Chứng thực chữ ký trên đơn xin cấp lại thẻ Căn cước công dân bị mất

Chứng thực chữ ký đơn cấp lại CCCD là vấn đề có thể được quan tâm khi người dân làm hồ sơ đề nghị cấp lại giấy tờ căn cước đã bị mất. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa yêu cầu chứng thực chữ ký trên một văn bản và thủ tục cấp lại thẻ căn cước do cơ quan quản lý căn cước thực hiện.

Theo quy định hiện hành, người bị mất thẻ căn cước thuộc trường hợp được cấp lại. Thủ tục này có thể thực hiện trực tuyến trên Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng định danh quốc gia, hoặc thực hiện trực tiếp tại nơi làm thủ tục cấp thẻ.

Đáng chú ý, hồ sơ cấp lại thẻ căn cước do bị mất hiện được cơ quan quản lý căn cước khai thác thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu căn cước. Vì vậy, không phải mọi trường hợp đều phát sinh yêu cầu phải chứng thực chữ ký trên một đơn riêng.

Vậy khi bị mất thẻ Căn cước công dân, có cần chứng thực chữ ký trên đơn xin cấp lại không? Trường hợp nào cần chứng thực chữ ký? Hồ sơ và thủ tục cấp lại thẻ hiện được thực hiện như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.

>>> Xem thêm: Phân biệt lời chứng thực chữ ký và lời công chứng hợp đồng

1. Chứng thực chữ ký trên đơn xin cấp lại thẻ Căn cước công dân

1.1. Bị mất thẻ Căn cước công dân có được cấp lại không?

Theo Luật Căn cước, người đã được cấp thẻ căn cước nhưng bị mất thẻ thuộc trường hợp được cấp lại. Quy định này cũng áp dụng với trường hợp thẻ căn cước bị hư hỏng đến mức không thể sử dụng, theo điều kiện luật định.

Hiện nay, pháp luật sử dụng tên gọi “thẻ căn cước”. Thẻ Căn cước công dân đã cấp trước đây được xử lý theo quy định chuyển tiếp và thủ tục căn cước hiện hành.

Khi bị mất thẻ, người dân không cần thực hiện thủ tục cấp mới chỉ vì lý do mất thẻ. Thay vào đó, có thể đề nghị cấp lại theo đúng thủ tục.

1.2. Có bắt buộc chứng thực chữ ký trên đơn cấp lại không?

Không phải trường hợp nào người dân xin cấp lại thẻ căn cước do bị mất cũng phải chứng thực chữ ký trên một đơn riêng.

Theo thủ tục hiện hành, người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an hoặc ứng dụng định danh quốc gia. Người dân kiểm tra thông tin được khai thác từ cơ sở dữ liệu và xác nhận chuyển hồ sơ đề nghị cấp lại.

Nếu thực hiện trực tiếp, cơ quan quản lý căn cước sẽ khai thác thông tin để lập hồ sơ. Phiếu thu nhận thông tin căn cước được in trong quá trình tiếp nhận để công dân kiểm tra và ký xác nhận.

Do đó, người dân cần xác định đúng yêu cầu của hồ sơ thay vì mặc nhiên cho rằng phải chứng thực chữ ký trên đơn.

1.3. Khi nào có thể phát sinh yêu cầu chứng thực chữ ký?

Chứng thực chữ ký là một thủ tục riêng. Thủ tục này có thể được sử dụng đối với những giấy tờ, văn bản mà pháp luật hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phải có chứng thực chữ ký.

Theo quy định về chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và yêu cầu người ký thực hiện chữ ký theo đúng trình tự.

Vì vậy, nếu một cơ quan, tổ chức yêu cầu người dân cung cấp một văn bản riêng có chứng thực chữ ký để phục vụ mục đích cụ thể, cần kiểm tra chính xác yêu cầu đó.

Không nên tự thực hiện chứng thực nếu hồ sơ cấp lại thẻ căn cước không yêu cầu.

1.4. Cần phân biệt chứng thực chữ ký với ký xác nhận hồ sơ căn cước

Hai hình thức này có thể dễ bị nhầm lẫn.

Khi làm thủ tục trực tiếp, cơ quan quản lý căn cước có thể in Phiếu thu nhận thông tin căn cước để người dân kiểm tra và ký xác nhận. Đây là một bước trong quy trình tiếp nhận hồ sơ căn cước.

Trong khi đó, chứng thực chữ ký là thủ tục xác nhận chữ ký trên văn bản theo pháp luật về chứng thực.

Việc ký xác nhận vào phiếu trong hồ sơ căn cước không đồng nghĩa với việc người dân phải mang phiếu đó đi chứng thực chữ ký.

2. Điều kiện và giấy tờ khi xin cấp lại thẻ căn cước bị mất

2.1. Người dân phải thuộc trường hợp được cấp lại

Luật Căn cước quy định cấp lại thẻ trong trường hợp bị mất thẻ căn cước hoặc thẻ bị hư hỏng không sử dụng được, trừ trường hợp thuộc diện cấp đổi theo quy định riêng.

