Sự thật về việc chứng thực chữ ký trên giấy tờ đánh máy dán thêm chữ

Chứng thực chữ ký giấy tờ dán chữ là vấn đề nhiều người quan tâm khi sử dụng các văn bản được soạn thảo bằng máy tính. Trong thực tế, một số giấy tờ có thể xuất hiện phần nội dung được in riêng rồi dán bổ sung vào văn bản.

Cách trình bày này dễ khiến người dân băn khoăn về giá trị của giấy tờ. Nhiều người cũng không biết văn bản như vậy có được chứng thực chữ ký hay không. Đặc biệt, việc dán thêm chữ có thể làm phát sinh nghi ngờ về tính nguyên vẹn của văn bản.

Không phải mọi văn bản có phần chữ được dán thêm đều đương nhiên bị từ chối chứng thực. Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực cần kiểm tra các điều kiện theo quy định. Tình trạng của văn bản cũng là yếu tố cần được xem xét.

Vậy giấy tờ đánh máy dán thêm chữ có được chứng thực chữ ký không? Những trường hợp nào có thể bị từ chối? Người dân cần kiểm tra gì trước khi thực hiện? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

>>> Xem thêm: Tại sao lại có sự chênh lệch giá dịch vụ chứng thực chữ ký giữa các VPCC?

1. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ đánh máy dán thêm chữ là gì?

1.1. Giấy tờ đánh máy dán thêm chữ được hiểu như thế nào?

Giấy tờ đánh máy dán thêm chữ là văn bản được soạn thảo bằng máy tính hoặc đánh máy. Sau đó, một phần nội dung được in riêng và gắn vào văn bản.

Phần được dán có thể là một đoạn nội dung. Đó cũng có thể là thông tin cá nhân hoặc phần bổ sung của văn bản. Cách trình bày này có thể xuất hiện trong một số loại giấy tờ do cá nhân tự lập.

Tuy nhiên, cần phân biệt việc dán thêm nội dung với hành vi sửa chữa văn bản. Hai trường hợp này có bản chất khác nhau. Việc đánh giá phải dựa trên tình trạng thực tế của giấy tờ.

Nếu phần nội dung được dán làm thay đổi văn bản hoặc che mất thông tin cũ, người dân cần đặc biệt thận trọng.

1.2. Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận điều gì?

Chứng thực chữ ký là thủ tục nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực theo quy định.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết. Việc kiểm tra được thực hiện trước khi xác nhận chữ ký.

Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận mọi nội dung trong văn bản là đúng. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình thể hiện.

Vì vậy, tình trạng của văn bản có ý nghĩa quan trọng. Văn bản cần đáp ứng các điều kiện để được thực hiện chứng thực.

1.3. Dán thêm chữ có làm giấy tờ mất giá trị ngay không?

Không thể chỉ dựa vào việc văn bản có phần chữ được dán thêm để kết luận giấy tờ không có giá trị.

Cần xem xét cách thức bổ sung nội dung. Đồng thời, cần kiểm tra phần chữ được dán có làm thay đổi nội dung hay không.

Nếu việc dán chữ nhằm sửa chữa hoặc thay đổi thông tin quan trọng, rủi ro pháp lý sẽ cao hơn. Người dân cũng có thể gặp khó khăn khi yêu cầu chứng thực.

Trong trường hợp không rõ giấy tờ có đáp ứng điều kiện hay không, nên mang văn bản đến nơi có thẩm quyền để được kiểm tra.

2. Trường hợp nào giấy tờ dán thêm chữ có thể được chứng thực?

2.1. Văn bản được lập rõ ràng, không có dấu hiệu sửa chữa trái quy định

Một văn bản được trình bày bằng máy tính có thể có cách bố trí nội dung khác nhau. Việc sử dụng phần nội dung được in riêng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc giấy tờ bị giả mạo.

Tuy nhiên, văn bản cần thể hiện rõ ràng và thống nhất. Các phần nội dung phải được gắn kết hợp lý. Không nên có dấu hiệu che đè hoặc thay đổi thông tin đã có.

Nếu văn bản có dấu hiệu bất thường, người thực hiện chứng thực có thể cần kiểm tra thêm. Người yêu cầu cũng có thể được hướng dẫn lập lại văn bản.

2.2. Phần chữ dán không che nội dung quan trọng

Tình trạng phần chữ được dán là yếu tố cần quan tâm. Nếu phần dán che lên thông tin quan trọng, việc kiểm tra văn bản sẽ khó khăn hơn.

Đặc biệt, không nên dán đè lên họ tên, ngày tháng, số giấy tờ hoặc các nội dung liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ.

