Quy định xử lý khi công chứng viên từ chối chứng thực chữ ký không rõ lý do

Khiếu nại từ chối chứng thực chữ ký là vấn đề người dân có thể quan tâm khi thực hiện thủ tục nhưng không được tiếp nhận hoặc giải quyết. Trong một số trường hợp, công chứng viên có quyền từ chối chứng thực. Tuy nhiên, việc từ chối phải dựa trên căn cứ theo quy định.

Người yêu cầu chứng thực cũng có những quyền nhất định. Khi bị từ chối, người dân có quyền yêu cầu giải thích lý do bằng văn bản. Trường hợp cần thiết, người dân có thể thực hiện quyền khiếu nại theo quy định pháp luật.

Vậy công chứng viên được từ chối chứng thực chữ ký trong trường hợp nào? Nếu bị từ chối nhưng không được giải thích rõ thì phải làm gì? Hồ sơ khiếu nại cần chuẩn bị ra sao?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. Qua đó, người dân có thể chủ động bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền sang tên xe chính chủ

1. Khi nào công chứng viên được từ chối chứng thực chữ ký?

1.1. Công chứng viên có được thực hiện chứng thực chữ ký không?

Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng là một trong những người thực hiện chứng thực. Quy định này được ghi nhận trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP và được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.

Chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trong giấy tờ. Chữ ký đó phải là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Người yêu cầu vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký.

Vì vậy, công chứng viên không chỉ kiểm tra chữ ký. Công chứng viên còn phải kiểm tra các điều kiện để thực hiện chứng thực.

1.2. Những trường hợp không được chứng thực chữ ký

Pháp luật quy định một số trường hợp không được chứng thực chữ ký.

Một trường hợp là người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi. Việc đánh giá được thực hiện tại thời điểm chứng thực.

Trường hợp khác là giấy tờ tùy thân không còn giá trị. Giấy tờ giả mạo cũng thuộc trường hợp không được chứng thực.

Ngoài ra, văn bản có nội dung thuộc trường hợp pháp luật cấm chứng thực cũng có thể bị từ chối. Văn bản có nội dung là giao dịch cũng cần được xem xét theo quy định riêng.

Do đó, không phải mọi yêu cầu chứng thực đều phải được chấp nhận. Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm từ chối khi thuộc trường hợp pháp luật quy định.

1.3. Hồ sơ chưa đầy đủ có thể bị từ chối không?

Hồ sơ chưa đầy đủ cần được xử lý theo đúng quy trình.

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung hồ sơ. Nếu người dân nộp không đúng nơi có thẩm quyền, cần được hướng dẫn đến nơi phù hợp.

Vì vậy, thiếu giấy tờ không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc hồ sơ bị từ chối ngay.

Người dân nên hỏi rõ còn thiếu giấy tờ nào. Sau đó, có thể bổ sung theo hướng dẫn.

Cách làm này giúp tránh nhầm lẫn giữa việc yêu cầu bổ sung hồ sơ và việc từ chối chứng thực.

1.4. Từ chối chứng thực phải có lý do

Người thực hiện chứng thực phải bảo đảm tính trung thực. Việc chứng thực cũng phải khách quan và chính xác.

Khi từ chối chứng thực, người thực hiện phải giải thích rõ lý do bằng văn bản. Đây là quyền mà người yêu cầu chứng thực có thể yêu cầu khi thủ tục bị từ chối.

Do đó, nếu chỉ thông báo bằng lời rằng “không chứng thực” mà không giải thích căn cứ, người dân có thể đề nghị cung cấp lý do bằng văn bản.

Văn bản này cũng là tài liệu quan trọng nếu người dân muốn tiếp tục phản ánh hoặc khiếu nại.

2. Người dân cần làm gì khi bị từ chối chứng thực không rõ lý do?

2.1. Hỏi rõ lý do từ chối

Bước đầu tiên là trao đổi trực tiếp với người thực hiện chứng thực.

Người dân nên hỏi lý do hồ sơ không được giải quyết. Đồng thời, cần hỏi căn cứ pháp lý được áp dụng.

Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, hãy hỏi cụ thể cần bổ sung tài liệu nào. Nếu văn bản không được chứng thực, hãy hỏi nội dung nào không đáp ứng điều kiện.

Trao đổi rõ ngay từ đầu có thể giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn.

2.2. Yêu cầu giải thích bằng văn bản

Nếu việc từ chối vẫn chưa rõ ràng, người dân có quyền yêu cầu giải thích bằng văn bản.

Quy định về chứng thực ghi nhận quyền này của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do khi từ chối.

Văn bản giải thích nên thể hiện rõ lý do từ chối. Nội dung cũng nên cho biết căn cứ được sử dụng để xử lý hồ sơ.

Người dân nên giữ lại văn bản này. Đây có thể là tài liệu cần thiết cho bước xử lý tiếp theo.

2.3. Kiểm tra lại điều kiện của hồ sơ

Sau khi nhận được lý do từ chối, người dân nên kiểm tra lại hồ sơ.

Có thể đối chiếu từng giấy tờ với yêu cầu của thủ tục. Đồng thời, cần xem văn bản có thuộc trường hợp không được chứng thực hay không.

Nếu hồ sơ thực sự có thiếu sót, người dân có thể bổ sung. Nếu vấn đề nằm ở nội dung văn bản, có thể sửa lại nếu pháp luật cho phép.

Việc kiểm tra lại giúp xác định nguyên nhân trước khi thực hiện khiếu nại.

2.4. Xác định có căn cứ để khiếu nại hay không

Không phải mọi trường hợp từ chối đều là hành vi sai quy định.

Công chứng viên có thể từ chối nếu hồ sơ thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực. Người dân cần phân biệt trường hợp này với việc từ chối không nêu rõ lý do.

Nếu người dân cho rằng quyền lợi của mình bị ảnh hưởng, có thể xem xét quyền khiếu nại theo quy định. Nghị định về chứng thực cho phép người yêu cầu khiếu nại khi bị từ chối chứng thực.

Khi khiếu nại, nội dung cần tập trung vào sự việc cụ thể. Người dân nên trình bày rõ thời gian, địa điểm và lý do không đồng ý.

>>> Xem thêm: Với hồ sơ nhà đất tại Hà Nội, Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội là thông tin đáng để tham khảo

3. Quy trình khiếu nại từ chối chứng thực chữ ký

3.1. Chuẩn bị nội dung khiếu nại

Nội dung khiếu nại cần thể hiện rõ vấn đề mà người dân muốn yêu cầu xem xét.

Trước hết, cần ghi thông tin của người khiếu nại. Tiếp đó là thông tin về người hoặc đơn vị có hành vi bị khiếu nại.

Nội dung cần nêu rõ việc đã yêu cầu chứng thực. Người dân cũng nên ghi thời điểm thực hiện và kết quả nhận được.

Nếu có văn bản từ chối, nên nêu rõ nội dung trong văn bản. Các tài liệu liên quan cũng nên được chuẩn bị đầy đủ.

3.2. Chuẩn bị tài liệu, chứng cứ liên quan

Tài liệu càng rõ thì việc xem xét càng thuận lợi.

Người dân nên giữ lại văn bản cần chứng thực. Các giấy tờ đã xuất trình cũng cần được lưu lại nếu có bản sao phù hợp.

Nếu đã nhận văn bản giải thích lý do từ chối, cần gửi kèm tài liệu này. Tin nhắn hoặc giấy hẹn liên quan cũng có thể được lưu giữ.

Không nên tự ý sửa chữa giấy tờ đã được lập. Bản gốc nên được bảo quản cẩn thận.

3.3. Gửi khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền

Việc khiếu nại cần được thực hiện theo đúng quy định về thẩm quyền.

Người dân nên xác định rõ chủ thể bị khiếu nại. Sau đó, cần xác định cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết.

Luật Khiếu nại quy định về trình tự giải quyết khiếu nại. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét việc thụ lý theo điều kiện luật định.

Nếu vụ việc thuộc thẩm quyền và đủ điều kiện, cơ quan có trách nhiệm xử lý theo trình tự. Người khiếu nại nên lưu lại giấy tờ chứng minh việc đã gửi hồ sơ.

3.4. Theo dõi quá trình giải quyết

Sau khi gửi khiếu nại, người dân cần theo dõi quá trình xử lý.

Có thể lưu lại ngày gửi đơn và các tài liệu đã nộp. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung, cần thực hiện theo hướng dẫn.

Luật Khiếu nại quy định thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu theo từng trường hợp. Thời hạn thông thường không quá 30 ngày kể từ ngày thụ lý. Vụ việc phức tạp có thể kéo dài theo giới hạn luật định.