Ngoài ra, người được trở lại quốc tịch Việt Nam cũng thuộc một trường hợp cấp lại theo Luật Căn cước.

Với trường hợp bị mất thẻ, cơ quan quản lý căn cước sử dụng dữ liệu đã có để giải quyết thủ tục.

2.2. Thông tin cá nhân cần được kiểm tra

Khi thực hiện thủ tục trực tiếp, người dân cung cấp thông tin để cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Các thông tin cơ bản có thể bao gồm họ, chữ đệm và tên khai sinh, số định danh cá nhân và nơi cư trú theo hướng dẫn của thủ tục hiện hành.

Nếu thông tin trong cơ sở dữ liệu chính xác, hồ sơ được tiếp tục xử lý theo quy định.

Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác hoặc chưa được cập nhật, người dân cần trao đổi với cơ quan tiếp nhận để được hướng dẫn xử lý.

2.3. Trường hợp cấp lại do mất thẻ có điểm gì đáng chú ý?

Đối với trường hợp cấp lại do bị mất thẻ, cơ quan quản lý căn cước có thể sử dụng thông tin về ảnh khuôn mặt, vân tay và mống mắt đã được thu nhận lần gần nhất cùng các thông tin hiện có trong các cơ sở dữ liệu để cấp lại thẻ.

Điều này giúp phân biệt trường hợp cấp lại do mất thẻ với một số trường hợp phải thực hiện thu nhận lại thông tin sinh trắc học.

Người dân vẫn cần thực hiện các bước xác nhận và nghĩa vụ liên quan theo yêu cầu của thủ tục.

2.4. Trường hợp người dưới 14 tuổi cần lưu ý gì?

Nếu người đề nghị cấp lại thẻ căn cước là người đại diện hợp pháp của người dưới 14 tuổi, hồ sơ có thể cần thông tin hoặc tài liệu chứng minh tư cách đại diện theo quy định.

Trong trường hợp thông tin người đại diện có thể được khai thác từ các cơ sở dữ liệu, thủ tục được thực hiện theo cơ chế dữ liệu hiện hành. Nếu không khai thác được thông tin, người đại diện có thể phải thực hiện thêm bước cập nhật theo hướng dẫn.

Do đó, cha mẹ hoặc người đại diện nên kiểm tra trước thông tin trong hệ thống.

>>> Xem thêm: Khi thời gian là yếu tố được ưu tiên, Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh trở thành thông tin đáng quan tâm

3. Thủ tục cấp lại thẻ căn cước khi bị mất

3.1. Nộp hồ sơ trực tiếp

Người dân có thể đến Công an cấp xã hoặc Bộ phận một cửa cấp xã đã triển khai thủ tục để đề nghị cấp lại thẻ căn cước. Theo hướng dẫn được công bố tháng 9/2026, việc tiếp nhận có thể thực hiện tại Công an cấp xã trong cả nước, không phụ thuộc nơi cư trú nếu địa phương đã triển khai.

Khi tiếp nhận, cán bộ kiểm tra và khai thác thông tin của công dân trên hệ thống.

Người dân cần kiểm tra kỹ các thông tin được sử dụng để lập hồ sơ. Nếu có sai sót, nên thông báo ngay để được hướng dẫn.

3.2. Nộp hồ sơ trực tuyến

Cấp lại thẻ căn cước do bị mất thuộc trường hợp có thể thực hiện trực tuyến toàn trình theo hướng dẫn hiện hành.

Người dân có thể thực hiện trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia. Sau khi lựa chọn thủ tục, người dân kiểm tra thông tin được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Nếu thông tin chính xác, người dân xác nhận chuyển hồ sơ đến cơ quan Công an có thẩm quyền để xem xét, giải quyết.

Hình thức trực tuyến giúp người dân giảm số lần phải đến trực tiếp cơ quan tiếp nhận.

3.3. Kiểm tra và xác nhận thông tin

Đối với hồ sơ thực hiện trực tiếp, Phiếu thu nhận thông tin căn cước được tạo lập từ dữ liệu của công dân.

Người dân cần kiểm tra các thông tin trên phiếu trước khi ký xác nhận. Đây là bước quan trọng để hạn chế sai sót trong quá trình cấp thẻ.

Việc ký xác nhận trên phiếu không đồng nghĩa với việc phải thực hiện chứng thực chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

3.4. Nộp lệ phí và nhận giấy hẹn

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, người dân thực hiện nghĩa vụ lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp.

Theo hướng dẫn hiện hành, mức lệ phí cấp lại thẻ căn cước là 70.000 đồng/thẻ. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026, mức thu lệ phí cấp lại được giảm còn 50% mức thu theo quy định.

Sau đó, cơ quan tiếp nhận cấp giấy hẹn trả kết quả bằng bản giấy hoặc bản điện tử.

Người dân có thể nhận thẻ trực tiếp hoặc đăng ký nhận qua dịch vụ bưu chính theo quy định.

