Phân biệt công chứng và chứng thực: Khi nào chọn chứng thực để tiết kiệm thời gian?

Phân biệt công chứng và chứng thực là vấn đề nhiều người quan tâm khi cần xác nhận tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản hoặc giao dịch. Mặc dù đều có vai trò xác nhận giá trị pháp lý trong những trường hợp nhất định, công chứng và chứng thực là hai thủ tục khác nhau.

Việc lựa chọn đúng hình thức giúp người dân tránh mất thời gian thực hiện lại hồ sơ. Đồng thời, lựa chọn đúng nơi giải quyết cũng giúp quá trình chuẩn bị giấy tờ thuận lợi hơn.

Vậy công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào? Trường hợp nào có thể lựa chọn chứng thực để tiết kiệm thời gian? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hai thủ tục này.

>>> Xem thêm: Sự khác biệt giữa công chứng và chứng thực trong các giao dịch bất động sản.

1. Công chứng và chứng thực là gì?

1.1. Công chứng là gì?

Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch dân sự bằng văn bản. Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra hồ sơ, xác định ý chí tự nguyện của các bên và chứng nhận văn bản theo quy định.

Hoạt động công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng. Trong đó, người dân có thể lựa chọn Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng phù hợp.

Một số giao dịch thường được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng gồm:

• Hợp đồng mua bán nhà đất.
• Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất.
• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
• Hợp đồng thế chấp tài sản.
• Văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
• Văn bản khai nhận di sản.
• Di chúc.
• Một số loại hợp đồng, giao dịch khác theo quy định pháp luật.

Công chứng viên không chỉ xác nhận chữ ký đơn thuần. Trong quá trình công chứng, công chứng viên còn kiểm tra nội dung, chủ thể và tính phù hợp của hợp đồng, giao dịch với quy định pháp luật.

1.2. Chứng thực là gì?

Chứng thực là hoạt động do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền thực hiện nhằm xác nhận tính xác thực của giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc một số giao dịch theo quy định.

Tùy từng loại việc, thẩm quyền chứng thực có thể thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức được pháp luật giao thẩm quyền.

Một số thủ tục chứng thực thường gặp gồm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính.
• Chứng thực chữ ký.
• Chứng thực chữ ký người dịch trong một số trường hợp.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền.

Chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký thường có thủ tục tương đối đơn giản. Vì vậy, trong trường hợp pháp luật cho phép lựa chọn chứng thực, người dân có thể cân nhắc hình thức này để giảm thời gian thực hiện.

1.3. Vì sao dễ nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực?

Công chứng và chứng thực đều liên quan đến việc xác nhận giá trị pháp lý của giấy tờ hoặc văn bản. Vì vậy, nhiều người thường sử dụng hai khái niệm này thay thế cho nhau.

Tuy nhiên, nội dung xác nhận và thẩm quyền thực hiện không hoàn toàn giống nhau. Một thủ tục tập trung vào việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch và tính hợp pháp của nội dung. Trong khi đó, một số thủ tục chứng thực chủ yếu xác nhận bản sao đúng với bản chính hoặc chữ ký là của người đã ký.

Do đó, không nên mặc định rằng mọi giấy tờ đều có thể tùy ý lựa chọn giữa công chứng và chứng thực.

2. Phân biệt công chứng và chứng thực qua những tiêu chí nào?

2.1. Khác nhau về cơ quan thực hiện

Công chứng được thực hiện bởi công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

Trong khi đó, chứng thực có thể được thực hiện bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền chứng thực tùy từng loại thủ tục.

Sự khác biệt này khiến địa điểm thực hiện hai thủ tục không giống nhau. Người dân nên xác định trước loại giấy tờ cần xử lý để lựa chọn đúng nơi giải quyết.

2.2. Khác nhau về nội dung xác nhận

Đây là một trong những điểm quan trọng khi phân biệt hai thủ tục.

Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên xem xét tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên cũng kiểm tra năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện của các bên trong phạm vi pháp luật quy định.

Đối với chứng thực bản sao, nội dung xác nhận chủ yếu là bản sao được dùng để đối chiếu với bản chính. Với chứng thực chữ ký, cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Vì vậy, người dân cần xác định mình đang cần xác nhận nội dung giao dịch, bản sao giấy tờ hay chữ ký.

2.3. Khác nhau về loại giấy tờ, giao dịch

Không phải mọi hợp đồng, giao dịch đều có thể lựa chọn tùy ý giữa công chứng và chứng thực.