Văn bản càng rõ ràng thì việc kiểm tra càng thuận lợi. Người dân nên trình bày nội dung thành một văn bản thống nhất nếu có thể.

Cách này cũng giúp hạn chế nghi ngờ về việc sửa chữa sau khi văn bản được lập.

2.3. Nội dung bổ sung có căn cứ và được thể hiện minh bạch

Có những trường hợp văn bản cần bổ sung thông tin trước khi hoàn thiện. Khi đó, nội dung bổ sung cần được thể hiện rõ ràng.

Người lập văn bản nên tránh cách làm khiến người đọc không xác định được nội dung nào là ban đầu. Các phần bổ sung cũng không nên làm thay đổi ý nghĩa của văn bản một cách khó kiểm soát.

Nếu văn bản dùng để thực hiện thủ tục quan trọng, nên lập lại bản hoàn chỉnh. Đây thường là cách đơn giản hơn so với việc dán thêm nhiều phần nội dung.

2.4. Người ký trực tiếp thực hiện thủ tục chứng thực

Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của người có thẩm quyền.

Khi cần ký trực tiếp, người dân phải ký theo đúng yêu cầu. Không nên giao văn bản cho người khác ký thay.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ tùy thân và các điều kiện liên quan. Nếu văn bản có dấu hiệu không bảo đảm điều kiện, việc chứng thực có thể không được thực hiện.

>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhà đất thuận tiện hơn? Tham khảo Dịch vụ sổ đỏ để biết hướng thực hiện phù hợp

3. Khi nào giấy tờ đánh máy dán chữ có thể bị từ chối chứng thực?

3.1. Văn bản có dấu hiệu bị tẩy xóa hoặc sửa chữa

Tẩy xóa và sửa chữa là những dấu hiệu cần đặc biệt lưu ý. Các thay đổi trên văn bản có thể ảnh hưởng đến tính nguyên vẹn của giấy tờ.

Nếu phần chữ được dán nhằm che nội dung cũ, người thực hiện chứng thực có cơ sở để kiểm tra kỹ hơn.

Người dân không nên cố gắng che lỗi bằng cách dán giấy lên nội dung đã viết hoặc in trước đó. Cách làm này có thể khiến văn bản bị đánh giá là không bảo đảm điều kiện.

Nếu phát hiện sai thông tin, nên lập lại văn bản mới. Đây là phương án rõ ràng và an toàn hơn.

3.2. Nội dung bị che khuất hoặc không thể kiểm tra

Một phần nội dung bị che có thể khiến việc đối chiếu trở nên khó khăn. Người thực hiện chứng thực cần có cơ sở để kiểm tra văn bản trước khi xác nhận.

Nếu phần dán che mất thông tin quan trọng, người yêu cầu có thể được yêu cầu hoàn thiện lại giấy tờ.

Không nên tự ý bóc phần giấy đã dán để sửa chữa tại thời điểm thực hiện thủ tục. Việc xử lý văn bản cần được thực hiện theo hướng dẫn phù hợp.

3.3. Văn bản có dấu hiệu giả mạo hoặc không hợp pháp

Nếu có căn cứ cho thấy giấy tờ được tạo ra không hợp pháp, việc chứng thực có thể bị từ chối.

Chứng thực chữ ký không phải là cách hợp thức hóa một văn bản giả mạo. Người dân không nên sử dụng giấy tờ có nguồn gốc không rõ ràng.

Đặc biệt, cần thận trọng với các văn bản được nhận từ dịch vụ không rõ nguồn gốc. Những giấy tờ này có thể chứa thông tin đã được chỉnh sửa mà người sử dụng không biết.

Nếu nghi ngờ, nên xác minh nguồn gốc giấy tờ trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục nào.

3.4. Nội dung văn bản thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký

Không phải văn bản nào cũng có thể thực hiện chứng thực chữ ký.

Pháp luật quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký. Vì vậy, người dân cần xác định cả nội dung văn bản và tình trạng giấy tờ.

Việc văn bản được đánh máy hay viết tay không phải là yếu tố duy nhất quyết định. Quan trọng là văn bản có thuộc trường hợp được chứng thực hay không.

Nếu chưa chắc chắn, người dân nên hỏi người có thẩm quyền trước khi ký.

3.5. Người yêu cầu không đáp ứng điều kiện thực hiện chứng thực

Ngoài nội dung văn bản, người yêu cầu cũng phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Giấy tờ tùy thân cần được xuất trình theo yêu cầu. Người yêu cầu cũng phải thực hiện thủ tục đúng quy định.

