Chứng thực chữ ký trên đơn xin xác nhận tình trạng hư hỏng của tài sản bảo đảm do thiên tai

Chứng thực chữ ký xác nhận tài sản thiên tai có thể phát sinh khi cá nhân cần lập đơn đề nghị xác nhận tình trạng tài sản bảo đảm bị hư hỏng. Tình trạng này thường liên quan đến bão, lũ, sạt lở hoặc các hiện tượng thiên nhiên khác.

Trong hồ sơ, người có tài sản có thể phải ký vào đơn đề nghị. Khi đó, việc chứng thực chữ ký giúp xác nhận chữ ký trên đơn là của người yêu cầu.

Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận tài sản đã bị hư hỏng. Cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền mới là bên xem xét và xác nhận tình trạng tài sản theo hồ sơ thực tế.

Vậy đơn xin xác nhận tài sản hư hỏng do thiên tai có được chứng thực chữ ký không? Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ gì? Nội dung đơn cần lưu ý những vấn đề nào?

Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ thủ tục và những điểm cần lưu ý.

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền đi giải quyết thủ tục ly hôn đơn phương

1. Chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận tài sản hư hỏng do thiên tai

1.1. Đơn xác nhận tình trạng tài sản có thể được chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu. Quy định hiện hành cho phép Chủ tịch UBND cấp xã và công chứng viên thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo thẩm quyền.

Vì vậy, đơn đề nghị xác nhận tình trạng hư hỏng của tài sản có thể được xem xét chứng thực chữ ký.

Điều kiện quan trọng là nội dung đơn không thuộc trường hợp bị từ chối chứng thực.

Người ký cũng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

1.2. Chứng thực chữ ký không xác nhận tình trạng hư hỏng

Đây là vấn đề cần phân biệt rõ.

Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung mình đã kê khai.

Do đó, việc chứng thực không phải là căn cứ để khẳng định tài sản đã bị thiên tai làm hư hỏng.

Nội dung về mức độ thiệt hại vẫn cần được cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xem xét.

Người dân không nên hiểu hai việc này là một.

1.3. Người ký phải tự chịu trách nhiệm về nội dung đơn

Đơn đề nghị thường chứa thông tin về tài sản và tình trạng thiệt hại.

Người ký phải chịu trách nhiệm về những thông tin mình kê khai.

Nếu đơn có thông tin không chính xác, việc chứng thực chữ ký không làm thay đổi trách nhiệm của người ký.

Vì vậy, cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký.

Đặc biệt, cần bảo đảm thông tin về tài sản phù hợp với hồ sơ đang có.

1.4. Cần xác định đúng bản chất của văn bản

Không phải cứ có chữ ký là văn bản được chứng thực chữ ký.

Pháp luật quy định một số trường hợp không được chứng thực chữ ký. Trong đó có văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp được pháp luật cho phép.

Vì vậy, cần xem xét nội dung thực tế của đơn.

Nếu văn bản chỉ là đơn đề nghị xác nhận, có thể xem xét theo thủ tục chứng thực chữ ký.

Nếu văn bản chứa nội dung giao dịch, cần xác định lại thủ tục phù hợp.

2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận tài sản thiên tai

2.1. Người yêu cầu phải có giấy tờ xác định nhân thân

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải cung cấp giấy tờ cần thiết để xác định nhân thân.

Theo quy định hiện hành, giấy tờ sử dụng có thể gồm Căn cước điện tử, Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước hoặc hộ chiếu và giấy tờ xuất nhập cảnh còn giá trị.

Tùy trường hợp, thông tin đã có trên VNeID có thể được khai thác theo quy định.

Người thực hiện chứng thực không yêu cầu lại giấy tờ nếu thông tin tương ứng đã được khai thác hợp lệ.

2.2. Người ký phải minh mẫn và làm chủ hành vi

Đây là điều kiện quan trọng của thủ tục.

Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

Nếu người yêu cầu không đáp ứng điều kiện này, việc chứng thực chữ ký không được thực hiện.

Người ký cũng cần thực hiện việc ký theo đúng hướng dẫn.

Không nên nhờ người khác ký thay.

2.3. Nội dung đơn không được thuộc trường hợp bị cấm

Nội dung đơn phải phù hợp với quy định về chứng thực chữ ký.

Người yêu cầu không được đề nghị chứng thực chữ ký trên văn bản thuộc trường hợp pháp luật không cho phép.

Đặc biệt, cần chú ý trường hợp văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch.

