Phân biệt lời chứng thực chữ ký và lời công chứng hợp đồng

Phân biệt lời chứng và lời công chứng là vấn đề cần được quan tâm khi thực hiện các thủ tục liên quan đến giấy tờ, hợp đồng và giao dịch dân sự. Hai hình thức này có cách thể hiện khác nhau. Mục đích xác nhận cũng không giống nhau.

Lời chứng thực chữ ký thường xuất hiện trong văn bản có chữ ký của cá nhân. Nội dung chứng thực tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, lời công chứng hợp đồng gắn với việc công chứng viên xác nhận hợp đồng hoặc giao dịch.

Nhiều người chỉ nhìn vào con dấu và chữ ký trên giấy tờ. Cách nhận biết này chưa đủ để xác định bản chất của thủ tục. Cần xem cả nội dung lời chứng và loại văn bản được thực hiện.

Vậy lời chứng thực chữ ký xác nhận những nội dung nào? Lời công chứng hợp đồng có ý nghĩa ra sao? Hai loại lời chứng này khác nhau ở điểm nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

>>> Xem thêm: Sự thật về tính pháp lý của việc chứng thực chữ ký ngoài giờ làm việc

1. Lời chứng thực chữ ký và lời công chứng hợp đồng là gì?

1.1. Lời chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là thủ tục nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Khi thực hiện thủ tục, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra người yêu cầu. Các điều kiện cần thiết cũng được xem xét trước khi chứng thực.

Lời chứng thực được ghi trên văn bản theo quy định. Nội dung này thể hiện việc chứng thực chữ ký của người yêu cầu.

Điểm quan trọng là phạm vi xác nhận của chứng thực chữ ký. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.

1.2. Lời công chứng hợp đồng là gì?

Lời công chứng hợp đồng được thể hiện trong văn bản công chứng. Nội dung lời chứng do công chứng viên thực hiện theo quy định.

Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và các giấy tờ liên quan. Nội dung hợp đồng cũng được xem xét trong phạm vi trách nhiệm công chứng.

Tùy từng loại giao dịch, công chứng viên có thể kiểm tra năng lực của các bên. Ý chí tự nguyện và tính phù hợp của giao dịch cũng là những vấn đề cần được xem xét.

Do đó, lời công chứng hợp đồng có phạm vi khác với lời chứng thực chữ ký. Người dân cần xác định đúng loại thủ tục trước khi thực hiện.

1.3. Vì sao cần phân biệt hai loại lời chứng?

Hai thủ tục có thể cùng xuất hiện chữ ký và dấu xác nhận. Tuy nhiên, bản chất pháp lý của chúng không giống nhau.

Nếu không phân biệt rõ, người dân có thể lựa chọn sai thủ tục. Điều này đặc biệt đáng lưu ý với hợp đồng và giao dịch về tài sản.

Một văn bản chỉ cần chứng thực chữ ký không nên tự động chuyển thành hợp đồng công chứng. Ngược lại, hợp đồng thuộc trường hợp phải công chứng cũng không thể chỉ chứng thực chữ ký để thay thế.

Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hồ sơ được chuẩn bị chính xác. Người dân cũng tránh được việc phải thực hiện lại thủ tục.

2. Điểm khác nhau giữa lời chứng thực chữ ký và lời công chứng hợp đồng

2.1. Khác nhau về đối tượng được xác nhận

Đây là điểm khác biệt quan trọng đầu tiên.

Với chứng thực chữ ký, trọng tâm là chữ ký của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký đó theo thủ tục chứng thực.

Trong khi đó, công chứng hợp đồng liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch. Công chứng viên thực hiện việc công chứng theo quy định pháp luật về công chứng.

Vì vậy, người dân không nên chỉ dựa vào hình thức của giấy tờ. Cần xem xét chính xác đối tượng mà thủ tục đang xác nhận.

2.2. Khác nhau về nội dung lời chứng

Lời chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký. Nội dung này không phải là sự xác nhận toàn bộ các thỏa thuận trong văn bản.

Lời công chứng hợp đồng lại gắn với hoạt động công chứng hợp đồng hoặc giao dịch. Công chứng viên phải thực hiện các bước kiểm tra theo quy định.

Do đó, hai lời chứng có nội dung và phạm vi khác nhau. Đây cũng là cơ sở để phân biệt hai thủ tục trong thực tế.

