Chứng thực chữ ký trên hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh nhỏ

Chứng thực chữ ký thuê mặt bằng là vấn đề nhiều cá nhân quan tâm khi thuê địa điểm để kinh doanh. Đây có thể là cửa hàng, văn phòng nhỏ hoặc ki-ốt. Trong một số trường hợp, bên thuê và bên cho thuê muốn chứng thực chữ ký trên hợp đồng.

Việc chứng thực giúp xác nhận chữ ký của người ký văn bản. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung hợp đồng. Đây là điểm cần phân biệt khi chuẩn bị hồ sơ thuê mặt bằng.

Không phải hợp đồng thuê mặt bằng nào cũng bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Yêu cầu này còn phụ thuộc vào loại tài sản, thời hạn thuê và thỏa thuận của các bên. Mục đích sử dụng hợp đồng cũng có thể ảnh hưởng đến yêu cầu hồ sơ.

Vậy hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh nhỏ có cần chứng thực chữ ký không? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Quy trình thực hiện ra sao? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bưu phẩm, hàng hóa giá trị lớn

1. Chứng thực chữ ký trên hợp đồng thuê mặt bằng là gì?

1.1. Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh là gì?

Hợp đồng thuê mặt bằng là thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê. Nội dung thường liên quan đến việc sử dụng một địa điểm trong thời gian nhất định.

Các bên có thể thỏa thuận nhiều vấn đề trong hợp đồng. Ví dụ gồm tiền thuê, thời hạn thuê và phương thức thanh toán. Điều kiện bàn giao và trách nhiệm của mỗi bên cũng cần được ghi rõ.

Đối với mặt bằng kinh doanh, nội dung hợp đồng càng cần cụ thể. Người thuê có thể cần sửa chữa hoặc lắp đặt thiết bị. Vì vậy, các điều khoản liên quan cần được thống nhất ngay từ đầu.

1.2. Chứng thực chữ ký trên hợp đồng thuê mặt bằng là gì?

Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Thủ tục này được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền theo quy định.

Khi chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết. Người yêu cầu cũng phải thực hiện đúng trình tự chứng thực.

Chứng thực chữ ký không phải là công chứng hợp đồng. Hai thủ tục này có bản chất và phạm vi khác nhau.

Vì vậy, người dân cần xác định đúng thủ tục trước khi thực hiện. Điều này giúp tránh chuẩn bị sai hồ sơ hoặc thực hiện thêm thủ tục không cần thiết.

1.3. Hợp đồng thuê mặt bằng có bắt buộc chứng thực chữ ký không?

Không phải mọi hợp đồng thuê mặt bằng đều bắt buộc chứng thực chữ ký.

Nhu cầu chứng thực có thể xuất phát từ thỏa thuận của các bên. Một số trường hợp khác có thể do yêu cầu của bên thứ ba. Ví dụ, ngân hàng hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu hợp đồng có hình thức nhất định.

Đối với từng trường hợp, cần kiểm tra quy định pháp luật áp dụng. Đồng thời, cần xem xét mục đích sử dụng hợp đồng.

Nếu không có yêu cầu bắt buộc, các bên vẫn có thể cân nhắc hình thức phù hợp. Quan trọng là hợp đồng phải thể hiện rõ thỏa thuận và quyền, nghĩa vụ của các bên.

2. Khi nào nên chứng thực chữ ký trên hợp đồng thuê mặt bằng?

2.1. Khi các bên muốn tăng tính rõ ràng cho giao dịch

Trong giao dịch thuê mặt bằng, các bên thường muốn hạn chế tranh chấp. Việc xác nhận chữ ký có thể giúp làm rõ chủ thể đã ký văn bản.

Điều này đặc biệt hữu ích khi hợp đồng có thời hạn thuê dài. Giá trị tiền thuê hoặc tiền đặt cọc cũng có thể khá lớn.

Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không thay thế việc kiểm tra quyền cho thuê. Bên thuê vẫn nên xác minh thông tin về mặt bằng trước khi ký hợp đồng.

2.2. Khi bên thứ ba yêu cầu hợp đồng có chứng thực

Một số trường hợp, hợp đồng thuê được sử dụng cho thủ tục khác. Khi đó, đơn vị tiếp nhận có thể yêu cầu hợp đồng có chứng thực chữ ký.

Ví dụ, người thuê có thể cần chứng minh địa điểm kinh doanh. Hợp đồng cũng có thể được sử dụng trong hồ sơ của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.

Nếu có yêu cầu cụ thể, các bên nên kiểm tra chính xác hình thức giấy tờ. Không nên tự lựa chọn thủ tục chỉ dựa trên kinh nghiệm của người khác.

Một loại hồ sơ có thể được chấp nhận ở trường hợp này. Nhưng chưa chắc phù hợp với một thủ tục khác.

2.3. Khi bên thuê cần chứng minh địa điểm kinh doanh

Mặt bằng thuê thường được sử dụng làm địa điểm kinh doanh. Người thuê có thể cần hợp đồng để hoàn thiện một số hồ sơ liên quan.

Trong trường hợp này, cần xem cơ quan tiếp nhận yêu cầu loại giấy tờ nào. Có trường hợp chỉ cần hợp đồng thuê. Có trường hợp lại yêu cầu thêm giấy tờ về địa điểm.

Việc chứng thực chữ ký chỉ giải quyết một phần yêu cầu. Người thuê vẫn cần chuẩn bị các giấy tờ khác nếu thủ tục có quy định.

Do đó, nên xác định mục đích sử dụng hợp đồng trước khi thực hiện.

2.4. Khi các bên muốn hạn chế tranh chấp về chữ ký

Tranh chấp có thể phát sinh khi một bên phủ nhận việc ký hợp đồng. Chứng thực chữ ký giúp xác định chữ ký của người yêu cầu theo nội dung chứng thực.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa mọi tranh chấp về hợp đồng đều được loại bỏ. Các bên vẫn cần chú ý đến nội dung và điều kiện của giao dịch.

Hợp đồng nên ghi rõ thông tin của bên cho thuê và bên thuê. Các điều khoản quan trọng cũng cần được thỏa thuận cụ thể.

Đây là cách giúp việc thuê mặt bằng minh bạch hơn ngay từ đầu.

>>> Xem thêm: Muốn chuyển quyền sử dụng đất thuận lợi, bạn nên tìm hiểu kỹ Dịch vụ sang tên sổ đỏ trước khi chuẩn bị hồ sơ

3. Hồ sơ và quy trình chứng thực chữ ký thuê mặt bằng

3.1. Chuẩn bị hợp đồng thuê mặt bằng

Trước khi thực hiện chứng thực, các bên cần chuẩn bị hợp đồng. Nội dung hợp đồng nên được kiểm tra kỹ trước khi ký.

Các thông tin cơ bản cần có gồm họ tên và thông tin của các bên. Địa chỉ mặt bằng cũng cần được ghi rõ.

Hợp đồng nên thể hiện thời hạn thuê và giá thuê. Phương thức thanh toán cũng cần được thống nhất.

Nếu có tiền đặt cọc, cần ghi rõ số tiền. Điều kiện hoàn trả hoặc xử lý tiền cọc cũng nên được quy định cụ thể.

3.2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân

Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình giấy tờ theo quy định. Giấy tờ phải rõ thông tin và còn giá trị sử dụng.

CCCD là một trong những giấy tờ thường được sử dụng. Tùy trường hợp, giấy tờ khác có thể được chấp nhận theo quy định.

Bên cho thuê và bên thuê nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Việc này giúp hạn chế thời gian chờ đợi.

Nếu có người đại diện ký hợp đồng, cần kiểm tra thêm giấy tờ liên quan đến việc đại diện.

3.3. Kiểm tra quyền cho thuê mặt bằng

Đây là bước rất quan trọng đối với bên thuê.

Người thuê nên kiểm tra thông tin về bên cho thuê. Đồng thời, cần xác định người ký hợp đồng có quyền cho thuê hay không.

Nếu mặt bằng thuộc sở hữu của nhiều người, cần làm rõ chủ thể tham gia hợp đồng. Trường hợp có người đại diện, cần kiểm tra căn cứ đại diện.

Chứng thực chữ ký không thay thế việc kiểm tra quyền cho thuê. Vì vậy, bên thuê không nên bỏ qua bước này.

3.4. Ký hợp đồng theo đúng yêu cầu

Khi thực hiện chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần tuân thủ hướng dẫn của người có thẩm quyền.

Nếu được yêu cầu ký trực tiếp, các bên cần ký tại nơi thực hiện thủ tục. Không nên ký khống vào văn bản chưa hoàn thiện.

Trước khi ký, cần đọc lại toàn bộ hợp đồng. Đặc biệt, nên kiểm tra các điều khoản về tiền thuê, tiền cọc và thời hạn thuê.

Sau khi các bên ký, người thực hiện chứng thực sẽ tiến hành thủ tục theo quy định.

3.5. Nhận lại hợp đồng sau khi chứng thực

Sau khi hoàn tất, các bên nhận lại hợp đồng theo quy định. Người thuê và người cho thuê nên kiểm tra lại văn bản.

Các thông tin về chủ thể cần được đối chiếu. Nội dung chứng thực cũng cần được kiểm tra.

Nếu phát hiện sai thông tin, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện. Không nên tự ý sửa chữa trên văn bản đã chứng thực.

Các bên cũng nên lưu giữ hợp đồng cẩn thận. Đây là tài liệu quan trọng trong suốt thời gian thuê.

