Hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp, bảo trì hệ thống PCCC tòa nhà

Tòa nhà chung cư, văn phòng và trung tâm thương mại cần được vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên. Đặc biệt, hệ thống phòng cháy, chữa cháy (PCCC) phải được kiểm tra và duy trì theo quy định. Việc thuê đơn vị chuyên nghiệp giúp ban quản lý kiểm soát chất lượng dịch vụ và hạn chế rủi ro vận hành. Tuy nhiên, các bên cần thống nhất rõ công việc, chi phí và trách nhiệm trước khi ký kết. Một hợp đồng bảo trì PCCC tòa nhà được soạn thảo chặt chẽ sẽ giúp xác định quyền, nghĩa vụ của các bên. Văn bản cũng là căn cứ xử lý khi dịch vụ không đáp ứng yêu cầu hoặc xảy ra tranh chấp.

>>> Xem thêm: Điều khoản bất khả kháng trong hợp đồng: Định nghĩa sao để không bị thiệt?

1. Hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp, bảo trì hệ thống PCCC là gì?

1.1. Khái niệm và mục đích của hợp đồng

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp, bảo trì hệ thống PCCC là thỏa thuận giữa bên thuê dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ. Theo đó, đơn vị cung cấp thực hiện các công việc đã thống nhất. Bên thuê có trách nhiệm thanh toán và phối hợp theo thỏa thuận.

Dịch vụ vệ sinh công nghiệp thường bao gồm làm sạch sàn, kính, hành lang và khu vực kỹ thuật. Phạm vi cụ thể phụ thuộc vào đặc điểm của từng tòa nhà. Các bên cần xác định rõ khu vực, tần suất và tiêu chuẩn vệ sinh.

Đối với hệ thống PCCC, công việc có thể gồm kiểm tra, bảo dưỡng và xử lý các hạng mục theo phạm vi được giao. Việc thực hiện phải tuân thủ quy định pháp luật và yêu cầu kỹ thuật áp dụng. Đơn vị thực hiện cần đáp ứng điều kiện tương ứng với công việc theo quy định hiện hành.

Hợp đồng giúp các bên thống nhất phương thức thực hiện và nghiệm thu. Văn bản cũng xác định trách nhiệm khi công việc không đạt yêu cầu. Đây là cơ sở quan trọng để quản lý chất lượng dịch vụ.

1.2. Những đối tượng thường ký kết hợp đồng

Bên thuê dịch vụ thường là chủ đầu tư, ban quản lý hoặc đơn vị quản lý vận hành tòa nhà. Tùy trường hợp, chủ thể ký kết phải có thẩm quyền đại diện phù hợp.

Bên cung cấp dịch vụ có thể là doanh nghiệp vệ sinh công nghiệp hoặc đơn vị chuyên về PCCC. Nếu thuê một nhà thầu thực hiện cả hai nhóm công việc, cần kiểm tra năng lực của nhà thầu đối với từng hạng mục.

Các bên nên xác minh tư cách pháp lý của đối tác trước khi ký. Đồng thời, cần kiểm tra phạm vi hoạt động và điều kiện thực hiện dịch vụ. Đặc biệt, không nên mặc nhiên cho rằng đơn vị vệ sinh có đủ điều kiện bảo trì hệ thống PCCC.

Nếu một bên ký thông qua người đại diện, cần xác định rõ thẩm quyền của người đó. Điều này giúp hạn chế tranh chấp về hiệu lực và trách nhiệm hợp đồng.

1.3. Phân biệt dịch vụ vệ sinh với bảo trì hệ thống PCCC

Vệ sinh công nghiệp chủ yếu phục vụ việc làm sạch và duy trì môi trường sử dụng. Công việc thường diễn ra theo lịch định kỳ hoặc theo yêu cầu cụ thể.

Bảo trì hệ thống PCCC có yêu cầu kỹ thuật riêng. Công việc có thể liên quan đến hệ thống báo cháy, chữa cháy, máy bơm, đường ống, van và các thiết bị khác. Nội dung thực hiện phải phù hợp với thiết kế, hướng dẫn kỹ thuật và quy định pháp luật.

Hai nhóm dịch vụ có thể được ghi trong cùng một hợp đồng. Tuy nhiên, các bên nên tách riêng phạm vi, tiêu chuẩn và cách nghiệm thu. Cách trình bày này giúp xác định trách nhiệm rõ ràng hơn.

Nếu thuê một nhà thầu thực hiện cả hai nhóm công việc, hợp đồng cần quy định cụ thể nhân sự phụ trách. Đồng thời, phải làm rõ quy trình báo cáo và xử lý sự cố. Việc phân định ngay từ đầu giúp hạn chế bỏ sót công việc.

