Quy định về việc đóng phí và lệ phí chứng thực chữ ký mới nhất

Quy định phí chứng thực chữ ký là vấn đề nhiều người quan tâm khi thực hiện thủ tục hành chính. Mức phí thường không lớn. Tuy nhiên, cách tính phí lại khiến nhiều người chưa hiểu rõ.

Đặc biệt, một văn bản có thể có nhiều chữ ký. Người dân có thể nghĩ rằng mỗi chữ ký sẽ tính một khoản phí riêng. Cách hiểu này không hoàn toàn chính xác.

Theo quy định hiện hành, phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp có thể gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Vậy phí chứng thực chữ ký được tính như thế nào? Ai phải nộp phí? Khi nào được miễn? Người dân cần lưu ý gì khi thanh toán? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề này.

>>> Xem thêm: Thẩm quyền chứng thực chữ ký tại các cơ quan đại diện ở nước ngoài

1. Quy định về phí chứng thực chữ ký hiện nay

1.1. Phí chứng thực chữ ký là gì?

Phí chứng thực chữ ký là khoản tiền người yêu cầu phải nộp khi thực hiện thủ tục chứng thực. Khoản phí này được thu theo mức do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng thực. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/01/2017.

Quy định này áp dụng đối với hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư. Người yêu cầu cần nộp phí theo mức được áp dụng cho từng loại việc.

Đối với chứng thực chữ ký, mức thu được xác định theo từng trường hợp. Cách tính này khác với phí chứng thực bản sao.

1.2. Phí chứng thực chữ ký là bao nhiêu?

Mức phí chứng thực chữ ký hiện nay là 10.000 đồng/trường hợp. Đây là mức thu được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC.

Một trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản. Vì vậy, số lượng chữ ký không phải là căn cứ duy nhất để tính phí.

Ví dụ, một văn bản có một chữ ký thì phí là 10.000 đồng. Một văn bản có nhiều người cùng ký cũng có mức phí 10.000 đồng/trường hợp.

Cách tính này giúp người dân chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ. Đồng thời, tránh nhầm lẫn giữa số chữ ký và số trường hợp chứng thực.

1.3. Phí chứng thực chữ ký có thay đổi theo số lượng chữ ký không?

Thông thường, không tính thêm phí chỉ vì cùng một văn bản có nhiều chữ ký.

Nếu nhiều chữ ký nằm trong cùng một giấy tờ, văn bản thì được tính là một trường hợp. Mức phí là 10.000 đồng.

Tuy nhiên, nếu người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trên các văn bản khác nhau thì mỗi văn bản có thể được tính là một trường hợp riêng.

Do đó, cần phân biệt số người ký với số văn bản cần chứng thực. Đây là điểm quan trọng khi tính tổng chi phí.

1.4. Phí chứng thực chữ ký khác gì phí chứng thực bản sao?

Phí chứng thực chữ ký và phí chứng thực bản sao được tính theo cách khác nhau.

Phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Trong khi đó, phí chứng thực bản sao được tính theo số trang của bản chính.

Cụ thể, phí chứng thực bản sao là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở đi, mức thu là 1.000 đồng/trang. Tổng mức thu không quá 200.000 đồng/bản.

Vì vậy, người dân cần xác định đúng loại thủ tục. Không nên áp dụng mức phí của chứng thực bản sao cho chứng thực chữ ký.

2. Cách tính phí chứng thực chữ ký trong từng trường hợp

2.1. Một chữ ký trên một văn bản

Trường hợp đơn giản nhất là một người ký trên một văn bản. Người yêu cầu thực hiện chứng thực chữ ký đối với văn bản đó.

Mức phí áp dụng là 10.000 đồng/trường hợp.

Khoản phí này không phụ thuộc vào độ dài nội dung văn bản. Văn bản có nhiều nội dung cũng không làm mức phí chứng thực chữ ký tăng theo số trang.

Tuy nhiên, nếu người dân đồng thời yêu cầu thêm thủ tục khác, chi phí có thể được tính theo từng loại dịch vụ tương ứng.

2.2. Nhiều chữ ký trên cùng một văn bản

Một văn bản có thể có chữ ký của nhiều người. Trường hợp này vẫn được tính theo quy định về một trường hợp chứng thực.

Mức phí là 10.000 đồng cho văn bản đó. Quy định này áp dụng dù văn bản có một hay nhiều chữ ký.

Ví dụ, một văn bản có năm người cùng ký. Nếu yêu cầu chứng thực chữ ký trên cùng văn bản thì mức phí chứng thực là 10.000 đồng/trường hợp.

Người dân không phải nhân số người ký với 10.000 đồng.

