Sự khác biệt giữa chứng thực chữ ký tại VPCC và phòng công chứng nhà nước

So sánh VPCC và Phòng công chứng là vấn đề được nhiều người quan tâm khi có nhu cầu chứng thực chữ ký. Hai loại hình này đều có thể cung cấp các dịch vụ pháp lý liên quan đến giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên, chức năng, cơ chế hoạt động và phạm vi thực hiện thủ tục có những điểm khác nhau.

Đặc biệt, cần phân biệt giữa chứng thực chữ ký và công chứng. Đây không phải là hai thủ tục giống nhau. Việc lựa chọn nơi thực hiện cần dựa vào đúng loại giấy tờ và yêu cầu của hồ sơ.

Vậy chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng (VPCC) có gì khác so với thực hiện tại Phòng công chứng nhà nước? Hai nơi có cùng giá trị pháp lý không? Người dân nên lựa chọn địa điểm nào khi cần chứng thực chữ ký?

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin cấp lại thẻ Căn cước công dân bị mất

1. Tổng quan về VPCC và Phòng công chứng nhà nước

1.1. Văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về công chứng.

Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình tổ chức phù hợp với quy định pháp luật. Công chứng viên làm việc tại đây thực hiện hoạt động công chứng theo thẩm quyền.

Ngoài công chứng, trong những trường hợp pháp luật cho phép, tổ chức hành nghề công chứng còn có thể thực hiện chứng thực chữ ký và một số hoạt động liên quan.

Vì vậy, người dân không nên mặc định rằng VPCC chỉ thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch.

1.2. Phòng công chứng nhà nước là gì?

Phòng công chứng là đơn vị được thành lập theo quy định của pháp luật về công chứng và thuộc cơ cấu tổ chức được pháp luật quy định.

Phòng công chứng có công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng theo thẩm quyền.

Trong phạm vi được pháp luật giao, Phòng công chứng cũng có thể thực hiện chứng thực chữ ký và các thủ tục chứng thực khác.

Do đó, khi cần chứng thực chữ ký, người dân cần xác định cụ thể thủ tục mình muốn thực hiện thay vì chỉ dựa vào tên gọi của nơi tiếp nhận.

1.3. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với công chứng

Đây là điểm cần làm rõ trước khi lựa chọn nơi thực hiện.

Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.

Trong khi đó, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản hoặc tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch theo trường hợp pháp luật quy định.

Hai thủ tục có bản chất khác nhau. Vì vậy, người dân cần xác định đúng yêu cầu của hồ sơ trước khi thực hiện.

1.4. Vì sao cần phân biệt hai loại hình này?

Tên gọi của nơi thực hiện đôi khi khiến người dân cho rằng thủ tục tại VPCC và Phòng công chứng nhà nước hoàn toàn khác nhau.

Trên thực tế, điểm quan trọng nằm ở thẩm quyền và thủ tục cụ thể được thực hiện.

Nếu chỉ cần chứng thực chữ ký, người dân cần tìm nơi có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Nếu cần công chứng hợp đồng hoặc giao dịch, phải thực hiện theo thủ tục công chứng tương ứng.

Xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp hạn chế việc chuẩn bị sai hồ sơ.

2. Sự khác biệt khi chứng thực chữ ký tại VPCC và Phòng công chứng

2.1. Về chủ thể thực hiện chứng thực

Tại VPCC, việc chứng thực chữ ký thuộc thẩm quyền của công chứng viên theo quy định pháp luật về chứng thực.

Đối với Phòng công chứng, công chứng viên cũng có thể thực hiện chứng thực chữ ký trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định.

Như vậy, điểm cần quan tâm không phải chỉ là VPCC hay Phòng công chứng. Người dân cần xác định người thực hiện có đúng thẩm quyền đối với thủ tục mình yêu cầu hay không.

2.2. Về quy trình chứng thực chữ ký

Quy trình chứng thực chữ ký về cơ bản phải tuân thủ các điều kiện và trình tự do pháp luật về chứng thực quy định.

Người yêu cầu xuất trình giấy tờ cần thiết. Người thực hiện chứng thực kiểm tra nhân thân và các điều kiện liên quan.

Sau đó, người yêu cầu thực hiện ký trước người có thẩm quyền chứng thực theo quy định.