2. Nội dung quan trọng trong hợp đồng bảo trì PCCC tòa nhà

2.1. Phạm vi công việc và tiêu chuẩn thực hiện

Phạm vi dịch vụ là nội dung cần được quy định rõ trong hợp đồng. Các bên nên lập danh mục công việc cho từng khu vực và từng hệ thống thiết bị.

Với dịch vụ vệ sinh công nghiệp, danh mục có thể gồm:

Vệ sinh sàn, hành lang, cầu thang và khu vực chung.
Làm sạch kính, cửa và các bề mặt theo thỏa thuận.
Thu gom rác và vệ sinh khu vực kỹ thuật được phép tiếp cận.
Quy định tần suất vệ sinh theo ngày, tuần hoặc tháng.
Xác định tiêu chuẩn chất lượng và cách kiểm tra kết quả.

Đối với bảo trì PCCC, hợp đồng cần nêu rõ hệ thống và thiết bị thuộc phạm vi công việc. Các bên nên xác định hạng mục kiểm tra, phương pháp bảo dưỡng và yêu cầu lập hồ sơ kỹ thuật.

Không nên mô tả chung chung rằng nhà thầu chịu trách nhiệm bảo trì toàn bộ hệ thống. Cách ghi này dễ gây tranh cãi khi phát sinh thiết bị ngoài phạm vi hoặc cần sửa chữa lớn.

Nếu công việc phải thực hiện theo quy trình kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn chuyên ngành, hợp đồng nên dẫn chiếu rõ tài liệu áp dụng. Mọi thay đổi phạm vi cũng cần được các bên thống nhất bằng văn bản.

2.2. Thời hạn hợp đồng và lịch bảo trì định kỳ

Hợp đồng cần quy định ngày bắt đầu và thời hạn cung cấp dịch vụ. Nếu dịch vụ được thực hiện định kỳ, các bên nên lập lịch cụ thể.

Đối với vệ sinh công nghiệp, lịch làm việc cần phù hợp với hoạt động của tòa nhà. Các bên cũng nên thống nhất thời gian xử lý yêu cầu phát sinh.

Với hệ thống PCCC, lịch kiểm tra và bảo dưỡng phải phù hợp với quy định áp dụng, yêu cầu kỹ thuật và tình trạng thiết bị. Không nên chỉ dựa vào lịch do nhà thầu đề xuất mà bỏ qua nghĩa vụ pháp lý của cơ sở.

Hợp đồng cũng nên quy định cách thông báo khi cần thay đổi lịch. Nếu công việc ảnh hưởng đến hoạt động của tòa nhà, nhà thầu cần phối hợp với ban quản lý.

Trường hợp cần tạm ngừng thiết bị để kiểm tra hoặc bảo dưỡng, các bên phải thống nhất biện pháp bảo đảm an toàn. Việc tạm ngừng không được thực hiện tùy tiện hoặc làm phát sinh nguy cơ mất an toàn cho người sử dụng.

2.3. Chi phí dịch vụ và phương thức thanh toán

Giá dịch vụ cần được xác định rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục kèm theo. Các bên nên tách chi phí vệ sinh công nghiệp khỏi chi phí bảo trì PCCC.

Cách tách riêng giúp việc đối chiếu và nghiệm thu thuận tiện hơn. Đồng thời, các bên dễ xác định khoản chi phí phát sinh khi thay đổi phạm vi công việc.

Hợp đồng nên quy định các nội dung sau:

Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng.
Thuế và các khoản chi phí liên quan.
Thời điểm thanh toán và hồ sơ thanh toán.
Điều kiện nghiệm thu trước khi thanh toán.
Chi phí vật tư, linh kiện thay thế nếu có.
Quy trình phê duyệt công việc ngoài phạm vi ban đầu.

Đối với thiết bị cần thay thế, nhà thầu nên thông báo tình trạng và dự toán chi phí trước khi thực hiện. Việc thay thế cần có sự chấp thuận của người có thẩm quyền, trừ trường hợp các bên đã thỏa thuận khác phù hợp pháp luật.

Các bên cũng cần thống nhất cách xử lý khi phát sinh chi phí ngoài hợp đồng. Quy định rõ ràng sẽ hạn chế tranh chấp về thanh toán.

>>> Xem thêm: Bạn muốn tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ? Hãy tìm hiểu trước các quy định về chứng thực

3. Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên khi thực hiện hợp đồng

3.1. Quyền và nghĩa vụ của bên thuê dịch vụ

Bên thuê có trách nhiệm cung cấp thông tin cần thiết về tòa nhà và hệ thống thiết bị. Nếu có hồ sơ kỹ thuật, bản vẽ hoặc lịch sử bảo trì, bên thuê nên cung cấp trong phạm vi phù hợp.

Bên thuê cần bố trí đầu mối phối hợp với nhà thầu. Việc tiếp cận các khu vực kỹ thuật phải tuân thủ quy trình an toàn của tòa nhà.

Ngoài ra, bên thuê có những trách nhiệm theo thỏa thuận như:

Thanh toán đầy đủ khi đáp ứng điều kiện hợp đồng.
Kiểm tra và nghiệm thu kết quả dịch vụ.
Thông báo kịp thời về lỗi hoặc hư hỏng được phát hiện.
Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Không yêu cầu nhà thầu thực hiện công việc trái quy định pháp luật.

Bên thuê có quyền yêu cầu khắc phục nếu dịch vụ không đạt tiêu chuẩn đã thống nhất. Tuy nhiên, việc từ chối nghiệm thu hoặc giữ lại khoản thanh toán cần căn cứ vào hợp đồng và quy định pháp luật.

3.2. Quyền và nghĩa vụ của đơn vị cung cấp dịch vụ

Nhà thầu phải thực hiện công việc đúng phạm vi và tiêu chuẩn đã cam kết. Nhân sự tham gia cần đáp ứng yêu cầu về năng lực, chuyên môn và an toàn đối với từng hạng mục.

Với dịch vụ vệ sinh, nhà thầu phải sử dụng phương pháp và hóa chất phù hợp. Đồng thời, cần bảo đảm an toàn cho người sử dụng tòa nhà và tài sản liên quan.

Với bảo trì PCCC, nhà thầu phải thực hiện đúng yêu cầu kỹ thuật và quy định chuyên ngành. Công việc cần được ghi nhận đầy đủ trong hồ sơ theo yêu cầu áp dụng.

Nhà thầu cũng cần:

Bố trí nhân sự phù hợp với công việc.
Sử dụng thiết bị và vật tư đáp ứng yêu cầu.
Báo cáo hư hỏng hoặc nguy cơ mất an toàn được phát hiện.
Thông báo khi phát sinh công việc ngoài phạm vi hợp đồng.
Lập biên bản nghiệm thu và hồ sơ bảo trì theo thỏa thuận.
Bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ xác định trách nhiệm theo hợp đồng và pháp luật.

Các bên nên quy định rõ cách tiếp nhận và xử lý phản ánh. Nếu phát hiện hệ thống có dấu hiệu không an toàn, nhà thầu cần báo ngay cho đầu mối phụ trách. Việc xử lý phải theo quy trình phù hợp.

3.3. Nghiệm thu, xử lý vi phạm và bồi thường thiệt hại

Hợp đồng cần quy định cách nghiệm thu từng nhóm công việc. Với vệ sinh công nghiệp, tiêu chí có thể gồm mức độ sạch, phạm vi hoàn thành và tần suất thực hiện.

Đối với bảo trì PCCC, hồ sơ nghiệm thu cần phản ánh đúng công việc đã thực hiện. Tùy hạng mục, hồ sơ có thể gồm biên bản kiểm tra, kết quả thử nghiệm và danh mục thiết bị được bảo dưỡng.

Các bên nên thống nhất thời hạn kiểm tra và thời gian khắc phục lỗi. Nếu nhà thầu không đáp ứng yêu cầu, bên thuê có thể áp dụng biện pháp đã thỏa thuận và phù hợp pháp luật.

Hợp đồng cũng cần quy định trách nhiệm khi gây hư hỏng tài sản hoặc làm gián đoạn hoạt động của tòa nhà. Việc bồi thường phải căn cứ vào thiệt hại thực tế, quan hệ nhân quả và quy định pháp luật áp dụng.

Nếu xảy ra sự cố PCCC, các bên cần phối hợp xử lý theo quy trình khẩn cấp. Không nên chỉ dựa vào điều khoản bồi thường để thay thế nghĩa vụ bảo đảm an toàn hoặc nghĩa vụ báo cáo theo quy định.

4. Những lưu ý pháp lý khi ký hợp đồng dịch vụ vệ sinh và bảo trì PCCC

4.1. Kiểm tra tư cách pháp lý và năng lực của nhà thầu

Trước khi ký hợp đồng, bên thuê nên kiểm tra thông tin pháp lý của nhà thầu. Cần xác định người ký có thẩm quyền đại diện hay không.

Đối với dịch vụ vệ sinh công nghiệp, nên đánh giá kinh nghiệm và quy trình làm việc. Các yếu tố như nhân sự, thiết bị và biện pháp an toàn cũng cần được xem xét.

Đối với dịch vụ PCCC, cần kiểm tra điều kiện và năng lực thực hiện công việc theo quy định hiện hành. Không nên chỉ dựa vào báo giá hoặc cam kết của nhà thầu.

Nếu hợp đồng bao gồm nhiều nhóm công việc, cần xác định đơn vị chịu trách nhiệm cho từng hạng mục. Trường hợp nhà thầu thuê lại đơn vị khác, hợp đồng nên quy định việc chấp thuận và trách nhiệm liên quan.

4.2. Quy định rõ trách nhiệm về an toàn và sự cố

Vệ sinh và bảo trì trong tòa nhà đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động thường ngày. Vì vậy, hợp đồng cần có quy định về an toàn lao động, bảo vệ tài sản và kiểm soát khu vực làm việc.

Nhà thầu phải tuân thủ quy trình ra vào và quy định an toàn của tòa nhà. Nếu sử dụng hóa chất hoặc thiết bị chuyên dụng, cần áp dụng biện pháp phòng ngừa phù hợp.

Đối với hệ thống PCCC, các bên cần thống nhất quy trình khi phát hiện hư hỏng hoặc nguy cơ mất an toàn. Việc ngừng, cô lập hoặc khôi phục thiết bị phải được kiểm soát đúng quy trình.

Hợp đồng không nên quy định trách nhiệm một cách chung chung. Cần xác định rõ người tiếp nhận thông tin, thời hạn thông báo và cách xử lý sự cố. Những điều khoản này giúp các bên phối hợp nhanh hơn khi có vấn đề.

4.3. Lập hồ sơ và lưu trữ kết quả thực hiện

Hồ sơ dịch vụ là căn cứ chứng minh công việc đã hoàn thành. Vì vậy, các bên nên quy định hình thức lập và bàn giao hồ sơ ngay trong hợp đồng.

Với vệ sinh công nghiệp, hồ sơ có thể gồm nhật ký công việc, bảng kiểm tra và biên bản nghiệm thu. Với bảo trì PCCC, cần lưu giữ tài liệu kỹ thuật và hồ sơ theo yêu cầu áp dụng.

Các tài liệu cần phản ánh trung thực công việc đã thực hiện. Không nên ký nghiệm thu khi công việc chưa hoàn thành hoặc chưa được kiểm tra theo thỏa thuận.

Bên thuê nên quy định thời hạn lưu trữ và trách nhiệm bàn giao hồ sơ khi hợp đồng chấm dứt. Việc này giúp thuận tiện cho công tác quản lý và các đợt kiểm tra sau đó.

4.4. Rà soát điều khoản chấm dứt và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng cần quy định những trường hợp được sửa đổi, tạm ngừng hoặc chấm dứt. Các bên cũng nên thống nhất thời hạn thông báo trước và trách nhiệm khi kết thúc dịch vụ.

Nếu nhà thầu vi phạm nghĩa vụ, hợp đồng cần nêu cách yêu cầu khắc phục. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, các bên có thể xem xét biện pháp xử lý theo thỏa thuận và pháp luật.

Điều khoản giải quyết tranh chấp nên xác định phương thức thương lượng hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Các bên cũng cần thống nhất cách xử lý chi phí, hồ sơ và công việc còn tồn đọng.

Trước khi ký, nên rà soát toàn bộ hợp đồng và phụ lục. Nếu có nội dung chưa rõ, cần sửa đổi trước khi các bên xác nhận. Đây là cách thiết thực để hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện.

>>> Xem thêm: Giấy tờ đã sẵn sàng, còn bạn đã chọn được dịch vụ công chứng phù hợp chưa?

Kết luận

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp và bảo trì hệ thống PCCC cần quy định rõ phạm vi công việc, tiêu chuẩn, chi phí và trách nhiệm của từng bên. Đặc biệt, hợp đồng bảo trì PCCC tòa nhà cần thể hiện cụ thể các hạng mục kỹ thuật, quy trình nghiệm thu và cách xử lý khi phát hiện sự cố. Các bên cũng nên kiểm tra năng lực nhà thầu và lưu trữ đầy đủ hồ sơ thực hiện. Nếu cần hỗ trợ rà soát nội dung hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục công chứng phù hợp, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Bạn cần hỗ trợ công chứng tại nhà? Hãy khám phá thông tin từ văn phòng công chứng để tìm hiểu phương án phù hợp

>>> Xem thêm: Chuyển quyền sử dụng đất cần đúng hồ sơ, đúng trình tự; đừng bỏ lỡ hướng dẫn về dịch vụ sang tên sổ đỏ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp