Quy trình lưu trữ và tra cứu bản lưu chứng thực chữ ký điện tử trên hệ thống dữ liệu công chứng

Tra cứu chứng thực chữ ký điện tử là vấn đề được nhiều người quan tâm khi thủ tục chứng thực ngày càng được số hóa. Việc lưu trữ dữ liệu điện tử giúp quản lý hồ sơ thuận tiện hơn.

Tuy nhiên, cần phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng điện tử. Đây là hai hoạt động có phạm vi và căn cứ pháp lý khác nhau.

Pháp luật hiện hành đã có quy định về cơ sở dữ liệu công chứng. Hồ sơ công chứng điện tử cũng được lưu trữ và đồng bộ trên hệ thống dữ liệu theo quy định.

Đối với chứng thực chữ ký, thông tin chứng thực được ghi nhận trong sổ chứng thực. Mẫu sổ hiện hành có các thông tin như số chứng thực, ngày chứng thực, người ký và giấy tờ đã được chứng thực.

Vậy bản lưu chứng thực chữ ký được quản lý như thế nào? Có thể tra cứu trực tuyến hay không? Ai được quyền khai thác thông tin? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.

>>> Xem thêm: Tại sao không nên chứng thực chữ ký trên các hợp đồng mua bán tài sản lớn?

1. Bản lưu chứng thực chữ ký điện tử được hiểu như thế nào?

1.1. Chứng thực chữ ký và công chứng điện tử là hai khái niệm khác nhau

Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

Công chứng điện tử lại thuộc phạm vi hoạt động công chứng. Luật Công chứng quy định riêng về văn bản công chứng điện tử và hồ sơ công chứng điện tử.

Vì vậy, không nên đồng nhất hai thủ tục này.

Việc một tài liệu được tạo hoặc lưu dưới dạng điện tử cũng không tự động biến nó thành văn bản công chứng điện tử.

1.2. Dữ liệu chứng thực chữ ký được ghi nhận trong quá trình thực hiện

Khi chứng thực chữ ký, thông tin của thủ tục được ghi nhận theo quy định.

Mẫu sổ chứng thực chữ ký hiện hành có các trường thông tin cụ thể. Nội dung gồm số chứng thực, ngày thực hiện và thông tin người ký.

Sổ cũng ghi tên giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Ngoài ra còn có thông tin về người thực hiện chứng thực và số lượng văn bản.

Những dữ liệu này hỗ trợ việc quản lý và kiểm tra hoạt động chứng thực.

1.3. Hồ sơ điện tử cần được bảo đảm an toàn

Việc số hóa dữ liệu không có nghĩa thông tin được công khai cho mọi người.

Dữ liệu liên quan đến cá nhân cần được bảo vệ theo quy định. Việc khai thác thông tin phải đúng thẩm quyền và mục đích.

Đối với cơ sở dữ liệu công chứng, pháp luật yêu cầu tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc kết nối và chia sẻ dữ liệu cũng phải tuân thủ pháp luật có liên quan.

Do đó, tra cứu dữ liệu phải được thực hiện theo cơ chế phù hợp.

1.4. Không phải mọi bản lưu đều có thể tra cứu công khai

Người dân có thể muốn kiểm tra lại một lần chứng thực trước đây. Tuy nhiên, không phải dữ liệu nào cũng được mở để tra cứu tự do.

Thông tin cá nhân cần được bảo vệ. Hồ sơ cũng có thể chứa dữ liệu riêng tư của người ký.

Vì vậy, việc cung cấp hoặc khai thác bản lưu phải căn cứ vào quy định áp dụng.

Người dân nên liên hệ đúng nơi đã thực hiện chứng thực khi cần kiểm tra hồ sơ.

2. Quy trình lưu trữ dữ liệu chứng thực chữ ký

2.1. Ghi nhận thông tin sau khi chứng thực

Sau khi hoàn tất thủ tục, thông tin chứng thực được ghi nhận theo quy định.

Sổ chứng thực là một trong những công cụ quản lý quan trọng. Thông tin được ghi theo từng lần chứng thực.

Việc ghi nhận giúp cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực quản lý số liệu.

Đây cũng là cơ sở để kiểm tra khi phát sinh nhu cầu xác minh.

2.2. Xác định thông tin của người ký

Thông tin người ký là một nội dung quan trọng trong dữ liệu chứng thực.

Mẫu sổ hiện hành có trường ghi họ tên và thông tin giấy tờ của người yêu cầu. Các loại thông tin có thể gồm căn cước, căn cước điện tử hoặc hộ chiếu và giấy tờ xuất nhập cảnh.