Vì vậy, người dân nên lưu đầy đủ thông tin về quá trình làm việc. Đây là cơ sở để theo dõi quyền lợi của mình.

3.5. Thực hiện bước tiếp theo nếu không đồng ý kết quả

Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại, người dân có thể xem xét quyền khiếu nại tiếp theo hoặc quyền khởi kiện theo quy định.

Quyền và cách thực hiện phụ thuộc vào tính chất vụ việc. Người dân cần kiểm tra quyết định giải quyết khiếu nại để biết hướng xử lý tiếp theo.

Trong vụ việc phức tạp, nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi thực hiện bước tiếp theo.

Việc xác định đúng thẩm quyền sẽ giúp hạn chế việc hồ sơ bị trả lại hoặc xử lý không đúng nơi.

4. Những lưu ý khi khiếu nại việc từ chối chứng thực chữ ký

4.1. Phân biệt từ chối chứng thực với yêu cầu bổ sung hồ sơ

Hai trường hợp này không giống nhau.

Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ, người thực hiện có thể hướng dẫn bổ sung. Đây chưa chắc là quyết định từ chối chứng thực.

Ngược lại, nếu hồ sơ đáp ứng điều kiện nhưng bị từ chối, người dân có thể yêu cầu giải thích lý do.

Việc phân biệt hai tình huống giúp người dân lựa chọn cách xử lý phù hợp.

4.2. Không nên chỉ khiếu nại bằng lời nói

Trao đổi trực tiếp là bước cần thiết. Tuy nhiên, khi vụ việc chưa được giải quyết, người dân nên có tài liệu thể hiện nội dung yêu cầu.

Nếu bị từ chối, có thể yêu cầu lý do bằng văn bản. Đây là quyền đã được quy định trong pháp luật về chứng thực.

Các tài liệu bằng văn bản sẽ giúp nội dung vụ việc rõ ràng hơn. Đồng thời, người dân cũng dễ theo dõi quá trình xử lý.

4.3. Không nên tự ý sửa nội dung văn bản

Một số trường hợp bị từ chối do nội dung văn bản không phù hợp.

Khi đó, người dân không nên tự ý sửa chữa sau khi đã ký. Cũng không nên tẩy xóa để tiếp tục yêu cầu chứng thực.

Nếu có thể sửa văn bản, cần thực hiện lại theo đúng hướng dẫn. Sau đó, người dân có thể xuất trình văn bản đã hoàn thiện.

4.4. Người yêu cầu vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản

Chứng thực chữ ký không có nghĩa là cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.

Người yêu cầu chứng thực vẫn chịu trách nhiệm về nội dung mình ký. Đồng thời, người này cũng chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của giấy tờ do mình cung cấp.

Vì vậy, cần đọc kỹ văn bản trước khi ký. Không nên ký vào giấy tờ có nội dung chưa rõ.

4.5. Nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi khiếu nại

Hồ sơ càng rõ thì việc xem xét càng thuận lợi.

Người dân nên tập hợp văn bản cần chứng thực. Đồng thời, cần lưu giấy tờ tùy thân và các tài liệu đã xuất trình.

Nếu có văn bản từ chối, cần giữ bản này. Những tài liệu khác liên quan đến quá trình làm việc cũng nên được lưu lại.

Trường hợp vấn đề phức tạp, người dân có thể tìm tư vấn pháp lý. Việc này giúp xác định đúng hướng xử lý và hạn chế sai sót về thủ tục.

>>> Xem thêm: Ai có thể được ủy quyền và phạm vi ủy quyền đến đâu? Hãy tìm hiểu trước khi công chứng ủy quyền

Kết luận

Khiếu nại từ chối chứng thực chữ ký là quyền của người yêu cầu khi việc chứng thực bị từ chối. Tuy nhiên, trước khi khiếu nại, người dân nên xác định rõ lý do từ chối. Cần phân biệt việc từ chối với trường hợp hồ sơ chỉ cần bổ sung.

Theo quy định hiện hành, khi từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản. Người dân có thể yêu cầu văn bản này để làm căn cứ xem xét bước xử lý tiếp theo.

Nếu cho rằng việc từ chối ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của mình, người dân có thể thực hiện quyền khiếu nại theo quy định. Hồ sơ nên có đầy đủ văn bản, tài liệu và thông tin liên quan đến vụ việc.

Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc hướng xử lý khi bị từ chối chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Một giao dịch trị giá hàng tỷ đồng càng không nên xem nhẹ việc công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com