Chứng thực chữ ký trên đơn xin xác nhận thông tin nhân thân bị sai lệch

Chứng thực chữ ký xác nhận nhân thân là thủ tục có thể phát sinh khi cá nhân cần lập đơn đề nghị xác nhận thông tin nhân thân nhưng dữ liệu trên các giấy tờ không thống nhất. Những sai lệch có thể liên quan đến họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán hoặc thông tin cá nhân khác.

Trong thực tế, người dân có thể cần ký vào đơn đề nghị để gửi cơ quan có thẩm quyền xác minh và điều chỉnh thông tin. Khi đó, việc chứng thực chữ ký có thể được đặt ra nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu văn bản phải có chữ ký được chứng thực.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa chứng thực chữ ký trên đơn và việc xác nhận nội dung thông tin nhân thân. Người thực hiện chứng thực chữ ký không mặc nhiên xác nhận các thông tin được trình bày trong đơn là chính xác.

Vậy đơn xin xác nhận thông tin nhân thân bị sai lệch có được chứng thực chữ ký không? Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ gì? Trình tự thực hiện như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề cần lưu ý.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý khi con dấu chứng thực chữ ký bị mờ nét

1. Chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận thông tin nhân thân

1.1. Đơn xin xác nhận thông tin nhân thân là gì?

Đơn xin xác nhận thông tin nhân thân là văn bản do cá nhân lập để trình bày một vấn đề liên quan đến thông tin nhận dạng của mình.

Nội dung đơn có thể đề cập đến sự khác nhau giữa các giấy tờ hoặc dữ liệu đang được sử dụng. Chẳng hạn, họ tên hoặc ngày tháng năm sinh trên các tài liệu có thể không trùng khớp.

Người lập đơn thường trình bày thông tin hiện có, nêu nội dung cần xác nhận và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Tùy từng trường hợp, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu người làm đơn cung cấp thêm tài liệu để kiểm tra thông tin.

1.2. Có được chứng thực chữ ký trên đơn hay không?

Việc chứng thực chữ ký được thực hiện nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực.

Theo quy định về chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ cần thiết và thực hiện ký trước người có thẩm quyền chứng thực. Người thực hiện chứng thực kiểm tra các điều kiện theo quy định trước khi thực hiện thủ tục.

Do đó, nếu đơn xin xác nhận thông tin nhân thân thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký và người ký đáp ứng đầy đủ điều kiện, thủ tục có thể được thực hiện theo quy định.

Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận nội dung thông tin nhân thân được trình bày trong đơn.

1.3. Chứng thực chữ ký không phải là xác nhận thông tin nhân thân

Đây là điểm người dân cần phân biệt rõ.

Khi chứng thực chữ ký trên đơn, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký là của người yêu cầu. Nội dung đơn vẫn do người ký chịu trách nhiệm.

Việc xác định thông tin nhân thân đúng hay sai thuộc phạm vi xem xét của cơ quan có thẩm quyền về dữ liệu hoặc giấy tờ nhân thân.

Vì vậy, sau khi chứng thực chữ ký, người dân vẫn phải nộp đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, xác minh hoặc xác nhận thông tin theo yêu cầu.

1.4. Trường hợp nào thường phát sinh nhu cầu chứng thực?

Nhu cầu này có thể xuất hiện khi thông tin cá nhân giữa các giấy tờ có sự khác biệt.

Ví dụ, họ tên trên giấy khai sinh không trùng với một giấy tờ khác. Ngày tháng năm sinh trong hồ sơ cũ cũng có thể khác với dữ liệu đang được sử dụng.

Ngoài ra, người dân có thể cần lập đơn khi thông tin nhân thân bị ghi sai trong hồ sơ, tài liệu hoặc dữ liệu hành chính.

Tuy nhiên, cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào loại thông tin bị sai và cơ quan đang quản lý thông tin đó.

2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận nhân thân

2.1. Người yêu cầu phải xác định được danh tính

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải cung cấp giấy tờ hoặc thông tin cần thiết để xác định nhân thân.

Giấy tờ sử dụng cần còn giá trị và có thông tin phù hợp với người thực hiện ký.