Cuối cùng, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký và thực hiện các thủ tục cần thiết để hoàn tất việc chứng thực.

2.3. Về giá trị pháp lý của chữ ký được chứng thực

Nếu việc chứng thực chữ ký được thực hiện đúng thẩm quyền và đúng trình tự, giá trị pháp lý của việc chứng thực không phụ thuộc đơn thuần vào việc người dân thực hiện tại VPCC hay Phòng công chứng.

Điều quan trọng là thủ tục phải được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền và đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật.

Do đó, không nên hiểu rằng chữ ký được chứng thực tại VPCC có giá trị cao hơn hoặc thấp hơn chữ ký được chứng thực tại Phòng công chứng nhà nước chỉ vì khác nơi thực hiện.

2.4. Về loại giấy tờ có thể yêu cầu chứng thực chữ ký

Không phải mọi văn bản đều có thể thực hiện chứng thực chữ ký.

Người thực hiện chứng thực cần kiểm tra nội dung văn bản và các điều kiện liên quan. Nếu thuộc trường hợp không được chứng thực, yêu cầu có thể bị từ chối.

Một số văn bản có tính chất là hợp đồng hoặc giao dịch có thể cần thực hiện công chứng thay vì chỉ chứng thực chữ ký.

Vì vậy, người dân nên mang theo bản dự thảo hoặc văn bản cần ký để được kiểm tra trước khi thực hiện.

2.5. Về địa điểm thực hiện

Việc lựa chọn VPCC hay Phòng công chứng thường phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng tiếp nhận của từng nơi.

Trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật cho phép thực hiện chứng thực ngoài trụ sở. Người dân có thể trao đổi trước nếu không thể trực tiếp đến nơi thực hiện.

Tuy nhiên, không nên tự mặc định rằng mọi VPCC hoặc Phòng công chứng đều có thể thực hiện chứng thực ngoài trụ sở trong mọi trường hợp.

Cần xác định căn cứ và điều kiện cụ thể trước khi yêu cầu.

>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhà đất thuận tiện hơn? Tham khảo Dịch vụ sổ đỏ để biết hướng thực hiện phù hợ

3. Nên chứng thực chữ ký tại VPCC hay Phòng công chứng nhà nước?

3.1. Khi nào có thể lựa chọn VPCC?

VPCC có thể là lựa chọn thuận tiện nếu người dân cần thực hiện thủ tục tại tổ chức hành nghề công chứng có cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký theo thẩm quyền.

Một số người lựa chọn VPCC vì thuận tiện về vị trí, thời gian hoặc khả năng hỗ trợ hồ sơ.

Tuy nhiên, người dân vẫn cần kiểm tra trước xem nơi mình lựa chọn có tiếp nhận đúng loại thủ tục hay không.

Không nên chỉ căn cứ vào việc VPCC có hoạt động công chứng để mặc nhiên cho rằng mọi yêu cầu chứng thực đều được giải quyết.

3.2. Khi nào có thể lựa chọn Phòng công chứng?

Phòng công chứng cũng có thể là nơi người dân lựa chọn khi có nhu cầu chứng thực chữ ký thuộc phạm vi thẩm quyền.

Đây là loại hình tổ chức hành nghề công chứng được thành lập theo quy định của pháp luật.

Nếu hồ sơ có nội dung phức tạp, người dân có thể trao đổi trước để xác định mình cần chứng thực chữ ký hay phải thực hiện công chứng.

Việc xác định đúng thủ tục giúp quá trình tiếp nhận hồ sơ thuận lợi hơn.

3.3. Có nên lựa chọn nơi gần nhất không?

Khoảng cách là một yếu tố có thể cân nhắc nhưng không phải tiêu chí duy nhất.

Người dân nên ưu tiên nơi có thẩm quyền, có khả năng tiếp nhận đúng loại hồ sơ và phù hợp với thời gian cần giải quyết.

Đối với giấy tờ đơn giản, việc lựa chọn địa điểm thuận tiện có thể giúp tiết kiệm thời gian đi lại.

Nếu hồ sơ có nội dung đặc biệt, nên trao đổi trước với nơi dự định thực hiện.

3.4. Cần hỏi gì trước khi đến thực hiện?

Trước khi đi, người dân nên cung cấp thông tin cơ bản về loại văn bản cần ký.