Có trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng. Có trường hợp pháp luật cho phép chứng thực. Cũng có những giao dịch mà các bên có thể lựa chọn một trong các hình thức được pháp luật cho phép.

Ví dụ, đối với nhiều giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở, người dân cần kiểm tra quy định pháp luật áp dụng cho từng loại giao dịch trước khi lựa chọn hình thức xác nhận.

Việc xác định đúng hình thức ngay từ đầu giúp tránh tình trạng hồ sơ đã thực hiện nhưng không đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

2.4. Khác nhau về quy trình xử lý

Công chứng hợp đồng, giao dịch thường cần trải qua bước kiểm tra hồ sơ, xác minh thông tin cần thiết, soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo, đọc lại nội dung và ký trước mặt công chứng viên.

Trong khi đó, một số thủ tục chứng thực như chứng thực bản sao từ bản chính có quy trình đơn giản hơn. Người yêu cầu chỉ cần xuất trình bản chính và bản sao để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu theo quy định.

Do đó, với những giấy tờ chỉ cần chứng thực bản sao, người dân thường không cần thực hiện quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch.

2.5. Khác nhau về thời gian thực hiện

Thời gian giải quyết phụ thuộc vào từng thủ tục và tình trạng hồ sơ.

Đối với chứng thực bản sao từ bản chính, nếu hồ sơ đầy đủ và có thể thực hiện ngay thì thủ tục thường khá nhanh. Đây là lý do chứng thực có thể phù hợp với người cần hoàn thiện nhiều bản sao giấy tờ trong thời gian ngắn.

Ngược lại, các giao dịch có nội dung phức tạp như mua bán, tặng cho hoặc chuyển nhượng nhà đất có thể cần nhiều thời gian hơn để kiểm tra hồ sơ.

>>> Xem thêm: Không thể trực tiếp xử lý công việc? Công chứng ủy quyền có thể là giải pháp phù hợp

3. Khi nào nên chọn chứng thực để tiết kiệm thời gian?

3.1. Khi chỉ cần chứng thực bản sao từ bản chính

Nếu cơ quan tiếp nhận hồ sơ chỉ yêu cầu bản sao được chứng thực, người dân có thể lựa chọn chứng thực bản sao thay vì thực hiện công chứng không cần thiết.

Ví dụ, một số hồ sơ hành chính có thể yêu cầu bản sao giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ khác. Khi đó, nếu quy định của cơ quan tiếp nhận chấp nhận bản sao chứng thực, người dân có thể thực hiện thủ tục này.

Cách làm này giúp rút ngắn thời gian và tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.

3.2. Khi cần xác nhận chữ ký

Một số giấy tờ chỉ yêu cầu xác nhận người ký là người đã thực hiện chữ ký trên văn bản.

Trong trường hợp pháp luật cho phép chứng thực chữ ký, người dân có thể lựa chọn chứng thực thay vì công chứng nội dung văn bản.

Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung của văn bản là hợp pháp. Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn thủ tục.

3.3. Khi hồ sơ không thuộc trường hợp bắt buộc công chứng

Nếu pháp luật không bắt buộc công chứng và cơ quan tiếp nhận hồ sơ chấp nhận hình thức chứng thực, người dân có thể cân nhắc chứng thực.

Việc lựa chọn cần dựa trên yêu cầu cụ thể của hồ sơ. Không nên chỉ lựa chọn dựa vào tiêu chí thủ tục nào nhanh hơn.

Trước khi thực hiện, khách hàng nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Nếu hồ sơ được yêu cầu phải công chứng thì chứng thực sẽ không thay thế được.

3.4. Khi cần hoàn thiện nhiều bản sao giấy tờ

Chứng thực bản sao có thể phù hợp với những bộ hồ sơ cần nhiều bản sao của cùng một loại giấy tờ.

Người dân có thể chuẩn bị bản chính và số lượng bản sao cần thiết. Cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu với bản chính để thực hiện chứng thực theo quy định.

Đây là trường hợp khá phổ biến trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hành chính, hồ sơ học tập, hồ sơ xin việc hoặc một số thủ tục dân sự.

3.5. Khi nào không nên cố chọn chứng thực?

Không phải cứ chứng thực là nhanh hơn thì đều nên lựa chọn.

Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng, việc lựa chọn chứng thực không phù hợp có thể khiến hồ sơ không được chấp nhận.

