Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông

Chứng thực ủy quyền dự họp cổ đông là thủ tục thường được quan tâm khi cổ đông không thể trực tiếp tham dự Đại hội đồng cổ đông. Khi đó, cổ đông có thể ủy quyền cho người khác tham dự và thực hiện quyền của mình theo phạm vi được giao.

Giấy ủy quyền cần thể hiện rõ thông tin của cổ đông và người được ủy quyền. Nội dung cũng cần xác định rõ quyền tham dự, biểu quyết hoặc thực hiện các công việc liên quan.

Tùy từng doanh nghiệp, giấy ủy quyền có thể phải đáp ứng những yêu cầu riêng. Điều lệ công ty hoặc giấy mời họp cũng có thể quy định về hình thức ủy quyền.

Vì vậy, cổ đông nên kiểm tra yêu cầu của công ty trước khi lập giấy ủy quyền. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ giúp hạn chế trường hợp văn bản không được chấp nhận khi tham dự cuộc họp.

>>> Xem thêm: Chứng thực hợp đồng góp vốn kinh doanh nhà hàng, quán cafe.

1. Ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông là gì?

1.1. Quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định nhiều vấn đề quan trọng của công ty cổ phần.

Cổ đông có quyền tham dự các cuộc họp theo quy định. Tùy loại cổ phần, cổ đông còn có thể thực hiện quyền biểu quyết.

Trong trường hợp không thể tham dự, cổ đông có thể xem xét việc ủy quyền. Người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc trong phạm vi được giao.

Việc ủy quyền cần tuân thủ Luật Doanh nghiệp và quy định của công ty. Cổ đông nên đọc kỹ thông báo mời họp trước khi lập giấy ủy quyền.

1.2. Khi nào cổ đông cần lập giấy ủy quyền?

Cổ đông có thể phát sinh nhu cầu ủy quyền vì nhiều lý do.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Cổ đông đang công tác tại địa phương khác.
• Cổ đông không thể sắp xếp thời gian dự họp.
• Cổ đông ở nước ngoài trong thời gian tổ chức cuộc họp.
• Cổ đông gặp khó khăn khi trực tiếp tham dự.
• Cổ đông muốn giao người khác thực hiện quyền tại cuộc họp.

Người được ủy quyền có thể là cá nhân phù hợp theo quy định. Cổ đông cần kiểm tra điều lệ và quy chế của công ty trước khi lựa chọn.

1.3. Người được ủy quyền có thể thực hiện những quyền gì?

Phạm vi quyền phụ thuộc vào nội dung giấy ủy quyền.

Cổ đông có thể ủy quyền tham dự cuộc họp. Trường hợp phù hợp, văn bản có thể ghi nhận quyền biểu quyết.

Người được ủy quyền cũng có thể thực hiện các công việc khác. Tuy nhiên, những quyền này cần được ghi rõ nếu doanh nghiệp yêu cầu.

Giấy ủy quyền càng cụ thể thì càng dễ xác định phạm vi đại diện. Điều này cũng giúp hạn chế tranh chấp về quyền biểu quyết.

1.4. Điều lệ công ty có ảnh hưởng đến việc ủy quyền không?

Điều lệ công ty là tài liệu cổ đông cần kiểm tra.

Điều lệ có thể quy định cách thức tham dự Đại hội đồng cổ đông. Công ty cũng có thể đưa ra yêu cầu về hồ sơ ủy quyền.

Thông báo mời họp thường nêu các giấy tờ cần mang theo. Cổ đông nên xem kỹ những yêu cầu này trước ngày họp.

Nếu giấy ủy quyền không đúng yêu cầu, người được ủy quyền có thể gặp khó khăn khi làm thủ tục tham dự.

2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền dự họp cổ đông

2.1. Giấy tờ tùy thân của cổ đông

Cổ đông cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân khi thực hiện chứng thực.

CCCD thường được sử dụng để xác định thông tin của người yêu cầu. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và chính xác.

Họ tên trong giấy ủy quyền cũng cần thống nhất với giấy tờ tùy thân. Sai thông tin có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.

