Người đại diện theo ủy quyền có được chứng thực chữ ký cho người khác?

Ủy quyền lại chứng thực chữ ký là vấn đề dễ gây nhầm lẫn trong quá trình thực hiện thủ tục. Nhiều người cho rằng đã được ủy quyền thì có thể thay người khác ký mọi giấy tờ. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng đúng.

Chứng thực chữ ký có những yêu cầu riêng về người ký. Người yêu cầu chứng thực thường phải trực tiếp thực hiện việc ký theo đúng quy định. Vì vậy, cần phân biệt giữa việc đại diện theo ủy quyền và việc chứng thực chữ ký.

Đặc biệt, người được ủy quyền không mặc nhiên có quyền ký thay người ủy quyền trên mọi loại giấy tờ. Việc ký thay còn phụ thuộc vào nội dung ủy quyền và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Vậy người đại diện theo ủy quyền có được chứng thực chữ ký cho người khác không? Có thể ủy quyền tiếp cho người khác hay không? Hồ sơ và cách thực hiện thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này.

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên hợp đồng cho mượn tài sản giá trị cao

1. Chứng thực chữ ký và đại diện theo ủy quyền

1.1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Thủ tục này nhằm xác nhận chủ thể đã ký vào văn bản. Người yêu cầu cũng phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Chứng thực chữ ký khác với chứng thực bản sao. Hai thủ tục này có mục đích và cách thực hiện riêng.

Vì vậy, người dân cần xác định đúng loại thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.

1.2. Đại diện theo ủy quyền là gì?

Ủy quyền là việc một người giao cho người khác thực hiện công việc trong phạm vi được xác lập.

Người được ủy quyền chỉ có thể thực hiện những công việc thuộc phạm vi ủy quyền. Nội dung này cần được thể hiện rõ trong văn bản hoặc thỏa thuận ủy quyền.

Người được ủy quyền cũng phải tuân thủ các giới hạn đã được xác lập. Không phải mọi quyền của người ủy quyền đều được chuyển giao.

Do đó, khi xem xét việc ký thay, cần kiểm tra nội dung ủy quyền trước tiên.

1.3. Người được ủy quyền có được ký thay người ủy quyền không?

Việc ký thay phụ thuộc vào nội dung công việc được ủy quyền. Nếu văn bản ủy quyền cho phép thực hiện một công việc cụ thể, người được ủy quyền có thể thực hiện trong phạm vi đó.

Tuy nhiên, ký thay không đồng nghĩa với việc chữ ký đó là chữ ký của người ủy quyền.

Đây là điểm rất quan trọng khi thực hiện chứng thực chữ ký. Người có thẩm quyền cần xác định đúng người đang ký và mục đích của việc chứng thực.

Vì vậy, người dân không nên mặc nhiên cho rằng có giấy ủy quyền thì có thể chứng thực chữ ký thay cho người ủy quyền.

2. Người đại diện theo ủy quyền có được chứng thực chữ ký cho người khác?

2.1. Người được ủy quyền không thể tự biến chữ ký của mình thành chữ ký của người ủy quyền

Chứng thực chữ ký gắn với chính người ký trên văn bản. Người được ủy quyền không thể ký tên người ủy quyền rồi yêu cầu chứng thực như chữ ký của người đó.

Nếu một người ký thay nhưng văn bản lại thể hiện đó là chữ ký của người ủy quyền, thông tin này có thể không phù hợp với bản chất của thủ tục chứng thực chữ ký.

Người dân cần phân biệt rõ hai trường hợp. Một là ký với tư cách của chính mình theo phạm vi đại diện. Hai là giả mạo chữ ký của người khác.

Hai trường hợp này có bản chất hoàn toàn khác nhau.

2.2. Trường hợp người được ủy quyền ký với tư cách đại diện

Trong một số giao dịch, người được ủy quyền có thể ký văn bản với tư cách đại diện.

Khi đó, cách thể hiện chữ ký cần phù hợp với tư cách đại diện. Nội dung văn bản cũng cần thể hiện rõ người ký đang thực hiện công việc theo ủy quyền.

Nếu thủ tục yêu cầu chứng thực chữ ký, cần xác định người ký là ai. Đồng thời, cần xác định văn bản đang yêu cầu chứng thực chữ ký của người nào.

Không nên sử dụng cách ký khiến người tiếp nhận hiểu rằng người được ủy quyền đang giả danh người ủy quyền.