Nếu thông tin trên giấy tờ cũng đang có sai lệch, người dân nên thông báo ngay khi thực hiện thủ tục. Điều này giúp người có thẩm quyền có cơ sở kiểm tra và hướng dẫn.

Không nên che giấu sự khác biệt về thông tin nếu đây chính là lý do lập đơn.

2.2. Người ký phải tự nguyện và nhận thức rõ hành vi

Người yêu cầu phải tự mình thực hiện việc ký theo thủ tục chứng thực.

Tại thời điểm chứng thực, người ký cần minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Việc ký phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.

Nếu người ký không đáp ứng điều kiện này, việc chứng thực chữ ký có thể không được thực hiện.

Đối với trường hợp đặc biệt, người dân nên trao đổi trước với đơn vị có thẩm quyền để được hướng dẫn.

2.3. Đơn phải được chuẩn bị phù hợp

Đơn xin xác nhận thông tin nhân thân nên được lập rõ ràng.

Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ và nội dung sai lệch cần được trình bày chính xác theo hồ sơ hiện có.

Người lập đơn cũng nên ghi rõ mình đề nghị cơ quan nào xác nhận hoặc giải quyết vấn đề gì.

Không nên tự ý đưa ra kết luận về tính chính xác của thông tin nếu chưa có tài liệu chứng minh.

2.4. Nội dung đơn không thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký

Không phải mọi văn bản đều có thể thực hiện chứng thực chữ ký.

Người có thẩm quyền sẽ xem xét nội dung và điều kiện của người yêu cầu. Nếu thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực chữ ký, yêu cầu có thể bị từ chối.

Vì vậy, nếu đơn có nội dung phức tạp hoặc liên quan đến quyền, nghĩa vụ pháp lý, người dân nên trao đổi trước khi ký.

Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu giúp hạn chế phải lập lại hồ sơ.

>>> Xem thêm: Những thủ tục liên quan đến giấy chứng nhận sẽ dễ hình dung hơn khi bạn tìm hiểu Dịch vụ sổ đỏ

3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký xác nhận nhân thân

3.1. Chuẩn bị đơn xin xác nhận thông tin nhân thân

Trước hết, người dân cần chuẩn bị đơn theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Đơn cần thể hiện rõ thông tin của người làm đơn và vấn đề cần xác nhận. Những nội dung sai lệch cũng nên được mô tả cụ thể.

Nếu cơ quan tiếp nhận có mẫu đơn riêng, nên sử dụng đúng mẫu được hướng dẫn.

Trường hợp không có mẫu bắt buộc, người dân cần bảo đảm đơn có đầy đủ nội dung cần thiết.

3.2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân

Người yêu cầu cần mang theo giấy tờ dùng để xác định nhân thân.

CCCD hoặc giấy tờ nhân thân hợp lệ khác có thể được sử dụng tùy từng trường hợp.

Nếu các giấy tờ đang có thông tin không thống nhất, nên mang theo những tài liệu liên quan để thuận tiện cho việc đối chiếu.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cũng giúp người dân giải thích rõ nguyên nhân phát sinh sai lệch.

3.3. Chuẩn bị tài liệu chứng minh thông tin bị sai lệch

Đây là nhóm giấy tờ có thể đặc biệt quan trọng khi làm đơn.

Tùy trường hợp, tài liệu liên quan có thể là giấy khai sinh, giấy tờ hộ tịch, hồ sơ cá nhân hoặc tài liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Không phải trường hợp nào cũng cần cùng một loại tài liệu.

Người dân nên căn cứ vào nội dung cần xác nhận và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận để chuẩn bị phù hợp.

3.4. Thực hiện ký trước người có thẩm quyền

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người yêu cầu xuất trình giấy tờ và văn bản cần chứng thực.

Người có thẩm quyền kiểm tra giấy tờ và các điều kiện cần thiết.

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, người dân thực hiện ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Sau đó, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng, ký và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định.

3.5. Nhận kết quả và nộp đơn đến cơ quan có thẩm quyền

Sau khi hoàn tất chứng thực chữ ký, người dân cần kiểm tra lại văn bản.

Họ tên, chữ ký và nội dung chứng thực cần được kiểm tra trước khi sử dụng.

Tiếp theo, đơn được gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết vấn đề thông tin nhân thân.

