Công chứng giấy tờ bằng ảnh chụp từ điện thoại – Có được chấp nhận không?

Trong thời đại số hóa, việc gửi và lưu trữ giấy tờ dưới dạng ảnh chụp từ điện thoại trở nên phổ biến. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn: Ảnh chụp đó có thể dùng để công chứng không? Nếu không mang theo bản gốc, chỉ đưa ảnh qua Zalo, email, hoặc USB thì có được công chứng hay không? Đây là vấn đề thường gặp nhưng dễ nhầm lẫn trong thực tiễn pháp lý.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định hiện hành về việc công chứng giấy tờ từ ảnh chụp, và hướng xử lý đúng luật nếu bạn chỉ có ảnh, không có bản chính.

>>> Xem thêm: Bạn đã biết cách chuẩn bị giấy tờ để công chứng giấy tờ nhanh chóng chưa?

Pháp luật có cho phép công chứng từ ảnh chụp không?

Theo khoản 1 Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

“Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực.”

Bên cạnh đó, Điều 4 Luật Công chứng 2024 nhấn mạnh:

“Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, hợp pháp của giấy tờ được yêu cầu công chứng.”

🔎 Từ các quy định trên, có thể khẳng định:
Không được phép công chứng từ ảnh chụp nếu không có bản chính đi kèm.
Ảnh chụp (dù rõ ràng, sắc nét đến đâu) không có giá trị thay thế bản chính trong thủ tục công chứng.

Vì sao ảnh chụp không được dùng để công chứng?

1. Không xác thực được nội dung

Ảnh chụp dễ bị chỉnh sửa bằng phần mềm. Công chứng viên không thể kiểm chứng ảnh có bị thay đổi thông tin, làm giả chữ ký, con dấu hay không.

2. Không có cơ sở đối chiếu bản gốc

Việc công chứng bản sao chỉ được thực hiện sau khi đã so sánh nội dung với bản chính. Nếu không có bản chính, mọi thao tác xác minh sẽ mất hiệu lực pháp lý.

📌 Thực tế:
Nhiều người gửi ảnh chụp CCCD qua Zalo và in ra để công chứng. Tuy nhiên, mọi văn phòng công chứng đều từ chối nếu không có bản chính đối chiếu.

Vậy nếu chỉ có ảnh chụp, cần làm gì?

✅ 1. Mang bản chính đến văn phòng công chứng

Đây là yêu cầu bắt buộc. Nếu người yêu cầu không trực tiếp đến, có thể ủy quyền hợp pháp cho người khác kèm bản chính giấy tờ.

✅ 2. Xin cấp lại bản gốc nếu bị mất

Một số giấy tờ có thể làm thủ tục cấp lại hoặc trích lục như:

• CCCD: Làm lại tại công an địa phương

• Giấy khai sinh, kết hôn: Trích lục tại UBND xã/phường

• Bằng cấp: Liên hệ đơn vị đào tạo

📍Ví dụ minh họa:
Anh T. cần công chứng bằng tốt nghiệp nhưng chỉ còn ảnh trong điện thoại. Văn phòng công chứng yêu cầu anh cung cấp bản chính. Anh T. đã về lại trường xin cấp lại bản sao có chứng thực, và chỉ khi đó công chứng mới được thực hiện hợp pháp.

>>> Xem thêm: Cảnh báo giả mạo phòng công chứng — cách nhận diện đơn giản

Một số hiểu lầm phổ biến cần tránh

❌ Lầm tưởng rằng in ảnh ra giấy là “bản sao”

Ảnh in từ điện thoại chỉ là bản in thường, không được xem là bản sao để chứng thực nếu không kèm bản gốc.

❌ Nhờ công chứng viên xem ảnh qua Zalo hoặc email là đủ

Công chứng viên không được phép dựa vào hình ảnh online để chứng thực. Mọi tài liệu cần được đối chiếu trực tiếp bằng mắt và tay với bản chính.

>>> Xem thêm: Những mẹo đơn giản giúp bạn tự kiểm tra sổ đỏ tại nhà

Khi nào được nộp bản điện tử thay cho bản giấy?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Luật Công chứng 2024:

“Văn bản điện tử có thể sử dụng để công chứng nếu được ký số hợp lệ và lưu trữ qua hệ thống chứng thực điện tử theo quy định pháp luật.”

💡 Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng với công chứng số, có chứng thư số và cơ sở dữ liệu xác thực. Ảnh chụp thông thường không đáp ứng điều kiện này.

Kết luận

Câu trả lời rõ ràng là:
📌 Không thể công chứng giấy tờ từ ảnh chụp nếu không có bản gốc đi kèm.
Mọi văn bản yêu cầu công chứng phải được đối chiếu trực tiếp với bản chính để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp.

➡️ Nếu chỉ còn ảnh, hãy liên hệ cơ quan có thẩm quyền để cấp lại bản chính hoặc bản trích lục. Tránh trường hợp dùng bản không hợp lệ, dẫn đến bị từ chối công chứng hoặc gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Làm sao để đảm bảo hợp đồng chia tách nhà đất đã công chứng không bị vô hiệu?

>>> Dịch giấy tờ xong có cần công chứng hay không? Câu trả lời gây bất ngờ!

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com