2.3. Có thể ủy quyền cho người khác thực hiện việc ký thay không?

Việc ủy quyền lại không phải trường hợp nào cũng được thực hiện.

Người được ủy quyền chỉ có thể ủy quyền lại trong phạm vi pháp luật cho phép. Đồng thời, cần xem xét nội dung của việc ủy quyền ban đầu.

Nếu muốn ủy quyền lại, người dân cần kiểm tra văn bản ủy quyền trước đó. Đây là căn cứ quan trọng để xác định có được thực hiện tiếp hay không.

Trong trường hợp không chắc chắn, nên hỏi người có thẩm quyền hoặc người có chuyên môn trước khi lập văn bản mới.

2.4. Chứng thực chữ ký có thể thực hiện thông qua người đại diện không?

Không nên hiểu ủy quyền theo hướng mọi thủ tục chứng thực đều có thể thực hiện thay.

Chứng thực chữ ký liên quan trực tiếp đến người ký. Người thực hiện chứng thực cần xác định đúng chủ thể ký vào văn bản.

Do đó, việc có người đại diện hay không còn phụ thuộc vào tính chất của văn bản. Cũng cần xem xét quy định áp dụng cho từng thủ tục.

Nếu hồ sơ có yếu tố ủy quyền, người dân nên cung cấp đầy đủ văn bản ủy quyền. Việc này giúp nơi thực hiện có cơ sở xem xét trường hợp cụ thể.

>>> Xem thêm: Đang cần xử lý hồ sơ sang tên mà không muốn kéo dài? Hãy xem Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh

3. Hồ sơ và cách xử lý khi thực hiện chứng thực chữ ký có ủy quyền

3.1. Chuẩn bị văn bản cần chứng thực

Trước tiên, người dân cần chuẩn bị văn bản cần ký và chứng thực.

Nội dung văn bản phải được kiểm tra trước khi thực hiện. Các thông tin về người ủy quyền và người được ủy quyền cần rõ ràng.

Nếu văn bản được lập theo mẫu, nên sử dụng đúng mẫu được yêu cầu. Không nên tự ý thay đổi nội dung quan trọng.

Việc chuẩn bị đúng văn bản giúp hạn chế việc phải sửa đổi hoặc lập lại hồ sơ.

3.2. Chuẩn bị văn bản ủy quyền liên quan

Nếu việc ký được thực hiện trên cơ sở ủy quyền, người yêu cầu nên mang theo văn bản ủy quyền.

Văn bản này giúp xác định phạm vi công việc được giao. Đồng thời, có thể làm rõ tư cách của người đang ký.

Nội dung ủy quyền cần được kiểm tra kỹ. Đặc biệt là phần quyền ký và thực hiện các công việc liên quan.

Nếu văn bản ủy quyền không thể hiện rõ nội dung cần thực hiện, người dân nên hỏi trước về cách xử lý.

3.3. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân

Người thực hiện thủ tục cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ.

CCCD là một trong những giấy tờ thường được sử dụng. Tùy trường hợp, giấy tờ khác có thể được chấp nhận theo quy định.

Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và phù hợp với hồ sơ. Nếu có sự khác biệt về thông tin, nên trao đổi trước với nơi thực hiện.

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.

3.4. Ký đúng tư cách của người được ủy quyền

Nếu được phép ký với tư cách đại diện, người được ủy quyền cần thể hiện đúng tư cách của mình.

Không nên ký tên người ủy quyền nếu bản thân không phải là người đó. Cũng không nên tạo cách thể hiện khiến chữ ký bị hiểu là chữ ký trực tiếp của người ủy quyền.

Cách ký cần phù hợp với nội dung ủy quyền. Văn bản cũng nên thể hiện rõ căn cứ đại diện nếu cần thiết.

Nếu chưa rõ cách ký, người dân nên hỏi trước khi thực hiện chứng thực.

3.5. Kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất

Sau khi hoàn thành thủ tục, cần kiểm tra lại toàn bộ văn bản.

Người dân nên chú ý đến họ tên, nội dung ủy quyền và tư cách của người ký. Thông tin chứng thực cũng cần được kiểm tra cẩn thận.

Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với người thực hiện. Không nên tự ý sửa chữa văn bản sau khi đã được chứng thực.

Việc kiểm tra tại thời điểm nhận kết quả giúp hạn chế những vấn đề phát sinh sau đó.

4. Những lưu ý quan trọng khi ủy quyền và chứng thực chữ ký

4.1. Không ký giả chữ ký của người ủy quyền

Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.