2.2. Giấy ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông

Giấy ủy quyền là tài liệu quan trọng trong hồ sơ.

Nội dung văn bản nên thể hiện đầy đủ thông tin của các bên. Một số nội dung thường gồm:

• Họ tên của cổ đông.
• Thông tin của người được ủy quyền.
• Thông tin doanh nghiệp.
• Số cổ phần hoặc thông tin liên quan nếu cần.
• Nội dung ủy quyền.
• Phạm vi quyền được thực hiện.
• Thời hạn ủy quyền.
• Chữ ký của người ủy quyền.

Nếu công ty có mẫu giấy ủy quyền riêng, cổ đông nên sử dụng đúng mẫu. Điều này giúp hồ sơ phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

2.3. Giấy tờ liên quan đến quyền tham dự

Trong một số trường hợp, cổ đông cần cung cấp thêm giấy tờ liên quan.

Có thể là thông báo mời họp hoặc tài liệu xác nhận tư cách cổ đông. Công ty cũng có thể yêu cầu giấy tờ khác theo quy chế nội bộ.

Người dân nên kiểm tra yêu cầu trước khi đến chứng thực. Cách này giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.

2.4. Trường hợp cổ đông là tổ chức

Cổ đông của công ty cổ phần có thể là tổ chức.

Khi đó, người đại diện của tổ chức cần thực hiện việc ủy quyền theo thẩm quyền. Hồ sơ có thể cần thêm giấy tờ chứng minh tư cách đại diện.

Nếu người ký giấy ủy quyền không phải người đại diện theo pháp luật, cần kiểm tra căn cứ ủy quyền.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của công ty tổ chức Đại hội đồng cổ đông. Điều này giúp việc xác nhận tư cách tham dự được thuận lợi hơn.

>>> Xem thêm: Khi không thể trực tiếp có mặt, công chứng ủy quyền có thể trở thành giải pháp phù hợp

3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông

3.1. Bước 1: Kiểm tra yêu cầu của công ty

Trước tiên, cổ đông nên kiểm tra thông báo mời họp.

Thông báo thường nêu thời gian và địa điểm họp. Một số doanh nghiệp cũng hướng dẫn cách đăng ký người được ủy quyền.

Cổ đông cần xác định giấy ủy quyền có phải chứng thực hay không. Đây là bước quan trọng trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Nếu công ty có mẫu riêng, nên sử dụng đúng mẫu. Cổ đông cũng nên kiểm tra thời hạn gửi giấy ủy quyền.

3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy ủy quyền

Sau khi xác định yêu cầu, cổ đông chuẩn bị giấy ủy quyền.

Thông tin các bên cần được ghi chính xác. Phạm vi ủy quyền cũng cần thể hiện rõ.

Nếu người được ủy quyền có quyền biểu quyết, nội dung này nên được ghi cụ thể. Các vấn đề khác cũng cần được nêu nếu cổ đông muốn giao quyền.

Trước khi ký, cổ đông nên đọc lại toàn bộ văn bản. Việc kiểm tra trước giúp hạn chế sai sót.

3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ và ký trước người có thẩm quyền

Cổ đông mang theo giấy ủy quyền và giấy tờ cần thiết.

Người yêu cầu xuất trình giấy tờ để được kiểm tra. Sau đó, thực hiện ký theo hướng dẫn.

Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký, người ủy quyền cần trực tiếp thực hiện việc ký theo quy định. Không nên tự ý ký trước nếu chưa được hướng dẫn.

Việc này giúp bảo đảm thủ tục chứng thực được thực hiện đúng trình tự.

3.4. Bước 4: Nhận giấy ủy quyền đã chứng thực

Sau khi hoàn thành, cổ đông nhận lại giấy ủy quyền.

Người dân nên kiểm tra thông tin ngay sau khi nhận. Cần chú ý họ tên, thông tin doanh nghiệp và phạm vi ủy quyền.

Thời hạn ủy quyền cũng cần được kiểm tra. Nếu có sai sót, nên trao đổi ngay để được hướng dẫn.

