Dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký người dịch khác nhau thế nào?

Dịch thuật chứng thực chữ ký và dịch thuật công chứng đều là những hình thức thường được sử dụng khi cá nhân, tổ chức cần hoàn thiện hồ sơ có tài liệu bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, hai hình thức này không hoàn toàn giống nhau về cách thức thực hiện, chủ thể thực hiện cũng như giá trị pháp lý của việc xác nhận.

Trong thực tế, nhiều người thường gọi chung là “dịch thuật công chứng” hoặc “công chứng bản dịch” mà chưa phân biệt rõ bản dịch được xác nhận theo cơ chế nào. Điều này có thể dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ chưa đúng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Việc lựa chọn hình thức phù hợp phụ thuộc vào loại tài liệu, mục đích sử dụng và yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Đặc biệt, khi sử dụng giấy tờ nước ngoài cho các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự, hồ sơ du học, lao động hoặc đầu tư, việc xác định đúng hình thức xác nhận bản dịch là rất cần thiết.

Vậy dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký người dịch khác nhau như thế nào? Khi nào cần chứng thực chữ ký người dịch và trường hợp nào cần thực hiện công chứng? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt hai hình thức này một cách rõ ràng hơn.

>>> Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại văn phòng công chứng chuẩn pháp lý.

1. Dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký người dịch là gì?

1.1. Dịch thuật công chứng được hiểu như thế nào?

Trong cách gọi thông thường, “dịch thuật công chứng” thường được dùng để chỉ việc bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài được xác nhận theo quy định pháp luật.

Đối với hoạt động công chứng, pháp luật hiện hành có quy định về công chứng bản dịch. Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra điều kiện của người dịch và nội dung liên quan trước khi chứng nhận bản dịch theo quy định.

Bản dịch sau khi được công chứng sẽ đi kèm với bản chính hoặc bản sao giấy tờ được sử dụng để dịch. Người sử dụng có thể dùng bản dịch trong những trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ yêu cầu tài liệu đã được công chứng hoặc xác nhận hợp lệ.

Điểm quan trọng là không nên hiểu “dịch thuật công chứng” đơn giản là việc dịch một tài liệu rồi đóng dấu. Quy trình thực hiện phải tuân thủ những điều kiện nhất định đối với người dịch và việc công chứng bản dịch.

Luật Công chứng hiện hành quy định về hoạt động công chứng bản dịch, trong đó có những yêu cầu liên quan đến người dịch và trách nhiệm của công chứng viên.

1.2. Chứng thực chữ ký người dịch là gì?

Chứng thực chữ ký người dịch là việc người có thẩm quyền thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người dịch.

Theo quy định về chứng thực, hoạt động này tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Cơ quan, người có thẩm quyền chứng thực không đơn thuần xác nhận mọi nội dung của tài liệu gốc mà thực hiện theo phạm vi được pháp luật quy định.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP là một trong những văn bản quan trọng quy định về chứng thực chữ ký và hoạt động chứng thực bản dịch.

Trong trường hợp chứng thực bản dịch, người dịch phải đáp ứng điều kiện theo quy định. Người yêu cầu có thể sử dụng bản dịch đã được chứng thực để thực hiện thủ tục nếu cơ quan tiếp nhận chấp nhận hình thức này.

1.3. Vì sao hai hình thức này thường bị nhầm lẫn?

Sự nhầm lẫn chủ yếu xuất phát từ việc cả hai đều liên quan đến tài liệu được dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác và đều có yếu tố xác nhận của cơ quan hoặc người có thẩm quyền.

Ngoài ra, trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người sử dụng cụm từ “dịch thuật công chứng” để chỉ chung tất cả các bản dịch có xác nhận pháp lý. Cách gọi này không phải lúc nào cũng phản ánh chính xác hình thức xác nhận đã được thực hiện.

Trên thực tế, cần phân biệt giữa việc công chứng bản dịch và việc chứng thực chữ ký của người dịch. Mỗi hình thức có cơ sở pháp lý, chủ thể thực hiện và phạm vi xác nhận khác nhau.

Do đó, trước khi làm hồ sơ, người yêu cầu nên xác định rõ cơ quan tiếp nhận cần bản dịch công chứng hay bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch. Đây là cách hạn chế việc phải dịch hoặc xác nhận lại tài liệu.

2. Dịch thuật công chứng và chứng thực chữ ký người dịch khác nhau thế nào?

2.1. Khác nhau về chủ thể thực hiện

Một trong những điểm khác biệt dễ nhận biết là chủ thể thực hiện việc xác nhận.

Đối với công chứng bản dịch, hoạt động được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng. Công chứng viên thực hiện việc kiểm tra và chứng nhận bản dịch theo thẩm quyền.