Người được ủy quyền không nên tự ký tên người ủy quyền trên văn bản. Việc này khác hoàn toàn với việc ký với tư cách đại diện.

Chữ ký của mỗi người gắn với chủ thể thực hiện chữ ký đó. Vì vậy, không nên dùng giấy ủy quyền làm căn cứ để ký giả chữ ký của người khác.

Nếu cần thực hiện công việc thay, hãy thể hiện đúng tư cách đại diện.

4.2. Kiểm tra phạm vi của giấy ủy quyền

Không phải giấy ủy quyền nào cũng có phạm vi giống nhau.

Một văn bản có thể chỉ cho phép thực hiện một công việc cụ thể. Một số trường hợp có thể quy định thêm quyền ký và nhận giấy tờ.

Người được ủy quyền cần đọc kỹ toàn bộ nội dung trước khi thực hiện. Nếu công việc dự kiến vượt quá phạm vi ủy quyền, cần xử lý lại căn cứ đại diện.

Việc kiểm tra này giúp hạn chế tranh chấp về sau.

4.3. Lưu ý khi muốn ủy quyền lại

Ủy quyền lại cần được xem xét cẩn thận. Người được ủy quyền không nên tự ý chuyển quyền cho người khác.

Trước tiên, cần kiểm tra nội dung của giấy ủy quyền ban đầu. Sau đó, cần xác định việc ủy quyền lại có thuộc trường hợp được phép hay không.

Nếu được ủy quyền lại, văn bản mới cũng cần thể hiện rõ phạm vi công việc. Người được ủy quyền lại chỉ nên thực hiện trong phạm vi được giao.

Đối với trường hợp phức tạp, nên được tư vấn trước khi lập văn bản.

4.4. Không nhầm chứng thực chữ ký với công chứng văn bản ủy quyền

Chứng thực chữ ký và công chứng văn bản ủy quyền là hai thủ tục khác nhau.

Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Công chứng lại liên quan đến tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc văn bản theo quy định về công chứng.

Tùy nội dung công việc, người dân có thể cần thực hiện một trong hai thủ tục. Một số trường hợp còn phải xem xét yêu cầu riêng của giao dịch.

Vì vậy, cần xác định đúng thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.

4.5. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ

Mỗi loại hồ sơ có thể có yêu cầu riêng. Người dân không nên tự suy đoán rằng giấy ủy quyền luôn được chấp nhận.

Trước khi ký, nên hỏi nơi tiếp nhận về hình thức văn bản. Đồng thời, cần xác định người nào phải trực tiếp ký.

Nếu hồ sơ liên quan đến tài sản hoặc giao dịch quan trọng, việc kiểm tra trước càng cần thiết. Điều này giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị trả lại.

4.6. Nên hỏi trước khi thực hiện thủ tục

Những hồ sơ có yếu tố đại diện thường cần được kiểm tra kỹ. Chỉ một khác biệt nhỏ về tư cách ký cũng có thể làm thay đổi cách xử lý.

Người dân nên chuẩn bị bản chính giấy tờ liên quan. Nếu có giấy ủy quyền, nên mang đầy đủ để được kiểm tra.

Khi chưa rõ cách ký hoặc phạm vi đại diện, không nên tự ý thực hiện. Hỏi trước sẽ giúp giảm thời gian và tránh phải lập lại hồ sơ.

>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian đi lại? Tìm hiểu quy trình công chứng ủy quyền trước khi chuẩn bị hồ sơ

Kết luận

Ủy quyền lại chứng thực chữ ký là vấn đề cần được xem xét dựa trên bản chất của từng thủ tục. Người được ủy quyền không mặc nhiên có quyền ký tên người ủy quyền để thực hiện chứng thực chữ ký. Nếu được phép đại diện, người ký cần thể hiện đúng tư cách và phạm vi được ủy quyền.

Khi có nhu cầu ủy quyền lại, cần kiểm tra văn bản ủy quyền ban đầu. Đồng thời, phải xác định việc ủy quyền lại có được phép hay không. Người dân cũng nên phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng văn bản ủy quyền.

Nếu cần được tư vấn về hồ sơ ủy quyền, cách ký với tư cách đại diện hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến giấy tờ tùy thân, mọi thứ đều cần được kiểm tra trước khi công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Đừng để một lựa chọn thiếu thông tin làm chậm cả kế hoạch của bạn tại văn phòng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com