2.3. Một người yêu cầu chứng thực nhiều văn bản

Nếu một người có nhiều văn bản khác nhau cần chứng thực chữ ký, mỗi văn bản có thể được xác định là một trường hợp.

Ví dụ, một người có ba văn bản riêng biệt. Người này yêu cầu chứng thực chữ ký trên cả ba văn bản.

Khi đó, phí được tính theo từng trường hợp chứng thực. Tổng phí sẽ phụ thuộc vào số văn bản được thực hiện.

Vì vậy, trước khi làm thủ tục, người dân nên kiểm tra số lượng văn bản cần chứng thực.

2.4. Yêu cầu nhiều bản chính của cùng một văn bản

Người dân có thể cần nhiều bản chính giống nhau để sử dụng cho các hồ sơ khác nhau.

Trong trường hợp này, cần lưu ý cách tính phí. Theo hướng dẫn của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, nếu yêu cầu chứng thực chữ ký trên một văn bản và muốn nhận nhiều bản chính thì phí được tính cho từng bản.

Ví dụ, người dân yêu cầu một văn bản được chứng thực và nhận ba bản chính. Mỗi bản được tính phí theo quy định.

Do đó, số lượng bản nhận cũng là vấn đề cần hỏi rõ trước khi thực hiện.

2.5. Có phát sinh phí sao chụp hoặc dịch vụ khác không?

Phí chứng thực chữ ký là một khoản riêng. Một số trường hợp có thể phát sinh thêm chi phí khác.

Ví dụ, người dân có thể cần sao chụp tài liệu. Một số hồ sơ cũng có thể cần dịch thuật hoặc thực hiện thủ tục khác.

Các khoản này không nên gộp chung với phí chứng thực chữ ký. Người dân nên hỏi rõ từng khoản trước khi thanh toán.

Việc này giúp dễ kiểm tra tổng chi phí. Đồng thời, hạn chế nhầm lẫn giữa phí nhà nước và chi phí dịch vụ khác.

>>> Xem thêm: Muốn chủ động hơn khi giải quyết hồ sơ đất đai, đừng bỏ qua thông tin về Dịch vụ sổ đỏ

3. Quy định về người nộp phí và cách thực hiện

3.1. Ai phải nộp phí chứng thực chữ ký?

Người yêu cầu chứng thực chữ ký là người thực hiện nghĩa vụ nộp phí theo quy định.

Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký thuộc đối tượng nộp phí. Quy định này áp dụng cùng với các loại việc chứng thực khác thuộc phạm vi của Thông tư.

Trước khi thực hiện, người dân nên hỏi rõ mức phí áp dụng. Việc này giúp chủ động chuẩn bị tiền và hồ sơ.

Nếu có chính sách miễn hoặc trường hợp đặc biệt, cần kiểm tra điều kiện cụ thể.

3.2. Nộp phí chứng thực chữ ký ở đâu?

Nơi thu phí phụ thuộc vào cơ quan thực hiện chứng thực và quy định về thẩm quyền tại từng thời điểm.

Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, tổ chức thu phí được quy định gồm UBND cấp xã và Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện.

Hiện nay, hệ thống chính quyền và thủ tục hành chính đã có những thay đổi. Vì vậy, người dân nên kiểm tra nơi tiếp nhận hồ sơ cụ thể trước khi đi.

Tại Hà Nội, thủ tục chứng thực chữ ký được công bố với mức 10.000 đồng/trường hợp. Thời hạn giải quyết được thực hiện theo thủ tục hành chính hiện hành.

3.3. Khi nào phải nộp phí?

Phí được thực hiện khi người dân yêu cầu chứng thực thuộc trường hợp phải thu phí.

Người yêu cầu nên hỏi rõ mức thu trước khi hoàn tất thủ tục. Nếu thực hiện nhiều văn bản, cần xác định số trường hợp tương ứng.

Việc kiểm tra trước giúp tránh nhầm lẫn khi thanh toán. Người dân cũng có thể chủ động chuẩn bị đủ chi phí.

3.4. Có được miễn phí chứng thực chữ ký không?

Không phải mọi trường hợp chứng thực đều được miễn phí.

Thông tư 226/2016/TT-BTC có quy định về đối tượng được miễn phí. Tuy nhiên, nội dung miễn phí được quy định cho trường hợp cụ thể. Không thể áp dụng chung cho mọi yêu cầu chứng thực chữ ký.

Vì vậy, nếu cho rằng mình thuộc diện miễn phí, người dân nên kiểm tra căn cứ áp dụng.

Không nên tự xác định được miễn chỉ vì hoàn cảnh cá nhân. Cần đối chiếu với quy định cụ thể của thủ tục.