Trong khi đó, chứng thực chữ ký người dịch thuộc phạm vi hoạt động chứng thực. Người có thẩm quyền chứng thực sẽ xác nhận chữ ký của người dịch theo quy định pháp luật.

Như vậy, mặc dù đều tạo ra một bản dịch có xác nhận, nhưng cơ chế thực hiện không hoàn toàn giống nhau.

2.2. Khác nhau về nội dung xác nhận

Công chứng bản dịch và chứng thực chữ ký người dịch có sự khác biệt về nội dung mà cơ quan, người có thẩm quyền xác nhận.

Đối với chứng thực chữ ký, trọng tâm của hoạt động chứng thực là xác nhận chữ ký trên giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực chịu trách nhiệm thay cho người ký về toàn bộ nội dung của tài liệu.

Đối với công chứng bản dịch, công chứng viên thực hiện việc chứng nhận bản dịch theo trình tự, điều kiện của pháp luật về công chứng. Người dịch cũng phải đáp ứng những yêu cầu nhất định trước khi bản dịch được công chứng.

Vì vậy, người sử dụng hồ sơ cần chú ý đến chính xác loại xác nhận mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

2.3. Khác nhau về người dịch

Người dịch là một chủ thể quan trọng trong cả hai trường hợp.

Người thực hiện dịch phải có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần dịch và đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật tương ứng. Trong quá trình xử lý hồ sơ, việc xác định người dịch có đủ điều kiện hay không là nội dung cần được quan tâm.

Đối với hoạt động chứng thực bản dịch, pháp luật có quy định về người dịch và cộng tác viên dịch thuật. Nghị định 23/2015/NĐ-CP cùng các văn bản hướng dẫn liên quan là cơ sở để xác định các yêu cầu đối với hoạt động này.

Do đó, không phải bất kỳ cá nhân nào biết ngoại ngữ cũng mặc nhiên có thể thực hiện bản dịch để sử dụng cho mọi thủ tục.

2.4. Khác nhau về cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ

Một bản dịch được công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch có thể được sử dụng trong nhiều loại hồ sơ khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu của từng cơ quan, tổ chức có thể không giống nhau.

Ví dụ, một số thủ tục có thể yêu cầu bản dịch được công chứng. Trong trường hợp khác, cơ quan tiếp nhận có thể chấp nhận bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch theo quy định.

Vì vậy, người có nhu cầu dịch tài liệu không nên chỉ dựa vào tên gọi “dịch thuật công chứng”. Cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận hồ sơ trước khi thực hiện.

2.5. Khác nhau về cách gọi trong thực tế

“Dịch thuật công chứng” là cách gọi phổ biến trong đời sống. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, cần xác định chính xác hoạt động được thực hiện là công chứng bản dịch hay chứng thực chữ ký người dịch.

Trong nhiều trường hợp, người dân đến các đơn vị cung cấp dịch vụ và yêu cầu “dịch thuật công chứng” nhưng thực tế hồ sơ lại được xử lý theo hình thức chứng thực chữ ký người dịch.

Việc sử dụng đúng thuật ngữ giúp khách hàng hiểu rõ mình đang thực hiện thủ tục gì. Đồng thời, điều này cũng giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối do không đúng hình thức xác nhận.

>>> Xem thêm: Đang cần ủy quyền để xử lý nhà đất? Hãy tìm hiểu kỹ công chứng ủy quyền trước khi thực hiện

3. Khi nào nên công chứng bản dịch và khi nào chứng thực chữ ký người dịch?

3.1. Trường hợp thường cần bản dịch được công chứng

Bản dịch được công chứng thường được lựa chọn khi hồ sơ hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu rõ về công chứng bản dịch.

Một số trường hợp có thể phát sinh nhu cầu này như hồ sơ liên quan đến giao dịch dân sự, hồ sơ tài sản, giấy tờ nước ngoài hoặc các tài liệu cần sử dụng trong thủ tục có yêu cầu về hình thức xác nhận.

Đối với từng loại hồ sơ, yêu cầu có thể khác nhau. Vì vậy, người dân nên kiểm tra quy định của thủ tục cụ thể trước khi chuẩn bị bản dịch.

Không nên mặc định rằng mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài đều bắt buộc phải công chứng bản dịch. Điều quan trọng là xác định yêu cầu thực tế của thủ tục đang thực hiện.

3.2. Trường hợp có thể sử dụng bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch

Nếu thủ tục yêu cầu bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch và pháp luật cho phép sử dụng hình thức này, người dân có thể lựa chọn phương án chứng thực thay vì công chứng bản dịch.