Đặc biệt, với các giao dịch nhà đất, thừa kế hoặc hợp đồng có nội dung phức tạp, người dân nên xác định rõ yêu cầu pháp lý trước khi thực hiện.

Trong trường hợp chưa chắc chắn nên công chứng hay chứng thực, việc hỏi trước công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp hạn chế sai sót.

4. Kinh nghiệm lựa chọn công chứng hay chứng thực

4.1. Xác định chính xác mục đích của giấy tờ

Trước tiên, cần xác định giấy tờ được sử dụng vào mục đích gì.

Nếu chỉ cần bản sao có xác nhận từ bản chính, chứng thực bản sao có thể là lựa chọn phù hợp. Nếu cần xác nhận chữ ký và pháp luật cho phép chứng thực chữ ký, người dân có thể cân nhắc hình thức này.

Nếu cần chứng nhận một hợp đồng hoặc giao dịch, cần kiểm tra xem pháp luật có yêu cầu công chứng hay không.

4.2. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ

Một trong những cách tránh mất thời gian là hỏi trước cơ quan hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ.

Mỗi thủ tục có thể có yêu cầu riêng về hình thức giấy tờ. Có trường hợp chấp nhận bản sao chứng thực. Có trường hợp yêu cầu bản chính hoặc văn bản công chứng.

Việc kiểm tra trước giúp người dân không phải đi lại nhiều lần để thay đổi hình thức giấy tờ.

4.3. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi thực hiện

Dù lựa chọn công chứng hay chứng thực, hồ sơ đầy đủ vẫn là yếu tố quan trọng.

Đối với chứng thực bản sao, người dân nên mang theo bản chính để đối chiếu. Đối với công chứng hợp đồng, giao dịch, cần chuẩn bị giấy tờ nhân thân và giấy tờ liên quan đến tài sản, giao dịch.

Thông tin trên các giấy tờ cũng cần thống nhất. Nếu có sai lệch, nên kiểm tra và xử lý trước khi thực hiện thủ tục.

4.4. Không nên nhầm chứng thực chữ ký với chứng nhận nội dung

Đây là lỗi khá phổ biến.

Khi chứng thực chữ ký, cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực theo phạm vi của thủ tục. Điều này không có nghĩa toàn bộ nội dung văn bản đã được xem xét và chứng nhận giống như công chứng hợp đồng, giao dịch.

Do đó, nếu văn bản có nội dung quan trọng hoặc liên quan đến quyền tài sản, người dân cần xác định rõ hình thức xác nhận mà pháp luật yêu cầu.

4.5. Có thể hỏi trước để lựa chọn hình thức phù hợp

Trong trường hợp chưa rõ nên công chứng hay chứng thực, khách hàng nên cung cấp thông tin về loại giấy tờ và mục đích sử dụng.

Công chứng viên có thể tư vấn về thành phần hồ sơ, hình thức văn bản và quy trình thực hiện trong phạm vi chuyên môn.

Việc được hướng dẫn trước giúp khách hàng chủ động hơn. Đồng thời, đây cũng là cách hạn chế việc thực hiện nhầm thủ tục rồi phải làm lại.

>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất là giao dịch lớn, vì vậy công chứng mua bán nhà đất cần được chuẩn bị kỹ

Kết luận

Phân biệt công chứng và chứng thực giúp người dân lựa chọn đúng thủ tục, đúng cơ quan có thẩm quyền và tránh mất thời gian khi chuẩn bị hồ sơ. Nếu chỉ cần chứng thực bản sao hoặc chứng thực chữ ký trong trường hợp pháp luật cho phép, người dân có thể lựa chọn hình thức phù hợp để quá trình xử lý đơn giản hơn.

Tuy nhiên, đối với hợp đồng, giao dịch và đặc biệt là những giao dịch liên quan đến nhà đất, cần kiểm tra kỹ quy định pháp luật trước khi lựa chọn. Không nên chỉ dựa vào tiêu chí thủ tục nào nhanh hơn mà bỏ qua yêu cầu về giá trị pháp lý của hồ sơ.

Nếu bạn chưa biết trường hợp của mình nên công chứng hay chứng thực, có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn về hồ sơ, hình thức thực hiện và thủ tục phù hợp với từng trường hợp.

>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhanh chóng? Hãy tìm một văn phòng công chứng phù hợp

>>> Xem thêm: Nhà đất có vấn đề giấy tờ? Bạn có thể tìm hiểu Dịch vụ sổ đỏ phù hợp

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com