Có thể hỏi về giấy tờ tùy thân cần mang theo. Đồng thời, cần xác nhận thủ tục là chứng thực chữ ký hay công chứng.

Nếu người yêu cầu không thể đến trụ sở, nên hỏi thêm về khả năng thực hiện ngoài trụ sở.

Việc trao đổi trước giúp hạn chế tình trạng đến nơi nhưng hồ sơ không thuộc phạm vi tiếp nhận.

3.5. Trường hợp cần chứng thực chữ ký gấp

Khi cần chứng thực trong thời gian ngắn, người dân nên chủ động liên hệ trước.

Có thể hỏi về thời gian tiếp nhận, giấy tờ cần chuẩn bị và khả năng giải quyết trong ngày.

Tuy nhiên, thời gian thực hiện còn phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và quy định áp dụng.

Không nên vì cần gấp mà bỏ qua bước kiểm tra nội dung văn bản.

4. Những lưu ý khi lựa chọn nơi chứng thực chữ ký

4.1. Không nên chỉ dựa vào tên gọi “nhà nước” hoặc “tư nhân”

Nhiều người cho rằng thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước sẽ có giá trị pháp lý cao hơn.

Cách hiểu này không phù hợp khi đánh giá giá trị của việc chứng thực chữ ký.

Điều quan trọng là thủ tục có được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng điều kiện và đúng trình tự hay không.

Vì vậy, người dân nên tập trung vào loại thủ tục và thẩm quyền thay vì chỉ so sánh mô hình tổ chức.

4.2. Kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký

Chứng thực chữ ký không thay thế trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.

Người yêu cầu cần đọc kỹ toàn bộ tài liệu trước khi ký. Những thông tin về quyền, nghĩa vụ, tài sản hoặc cam kết cần được kiểm tra cẩn thận.

Nếu có nội dung chưa rõ, nên hỏi lại trước khi ký.

Đặc biệt, không nên ký vào văn bản có phần nội dung còn bỏ trống hoặc chưa được hoàn thiện.

4.3. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân

Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.

Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và phù hợp với thông tin trong văn bản.

Nếu có thay đổi thông tin cá nhân hoặc giấy tờ có vấn đề, nên trao đổi trước với nơi thực hiện.

Chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ

Chứng thực chữ ký chỉ là một bước trong nhiều loại hồ sơ.

Cơ quan, tổ chức nhận giấy tờ có thể đặt ra yêu cầu riêng về hình thức văn bản. Có trường hợp cần chứng thực chữ ký. Có trường hợp lại cần công chứng hoặc chứng thực bản sao.

Do đó, người dân nên hỏi nơi tiếp nhận trước khi thực hiện.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với hồ sơ sử dụng ở nước ngoài hoặc hồ sơ có yếu tố nước ngoài.

4.5. Ưu tiên đơn vị có thể hỗ trợ đúng nhu cầu

Một địa điểm thuận tiện không nhất thiết là lựa chọn phù hợp nhất nếu không tiếp nhận đúng thủ tục.

Người dân nên lựa chọn đơn vị có thể kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn rõ ràng.

Nếu cần chứng thực chữ ký ngoài giờ hoặc tại địa điểm khác, nên trao đổi trước về khả năng hỗ trợ.

Việc lựa chọn đúng nơi ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế phát sinh.

>>> Xem thêm: Không thể trực tiếp giải quyết công việc? Hãy tìm hiểu công chứng ủy quyền trước khi thực hiện

Kết luận

So sánh VPCC và Phòng công chứng cho thấy sự khác biệt về mô hình tổ chức không đồng nghĩa với việc chữ ký được chứng thực tại một nơi sẽ có giá trị pháp lý cao hơn nơi còn lại. Điều quan trọng là người thực hiện phải có thẩm quyền và thủ tục được tiến hành đúng quy định.

Trước khi thực hiện, người dân cần xác định rõ mình đang yêu cầu chứng thực chữ ký hay công chứng hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết.

Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký, công chứng giấy tờ, lựa chọn nơi thực hiện hoặc kiểm tra hồ sơ trước khi ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất là giao dịch lớn, vì vậy công chứng mua bán nhà đất cần được chuẩn bị kỹ

>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhanh chóng? Hãy tìm một văn phòng công chứng phù hợp

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com