Hình thức này có thể phù hợp với một số hồ sơ hành chính hoặc tài liệu mà cơ quan tiếp nhận chấp nhận bản dịch có chứng thực chữ ký.

Tuy nhiên, trước khi thực hiện, khách hàng nên hỏi rõ nơi tiếp nhận hồ sơ. Đây là bước quan trọng bởi việc một cơ quan chấp nhận bản dịch chứng thực chữ ký không có nghĩa mọi cơ quan khác cũng áp dụng giống nhau.

3.3. Một số loại giấy tờ thường cần dịch và xác nhận

Nhu cầu dịch thuật và xác nhận có thể phát sinh đối với nhiều loại giấy tờ, chẳng hạn:

Hộ chiếu và giấy tờ tùy thân.
Giấy khai sinh.
Giấy đăng ký kết hôn.
Giấy chứng nhận độc thân.
Bằng tốt nghiệp, bảng điểm.
Giấy phép lái xe.
Giấy tờ doanh nghiệp.
Hợp đồng và tài liệu giao dịch.
Hồ sơ liên quan đến tài sản.
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp.

Tuy nhiên, không phải tất cả các giấy tờ trên đều có cùng yêu cầu về hình thức dịch và xác nhận. Tùy mục đích sử dụng, người dân có thể cần thực hiện thêm các thủ tục như hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự trước khi dịch.

3.4. Cần xác định mục đích sử dụng trước khi dịch

Mục đích sử dụng là yếu tố quan trọng để lựa chọn hình thức xác nhận phù hợp.

Nếu tài liệu được sử dụng để nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước, người dân nên tìm hiểu trước yêu cầu về bản dịch. Nếu tài liệu phục vụ giao dịch với doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần xác định bên tiếp nhận có yêu cầu bản dịch được công chứng hay chỉ cần chứng thực chữ ký người dịch.

Việc xác định từ đầu giúp tránh phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết.

Trong trường hợp chưa chắc chắn, khách hàng có thể cung cấp thông tin về loại giấy tờ và nơi dự kiến nộp hồ sơ để được hướng dẫn hình thức phù hợp.

3.5. Có thể thực hiện dịch thuật và xác nhận tại đâu?

Người dân có thể liên hệ các tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực tùy theo loại thủ tục và hình thức xác nhận cần thực hiện.

Đối với hồ sơ có yếu tố nước ngoài, nên lựa chọn nơi có kinh nghiệm xử lý tài liệu song ngữ và các loại giấy tờ nước ngoài. Việc này giúp hạn chế lỗi về thuật ngữ, thông tin cá nhân và cách thể hiện nội dung trong bản dịch.

Khách hàng cũng nên hỏi trước về thời gian thực hiện, loại giấy tờ cần cung cấp và chi phí dịch thuật, xác nhận.

4. Hồ sơ, quy trình và những lưu ý khi dịch thuật chứng thực chữ ký

4.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy loại tài liệu và hình thức xác nhận, khách hàng thường cần chuẩn bị bản chính hoặc bản sao phù hợp của giấy tờ cần dịch.

Ngoài tài liệu cần dịch, có thể cần giấy tờ tùy thân của người yêu cầu hoặc người dịch theo yêu cầu của thủ tục.

Thông tin trên tài liệu cần rõ ràng và có thể đối chiếu. Nếu giấy tờ bị rách, mờ, mất thông tin hoặc có dấu hiệu không hợp lệ, việc dịch và xác nhận có thể gặp khó khăn.

Đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, khách hàng cũng nên kiểm tra trước xem tài liệu có cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự hay không.

4.2. Quy trình thực hiện

Quy trình có thể được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Khách hàng cung cấp tài liệu cần dịch và thông tin về mục đích sử dụng.

Bước 2: Đơn vị tiếp nhận kiểm tra loại giấy tờ và xác định hình thức dịch, công chứng hoặc chứng thực phù hợp.

Bước 3: Người dịch thực hiện việc dịch tài liệu sang ngôn ngữ cần thiết.

Bước 4: Bản dịch được kiểm tra, đối chiếu với tài liệu gốc.

Bước 5: Thực hiện công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch tùy trường hợp.

Bước 6: Khách hàng nhận bản dịch đã được xác nhận để sử dụng theo mục đích của mình.

Việc kiểm tra trước yêu cầu của cơ quan tiếp nhận là bước rất quan trọng. Nếu lựa chọn sai hình thức xác nhận, khách hàng có thể phải thực hiện lại thủ tục.