Nếu có dấu hiệu cho thấy văn bản không chỉ là đơn đề nghị, người dân nên kiểm tra lại trước khi ký.

2.4. Đơn cần thể hiện rõ tài sản và nguyên nhân hư hỏng

Đơn nên ghi đầy đủ thông tin về tài sản cần xác nhận.

Nội dung có thể gồm tên tài sản, đặc điểm và địa điểm của tài sản.

Người lập đơn cũng cần trình bày tình trạng hư hỏng thực tế.

Nếu nguyên nhân được xác định là thiên tai, cần nêu rõ sự kiện gây thiệt hại.

Các thông tin này nên thống nhất với hồ sơ gửi cơ quan có thẩm quyền.

2.5. Cần xác định nơi tiếp nhận đơn

Trước khi lập đơn, người dân nên xác định nơi sẽ tiếp nhận hồ sơ.

Cơ quan tiếp nhận có thể có mẫu đơn hoặc yêu cầu riêng.

Một số trường hợp có thể yêu cầu thêm tài liệu chứng minh tình trạng tài sản.

Việc hỏi trước giúp người dân chuẩn bị đúng hồ sơ.

Điều này cũng hạn chế việc phải sửa lại nội dung đơn.

>>> Xem thêm: Nếu đang chuẩn bị chuyển quyền nhà đất, những thông tin từ Dịch vụ sang tên sổ đỏ có thể giúp bạn định hướng rõ hơn

3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký trên đơn

3.1. Chuẩn bị đơn xin xác nhận tình trạng tài sản

Người yêu cầu cần chuẩn bị đơn trước khi thực hiện chứng thực.

Nội dung đơn nên được trình bày rõ ràng.

Các thông tin về người lập đơn cần thống nhất với giấy tờ nhân thân.

Thông tin về tài sản cũng cần được kiểm tra cẩn thận.

Không nên để trống những nội dung quan trọng trước khi ký.

3.2. Chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân

Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.

Có thể sử dụng các loại giấy tờ hoặc thông tin được pháp luật chấp nhận.

Nếu thông tin đã được tích hợp trên VNeID, việc khai thác có thể được thực hiện theo quy định.

Người dân nên kiểm tra thông tin trước khi thực hiện.

Nếu thông tin có sai lệch, cần xử lý trước khi yêu cầu chứng thực.

3.3. Kiểm tra lại nội dung đơn trước khi ký

Người ký cần đọc kỹ toàn bộ đơn.

Đặc biệt, cần kiểm tra thông tin về tài sản và nguyên nhân thiệt hại.

Nếu đơn có số hợp đồng bảo đảm hoặc thông tin khoản vay, cũng cần đối chiếu chính xác.

Không nên ký khi chưa hiểu rõ nội dung.

Sau khi ký, người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung đã kê khai.

3.4. Thực hiện ký trước người có thẩm quyền

Người yêu cầu xuất trình giấy tờ và văn bản cần chứng thực.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra điều kiện của hồ sơ.

Nếu đủ điều kiện, người yêu cầu thực hiện ký trước mặt người có thẩm quyền.

Sau đó, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng và hoàn tất thủ tục theo quy định.

Việc chứng thực được ghi nhận theo quy định về quản lý sổ chứng thực.

3.5. Nhận lại đơn sau khi hoàn tất

Sau khi hoàn tất, người dân nên kiểm tra lại văn bản.

Cần kiểm tra họ tên và thông tin cá nhân.

Phần lời chứng cũng cần được xem xét.

Nếu văn bản có nhiều trang, nên kiểm tra toàn bộ tài liệu.

Khi phát hiện sai sót, cần trao đổi ngay với nơi thực hiện.

Không nên tự ý sửa nội dung sau khi đã chứng thực.

3.6. Tiếp tục thực hiện thủ tục xác nhận tình trạng tài sản

Sau khi chứng thực chữ ký, người dân vẫn có thể phải thực hiện bước xác nhận tài sản.

Hai thủ tục này có mục đích khác nhau.

Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký của người yêu cầu.

Cơ quan có thẩm quyền xác nhận tài sản sẽ xem xét tình trạng hư hỏng theo hồ sơ và thẩm quyền của mình.

Vì vậy, người dân cần thực hiện đầy đủ các bước theo yêu cầu của hồ sơ.

4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký xác nhận tài sản bị thiên tai

4.1. Không nhầm chứng thực chữ ký với xác nhận thiệt hại

Đây là điểm quan trọng nhất.