Nếu có vấn đề về nhận thức, năng lực hành vi hoặc việc ký không tự nguyện, thủ tục có thể không được thực hiện.

Do đó, không nên chỉ tập trung vào hình thức của văn bản. Cả người ký và nội dung giấy tờ đều cần được kiểm tra.

4. Cách chuẩn bị giấy tờ để chứng thực chữ ký thuận lợi

4.1. Nên lập một văn bản hoàn chỉnh

Nếu văn bản còn sai sót, cách tốt nhất thường là chỉnh sửa trên bản điện tử. Sau đó, in lại thành một bản hoàn chỉnh.

Không nên dùng giấy rời để dán lên văn bản nhằm thay thế nội dung cũ. Cách trình bày này có thể khiến giấy tờ mất tính thống nhất.

Một văn bản sạch, rõ ràng sẽ thuận tiện hơn cho việc kiểm tra. Người ký cũng dễ xác định chính xác nội dung mình chịu trách nhiệm.

4.2. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi in

Trước khi in, người lập nên kiểm tra toàn bộ văn bản. Các thông tin cá nhân cần được đối chiếu với giấy tờ tùy thân.

Nội dung về quyền và nghĩa vụ cũng cần được đọc kỹ. Những phần quan trọng không nên để trống.

Nếu phát hiện lỗi sau khi in, không nên tự ý dán giấy lên để sửa. Hãy chỉnh lại file và in một bản mới khi có thể.

4.3. Không ký trước nếu được yêu cầu ký tại nơi chứng thực

Người dân cần tuân thủ hướng dẫn khi thực hiện chứng thực chữ ký.

Nếu được yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực, hãy ký trực tiếp tại nơi làm thủ tục.

Không nên ký khống hoặc ký vào văn bản chưa hoàn thiện. Đây là cách giúp hạn chế nguy cơ chữ ký bị sử dụng sai mục đích.

4.4. Mang đầy đủ giấy tờ cần thiết

Người yêu cầu nên chuẩn bị giấy tờ tùy thân hợp lệ. Đồng thời, cần mang theo văn bản cần chứng thực.

Nếu hồ sơ liên quan đến thủ tục khác, nên mang thêm các giấy tờ được nơi tiếp nhận yêu cầu.

Chuẩn bị đầy đủ giúp giảm thời gian chờ đợi. Người dân cũng hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.

4.5. Hỏi trước khi sử dụng văn bản có phần dán chữ

Nếu đã có một văn bản được dán thêm nội dung, người dân nên hỏi trước về khả năng chứng thực.

Có thể mang văn bản đến nơi có thẩm quyền để được kiểm tra. Người dân không nên tự kết luận rằng giấy tờ chắc chắn được chứng thực hoặc chắc chắn bị từ chối.

Nếu văn bản không bảo đảm điều kiện, việc lập lại một bản mới thường sẽ thuận tiện hơn. Cách này cũng giúp giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp về sau.

4.6. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ

Mỗi thủ tục có thể yêu cầu hình thức giấy tờ khác nhau. Vì vậy, cần xác định rõ văn bản sẽ được sử dụng vào mục đích gì.

Có trường hợp chỉ cần bản sao. Có trường hợp cần chứng thực chữ ký. Một số thủ tục lại yêu cầu công chứng hợp đồng hoặc giao dịch.

Xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu giúp người dân tránh làm sai thủ tục. Đồng thời, việc chuẩn bị hồ sơ cũng trở nên đơn giản hơn.

>>> Xem thêm: Đừng chờ đến khi cần gấp mới tìm hiểu thủ tục công chứng ủy quyền

Kết luận

Chứng thực chữ ký giấy tờ dán chữ không thể chỉ được xác định dựa trên việc văn bản có phần nội dung được dán thêm. Cần xem xét tình trạng thực tế của giấy tờ, nội dung được bổ sung và các điều kiện chứng thực chữ ký.

Người dân nên hạn chế dán đè nội dung để sửa sai văn bản. Khi có lỗi, nên chỉnh sửa bản điện tử và in lại văn bản hoàn chỉnh. Cách này giúp giấy tờ rõ ràng và thuận tiện hơn khi kiểm tra.

Nếu văn bản đã được dán thêm chữ, người dân nên mang giấy tờ đến nơi có thẩm quyền để được kiểm tra trước. Không nên tự ý sử dụng văn bản khi chưa xác định rõ tính hợp lệ.

Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, điều kiện và thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Nếu lần đầu mua bất động sản, bạn càng không nên bỏ qua thông tin về công chứng mua bán nhà đất

>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng phù hợp không chỉ giúp công chứng mà còn hỗ trợ bạn chuẩn bị hồ sơ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com