Những điểm mới nhất trong Nghị định quy định về chứng thực chữ ký

Quy định mới chứng thực chữ ký đang nhận được sự quan tâm của nhiều cá nhân khi thực hiện các thủ tục hành chính và giao dịch dân sự. Những thay đổi gần đây đã tác động đến thẩm quyền, hồ sơ và cách thức thực hiện chứng thực.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP là văn bản nền tảng về chứng thực. Quy định này đã được sửa đổi, bổ sung nhiều lần. Trong đó có Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Đáng chú ý, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.

Tiếp đó, Nghị định 18/2026/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi một số quy định. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 15/01/2026. Bộ Tư pháp đã hợp nhất các quy định thành Văn bản hợp nhất 753/VBHN-BTP ngày 04/02/2026.

Vậy chứng thực chữ ký hiện được thực hiện như thế nào? Người dân cần chuẩn bị giấy tờ gì? Những điểm mới nào đáng chú ý? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn cập nhật các nội dung quan trọng.

>>> Xem thêm: Quy định xử lý khi công chứng viên từ chối chứng thực chữ ký không rõ lý do

1. Những thay đổi về thẩm quyền chứng thực chữ ký

1.1. UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký

Theo quy định hiện hành, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Đây là một trong các nhóm việc chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã.

Quy định hiện hành cũng cho phép việc ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Việc này phải tuân thủ quy định về tổ chức chính quyền địa phương và pháp luật có liên quan.

Như vậy, khi cần chứng thực chữ ký, người dân có thể liên hệ UBND cấp xã có thẩm quyền. Đây là một địa điểm thực hiện phổ biến đối với thủ tục này.

1.2. Công chứng viên cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký

Một điểm cần lưu ý là công chứng viên cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Việc này được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.

Tổ chức hành nghề công chứng có thể thực hiện chứng thực chữ ký trong phạm vi được pháp luật quy định. Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ và điều kiện của người yêu cầu trước khi thực hiện.

Điều này giúp người dân có thêm lựa chọn khi cần chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, cần phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng hoặc giao dịch.

1.3. Có thể chứng thực chữ ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Đối với người Việt Nam ở nước ngoài, Cơ quan đại diện của Việt Nam cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong phạm vi quy định.

Viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự thực hiện việc chứng thực. Việc ký chứng thực được thực hiện theo thẩm quyền và thủ tục áp dụng tại Cơ quan đại diện.

Quy định này tạo thuận lợi cho người Việt Nam đang ở nước ngoài. Người dân không nhất thiết phải trở về Việt Nam chỉ để thực hiện một số thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện.

1.4. Chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú

Một điểm đáng chú ý là chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Người dân có thể yêu cầu chứng thực tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thuận tiện cho mình.

Quy định này giúp giảm việc phải đi lại về nơi đăng ký cư trú. Người dân có thể lựa chọn địa điểm phù hợp với điều kiện thực tế.

Tuy nhiên, vẫn cần xác định đúng nơi có thẩm quyền. Không phải mọi địa điểm đều có thể thực hiện mọi loại chứng thực.

2. Quy định mới về hồ sơ và trình tự chứng thực chữ ký

2.1. Giấy tờ tùy thân được quy định theo hướng linh hoạt hơn

Khi yêu cầu chứng thực chữ ký, người dân phải xuất trình một trong các giấy tờ theo quy định.

Danh sách hiện hành gồm Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân, Thẻ căn cước, Giấy chứng nhận căn cước, Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng.

Đây là nội dung người dân cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ. Giấy tờ sử dụng phải còn giá trị tại thời điểm chứng thực.

Nếu giấy tờ tùy thân đã hết hạn hoặc có dấu hiệu giả mạo, việc chứng thực sẽ không được thực hiện.

2.2. Căn cước điện tử được ghi nhận trong hồ sơ

Quy định hiện hành đã ghi nhận Căn cước điện tử trong nhóm giấy tờ có thể sử dụng khi thực hiện một số thủ tục.

Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu có thể xuất trình Căn cước điện tử theo quy định. Đây là một bước phù hợp với quá trình số hóa thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, người dân vẫn cần bảo đảm thông tin căn cước có thể được kiểm tra và xác minh. Nếu không khai thác được thông tin cần thiết, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ theo quy định.

2.3. Người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản

Người yêu cầu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Hai trách nhiệm này cần được phân biệt rõ.