3.5. Thời hạn cấp lại thẻ căn cước

Luật Căn cước quy định thời hạn cấp, cấp đổi, cấp lại thẻ là không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Đối với trường hợp cấp lại thẻ do bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được thực hiện qua dịch vụ công trực tuyến toàn trình, hướng dẫn thủ tục hiện hành quy định thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ và người nộp hoàn thành nghĩa vụ phí.

Thời gian thực tế cần căn cứ vào tình trạng hồ sơ và quá trình giải quyết của cơ quan có thẩm quyền.

4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên đơn cấp lại CCCD

4.1. Không nên nhầm thủ tục chứng thực với thủ tục cấp lại thẻ

Tên gọi “đơn xin cấp lại CCCD” có thể khiến người dân nghĩ rằng mọi đơn đều phải được chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, thủ tục cấp lại thẻ căn cước do bị mất hiện được thực hiện theo quy trình căn cước riêng. Người dân có thể thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp theo hướng dẫn của cơ quan quản lý căn cước.

Nếu không có yêu cầu riêng từ cơ quan tiếp nhận, người dân không nên tự bổ sung thủ tục chứng thực chữ ký.

4.2. Sử dụng đúng thuật ngữ về giấy tờ căn cước

Từ ngày Luật Căn cước có hiệu lực, thuật ngữ pháp lý hiện hành là “thẻ căn cước”.

Trong giao tiếp, nhiều người vẫn quen gọi là “thẻ Căn cước công dân” hoặc “CCCD”. Tuy nhiên, khi chuẩn bị hồ sơ, nên sử dụng tên gọi phù hợp với biểu mẫu và thủ tục đang được áp dụng.

Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn giữa quy định cũ và quy định hiện hành.

4.3. Không tự ý lập đơn ngoài mẫu nếu thủ tục không yêu cầu

Hồ sơ căn cước được thực hiện theo biểu mẫu và quy trình do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Đối với thủ tục cấp lại do mất thẻ, cơ quan quản lý căn cước khai thác dữ liệu để lập hồ sơ. Phiếu thu nhận thông tin căn cước được tạo lập trong quá trình tiếp nhận hồ sơ.

Vì vậy, người dân nên kiểm tra hướng dẫn chính thức trước khi tự soạn đơn.

Nếu một cơ quan khác yêu cầu đơn có chứng thực chữ ký cho mục đích riêng, cần xác định chính xác nội dung và yêu cầu của hồ sơ đó.

4.4. Kiểm tra thông tin trước khi xác nhận

Khi thực hiện thủ tục trực tiếp, người dân được kiểm tra thông tin trên Phiếu thu nhận thông tin căn cước trước khi ký xác nhận.

Cần chú ý họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân và các thông tin liên quan.

Nếu phát hiện sai lệch, nên thông báo ngay cho cán bộ tiếp nhận. Không nên ký xác nhận khi chưa kiểm tra đầy đủ nội dung.

4.5. Có thể yêu cầu cấp lại tại nơi ở trong trường hợp cần thiết

Theo hướng dẫn thủ tục hiện hành, việc cấp lại thẻ căn cước có thể được tổ chức lưu động tại cơ quan, đơn vị cấp xã hoặc tại chỗ ở của công dân trong trường hợp cần thiết.

Đây là điểm đáng lưu ý đối với người gặp khó khăn trong việc đi lại hoặc thuộc trường hợp cần được hỗ trợ.

Tuy nhiên, việc cấp lưu động không đồng nghĩa với việc chứng thực chữ ký trên đơn tại nhà. Hai thủ tục này cần được phân biệt rõ.

4.6. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ

Nếu đơn xin cấp lại thẻ căn cước được sử dụng cho một mục đích khác ngoài thủ tục cấp lại thẻ, yêu cầu về chứng thực có thể được xác định riêng.

Người dân nên hỏi rõ cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận về loại văn bản cần cung cấp. Điều này giúp tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.

Trường hợp cần chứng thực chữ ký trên một văn bản riêng, nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân và văn bản theo đúng yêu cầu của thủ tục chứng thực.

>>> Xem thêm: Muốn biết trường hợp của mình có cần công chứng ủy quyền hay không? Hãy kiểm tra quy định trước

Kết luận

Chứng thực chữ ký đơn cấp lại CCCD không phải là yêu cầu mặc định đối với thủ tục cấp lại thẻ căn cước do bị mất. Theo quy định hiện hành, người dân có thể thực hiện thủ tục cấp lại trực tuyến hoặc trực tiếp. Cơ quan quản lý căn cước sẽ khai thác thông tin đã có để lập và giải quyết hồ sơ theo quy định.

Trường hợp một cơ quan, tổ chức yêu cầu văn bản riêng có chứng thực chữ ký, người dân cần xác định rõ mục đích và yêu cầu của hồ sơ. Không nên tự ý chứng thực khi thủ tục cấp lại thẻ căn cước không yêu cầu.

Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký đơn cấp lại CCCD, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc cần kiểm tra giấy tờ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Một giao dịch an toàn bắt đầu từ việc hiểu đúng các bước công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Cần công chứng giấy tờ ngay hôm nay? Bạn có thể tìm hiểu trước về văn phòng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com