3.5. Có cần hỏi mức phí trước khi thực hiện không?

Người dân nên hỏi trước về mức phí. Đây là bước đơn giản nhưng giúp tránh nhiều nhầm lẫn.

Đặc biệt, cần hỏi nếu hồ sơ có nhiều văn bản. Cũng nên hỏi khi cần nhiều bản chính của cùng một văn bản.

Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm công khai các thông tin liên quan theo quy định. Trong đó có nội dung về lệ phí, chi phí chứng thực.

Người dân có thể kiểm tra thông tin được niêm yết trước khi thực hiện.

4. Những lưu ý khi đóng phí chứng thực chữ ký

4.1. Phân biệt phí chứng thực với phí công chứng

Chứng thực chữ ký và công chứng là hai hoạt động khác nhau. Mức thu cũng được áp dụng theo các quy định khác nhau.

Phí chứng thực chữ ký hiện là 10.000 đồng/trường hợp. Trong khi đó, phí công chứng được tính theo từng loại việc công chứng và căn cứ tính phí tương ứng.

Do đó, không nên lấy mức phí công chứng để áp dụng cho chứng thực chữ ký.

Trước khi thực hiện, người dân cần xác định mình đang yêu cầu thủ tục nào. Điều này giúp chuẩn bị đúng hồ sơ và chi phí.

4.2. Không nên chỉ quan tâm đến mức phí

Chi phí là một yếu tố cần quan tâm. Tuy nhiên, tính hợp pháp của thủ tục cũng rất quan trọng.

Người dân nên lựa chọn đúng nơi có thẩm quyền. Hồ sơ cũng cần được chuẩn bị theo đúng yêu cầu.

Không nên sử dụng dịch vụ quảng cáo chứng thực với mức giá bất thường. Đặc biệt, cần thận trọng với những nơi cam kết làm giấy tờ không đúng quy trình.

Một khoản phí nhỏ không nên là lý do để bỏ qua tính hợp pháp của giấy tờ.

4.3. Kiểm tra số lượng văn bản cần chứng thực

Trước khi đi chứng thực, người dân nên thống kê số văn bản cần thực hiện.

Nếu có nhiều văn bản, cần phân loại từng loại giấy tờ. Việc này giúp xác định số trường hợp chứng thực.

Nếu cần nhiều bản chính, cũng nên xác định số lượng ngay từ đầu. Theo hướng dẫn về phí chứng thực chữ ký, mỗi bản chính yêu cầu nhận thêm có thể được tính phí theo trường hợp tương ứng.

Cách chuẩn bị này giúp hạn chế phải đi lại nhiều lần.

4.4. Kiểm tra nội dung trước khi ký

Phí chứng thực chỉ là một phần của thủ tục. Người dân cần quan tâm đến nội dung văn bản.

Không nên ký vào giấy tờ chưa hoàn thiện. Cũng không nên ký khi chưa hiểu rõ nội dung.

Đối với văn bản có nhiều thông tin quan trọng, cần kiểm tra kỹ trước khi ký. Sau đó, thực hiện chứng thực theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.

Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế phải lập lại văn bản.

4.5. Giữ lại giấy tờ và chứng từ liên quan

Sau khi hoàn thành thủ tục, người dân nên kiểm tra lại văn bản. Đồng thời, cần giữ các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện thủ tục nếu có.

Nếu có biên lai hoặc chứng từ thu phí, nên bảo quản cẩn thận. Những tài liệu này giúp đối chiếu khi cần thiết.

Trường hợp phát hiện khoản thu không rõ ràng, người dân có thể yêu cầu giải thích. Việc kiểm tra ngay sẽ thuận tiện hơn về sau.

>>> Xem thêm: Người thân có thể thay bạn làm thủ tục nhà đất không? Câu trả lời nằm ở cách công chứng ủy quyền

Kết luận

Quy định phí chứng thực chữ ký hiện xác định mức thu là 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp được tính là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản. Nếu có nhiều văn bản hoặc yêu cầu nhiều bản chính, cách tính phí cần được xác định theo từng trường hợp cụ thể.

Người dân nên phân biệt phí chứng thực chữ ký với phí chứng thực bản sao và phí công chứng. Trước khi thực hiện, cần kiểm tra số lượng văn bản. Đồng thời, nên hỏi rõ mức phí và các khoản có thể phát sinh.

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ cũng rất quan trọng. Người dân không nên chỉ quan tâm đến chi phí. Tính hợp pháp của thủ tục và giá trị của giấy tờ cũng cần được đặt lên hàng đầu.

Nếu cần được tư vấn về mức phí, hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Nếu chưa từng mua bán bất động sản, bạn nên tìm hiểu trước về công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Hồ sơ càng phức tạp, bạn càng nên tìm hiểu kỹ văn phòng công chứng trước khi đến

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com