài cần đáp ứng điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Việc cấp phép được thực hiện theo pháp luật về thương mại và quy định liên quan.

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp phép có các yêu cầu cụ thể. Trong đó, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện của thương nhân nước ngoài và nội dung hoạt động dự kiến.

Địa điểm thuê cũng cần phù hợp với quy định về nơi đặt văn phòng đại diện. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện cấp phép trước khi cam kết thuê dài hạn.

2.3. Mục đích thuê phải được ghi rõ trong hợp đồng

Hợp đồng nên nêu rõ căn shophouse được thuê để đặt văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Cần ghi đúng tên thương nhân, địa chỉ dự kiến và phạm vi sử dụng.

Các bên cũng nên thống nhất việc sử dụng biển hiệu và tiếp nhận thư từ. Nếu cần đăng ký địa chỉ với cơ quan cấp phép, chủ nhà nên phối hợp cung cấp hồ sơ hợp lệ.

Không nên ghi mục đích thuê quá chung chung như “sử dụng làm văn phòng” nếu hai bên đã xác định rõ nhu cầu. Câu chữ cụ thể giúp hạn chế tranh chấp khi thực hiện hợp đồng.

>>> Xem thêm: Muốn hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi? Hãy bắt đầu từ việc nắm rõ quy định về chứng thực

3. Những điều khoản quan trọng trong hợp đồng thuê shophouse

3.1. Thông tin tài sản và thời hạn thuê

Hợp đồng cần mô tả chính xác căn shophouse được cho thuê. Nội dung nên bao gồm địa chỉ, diện tích, tầng và thông tin pháp lý liên quan.

Thời hạn thuê phải được ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu doanh nghiệp cần thời gian xin giấy phép, hai bên nên thống nhất thời điểm bàn giao phù hợp.

Cần quy định rõ thời điểm tính tiền thuê. Các bên cũng nên thỏa thuận việc gia hạn và thời hạn thông báo trước khi chấm dứt hợp đồng.

3.2. Tiền thuê, tiền đặt cọc và chi phí phát sinh

Hợp đồng nên ghi cụ thể tiền thuê và phương thức thanh toán. Nếu giá thuê chưa bao gồm thuế hoặc phí quản lý, cần nêu rõ cách tính.

Các khoản cần làm rõ gồm:

• Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả.
• Thời hạn, phương thức thanh toán tiền thuê.
• Thuế và nghĩa vụ tài chính của bên cho thuê.
• Phí quản lý, điện, nước và dịch vụ khác.
• Chi phí sửa chữa hoặc cải tạo mặt bằng.
• Xử lý tiền cọc khi hợp đồng chấm dứt trước hạn.

Với doanh nghiệp nước ngoài, cần thống nhất đồng tiền thanh toán phù hợp quy định pháp luật. Các khoản thu, chi phải được thực hiện đúng quy định về ngoại hối và thuế có liên quan.

3.3. Cam kết hỗ trợ đăng ký văn phòng đại diện

Đây là điều khoản quan trọng đối với doanh nghiệp nước ngoài. Hợp đồng nên quy định trách nhiệm cung cấp giấy tờ của bên cho thuê.

Các giấy tờ có thể gồm bản sao giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê hợp pháp. Hồ sơ cụ thể phụ thuộc yêu cầu của thủ tục đăng ký.

Hai bên nên thống nhất cách xử lý nếu địa điểm không đáp ứng điều kiện cấp phép. Có thể thỏa thuận về hoàn trả tiền cọc, chấm dứt hợp đồng và thanh toán các khoản còn lại.

Tuy nhiên, chủ nhà không thể bảo đảm thay cơ quan cấp phép về kết quả xét duyệt. Cam kết trong hợp đồng cần nằm trong phạm vi quyền và nghĩa vụ hợp pháp của các bên.

3.4. Chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm

Hợp đồng cần quy định rõ các trường hợp chấm dứt trước hạn. Ví dụ, tài sản không được phép sử dụng làm văn phòng hoặc một bên vi phạm nghĩa vụ trọng yếu.

Các bên nên thỏa thuận thời hạn khắc phục vi phạm. Đồng thời, cần xác định trách nhiệm bồi thường nếu có thiệt hại thực tế và đủ căn cứ pháp luật.