3.5. Bước 5: Người được ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông

Người được ủy quyền sử dụng giấy ủy quyền để làm thủ tục tham dự.

Khi đến cuộc họp, người được ủy quyền có thể phải xuất trình giấy tờ tùy thân. Giấy ủy quyền cũng cần được mang theo bản phù hợp với yêu cầu của công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể yêu cầu tài liệu xác nhận tư cách cổ đông. Người được ủy quyền nên kiểm tra danh sách hồ sơ trước ngày họp.

4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực ủy quyền dự họp cổ đông

4.1. Chi phí chứng thực chữ ký

Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức thu áp dụng cho thủ tục chứng thực.

Mức phí cụ thể phụ thuộc vào quy định hiện hành. Nếu phát sinh sao chụp giấy tờ, có thể có thêm chi phí liên quan.

Cổ đông nên hỏi trước nơi thực hiện nếu cần chứng thực nhiều văn bản. Việc này giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ và chi phí.

4.2. Cần ghi rõ phạm vi ủy quyền

Phạm vi ủy quyền là nội dung rất quan trọng.

Nếu chỉ ủy quyền tham dự, văn bản nên ghi rõ nội dung này. Nếu có quyền biểu quyết, nội dung cũng nên được thể hiện cụ thể.

Cổ đông cũng có thể xác định thời hạn ủy quyền. Điều này giúp tránh cách hiểu khác nhau khi người được ủy quyền thực hiện quyền.

4.3. Kiểm tra thời hạn của giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền nên ghi rõ thời hạn.

Thời hạn có thể gắn với một cuộc họp cụ thể. Trong trường hợp khác, các bên có thể xác định một khoảng thời gian.

Cổ đông cần kiểm tra yêu cầu của công ty. Một số doanh nghiệp có thể yêu cầu giấy ủy quyền được lập trong thời gian nhất định.

4.4. Người được ủy quyền cần mang theo giấy tờ gì?

Người được ủy quyền nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước khi dự họp.

Thông thường, cần có giấy tờ tùy thân. Giấy ủy quyền đã được chứng thực cũng cần được mang theo.

Công ty có thể yêu cầu thêm tài liệu khác. Người được ủy quyền nên kiểm tra thông báo mời họp để chuẩn bị đúng.

4.5. Chứng thực chữ ký không thay thế việc xác nhận tư cách cổ đông

Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu.

Thủ tục này không thay thế việc xác định tư cách cổ đông. Công ty vẫn có thể kiểm tra danh sách cổ đông và các giấy tờ liên quan.

Người được ủy quyền cũng phải đáp ứng yêu cầu tham dự của doanh nghiệp. Vì vậy, giấy ủy quyền hợp lệ chưa chắc đã là giấy tờ duy nhất cần xuất trình.

4.6. Nên thực hiện thủ tục trước ngày họp

Cổ đông nên hoàn thành giấy ủy quyền sớm.

Việc chuẩn bị trước giúp có thời gian kiểm tra nội dung. Cổ đông cũng có thể sửa đổi nếu phát hiện sai thông tin.

Nếu công ty có thời hạn gửi giấy ủy quyền, cần tuân thủ đúng thời hạn. Điều này giúp người được ủy quyền tham dự cuộc họp thuận lợi hơn.

>>> Xem thêm: Trước khi đặt bút ký, hãy chắc chắn bạn đã hiểu rõ thủ tục công chứng mua bán nhà đất

Kết luận

Chứng thực ủy quyền dự họp cổ đông giúp cổ đông có thể giao cho người khác tham dự Đại hội đồng cổ đông khi không thể trực tiếp có mặt. Giấy ủy quyền cần ghi rõ người được ủy quyền và phạm vi quyền được thực hiện. Cổ đông cũng nên kiểm tra trước yêu cầu của doanh nghiệp về mẫu giấy và hồ sơ kèm theo.

Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến giao dịch nhà đất, nhiều thủ tục đều cần đến văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Muốn nhận bản dịch nhanh mà không phải chờ đợi quá lâu? Dịch thuật lấy ngay đáng để bạn tìm hiểu

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com