2.3. Khác nhau về chủ thể thực hiện

Chứng thực chữ ký có thể được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền chứng thực theo quy định.

Trong khi đó, công chứng hợp đồng được thực hiện bởi công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chủ thể có thẩm quyền theo quy định.

Người dân cần xác định đúng nơi thực hiện trước khi chuẩn bị hồ sơ. Không phải nơi nào có thể chứng thực chữ ký cũng có thể công chứng hợp đồng.

2.4. Khác nhau về loại văn bản

Chứng thực chữ ký thường áp dụng với giấy tờ, văn bản có chữ ký của cá nhân. Nội dung văn bản có thể thuộc nhiều nhóm khác nhau.

Công chứng hợp đồng áp dụng đối với hợp đồng hoặc giao dịch thuộc phạm vi công chứng. Một số giao dịch còn được pháp luật quy định cụ thể về yêu cầu công chứng.

Vì vậy, loại văn bản là căn cứ quan trọng để xác định thủ tục. Người dân nên kiểm tra yêu cầu pháp lý trước khi lựa chọn hình thức xác nhận.

2.5. Khác nhau về giá trị và trách nhiệm pháp lý

Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung mà mình đã thể hiện trong văn bản.

Đối với công chứng hợp đồng, công chứng viên thực hiện công chứng theo trình tự pháp luật. Văn bản công chứng có giá trị theo quy định của pháp luật về công chứng.

Do đó, không nên hiểu rằng hai thủ tục có giá trị hoàn toàn giống nhau. Giá trị của từng văn bản còn phụ thuộc vào nội dung và loại giao dịch cụ thể.

>>> Xem thêm: Đang băn khoăn về quy trình giấy tờ đất đai? Hãy xem ngay Dịch vụ sổ đỏ để tham khảo

3. Cách nhận biết lời chứng thực chữ ký và lời công chứng hợp đồng

3.1. Xem tên và loại văn bản

Bước đầu tiên là kiểm tra loại giấy tờ đang cầm trên tay.

Nếu đó là văn bản do cá nhân lập và cần xác nhận chữ ký, có thể thuộc trường hợp chứng thực chữ ký.

Nếu đó là hợp đồng hoặc giao dịch được yêu cầu công chứng, cần thực hiện theo thủ tục công chứng tương ứng.

Việc xác định loại văn bản giúp người dân lựa chọn đúng quy trình. Đây cũng là cách hạn chế nhầm lẫn giữa hai thủ tục.

3.2. Kiểm tra nội dung lời chứng

Người dân nên đọc phần lời chứng trên văn bản. Đây là phần thể hiện nội dung xác nhận của chủ thể thực hiện thủ tục.

Với chứng thực chữ ký, lời chứng tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Nội dung này khác với lời công chứng trong hợp đồng.

Nếu chưa hiểu ý nghĩa của lời chứng, người dân có thể hỏi trực tiếp người thực hiện. Không nên tự suy đoán chỉ dựa trên con dấu hoặc chữ ký.

3.3. Kiểm tra người thực hiện và nơi thực hiện

Thông tin về người thực hiện cũng là dấu hiệu quan trọng.

Đối với văn bản công chứng, thông tin công chứng viên thường được thể hiện trong văn bản công chứng. Người dân có thể kiểm tra tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thủ tục.

Đối với chứng thực chữ ký, cần xác định đúng chủ thể có thẩm quyền chứng thực.

Việc kiểm tra nơi thực hiện giúp hạn chế nguy cơ sử dụng giấy tờ không đúng thẩm quyền.

3.4. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận

Không phải mọi hồ sơ đều có thể tùy ý lựa chọn giữa công chứng và chứng thực.

Một số thủ tục yêu cầu đúng hình thức văn bản. Có trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng hợp đồng. Có trường hợp chỉ cần chứng thực chữ ký hoặc không cần chứng thực.

Vì vậy, người dân nên hỏi rõ cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Đây là căn cứ thực tế để chuẩn bị đúng giấy tờ.

3.5. Không chỉ dựa vào con dấu để nhận biết

Con dấu là một trong những thông tin trên văn bản. Tuy nhiên, chỉ nhìn vào con dấu không đủ để xác định thủ tục đã thực hiện.

Người dân cần xem cả tên văn bản, lời chứng, chữ ký và thông tin của người thực hiện. Các thông tin này cần phù hợp với nhau.