Chứng thực chữ ký không phải là thủ tục giám định tài sản.

Người thực hiện chứng thực không xác nhận mức độ thiệt hại do thiên tai.

Việc xác nhận thiệt hại thuộc phạm vi của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

Do đó, hồ sơ cần được thực hiện theo đúng từng bước.

4.2. Thông tin trong đơn phải trung thực

Người lập đơn cần kê khai đúng tình trạng tài sản.

Không nên phóng đại mức độ hư hỏng.

Cũng không nên ghi nguyên nhân thiên tai khi chưa có căn cứ.

Thông tin không chính xác có thể gây ảnh hưởng đến hồ sơ.

Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung mình đã kê khai.

4.3. Đối chiếu thông tin với hồ sơ tài sản bảo đảm

Nếu tài sản đang được dùng để bảo đảm khoản vay, thông tin trong đơn cần được kiểm tra kỹ.

Tên tài sản và thông tin liên quan nên thống nhất với hồ sơ bảo đảm.

Nếu có số hợp đồng hoặc tài liệu của tổ chức tín dụng, cần đối chiếu trước khi ký.

Việc này giúp hạn chế sai lệch giữa các giấy tờ.

Đồng thời, hồ sơ sau đó cũng dễ được kiểm tra hơn.

4.4. Kiểm tra yêu cầu của ngân hàng hoặc bên nhận bảo đảm

Tài sản bảo đảm thường gắn với quan hệ tín dụng.

Ngân hàng hoặc bên nhận bảo đảm có thể yêu cầu người vay cung cấp hồ sơ về tình trạng tài sản.

Mỗi hồ sơ có thể có yêu cầu khác nhau.

Vì vậy, người dân nên hỏi rõ trước khi lập đơn.

Không nên chỉ dựa vào một mẫu đơn được sử dụng trong trường hợp khác.

4.5. Chuẩn bị tài liệu chứng minh thiệt hại nếu được yêu cầu

Ngoài đơn có chữ ký được chứng thực, hồ sơ có thể cần tài liệu khác.

Tùy trường hợp, tài liệu có thể liên quan đến hiện trạng tài sản hoặc sự kiện thiên tai.

Người dân nên chuẩn bị theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Nếu có hình ảnh hoặc tài liệu về hiện trạng, nên lưu giữ đầy đủ.

Những tài liệu này có thể hỗ trợ quá trình xem xét hồ sơ.

4.6. Không tự ý thay đổi đơn sau khi chứng thực

Sau khi chữ ký đã được chứng thực, người dân không nên tự ý sửa nội dung.

Việc thêm hoặc bớt thông tin có thể ảnh hưởng đến tính thống nhất của hồ sơ.

Nếu cần sửa nội dung, nên hỏi nơi tiếp nhận hoặc nơi thực hiện chứng thực.

Trường hợp phải lập lại đơn, cần thực hiện lại việc ký và chứng thực theo quy định.

4.7. Xác định đúng thủ tục trước khi ký

Một số hồ sơ về tài sản bảo đảm có thể liên quan đến nhiều thủ tục.

Có thể phát sinh yêu cầu xác nhận hiện trạng hoặc hồ sơ của tổ chức tín dụng.

Có trường hợp còn liên quan đến hợp đồng bảo đảm hoặc giao dịch khác.

Do đó, người dân nên xác định rõ mục đích của từng văn bản.

Việc này giúp tránh chứng thực sai loại giấy tờ.

>>> Xem thêm: Cần ủy quyền cho người thân thực hiện thủ tục? Đừng bỏ qua thông tin về công chứng ủy quyền

Kết luận

Chứng thực chữ ký xác nhận tài sản thiên tai có thể được thực hiện đối với đơn đề nghị xác nhận tình trạng hư hỏng của tài sản nếu văn bản và người yêu cầu đáp ứng điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ chứng thực chữ ký với việc xác nhận tình trạng hoặc mức độ thiệt hại của tài sản.

Người ký cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân và văn bản cần chứng thực. Nội dung đơn phải được kiểm tra kỹ trước khi ký. Nếu tài sản đang là tài sản bảo đảm, thông tin trong đơn cũng nên được đối chiếu với hồ sơ của bên nhận bảo đảm.

Nếu cần tư vấn về chứng thực chữ ký xác nhận tài sản thiên tai, chuẩn bị đơn hoặc kiểm tra hồ sơ chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Chỉ cần chuẩn bị sai một loại giấy tờ, việc công chứng mua bán nhà đất có thể bị ảnh hưởng

>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com