Cơ quan tiếp nhận sẽ căn cứ hồ sơ và tài liệu liên quan để xem xét việc xác nhận hoặc điều chỉnh thông tin theo thẩm quyền.

4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận nhân thân

4.1. Không nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và xác nhận nội dung

Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký trên đơn là của người yêu cầu.

Điều này không có nghĩa các thông tin được trình bày trong đơn đã được cơ quan chứng thực xác nhận.

Nếu mục đích của người dân là sửa hoặc xác nhận dữ liệu nhân thân, cần tiếp tục thực hiện thủ tục tại cơ quan quản lý thông tin.

Đây là điểm cần xác định rõ trước khi chuẩn bị hồ sơ.

4.2. Kiểm tra kỹ các thông tin trước khi ký

Người lập đơn nên đối chiếu thông tin với những giấy tờ hiện có.

Đặc biệt, cần kiểm tra họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ và các thông tin nhận dạng khác.

Nếu phát hiện lỗi trong chính đơn, nên sửa trước khi thực hiện chứng thực.

Không nên ký vào văn bản có thông tin chưa được kiểm tra.

4.3. Mang theo tài liệu liên quan đến sai lệch thông tin

Các giấy tờ cũ có thể giúp cơ quan tiếp nhận hiểu rõ nguồn gốc của sự khác biệt.

Ví dụ, nếu ngày tháng năm sinh không thống nhất, người dân có thể cần cung cấp giấy tờ hộ tịch hoặc tài liệu khác có liên quan.

Tài liệu càng rõ ràng thì quá trình kiểm tra có thể thuận lợi hơn.

Tuy nhiên, loại giấy tờ cần thiết vẫn phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

4.4. Xác định đúng cơ quan tiếp nhận đơn

Không phải mọi vấn đề về thông tin nhân thân đều do cùng một cơ quan giải quyết.

Tùy nội dung cần xác nhận, người dân có thể phải liên hệ cơ quan đăng ký hộ tịch, cơ quan quản lý cư trú hoặc cơ quan đang quản lý hồ sơ liên quan.

Do đó, trước khi chứng thực chữ ký, nên xác định nơi tiếp nhận đơn.

Việc này giúp tránh tình trạng đã chứng thực nhưng phải thay đổi lại nội dung vì nộp sai cơ quan.

4.5. Thận trọng với trường hợp sai lệch thông tin liên quan đến giao dịch

Một số trường hợp sai lệch thông tin nhân thân phát sinh khi người dân thực hiện giao dịch dân sự, ngân hàng, nhà đất hoặc thủ tục hành chính.

Khi đó, việc xác nhận thông tin có thể ảnh hưởng đến hồ sơ đang xử lý.

Người dân nên xác định rõ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Nếu hồ sơ liên quan đến giao dịch có giá trị lớn, cần kiểm tra kỹ các giấy tờ trước khi ký.

Không nên chỉ tập trung vào việc chứng thực chữ ký mà bỏ qua yêu cầu của hồ sơ chính.

>>> Xem thêm: Nếu chưa rõ thời hạn ủy quyền, bạn nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện công chứng ủy quyền

Kết luận

Chứng thực chữ ký xác nhận nhân thân được thực hiện nhằm xác nhận chữ ký của người làm đơn, không phải xác nhận thay cho cơ quan có thẩm quyền rằng toàn bộ thông tin nhân thân trong đơn là chính xác. Vì vậy, người dân cần chuẩn bị đơn rõ ràng, giấy tờ xác định nhân thân và các tài liệu liên quan đến thông tin bị sai lệch.

Sau khi hoàn tất chứng thực chữ ký, người yêu cầu vẫn cần nộp đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, xác minh hoặc điều chỉnh thông tin theo quy định. Việc kiểm tra trước yêu cầu của cơ quan tiếp nhận cũng giúp hạn chế việc phải bổ sung hoặc lập lại hồ sơ.

Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký xác nhận nhân thân, chuẩn bị đơn xin xác nhận thông tin bị sai lệch hoặc các thủ tục chứng thực liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất lần đầu, những kiến thức về công chứng mua bán nhà đất càng hữu ích

>>> Xem thêm: Nhiều người chỉ quan tâm đến chi phí mà quên kiểm tra chất lượng dịch vụ của văn phòng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com