Nếu phát hiện điểm bất thường, nên xác minh lại trước khi sử dụng văn bản. Điều này đặc biệt quan trọng với hồ sơ liên quan đến tài sản.

4. Những lưu ý khi lựa chọn chứng thực chữ ký hoặc công chứng hợp đồng

4.1. Xác định đúng yêu cầu pháp luật

Trước khi thực hiện thủ tục, người dân cần xác định giao dịch của mình thuộc trường hợp nào.

Nếu pháp luật yêu cầu công chứng hợp đồng, không nên chỉ thực hiện chứng thực chữ ký. Hai thủ tục này không phải lúc nào cũng có thể thay thế cho nhau.

Nếu văn bản chỉ cần chứng thực chữ ký, người dân cũng không nhất thiết phải thực hiện công chứng nếu không có yêu cầu khác.

Xác định đúng thủ tục giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, hồ sơ cũng hạn chế được nguy cơ bị từ chối.

4.2. Không nhầm chứng thực chữ ký với công chứng nội dung

Đây là lỗi khá phổ biến khi chuẩn bị giấy tờ.

Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận mọi nội dung trong văn bản.

Công chứng hợp đồng có phạm vi khác. Công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng theo trình tự và trách nhiệm được pháp luật quy định.

Vì vậy, người dân cần đọc kỹ yêu cầu của thủ tục trước khi ký.

4.3. Kiểm tra hồ sơ trước khi đến thực hiện

Mỗi thủ tục có thể yêu cầu thành phần hồ sơ khác nhau. Người dân nên chuẩn bị giấy tờ trước khi đến nơi thực hiện.

Đối với chứng thực chữ ký, cần chuẩn bị văn bản cần chứng thực và giấy tờ tùy thân theo quy định.

Đối với công chứng hợp đồng, hồ sơ có thể gồm nhiều giấy tờ hơn. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào từng loại hợp đồng và giao dịch.

Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tình trạng thiếu giấy tờ. Người dân cũng không phải đi lại nhiều lần.

4.4. Đọc kỹ văn bản trước khi ký

Dù thực hiện chứng thực hay công chứng, người dân đều nên đọc kỹ giấy tờ trước khi ký.

Đối với hợp đồng, cần chú ý đối tượng giao dịch và quyền của các bên. Các điều khoản về nghĩa vụ cũng cần được kiểm tra.

Đối với văn bản chứng thực chữ ký, cần kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi ký. Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống thông tin quan trọng.

Nếu có nội dung chưa rõ, nên hỏi người có chuyên môn trước khi ký. Điều này giúp hạn chế tranh chấp về sau.

4.5. Nên hỏi khi chưa rõ thủ tục

Không phải ai cũng có thể tự xác định chính xác thủ tục cần thực hiện. Đặc biệt, các giao dịch liên quan đến nhà đất thường có nhiều loại giấy tờ.

Khi chưa rõ, người dân nên liên hệ nơi có thẩm quyền. Có thể cung cấp thông tin về loại văn bản và mục đích sử dụng.

Từ đó, người dân sẽ biết mình cần chứng thực chữ ký hay công chứng hợp đồng. Việc tư vấn trước cũng giúp hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ hơn.

>>> Xem thêm: Từ nội dung công chứng ủy quyền đến giấy tờ cần thiết, nhiều vấn đề cần được kiểm tra trước khi ký

Kết luận

Phân biệt lời chứng và lời công chứng giúp người dân hiểu đúng bản chất của từng thủ tục. Lời chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, lời công chứng hợp đồng gắn với hoạt động công chứng hợp đồng hoặc giao dịch.

Hai thủ tục có thể khác nhau về đối tượng, nội dung xác nhận, chủ thể thực hiện và loại văn bản. Vì vậy, không nên chỉ dựa vào con dấu để nhận biết. Người dân cần kiểm tra toàn bộ thông tin trên văn bản và yêu cầu của thủ tục.

Nếu chưa xác định được hình thức phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn lựa chọn thủ tục phù hợp theo quy định.

>>> Xem thêm: Từ hợp đồng đến giấy tờ tùy thân, mọi thứ đều cần được kiểm tra trước khi công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Muốn tiết kiệm thời gian? Hãy chuẩn bị hồ sơ và chọn đúng văn phòng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com