Việc ghi nhận cần bảo đảm chính xác.

Sai thông tin có thể gây khó khăn khi kiểm tra hoặc xác minh về sau.

2.3. Ghi nhận thông tin của văn bản đã chứng thực

Thông tin về giấy tờ, văn bản cũng được ghi nhận trong sổ chứng thực.

Nội dung này giúp xác định tài liệu nào đã được chứng thực chữ ký.

Số lượng văn bản cũng được thống kê theo quy định. Việc ghi nhận này giúp hạn chế nhầm lẫn giữa các hồ sơ.

Khi cần kiểm tra, các thông tin trên có thể hỗ trợ quá trình đối chiếu.

2.4. Dữ liệu công chứng điện tử được đồng bộ theo quy định

Đối với hoạt động công chứng điện tử, pháp luật đã quy định rõ hơn về việc lưu trữ dữ liệu.

Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng. Việc đồng bộ phục vụ lưu trữ lâu dài và kiểm tra, giám sát.

Dữ liệu cũng có thể được chia sẻ với cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin.

Quy định này không nên được hiểu là mọi dữ liệu chứng thực chữ ký đều được lưu theo cùng một cơ chế.

2.5. Bản giấy và dữ liệu điện tử có thể cùng được quản lý

Trong quá trình chuyển đổi số, dữ liệu điện tử ngày càng được sử dụng nhiều hơn.

Tuy nhiên, việc có dữ liệu điện tử không đồng nghĩa mọi hồ sơ giấy đều bị loại bỏ.

Đối với hồ sơ công chứng, pháp luật có quy định riêng về chuyển đổi hồ sơ giấy sang thông điệp dữ liệu. Hồ sơ sau chuyển đổi phải bảo đảm chính xác về nội dung.

Vì vậy, cần xác định loại hồ sơ trước khi yêu cầu tra cứu.

>>> Xem thêm: Để việc sang tên nhà đất tại Hà Nội bớt lúng túng, hãy chủ động tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội

3. Cách tra cứu bản lưu chứng thực chữ ký điện tử

3.1. Xác định nơi đã thực hiện chứng thực

Khi cần tra cứu một lần chứng thực, trước tiên cần xác định nơi đã thực hiện.

Thông tin này rất quan trọng. Mỗi cơ quan hoặc tổ chức có thể quản lý hồ sơ theo phạm vi được giao.

Người dân nên cung cấp thời gian chứng thực nếu còn nhớ.

Tên người ký và loại văn bản cũng là thông tin hữu ích để tìm hồ sơ.

3.2. Chuẩn bị thông tin phục vụ việc tra cứu

Người yêu cầu nên chuẩn bị các thông tin liên quan.

Có thể gồm họ tên người ký, thời điểm chứng thực và tên văn bản.

Nếu còn số chứng thực, việc kiểm tra sẽ thuận lợi hơn.

Người dân cũng nên chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân khi được yêu cầu.

3.3. Tra cứu thông tin trên hệ thống nếu được phép

Trong trường hợp dữ liệu được tích hợp trên hệ thống có chức năng tra cứu, việc kiểm tra có thể được thực hiện theo quy trình tương ứng.

Tuy nhiên, quyền truy cập không giống nhau đối với mọi người dùng.

Một số dữ liệu chỉ phục vụ quản lý nội bộ. Một số thông tin có thể được cung cấp khi đáp ứng điều kiện.

Do đó, không nên hiểu rằng chỉ cần có họ tên là có thể tra cứu toàn bộ hồ sơ.

3.4. Đối chiếu dữ liệu với hồ sơ chứng thực

Khi tìm thấy thông tin, cần đối chiếu với hồ sơ thực tế.

Các nội dung cần kiểm tra gồm người ký và thời điểm chứng thực.

Tên văn bản cũng cần được đối chiếu.

Nếu có số chứng thực, nên sử dụng thông tin này để kiểm tra chính xác hơn.

3.5. Trường hợp không tìm thấy dữ liệu

Không tìm thấy dữ liệu điện tử không nhất thiết có nghĩa thủ tục chưa từng được thực hiện.

Có thể hồ sơ thuộc thời kỳ chưa được số hóa. Cũng có thể dữ liệu đang được quản lý theo hình thức khác.

Trong một số trường hợp, người dân cần liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực.

Đơn vị quản lý hồ sơ sẽ hướng dẫn cách kiểm tra phù hợp.

3.6. Cần xác định đúng loại dữ liệu cần tra cứu

Người dân nên xác định mình muốn kiểm tra thông tin gì.