4.3. Chi phí dịch thuật và xác nhận bản dịch

Chi phí thực hiện không chỉ phụ thuộc vào việc công chứng hay chứng thực mà còn có thể bao gồm thù lao dịch thuật và các khoản chi phí liên quan.

Mức thù lao dịch thuật thường phụ thuộc vào ngôn ngữ, loại tài liệu, số lượng trang, mức độ chuyên ngành và thời gian yêu cầu.

Đối với thủ tục chứng thực, mức phí chứng thực được thực hiện theo quy định về phí, lệ phí áp dụng cho hoạt động chứng thực. Trong khi đó, chi phí dịch thuật là khoản riêng và có thể được thỏa thuận tùy trường hợp.

Vì vậy, trước khi thực hiện, khách hàng nên yêu cầu báo rõ từng khoản chi phí. Cách này giúp dễ dàng so sánh và chủ động về ngân sách.

4.4. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nhận bản dịch

Bản dịch liên quan trực tiếp đến thông tin trên giấy tờ gốc. Vì vậy, khách hàng nên kiểm tra cẩn thận trước khi nhận kết quả.

Các thông tin cần đặc biệt chú ý gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ, địa chỉ, tên cơ quan cấp và các thông tin định danh khác.

Đối với tài liệu có nhiều thuật ngữ chuyên ngành, khách hàng cũng nên trao đổi trước với người dịch nếu có yêu cầu đặc biệt về cách dịch.

Sai sót nhỏ trong thông tin cá nhân cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc dịch lại.

4.5. Không nên nhầm chứng thực chữ ký với chứng thực nội dung

Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện hồ sơ.

Chứng thực chữ ký về bản chất là việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực theo phạm vi pháp luật quy định. Việc này không nên được hiểu thành việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung của tài liệu là chính xác về mọi mặt.

Do đó, khi sử dụng bản dịch trong hồ sơ, người dân cần quan tâm đến cả hình thức xác nhận và yêu cầu của nơi tiếp nhận.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao và chứng thực hợp đồng, giao dịch; đây là cơ sở pháp lý quan trọng cần tham khảo khi thực hiện các thủ tục liên quan.

4.6. Nên hỏi rõ yêu cầu trước khi thực hiện

Mỗi loại hồ sơ có thể có yêu cầu riêng về bản dịch. Vì vậy, khách hàng không nên tự suy đoán rằng chỉ cần bản dịch có dấu xác nhận là có thể sử dụng trong mọi trường hợp.

Nếu hồ sơ được nộp cho cơ quan nhà nước, khách hàng nên kiểm tra thành phần hồ sơ và hình thức bản dịch được yêu cầu. Nếu hồ sơ phục vụ giao dịch với tổ chức, doanh nghiệp, cần hỏi bên tiếp nhận về yêu cầu cụ thể.

Đặc biệt đối với hồ sơ có yếu tố nước ngoài, việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế tình trạng phải sửa đổi, dịch lại hoặc xác nhận lại tài liệu.

4.7. Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm xử lý hồ sơ song ngữ

Dịch thuật giấy tờ pháp lý không chỉ yêu cầu khả năng ngoại ngữ mà còn cần sự chính xác trong thuật ngữ và cách thể hiện thông tin.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ khách hàng kiểm tra giấy tờ, xác định hình thức xác nhận phù hợp và hướng dẫn những tài liệu cần chuẩn bị.

Khách hàng nên lựa chọn nơi có quy trình rõ ràng, thông báo chi phí trước và có khả năng hỗ trợ các loại giấy tờ phù hợp với nhu cầu thực tế.

>>> Xem thêm: Một trong những vấn đề được quan tâm nhất khi mua bán bất động sản chính là công chứng mua bán nhà đất

Kết luận

Dịch thuật chứng thực chữ ký và dịch thuật công chứng đều có thể được sử dụng để hoàn thiện các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nhưng đây là những hình thức có sự khác biệt về chủ thể thực hiện, nội dung xác nhận và cơ sở pháp lý. Việc lựa chọn hình thức nào cần căn cứ vào loại giấy tờ và yêu cầu cụ thể của cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

Để hạn chế việc phải thực hiện lại thủ tục, khách hàng nên kiểm tra yêu cầu về bản dịch trước khi tiến hành. Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, kiểm tra kỹ thông tin trên bản dịch và trao đổi rõ về chi phí, thời gian thực hiện.

Nếu cần tư vấn về dịch thuật, công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn về hồ sơ, hình thức xác nhận phù hợp và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Đừng để một lựa chọn thiếu thông tin làm chậm cả kế hoạch của bạn tại văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Nhà đất đã mua nhưng sổ vẫn mang tên chủ cũ? Hãy tìm hiểu Dịch vụ sang tên sổ đỏ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp