Hướng dẫn cách tra cứu thông tin bản chứng thực chữ ký thật hay giả

Tra cứu chứng thực chữ ký là nhu cầu thường gặp khi người dân nhận được một văn bản có chữ ký và lời chứng. Việc kiểm tra giúp hạn chế rủi ro sử dụng giấy tờ giả.

Một bản chứng thực có thể được sử dụng trong nhiều loại hồ sơ. Nếu thông tin trên văn bản có dấu hiệu bất thường, người nhận nên kiểm tra trước khi tiếp tục giao dịch.

Tuy nhiên, không phải lúc nào người dân cũng có thể kiểm tra bằng cách nhập thông tin trên một website. Cách xác minh còn phụ thuộc vào cơ quan thực hiện, loại giấy tờ và thông tin đang có.

Người dân cũng cần phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng. Hai thủ tục này có cơ chế quản lý và cách xác minh khác nhau.

Vậy làm thế nào để kiểm tra bản chứng thực chữ ký thật hay giả? Có thể tra cứu trực tuyến không? Cần kiểm tra những thông tin nào trên văn bản? Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn từng bước.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý sự cố khi chứng thực chữ ký bị nhầm lẫn thông tin cá nhân

1. Tra cứu thông tin chứng thực chữ ký là gì?

1.1. Tra cứu giúp kiểm tra nguồn gốc của bản chứng thực

Tra cứu chứng thực chữ ký nhằm kiểm tra thông tin liên quan đến việc chứng thực.

Người kiểm tra có thể đối chiếu người ký, ngày chứng thực và cơ quan thực hiện. Các thông tin này cần phù hợp với văn bản đang được cung cấp.

Việc kiểm tra giúp phát hiện những dấu hiệu bất thường. Đây là bước cần thiết khi có nghi ngờ về nguồn gốc tài liệu.

Tuy nhiên, tra cứu không chỉ đơn giản là nhìn vào con dấu. Cần kiểm tra nhiều thông tin cùng lúc.

1.2. Không phải bản chứng thực nào cũng có cách tra cứu giống nhau

Mỗi bản chứng thực có thể được thực hiện tại một cơ quan hoặc tổ chức khác nhau.

Có trường hợp việc xác minh được thực hiện trực tiếp tại nơi đã chứng thực. Một số thông tin có thể được kiểm tra thông qua hệ thống dữ liệu hoặc phương thức điện tử được cung cấp.

Do đó, người dân cần xác định nơi thực hiện chứng thực trước.

Nếu chưa biết văn bản được chứng thực ở đâu, cần kiểm tra các thông tin thể hiện trên chính tài liệu.

1.3. Chứng thực chữ ký không xác nhận toàn bộ nội dung văn bản

Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý.

Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký là của người yêu cầu. Việc chứng thực không đồng nghĩa với việc xác nhận mọi nội dung trong văn bản là đúng.

Vì vậy, một văn bản có chứng thực chữ ký thật vẫn có thể chứa nội dung cần kiểm tra thêm.

Người nhận không nên chỉ dựa vào lời chứng để đánh giá toàn bộ giao dịch.

1.4. Cần phân biệt bản thật và bản bị chỉnh sửa

Một tài liệu có thể chứa thông tin chứng thực thật nhưng đã bị sửa chữa sau đó.

Các nội dung như họ tên, ngày tháng, số tiền hoặc điều khoản có thể bị thay đổi.

Do đó, cần kiểm tra toàn bộ văn bản. Không nên chỉ xác minh chữ ký hoặc con dấu.

Nếu phát hiện dấu hiệu tẩy xóa, chắp ghép hoặc thay đổi nội dung, cần thận trọng trước khi sử dụng.

2. Cách kiểm tra bản chứng thực chữ ký thật hay giả

2.1. Kiểm tra cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực

Trước tiên, cần xác định nơi thực hiện chứng thực.

Thông tin này thường được thể hiện trong lời chứng hoặc phần xác nhận trên văn bản.

Người kiểm tra nên đối chiếu tên cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền.

Nếu thông tin không rõ ràng, cần liên hệ nơi được ghi trên văn bản để xác minh.

2.2. Kiểm tra thông tin người ký

Họ tên người ký là thông tin quan trọng cần đối chiếu.

Thông tin này cần phù hợp với giấy tờ nhân thân hoặc hồ sơ liên quan.

Nếu có sự khác biệt về họ tên, ngày sinh hoặc thông tin nhận dạng, cần tìm hiểu nguyên nhân.

Không nên bỏ qua những sai lệch dù chỉ là một chi tiết nhỏ.

2.3. Kiểm tra ngày, tháng và địa điểm chứng thực

Ngày chứng thực giúp xác định thời điểm văn bản được thực hiện.

Người kiểm tra cần xem ngày chứng thực có rõ ràng hay không. Nếu có thông tin về địa điểm, cũng nên đối chiếu.

Một số trường hợp có thể có sự khác biệt giữa ngày lập văn bản và ngày chứng thực.

Sự khác biệt này không đồng nghĩa văn bản giả. Tuy nhiên, nếu thông tin bất thường, nên xác minh thêm.

2.4. Kiểm tra lời chứng và chữ ký của người thực hiện

Lời chứng là phần quan trọng trên bản chứng thực.

Người kiểm tra cần xem nội dung lời chứng có đầy đủ và phù hợp không.

Chữ ký của người thực hiện cũng cần được xem xét cùng các thông tin khác.

Không nên kết luận văn bản thật hay giả chỉ dựa vào hình thức chữ ký.

Khi có nghi ngờ, cần xác minh trực tiếp với nơi đã thực hiện chứng thực.

2.5. Kiểm tra dấu và hình thức của văn bản

Con dấu là một trong những thông tin thường được người dân chú ý.

Tuy nhiên, chỉ nhìn hình thức con dấu là chưa đủ để kết luận.

Cần kiểm tra đồng thời tên cơ quan, lời chứng, chữ ký và các thông tin liên quan.

Nếu dấu có biểu hiện mờ bất thường hoặc thông tin không thống nhất, nên yêu cầu xác minh.

2.6. Đối chiếu bản chứng thực với bản được lưu giữ

Trong trường hợp cần xác minh chắc chắn, việc đối chiếu với hồ sơ lưu tại nơi thực hiện là phương án quan trọng.

Người dân có thể liên hệ cơ quan, tổ chức đã chứng thực để đề nghị kiểm tra thông tin.

Việc cung cấp bản chụp hoặc thông tin liên quan có thể giúp đơn vị tiếp nhận xác định tài liệu nhanh hơn.

Tùy trường hợp, đơn vị có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cách thức xác minh phù hợp.

>>> Xem thêm: Không muốn mất nhiều thời gian tự tìm hiểu hồ sơ? Dịch vụ sổ đỏ có thể là thông tin bạn đang cần

3. Có thể tra cứu chứng thực chữ ký trực tuyến không?

3.1. Không phải mọi bản chứng thực đều có cổng tra cứu riêng

Nhiều người cho rằng chỉ cần nhập số chứng thực trên mạng là có thể kiểm tra.

Thực tế, không phải mọi bản chứng thực chữ ký đều có một hệ thống tra cứu trực tuyến công khai.

Khả năng tra cứu phụ thuộc vào cơ quan thực hiện và hệ thống dữ liệu được áp dụng.

Vì vậy, không tìm thấy thông tin trên mạng chưa đủ để kết luận văn bản là giả.

3.2. Kiểm tra thông tin điện tử nếu văn bản có mã xác thực

Một số tài liệu có thể được cung cấp mã hoặc thông tin điện tử để kiểm tra.

Nếu văn bản có mã xác thực, người dân nên sử dụng đúng phương thức được hướng dẫn.

Thông tin trả về cần được đối chiếu với bản giấy.

Nếu dữ liệu hiển thị khác với văn bản đang cầm trên tay, cần tạm dừng việc sử dụng tài liệu.

3.3. Quét mã QR không phải lúc nào cũng chứng minh được văn bản thật

Mã QR ngày càng xuất hiện trên nhiều loại giấy tờ.

Tuy nhiên, một mã QR tự nó không phải lúc nào cũng chứng minh tài liệu là hợp lệ.

Mã có thể dẫn đến một trang thông tin. Người dùng vẫn phải kiểm tra nguồn của trang đó.

Nếu mã dẫn đến website không rõ nguồn gốc, không nên nhập thông tin cá nhân.

3.4. Có thể liên hệ trực tiếp nơi thực hiện chứng thực

Đây là cách phù hợp khi không có công cụ tra cứu trực tuyến.

Người dân cần cung cấp thông tin cần thiết về bản chứng thực. Ví dụ như ngày thực hiện, người ký hoặc nội dung lời chứng.

Đơn vị thực hiện có thể hướng dẫn phương thức xác minh theo hồ sơ thực tế.

Khi cần xác minh tài liệu quan trọng, nên ưu tiên nguồn thông tin chính thức.

3.5. Không nên tin vào các website tra cứu không rõ nguồn

Trên internet có thể xuất hiện nhiều trang web cung cấp dịch vụ kiểm tra giấy tờ.

Người dân cần thận trọng với các website không xác định được đơn vị quản lý.

Không nên cung cấp ảnh CCCD, số định danh hoặc thông tin tài sản cho website không rõ nguồn.

Nếu cần xác minh, nên sử dụng kênh chính thức của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

4. Những lưu ý khi kiểm tra bản chứng thực chữ ký

4.1. Không chỉ kiểm tra con dấu

Một văn bản giả có thể được làm giả cả chữ ký và con dấu.

Vì vậy, chỉ nhìn con dấu là chưa đủ.

Người dân nên kiểm tra tổng thể văn bản. Các thông tin về người ký và nơi chứng thực cũng cần được đối chiếu.

Nếu có nghi ngờ, nên xác minh với đơn vị thực hiện.

4.2. Không tự ý chỉnh sửa bản chứng thực

Khi phát hiện thông tin bất thường, không nên tự sửa văn bản.

Việc tẩy xóa hoặc thêm nội dung có thể làm thay đổi tài liệu.

Nếu có sai sót, cần liên hệ nơi thực hiện để được hướng dẫn.

Bản chứng thực đã hoàn tất cần được bảo quản nguyên trạng.

4.3. Kiểm tra trước khi sử dụng trong giao dịch

Việc xác minh nên được thực hiện trước khi sử dụng tài liệu.

Đặc biệt, cần thận trọng với hồ sơ liên quan đến nhà đất, tài sản hoặc tiền bạc.

Nếu bản chứng thực được sử dụng làm căn cứ giao dịch, việc kiểm tra càng cần thiết.

Không nên chờ đến khi phát sinh tranh chấp mới kiểm tra nguồn gốc giấy tờ.

4.4. Chú ý dấu hiệu sửa chữa hoặc làm giả

Một số dấu hiệu có thể khiến văn bản cần được kiểm tra thêm.

Ví dụ như chữ viết không đồng nhất, thông tin bị tẩy xóa hoặc dấu có biểu hiện bất thường.

Văn bản có thể bị thay đổi số liệu hoặc nội dung sau khi chứng thực.

Tuy nhiên, dấu hiệu bằng mắt thường chưa đủ để kết luận giả mạo.

Cần xác minh với đơn vị có thẩm quyền trước khi đưa ra kết luận.

4.5. Không chia sẻ công khai toàn bộ giấy tờ

Khi cần hỏi về một bản chứng thực, người dân không nên đăng toàn bộ tài liệu lên mạng.

Giấy tờ có thể chứa thông tin cá nhân và thông tin tài sản.

Nếu cần gửi bản chụp để kiểm tra, nên che những dữ liệu không cần thiết.

Đồng thời, chỉ nên cung cấp tài liệu cho đơn vị đáng tin cậy.

4.6. Xác minh sớm khi phát hiện nghi vấn

Nếu nghi ngờ bản chứng thực không hợp lệ, người dân nên dừng sử dụng tài liệu.

Không nên tiếp tục giao dịch chỉ vì bên kia khẳng định giấy tờ là thật.

Hãy liên hệ nơi thực hiện chứng thực để kiểm tra.

Với tài liệu có dấu hiệu giả mạo, cần cân nhắc các bước xử lý tiếp theo theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Đừng để một điều khoản chưa rõ ràng làm phát sinh rắc rối sau khi công chứng ủy quyền

Kết luận

Tra cứu chứng thực chữ ký là bước cần thiết khi người dân nghi ngờ nguồn gốc hoặc tính xác thực của một bản chứng thực. Việc kiểm tra nên dựa trên nhiều thông tin. Không nên chỉ nhìn vào con dấu hoặc chữ ký.

Người dân có thể kiểm tra nơi thực hiện, người ký, ngày chứng thực, lời chứng và các thông tin điện tử nếu có. Khi cần xác minh chắc chắn, nên liên hệ trực tiếp với cơ quan hoặc tổ chức đã thực hiện chứng thực.

Nếu cần được tư vấn về tra cứu chứng thực chữ ký, kiểm tra thông tin trên bản chứng thực hoặc xác định dấu hiệu bất thường của giấy tờ, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn phương án xử lý phù hợp.

>>> Xem thêm: Nếu lần đầu mua bất động sản, bạn càng không nên bỏ qua thông tin về công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng phù hợp không chỉ giúp công chứng mà còn hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com