4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên hợp đồng thuê mặt bằng

4.1. Chứng thực chữ ký không xác nhận quyền sở hữu mặt bằng

Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký theo phạm vi chứng thực. Thủ tục này không thay thế việc xác minh quyền sở hữu tài sản.

Bên thuê cần tự kiểm tra thông tin về mặt bằng. Đặc biệt, cần xác định người ký có quyền cho thuê.

Nếu mặt bằng thuộc quyền của nhiều người, vấn đề này càng cần được làm rõ. Việc kiểm tra trước giúp hạn chế tranh chấp về sau.

4.2. Cần ghi rõ tiền thuê và tiền đặt cọc

Tiền thuê là điều khoản quan trọng trong hợp đồng. Các bên nên ghi rõ số tiền và thời điểm thanh toán.

Nếu có tiền đặt cọc, cần ghi rõ số tiền cọc. Điều kiện hoàn trả cũng nên được thỏa thuận cụ thể.

Hợp đồng cũng nên quy định cách xử lý khi một bên vi phạm. Các khoản phạt hoặc bồi thường cần được ghi rõ nếu có thỏa thuận.

Những nội dung này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau trong quá trình thực hiện.

4.3. Làm rõ thời hạn thuê và việc gia hạn

Thời hạn thuê cần được ghi cụ thể trong hợp đồng. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nên được xác định rõ.

Nếu các bên có nhu cầu gia hạn, cần quy định cách thức gia hạn. Thời điểm thông báo cũng có thể được thỏa thuận.

Đối với mặt bằng kinh doanh, thời hạn thuê có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bên thuê. Vì vậy, nội dung này không nên ghi chung chung.

Các bên cũng cần thống nhất điều kiện chấm dứt hợp đồng trước hạn.

4.4. Thỏa thuận về sửa chữa và cải tạo mặt bằng

Bên thuê có thể cần sửa chữa hoặc cải tạo mặt bằng. Việc này nên được thỏa thuận trước với bên cho thuê.

Hợp đồng có thể quy định phạm vi sửa chữa. Chi phí thực hiện cũng cần được xác định rõ.

Các bên nên thống nhất việc xử lý tài sản khi kết thúc thời gian thuê. Điều này đặc biệt quan trọng với những hạng mục được lắp đặt cố định.

Thỏa thuận rõ từ đầu sẽ giúp hạn chế tranh chấp khi bàn giao mặt bằng.

4.5. Xác định rõ trường hợp chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng nên quy định các trường hợp được chấm dứt trước hạn. Thời gian báo trước cũng cần được thống nhất.

Nếu một bên vi phạm nghĩa vụ, cần xác định cách xử lý. Các khoản bồi thường hoặc tiền cọc cũng nên được quy định cụ thể.

Bên thuê cần đọc kỹ những điều khoản này trước khi ký. Không nên chỉ quan tâm đến giá thuê.

Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp các bên chủ động hơn trong quá trình thực hiện.

4.6. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Nếu hợp đồng được sử dụng cho thủ tục khác, người thuê nên kiểm tra yêu cầu trước.

Cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận có thể yêu cầu hình thức giấy tờ riêng. Có trường hợp cần chứng thực chữ ký. Có trường hợp lại yêu cầu công chứng hợp đồng hoặc giấy tờ khác.

Không nên mặc định hai thủ tục này có thể thay thế cho nhau. Việc xác định đúng yêu cầu giúp tránh phải làm lại hồ sơ.

Nếu chưa rõ, nên hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận trước khi ký và chứng thực.

>>> Xem thêm: Nếu chưa rõ thời hạn ủy quyền, bạn nên kiểm tra kỹ trước khi thực hiện công chứng ủy quyền

Kết luận

Chứng thực chữ ký thuê mặt bằng không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh nhỏ. Nhu cầu chứng thực phụ thuộc vào quy định áp dụng, thỏa thuận của các bên và mục đích sử dụng hợp đồng.

Khi thực hiện, các bên cần kiểm tra kỹ thông tin trong hợp đồng. Đặc biệt, cần làm rõ người cho thuê, quyền cho thuê, giá thuê và tiền đặt cọc. Thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt hợp đồng cũng cần được thỏa thuận rõ.

Bên cạnh đó, cần phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng. Chứng thực chữ ký không thay thế việc kiểm tra quyền cho thuê hoặc các điều kiện pháp lý khác của mặt bằng.

Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký trên hợp đồng thuê mặt bằng hoặc các giao dịch liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Điều gì khiến nhiều người mất thời gian khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất? Hãy tìm hiểu trước

>>> Xem thêm: Từ di chúc, ủy quyền đến hợp đồng, mỗi thủ tục có thể cần một văn phòng công chứng phù hợp

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com