Xử lý vi phạm khi công chứng viên thu phí chứng thực chữ ký vượt quy định

Thu phí sai chứng thực chữ ký có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người yêu cầu. Người dân có quyền biết mình phải trả những khoản nào.

Phí và chi phí chứng thực phải được công khai theo quy định. Người thực hiện chứng thực không được tự ý thu thêm tiền ngoài các khoản hợp lệ.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng, cần phân biệt hoạt động công chứng với chứng thực. Công chứng viên có thể thực hiện chứng thực chữ ký theo thẩm quyền. Tuy nhiên, khoản thu vẫn phải tuân thủ quy định về chứng thực.

Nếu phát hiện bị thu sai, người dân có thể yêu cầu giải thích. Trường hợp có dấu hiệu vi phạm, người dân có quyền phản ánh hoặc khiếu nại theo quy định.

Vậy thu phí chứng thực chữ ký vượt quy định bị xử lý thế nào? Công chứng viên có thể bị phạt bao nhiêu? Người dân cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình?

>>> Xem thêm: Tại sao lại phải dán tem chống giả trên bản chứng thực chữ ký?

1. Thu phí chứng thực chữ ký vượt quy định là gì?

1.1. Phí chứng thực chữ ký phải được công khai

Người yêu cầu chứng thực có quyền biết mức phí và chi phí phải nộp.

Tổ chức thực hiện chứng thực phải niêm yết thông tin cần thiết tại trụ sở. Nội dung gồm phí, chi phí, thủ tục và thời gian giải quyết.

Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định xử phạt trường hợp không niêm yết công khai các thông tin này. Mức phạt đối với cá nhân là từ 3 triệu đến 5 triệu đồng.

Việc công khai giúp người dân chủ động kiểm tra khoản tiền phải trả.

1.2. Thu thêm tiền ngoài khoản đã niêm yết có thể bị xử phạt

Người thực hiện chứng thực không được tự ý yêu cầu thêm tiền.

Khoản thu phải có căn cứ và được công khai theo quy định.

Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định phạt từ 7 triệu đến 10 triệu đồng đối với hành vi nhận hoặc đòi hỏi tiền, lợi ích khác ngoài phí và chi phí chứng thực đã niêm yết.

Đây là căn cứ quan trọng để người dân kiểm tra khi phát sinh khoản thu bất thường.

1.3. Cần phân biệt phí chứng thực với các khoản chi phí khác

Không phải khoản tiền nào người dân trả cũng đều là phí chứng thực.

Một hồ sơ có thể phát sinh khoản chi phí khác nếu pháp luật cho phép. Tuy nhiên, khoản thu phải có căn cứ rõ ràng.

Người dân nên yêu cầu giải thích từng khoản tiền.

Nếu không rõ nội dung, không nên chỉ căn cứ vào tổng số tiền được yêu cầu thanh toán.

1.4. Thu vượt quy định cần được xem xét theo từng trường hợp

Không phải cứ số tiền cao là đương nhiên có vi phạm.

Cần xác định khoản tiền đó là phí, chi phí hay dịch vụ khác. Sau đó mới có thể đối chiếu với quy định áp dụng.

Đối với chứng thực chữ ký, cần kiểm tra mức phí và cách thu tại nơi thực hiện.

Nếu có khoản thu ngoài quy định, người dân nên giữ lại chứng từ để làm căn cứ phản ánh.

2. Công chứng viên thu phí chứng thực chữ ký sai bị xử lý thế nào?

2.1. Có thể bị phạt tiền khi thu thêm tiền trái quy định

Nghị định 109/2026/NĐ-CP đang quy định mức phạt cụ thể đối với hành vi nhận hoặc đòi hỏi tiền ngoài phí, chi phí chứng thực đã niêm yết.

Mức phạt đối với cá nhân là từ 7 triệu đến 10 triệu đồng.

Nếu tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt được áp dụng theo nguyên tắc gấp đôi mức phạt đối với cá nhân.

Do đó, hành vi thu tiền sai có thể dẫn đến trách nhiệm hành chính.

2.2. Có thể phải nộp lại số lợi bất hợp pháp

Xử phạt tiền không phải là biện pháp duy nhất.

Nghị định 109/2026/NĐ-CP còn quy định biện pháp khắc phục hậu quả. Người vi phạm có thể phải nộp lại số lợi bất hợp pháp có được từ hành vi vi phạm.

Điều này nhằm loại bỏ khoản lợi thu được không đúng quy định.

Người dân vì vậy nên giữ chứng cứ về khoản tiền đã nộp.

2.3. Công chứng viên còn có thể chịu hình thức xử lý bổ sung

Tùy hành vi cụ thể, công chứng viên có thể bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung.

Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp có thể bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên trong thời hạn nhất định.

Tuy nhiên, không phải mọi hành vi thu tiền sai đều tự động dẫn đến hình thức xử phạt này.

Cần căn cứ chính xác vào hành vi và điều khoản xử phạt.

2.4. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng cũng cần được xem xét

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý hoạt động của mình.

Nghị định 109/2026/NĐ-CP quy định riêng nhiều hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng. Trong đó có các hành vi liên quan đến việc thu phí và các khoản tiền trong hoạt động công chứng.

Vì vậy, khi phát hiện khoản thu bất thường, cần xác định người thực hiện và tổ chức liên quan.

Việc xác định đúng chủ thể giúp cơ quan có thẩm quyền xử lý chính xác.

>>> Xem thêm: Với hồ sơ nhà đất tại Hà Nội, Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội là thông tin đáng để tham khảo

3. Người dân cần làm gì khi bị thu phí chứng thực chữ ký sai?

3.1. Kiểm tra bảng niêm yết phí, chi phí

Trước hết, người dân nên kiểm tra thông tin được niêm yết tại nơi thực hiện.

Có thể đối chiếu tên khoản thu với số tiền thực tế đã thanh toán.

Nếu có chênh lệch, nên yêu cầu người tiếp nhận giải thích.

Cách làm này giúp làm rõ vấn đề trước khi thực hiện phản ánh.

3.2. Yêu cầu cung cấp hóa đơn hoặc chứng từ

Chứng từ thanh toán là căn cứ quan trọng khi có tranh chấp về khoản tiền.

Người dân nên giữ hóa đơn, biên lai hoặc giấy tờ thể hiện khoản tiền đã nộp.

Nếu thanh toán bằng phương thức điện tử, cần lưu lại thông tin giao dịch.

Các tài liệu này có thể được sử dụng khi phản ánh hành vi thu sai.

3.3. Yêu cầu giải thích rõ từng khoản tiền

Người dân có quyền hỏi về các khoản phải thanh toán.

Nên yêu cầu giải thích tên khoản thu và căn cứ áp dụng.

Nếu có khoản tiền phát sinh, cần hỏi lý do và mức thu.

Việc trao đổi rõ ràng giúp hạn chế hiểu nhầm giữa phí chứng thực và chi phí khác.

3.4. Lưu giữ các tài liệu liên quan

Ngoài chứng từ thanh toán, người dân nên giữ lại hồ sơ liên quan.

Có thể bao gồm văn bản chứng thực, phiếu thu và thông tin niêm yết phí.

Nếu có trao đổi qua tin nhắn hoặc email, nên lưu lại nội dung.

Những tài liệu này giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra vụ việc thuận lợi hơn.

3.5. Phản ánh khi có dấu hiệu vi phạm

Nếu đã trao đổi nhưng không được giải quyết, người dân có thể thực hiện phản ánh.

Nội dung phản ánh nên trình bày rõ thời gian và địa điểm.

Cần nêu khoản tiền đã bị thu và khoản tiền được cho là đúng quy định.

Đồng thời, nên gửi kèm tài liệu chứng minh nếu có.

4. Những lưu ý khi xử lý trường hợp thu phí chứng thực sai

4.1. Không nên chỉ dựa vào lời nói

Một khoản thu được cho là sai cần có căn cứ để kiểm tra.

Người dân nên yêu cầu chứng từ hoặc thông tin thể hiện khoản tiền.

Không nên chỉ dựa vào trao đổi bằng lời nói.

Chứng cứ rõ ràng sẽ giúp việc giải quyết thuận lợi hơn.

4.2. Phân biệt chứng thực chữ ký và công chứng

Đây là vấn đề rất dễ nhầm lẫn.

Chứng thực chữ ký và công chứng là hai hoạt động có bản chất khác nhau.

Luật Công chứng 2024 cũng quy định riêng về phí công chứng, phí và giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến công chứng. Công chứng viên không được nhận khoản tiền ngoài các khoản được pháp luật cho phép và đã được xác định, thỏa thuận.

Vì vậy, cần xác định đúng thủ tục trước khi đánh giá khoản thu.

4.3. Không phải mọi khoản tiền cao đều là thu sai

Một hồ sơ có thể phát sinh nhiều khoản tiền khác nhau.

Có khoản thuộc phí chứng thực. Có khoản có thể là chi phí được phép thu theo quy định.

Do đó, cần xác định bản chất của từng khoản.

Việc đối chiếu đúng quy định sẽ giúp tránh phản ánh sai vấn đề.

4.4. Nên yêu cầu giải thích trước khi khiếu nại

Nếu chưa rõ khoản thu, người dân nên hỏi lại đơn vị thực hiện.

Có thể yêu cầu cung cấp căn cứ của khoản tiền.

Nếu khoản thu có cơ sở hợp pháp, vấn đề sẽ được làm rõ ngay.

Nếu không có căn cứ, người dân có thể tiếp tục thực hiện quyền phản ánh.

4.5. Cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền

Khi phản ánh hành vi vi phạm, cần gửi đúng cơ quan có thẩm quyền.

Nội dung phản ánh nên xác định rõ tổ chức và người thực hiện.

Thông tin càng cụ thể thì việc kiểm tra càng thuận lợi.

Người dân cũng nên cung cấp các tài liệu liên quan đến khoản tiền đã nộp.

4.6. Chủ động kiểm tra trước khi thanh toán

Cách đơn giản nhất để hạn chế tranh chấp là kiểm tra trước.

Người dân nên hỏi rõ tổng số tiền phải trả.

Đồng thời, cần biết từng khoản được thu với lý do gì.

Nếu thấy bất thường, nên trao đổi ngay trước khi hoàn tất thanh toán.

>>> Xem thêm: Ủy quyền cho người thân có cần công chứng không? Đây là câu hỏi nhiều người quan tâm khi cần công chứng ủy quyền

Kết luận

Thu phí sai chứng thực chữ ký có thể dẫn đến việc người thực hiện bị xử phạt hành chính. Theo quy định hiện hành, hành vi nhận hoặc đòi hỏi tiền ngoài phí và chi phí chứng thực đã niêm yết có thể bị phạt từ 7 triệu đến 10 triệu đồng đối với cá nhân. Tổ chức vi phạm có thể chịu mức phạt cao hơn theo quy định.

Người vi phạm còn có thể phải nộp lại số lợi bất hợp pháp. Tùy hành vi, một số trường hợp còn có thể chịu hình thức xử phạt bổ sung.

Khi phát hiện khoản thu bất thường, người dân nên kiểm tra bảng niêm yết. Đồng thời, cần giữ lại biên lai và chứng từ thanh toán. Việc thu thập đầy đủ tài liệu sẽ giúp bảo vệ quyền lợi khi cần phản ánh.

Nếu cần được tư vấn về thu phí sai chứng thực chữ ký, kiểm tra khoản phí, chứng từ hoặc quy trình phản ánh hành vi thu phí không đúng quy định, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Từ đặt cọc đến sang tên, giao dịch nhà đất có nhiều bước cần lưu ý, đặc biệt là công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi công chứng đáng tin cho giao dịch quan trọng? Hãy xem thông tin văn phòng công chứng trước

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com