Do đó, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.

Người dân cần đọc kỹ văn bản trước khi ký. Không nên ký vào giấy tờ có nội dung chưa rõ hoặc còn bỏ trống thông tin quan trọng.

2.4. Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực

Khi hồ sơ đầy đủ và người yêu cầu đủ điều kiện, người thực hiện chứng thực sẽ yêu cầu người đó ký trước mặt mình.

Sau khi ký, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng theo mẫu. Tiếp đó là ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực theo quy định.

Quy định này có ý nghĩa quan trọng. Nó giúp xác định người ký thực sự là người yêu cầu chứng thực.

Vì vậy, người dân không nên ký khống rồi giao giấy tờ cho người khác mang đi chứng thực.

2.5. Có thể chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một văn bản

Quy trình chứng thực chữ ký cũng được áp dụng cho trường hợp có nhiều người cùng ký trong một giấy tờ, văn bản.

Người dân có thể thực hiện theo thủ tục tương ứng nếu đáp ứng điều kiện. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra từng người yêu cầu và chữ ký liên quan.

Nội dung lời chứng cũng có mẫu riêng đối với trường hợp nhiều người cùng ký. Đây là điểm cần lưu ý khi văn bản có nhiều người tham gia.

>>> Xem thêm: Từ khu vực nội thành đến ngoại thành, nhu cầu chuyển tên giấy chứng nhận đều có thể được tham khảo qua Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội

3. Những trường hợp được chứng thực và không được chứng thực

3.1. Có thể chứng thực chữ ký trong giấy tờ do cá nhân tự lập

Quy định hiện hành cho phép áp dụng thủ tục chứng thực chữ ký đối với giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định pháp luật.

Đây là trường hợp khá phổ biến trong thực tế. Người dân có thể cần chứng thực chữ ký trên một bản cam kết hoặc một văn bản xác nhận nhất định.

Tuy nhiên, nội dung văn bản vẫn phải đáp ứng điều kiện. Không phải cứ là văn bản tự lập thì đều được chứng thực chữ ký.

Người yêu cầu nên kiểm tra nội dung trước khi thực hiện.

3.2. Chứng thực chữ ký trên một số giấy ủy quyền

Thủ tục chứng thực chữ ký cũng được áp dụng đối với một số giấy ủy quyền.

Trường hợp này áp dụng khi việc ủy quyền không có thù lao. Đồng thời, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường. Nội dung ủy quyền cũng không được liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản.

Nếu giấy ủy quyền vượt ra ngoài các điều kiện trên, người dân cần xác định lại hình thức pháp lý phù hợp.

Không nên mặc định mọi giấy ủy quyền đều có thể chứng thực chữ ký.

3.3. Không chứng thực chữ ký khi người yêu cầu không làm chủ được hành vi

Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu phải minh mẫn. Người đó cũng phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

Nếu không đáp ứng điều kiện này, việc chứng thực chữ ký không được thực hiện. Quy định này nhằm bảo đảm tính tự nguyện của người ký.

Người dân nên lựa chọn thời điểm phù hợp để thực hiện thủ tục. Nếu có vấn đề ảnh hưởng đến khả năng nhận thức, cần trao đổi với cơ quan có thẩm quyền.

3.4. Không chứng thực chữ ký bằng giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc giả mạo

Một trường hợp không được chứng thực là khi người yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân không còn giá trị sử dụng.

Giấy tờ bị giả mạo cũng không được sử dụng để thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu xuất trình.

Nếu phát hiện giấy tờ giả mạo hoặc được cấp sai thẩm quyền, người thực hiện chứng thực có thể lập biên bản tạm giữ và chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định.

3.5. Không chứng thực chữ ký trên văn bản có nội dung thuộc trường hợp bị cấm

Pháp luật cũng quy định những nội dung không được dùng để yêu cầu chứng thực chữ ký.

Trong đó có văn bản mang nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội. Một số nội dung xâm phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức cũng thuộc trường hợp không được chứng thực.

Ngoài ra, giấy tờ có nội dung là giao dịch cũng không được chứng thực chữ ký. Trường hợp ngoại lệ phải thuộc đúng quy định pháp luật.

Vì vậy, người dân cần xác định đúng bản chất của văn bản. Không nên lựa chọn chứng thực chữ ký để thay thế một thủ tục công chứng hoặc chứng thực giao dịch khi pháp luật yêu cầu hình thức khác.