Có trường hợp chỉ cần xác minh việc chứng thực đã được thực hiện.

Có trường hợp cần bản sao hoặc tài liệu liên quan.

Nếu yêu cầu không rõ, việc tra cứu có thể mất thêm thời gian.

Do đó, nên trình bày cụ thể mục đích ngay khi liên hệ.

4. Những lưu ý khi tra cứu và sử dụng dữ liệu chứng thực chữ ký

4.1. Không nên tự ý khai thác dữ liệu cá nhân

Thông tin chứng thực có thể gắn với dữ liệu nhân thân của người ký.

Người không có quyền không được tự ý khai thác hoặc sử dụng dữ liệu.

Việc quản lý và sử dụng thông tin phải tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu.

Đối với cơ sở dữ liệu công chứng, pháp luật cũng yêu cầu bảo vệ đời sống riêng tư và bí mật cá nhân.

4.2. Không nên nhầm dữ liệu chứng thực với cơ sở dữ liệu công chứng

Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.

Cơ sở dữ liệu công chứng có phạm vi thông tin riêng. Dữ liệu bao gồm thông tin về giao dịch đã được công chứng và văn bản công chứng.

Pháp luật cũng quy định về cổng tham chiếu dữ liệu công chứng. Cổng này phục vụ việc tham chiếu thông tin văn bản công chứng và dữ liệu liên quan.

Điều này khác với việc tra cứu mọi chứng thực chữ ký.

4.3. Không tự ý sửa hoặc thay đổi dữ liệu

Dữ liệu chứng thực phải được quản lý theo quy định.

Người dân không nên tự ý chỉnh sửa thông tin trên tài liệu điện tử.

Nếu phát hiện sai thông tin, cần liên hệ nơi quản lý hồ sơ.

Việc sửa chữa phải được thực hiện theo đúng thẩm quyền và quy trình.

4.4. Kiểm tra nguồn dữ liệu trước khi sử dụng

Thông tin tìm thấy trên một hệ thống không xác định không nên được sử dụng ngay.

Người dân cần kiểm tra nguồn cung cấp dữ liệu.

Đặc biệt, không nên tải hoặc sử dụng tài liệu từ các website không rõ nguồn gốc.

Khi cần xác minh giá trị của văn bản, nên liên hệ cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

4.5. Văn bản điện tử cần được kiểm tra tính xác thực

Đối với văn bản công chứng điện tử, pháp luật yêu cầu có hình thức tham chiếu phù hợp.

Văn bản có thể có QR-Code, đường link, mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng. Các thông tin này giúp kiểm tra tính xác thực của văn bản.

Tuy nhiên, quy định này áp dụng cho văn bản công chứng điện tử.

Không nên áp dụng máy móc cho mọi giấy tờ chứng thực chữ ký.

4.6. Nên liên hệ đơn vị chuyên môn khi hồ sơ phức tạp

Một số hồ sơ có thể liên quan đến giao dịch tài sản hoặc quyền lợi quan trọng.

Khi đó, việc xác minh dữ liệu cần được thực hiện cẩn thận.

Người dân nên cung cấp thông tin đầy đủ cho đơn vị quản lý hồ sơ.

Nếu chưa rõ thủ tục, có thể trao đổi với đơn vị có chuyên môn trước khi sử dụng tài liệu.

>>> Xem thêm: Hồ sơ công chứng ủy quyền thiếu giấy tờ có thể khiến việc thực hiện thủ tục bị gián đoạn

Kết luận

Tra cứu chứng thực chữ ký điện tử cần được hiểu đúng theo từng loại hồ sơ và hệ thống dữ liệu. Không phải mọi chứng thực chữ ký đều có thể tra cứu công khai trên cơ sở dữ liệu công chứng.

Thông tin chứng thực được ghi nhận và quản lý theo quy định. Trong khi đó, công chứng điện tử có cơ chế riêng về hồ sơ điện tử, cơ sở dữ liệu và cổng tham chiếu. Người dân cần phân biệt hai hệ thống để tránh hiểu sai về giá trị của dữ liệu.

Khi cần kiểm tra một hồ sơ cụ thể, nên xác định nơi đã thực hiện chứng thực. Người yêu cầu cũng nên chuẩn bị thông tin về người ký, thời gian và văn bản đã chứng thực.

Nếu cần tư vấn về tra cứu chứng thực chữ ký điện tử, kiểm tra hồ sơ chứng thực, xác minh thông tin hoặc các thủ tục liên quan đến công chứng và chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán đã thống nhất, vậy bước công chứng mua bán nhà đất cần làm gì tiếp theo?

>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com