Giấy tờ nhân thân không rõ: Có bị từ chối công chứng?

Trong hoạt động công chứng, giấy tờ nhân thân là căn cứ pháp lý đầu tiên để xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít hồ sơ công chứng xuất hiện giấy tờ nhân thân thiếu thống nhất, có dấu hiệu sai lệch hoặc không còn giá trị sử dụng. Khi rơi vào các trường hợp này, công chứng viên buộc phải từ chối để tránh rủi ro pháp lý phát sinh. Việc giấy tờ nhân thân không hợp lệ không chỉ ảnh hưởng đến hiệu lực giao dịch mà còn là căn cứ trực tiếp dẫn đến việc từ chối công chứng theo luật.

>>> Xem thêm: Tới Văn Phòng Công Chứng cần mang gì? Hướng dẫn dành cho người mới

1. Vai trò của giấy tờ nhân thân trong hoạt động công chứng

Giấy tờ nhân thân có chức năng xác định chính xác người tham gia giao dịch là ai, có đúng tư cách chủ thể hay không.

Theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014”, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ để công chứng viên kiểm tra. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm bảo đảm giao dịch được xác lập đúng chủ thể, đúng năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự.

Do đó, khi giấy tờ nhân thân không hợp lệ, công chứng viên không thể xác định chính xác chủ thể giao dịch và phải từ chối công chứng.

2. Thế nào là giấy tờ nhân thân không rõ ràng, không hợp lệ?

Giấy tờ nhân thân không hợp lệ là những giấy tờ không đáp ứng yêu cầu về hình thức, nội dung hoặc giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật.

Trong thực tiễn công chứng, tình trạng giấy tờ nhân thân không hợp lệ thường thể hiện ở các dạng:

• Giấy tờ hết thời hạn sử dụng theo quy định;

• Thông tin nhân thân không thống nhất giữa các giấy tờ;

• Giấy tờ bị rách, tẩy xóa, sửa chữa;

• Không xác định được tính xác thực của giấy tờ;

• Giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Những trường hợp này đều khiến việc xác định chủ thể giao dịch trở nên không rõ ràng.

3. Nghĩa vụ kiểm tra giấy tờ nhân thân của công chứng viên

Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ nhân thân trước khi thực hiện công chứng.

Theo “Điều 7 và Điều 40 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, trong đó bao gồm giấy tờ nhân thân của các bên. Nếu phát hiện giấy tờ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu giả mạo, công chứng viên có quyền và nghĩa vụ từ chối công chứng.

Do đó, việc từ chối công chứng vì giấy tờ nhân thân không hợp lệ không phải là gây khó dễ mà là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật.

>>> Xem thêm: Quy trình thực hiện dịch vụ sổ đỏ trọn gói cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp

4. Một số tình huống thực tiễn dẫn đến từ chối công chứng

4.1. Thông tin nhân thân không thống nhất

Trường hợp họ tên, năm sinh, số định danh cá nhân không trùng khớp giữa các giấy tờ là tình huống phổ biến. Khi không có căn cứ pháp lý để xác định đâu là thông tin đúng, công chứng viên không thể tiếp tục công chứng.

4.2. Giấy tờ nhân thân đã hết giá trị sử dụng

Theo quy định về quản lý giấy tờ tùy thân, giấy tờ hết hạn không còn giá trị chứng minh nhân thân. Khi sử dụng giấy tờ này để công chứng, giao dịch tiềm ẩn nguy cơ vô hiệu.

4.3. Giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa

Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa làm mất đi tính xác thực. Trong trường hợp này, việc tiếp tục công chứng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

5. Hậu quả pháp lý nếu vẫn công chứng khi giấy tờ nhân thân không hợp lệ

Nếu công chứng viên vẫn công chứng trong khi giấy tờ nhân thân không hợp lệ:

• Văn bản công chứng có nguy cơ bị Tòa án tuyên vô hiệu;

• Công chứng viên có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại;

• Phát sinh tranh chấp liên quan đến chủ thể giao dịch;

• Làm ảnh hưởng đến trật tự, an toàn pháp lý của giao dịch dân sự.

Theo “Điều 52 Luật Công chứng 2014”, văn bản công chứng có thể bị tuyên vô hiệu nếu việc công chứng vi phạm pháp luật.

>>> Xem thêm: Dịch vụ Công chứng tại nhà cho người già neo đơn – Có hỗ trợ miễn phí?

6. Người dân cần làm gì khi bị từ chối công chứng vì giấy tờ nhân thân?

Khi bị từ chối công chứng do giấy tờ nhân thân không hợp lệ, người yêu cầu nên:

• Kiểm tra lại tính hợp lệ của giấy tờ nhân thân;

• Thực hiện thủ tục điều chỉnh, cải chính thông tin theo quy định;

• Xin cấp lại hoặc đổi giấy tờ mới hợp lệ;

• Yêu cầu công chứng viên giải thích rõ căn cứ từ chối.

Việc chủ động hoàn thiện hồ sơ sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra thuận lợi và đúng luật.

Kết luận

Từ chối công chứng vì giấy tờ nhân thân không rõ ràng là một trong những biện pháp quan trọng nhằm bảo đảm giao dịch được xác lập đúng chủ thể, đúng pháp luật. Việc nhận diện và xử lý đúng các trường hợp giấy tờ nhân thân không hợp lệ không chỉ giúp công chứng viên thực hiện đúng trách nhiệm nghề nghiệp mà còn bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của chính người yêu cầu công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất qua môi giới

>>> Chi phí sao y và lưu bản văn bản từ chối nhận di sản tại tổ chức công chứng

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn thủ tục công chứng hợp đồng hợp tác kinh doanh

>>> Dịch vụ làm sổ hồng nhận làm cho đất xen kẹt, đất chưa đủ điều kiện

>>> Công chứng mua bán xe và thanh toán trả góp

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com