4. Những điểm người dân cần lưu ý khi áp dụng quy định mới

4.1. Thời hạn giải quyết được quy định rõ

Theo quy định hiện hành, yêu cầu chứng thực phải được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận.

Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ, thời hạn có thể được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Một số trường hợp đặc biệt có thời hạn riêng theo quy định.

Quy định này giúp người dân chủ động hơn khi sắp xếp thời gian. Tuy nhiên, thời gian thực tế vẫn phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ và trường hợp cụ thể.

4.2. Có thể thực hiện chứng thực ngoài trụ sở trong trường hợp đặc biệt

Thông thường, chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Tuy nhiên, pháp luật có quy định một số trường hợp được thực hiện ngoài trụ sở. Chứng thực chữ ký có thể được thực hiện ngoài trụ sở khi người yêu cầu thuộc diện già yếu, không thể đi lại, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Khi chứng thực ngoài trụ sở, địa điểm và thời gian thực hiện phải được ghi nhận theo quy định.

4.3. Người dân có quyền yêu cầu giải thích khi bị từ chối

Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức giải thích lý do nếu bị từ chối.

Trường hợp cần thiết, người dân có thể yêu cầu lý do từ chối được thể hiện bằng văn bản. Người dân cũng có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Quy định này giúp người yêu cầu hiểu rõ nguyên nhân hồ sơ không được tiếp nhận hoặc giải quyết.

4.4. Cơ quan chứng thực có trách nhiệm khai thác dữ liệu

Một điểm đáng chú ý trong quá trình cải cách thủ tục hành chính là việc khai thác dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu.

Người thực hiện chứng thực không được yêu cầu người dân nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao của những giấy tờ mà thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu được công bố.

Nếu không khai thác được dữ liệu hoặc dữ liệu không đầy đủ, chính xác, người dân có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Điều này giúp giảm giấy tờ trong những trường hợp dữ liệu đã được kết nối và có thể khai thác.

4.5. Phí chứng thực và chi phí khác cần được phân biệt

Người yêu cầu chứng thực tại UBND cấp xã hoặc Cơ quan đại diện phải nộp phí theo quy định.

Nếu người dân đề nghị cơ quan thực hiện in, chụp hoặc đánh máy giấy tờ, văn bản thì có thể phát sinh chi phí. Mức trần chi phí trong nước do UBND cấp tỉnh quy định dựa trên điều kiện thực tế của địa phương.

Vì vậy, trước khi thực hiện, người dân nên hỏi rõ các khoản phải thanh toán.

Việc này giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ và tránh nhầm lẫn giữa phí chứng thực với chi phí hỗ trợ khác.

4.6. Nên kiểm tra văn bản trước khi ký

Quy định mới không làm thay đổi trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký. Đồng thời, đây là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.

Vì vậy, người dân cần đọc kỹ từng nội dung trước khi ký. Nếu có thông tin chưa chính xác, cần chỉnh sửa trước khi thực hiện chứng thực.

Không nên ký thay, ký khống hoặc giao văn bản chưa hoàn thiện cho người khác sử dụng.

>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất lần đầu, những kiến thức về công chứng mua bán nhà đất càng hữu ích

Kết luận

Quy định mới chứng thực chữ ký đã có nhiều thay đổi đáng chú ý trong thời gian gần đây. Các nội dung mới tập trung vào thẩm quyền, giấy tờ tùy thân, quy trình thực hiện và việc khai thác dữ liệu. Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Sau đó, Nghị định 18/2026/NĐ-CP tiếp tục có những điều chỉnh từ ngày 15/01/2026. Các quy định hiện hành đã được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 753/VBHN-BTP ngày 04/02/2026.

Người dân cần xác định đúng loại văn bản trước khi yêu cầu chứng thực. Đồng thời, cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân còn giá trị và ký đúng trình tự. Đặc biệt, chứng thực chữ ký chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.

Nếu cần được tư vấn về quy định mới chứng thực chữ ký, hồ sơ và trình tự thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Một địa chỉ đáng tin cậy có thể giúp quá trình làm thủ tục tại văn phòng công chứng thuận lợi hơ

>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi xử lý tài liệu bằng nhiều thứ tiếng? dịch thuật đa ngôn ngữ có thể là lựa chọn phù hợp

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com