Công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền – Các bước thực hiện

Trong thực tế, không phải lúc nào chủ sở hữu tài sản cũng có thể trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng thế chấp. Khi đó, việc công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền là giải pháp hợp pháp được áp dụng phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu lực pháp lý và tránh rủi ro, người dân cần nắm rõ quy trình, căn cứ pháp lý và những lưu ý quan trọng khi thực hiện giao dịch này. 

>>> Xem thêm: Tư vấn công chứng hợp đồng thế chấp – Giải pháp an toàn cho mọi giao dịch tài sản: công chứng hợp đồng thế chấp.

1. Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền trong hợp đồng thế chấp

1.1. Quy định về ủy quyền trong Bộ luật Dân sự

Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Việc ủy quyền có thể được lập thành văn bản và phải công chứng nếu liên quan đến bất động sản hoặc các giao dịch bắt buộc công chứng theo quy định của pháp luật.

1.2. Điều kiện hợp pháp để ủy quyền

• Người ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Nội dung ủy quyền không trái pháp luật, đạo đức xã hội.
• Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản và công chứng nếu theo luật bắt buộc.

2. Trường hợp áp dụng công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền

Việc công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền thường áp dụng khi:

• Chủ sở hữu tài sản đang ở xa hoặc ở nước ngoài
• Chủ sở hữu không thể trực tiếp giao dịch do lý do cá nhân (bệnh, bận việc…)
• Tài sản thuộc đồng sở hữu, một bên ủy quyền cho bên kia thay mặt thực hiện

Lưu ý: Người được ủy quyền chỉ có thể thực hiện trong phạm vi được ủy quyền ghi rõ trong văn bản

>>> Xem thêm: Phòng công chứng có giữ bản di chúc không? Hướng dẫn gửi giữ di chúc an toàn

3. Các bước thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền

Bước 1: Lập hợp đồng ủy quyền

Nội dung hợp đồng ủy quyền phải ghi rõ:

• Thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền
• Tài sản liên quan đến việc thế chấp (địa chỉ, loại tài sản, số giấy chứng nhận…)
• Phạm vi ủy quyền: Ký hợp đồng thế chấp, làm thủ tục công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm…
• Thời hạn ủy quyền và quyền, nghĩa vụ của các bên

Căn cứ pháp lý: Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015: “Bên được ủy quyền phải thực hiện công việc theo phạm vi được ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.”

Bước 2: Công chứng hợp đồng ủy quyền

Thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng
Yêu cầu người ủy quyền có mặt để ký trực tiếp tại văn phòng công chứng
Xuất trình giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản liên quan

Bước 3: Ký kết hợp đồng thế chấp và công chứng

Người được ủy quyền mang theo bản chính văn bản ủy quyền đã công chứng và các giấy tờ cần thiết để ký hợp đồng thế chấp tại tổ chức hành nghề công chứng.

Công chứng viên sẽ kiểm tra:

• Hiệu lực của văn bản ủy quyền
• Tình trạng pháp lý của tài sản
• Đúng phạm vi ủy quyền

Nếu hợp lệ, công chứng viên tiến hành công chứng hợp đồng thế chấp.

Bước 4: Đăng ký giao dịch bảo đảm

Sau khi hợp đồng thế chấp đã được công chứng, bên nhận thế chấp (thường là ngân hàng) hoặc người được ủy quyền sẽ tiến hành đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan đăng ký có thẩm quyền (Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm).

4. Ví dụ minh họa thực tế công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền

Tình huống: Chị A là chủ sở hữu của căn hộ tại TP.HCM nhưng đang sinh sống tại Đức. Do cần vay vốn ngân hàng trong nước, chị A đã lập văn bản ủy quyền cho em gái đứng tên thay mặt mình ký hợp đồng thế chấp với ngân hàng.

Văn bản ủy quyền được công chứng tại Lãnh sự quán Việt Nam tại Đức và được hợp pháp hóa theo quy định. Em gái chị A đã ký hợp đồng thế chấp tại Văn phòng công chứng và hoàn tất việc đăng ký giao dịch bảo đảm.

Kết quả: Ngân hàng chấp nhận tài sản thế chấp và giải ngân. Giao dịch được đảm bảo đầy đủ về mặt pháp lý vì đúng quy trình, hợp lệ về ủy quyền và công chứng.

>>> Xem thêm: Muốn yên tâm khi cho thuê nhà? Đây là lý do bạn không thể bỏ qua công chứng cho thuê nhà

5. Lưu ý quan trọng khi công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền

5.1. Văn bản ủy quyền phải còn hiệu lực

• Nếu quá thời hạn ủy quyền hoặc bị đơn phương chấm dứt, công chứng viên có quyền từ chối công chứng
• Cần ghi rõ thời gian ủy quyền, tránh gây tranh cãi về sau

5.2. Nội dung ủy quyền phải cụ thể

• Tránh ủy quyền quá chung chung (như “thay mặt giao dịch”), có thể dẫn đến tranh chấp
• Nên ghi rõ “được quyền ký hợp đồng thế chấp, công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm”

5.3. Giấy tờ cá nhân của người ủy quyền và người được ủy quyền phải hợp lệ

• Phải còn thời hạn sử dụng, không mờ, rách, tẩy xóa
• Nếu là công dân ở nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự văn bản ủy quyền

>>> Xem thêm: Xử lý tài sản thế chấp khi bên vay mất năng lực hành vi dân sự

>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng thế chấp khi tài sản đang tranh chấp – Những lưu ý quan trọng

Kết luận

Việc công chứng hợp đồng thế chấp qua ủy quyền là hoàn toàn hợp pháp và hữu ích trong những trường hợp chủ tài sản không thể trực tiếp tham gia giao dịch. Tuy nhiên, người dân cần hết sức lưu ý về hình thức, nội dung và hiệu lực của văn bản ủy quyền để đảm bảo tính pháp lý và tránh những rủi ro không đáng có. Đồng thời, nên tham khảo ý kiến của công chứng viên hoặc luật sư trước khi tiến hành các thủ tục để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho giao dịch.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán. Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669

Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Email: ccnguyenhue165@gmail.com