Nếu địa điểm bị từ chối trong thủ tục cấp phép, cách xử lý cần dựa trên điều khoản đã ký. Doanh nghiệp nên tránh điều khoản cho phép một bên đơn phương chấm dứt tùy ý.

4. Quy trình thuê shophouse và hoàn thiện hồ sơ pháp lý

4.1. Khảo sát và xác minh địa điểm

Trước tiên, doanh nghiệp nên kiểm tra thực tế căn shophouse. Cần đối chiếu diện tích, hiện trạng và mục đích sử dụng với hồ sơ pháp lý.

Tiếp theo, hãy hỏi ban quản lý về quy định sử dụng mặt bằng. Cần xác nhận việc đặt văn phòng đại diện, treo biển hiệu và tiếp nhận khách có được phép hay không.

Nếu còn điểm chưa rõ, doanh nghiệp nên xác minh với cơ quan quản lý có thẩm quyền. Việc này giúp hạn chế nguy cơ ký hợp đồng nhưng không thể sử dụng địa điểm như dự kiến.

4.2. Ký hợp đồng và bàn giao mặt bằng

Sau khi kiểm tra hồ sơ, các bên tiến hành thống nhất điều khoản thuê. Hợp đồng nên ghi nhận đầy đủ quyền, nghĩa vụ và phương án xử lý rủi ro.

Khi bàn giao, nên lập biên bản ghi rõ tình trạng tài sản. Các bên cần ghi nhận chỉ số điện nước, chìa khóa và thiết bị đi kèm.

Nếu căn shophouse cần sửa chữa, phải xác định phạm vi được phép cải tạo. Việc thi công cần tuân thủ quy định xây dựng, phòng cháy, chữa cháy và nội quy tòa nhà.

4.3. Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành. Hồ sơ thường có đơn đề nghị cấp giấy phép và giấy tờ pháp lý của thương nhân.

Tùy trường hợp, hồ sơ còn có thể bao gồm tài liệu về hoạt động của thương nhân, giấy tờ bổ nhiệm người đứng đầu và tài liệu liên quan đến địa điểm. Một số giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.

Doanh nghiệp cần kiểm tra danh mục hồ sơ áp dụng tại thời điểm nộp. Không nên sử dụng một bộ hồ sơ mẫu mà chưa đối chiếu trường hợp cụ thể.

4.4. Có cần công chứng hợp đồng thuê shophouse không?

Không phải mọi hợp đồng thuê bất động sản đều bắt buộc công chứng. Việc công chứng cần được xem xét theo loại tài sản, quy định pháp luật và thỏa thuận của các bên.

Dù không bắt buộc, các bên vẫn có thể lựa chọn công chứng để tăng tính chặt chẽ của hồ sơ. Điều này đặc biệt đáng cân nhắc khi hợp đồng có thời hạn dài hoặc giá trị lớn.

Trước khi ký, cần kiểm tra thẩm quyền của người đại diện và giấy tờ của tài sản. Nếu hồ sơ liên quan đến thương nhân nước ngoài, nên rà soát kỹ yêu cầu sử dụng tại cơ quan cấp phép.

>>> Xem thêm: Một thủ tục thuận tiện bắt đầu từ việc lựa chọn đúng dịch vụ công chứng

Kết luận

Thuê shophouse làm văn phòng đại diện công ty nước ngoài đòi hỏi kiểm tra cả công năng bất động sản và điều kiện cấp phép. Doanh nghiệp cần xác minh hồ sơ tài sản, thỏa thuận rõ tiền thuê và trách nhiệm hỗ trợ đăng ký. Hợp đồng chặt chẽ giúp hạn chế tranh chấp và chi phí phát sinh.

Khi soạn thảo hợp đồng thuê shophouse làm VPĐD, các bên nên rà soát kỹ mục đích thuê, thời hạn và điều khoản chấm dứt. Nếu cần hỗ trợ kiểm tra hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục công chứng, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn cụ thể.

>>> Xem thêm: Cần công chứng giấy tờ quan trọng? Hãy tìm hiểu thông tin tại văn phòng công chứng trước khi chuẩn bị hồ sơ

>>> Xem thêm: Người mua nhà đất tại Hà Nội nên tìm hiểu trước trình tự đăng ký sang tên; thông tin về dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội sẽ hữu ích

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com