Mẹo thương lượng bên nào trả phí công chứng và thuế trong hợp đồng

Khi mua bán nhà đất, tặng cho tài sản hoặc ký kết hợp đồng có giá trị lớn, các bên thường quan tâm đến giá giao dịch. Tuy nhiên, thuế, phí công chứng và các khoản lệ phí cũng có thể tạo ra chi phí đáng kể. Nếu không thống nhất từ đầu, người mua và người bán dễ phát sinh bất đồng khi hoàn tất thủ tục.

Vì vậy, thỏa thuận phí công chứng hợp đồng là bước quan trọng trước khi ký kết. Các bên nên xác định rõ ai thanh toán từng khoản, mức chi dự kiến và thời điểm nộp tiền. Cách trao đổi minh bạch giúp bảo vệ quyền lợi của mỗi bên. Đồng thời, giao dịch cũng diễn ra thuận lợi hơn.

>>> Xem thêm: Phụ lục hợp đồng công chứng: Khi nào được ký và giá trị pháp lý ra sao?

1. Hiểu rõ các khoản phí, thuế trước khi thương lượng

1.1. Phí công chứng hợp đồng gồm những khoản nào?

Phí công chứng là khoản tiền phải trả cho việc công chứng hợp đồng hoặc giao dịch theo quy định. Mức phí phụ thuộc vào loại việc công chứng và căn cứ tính phí tương ứng.

Với hợp đồng mua bán hoặc chuyển nhượng nhà đất, phí công chứng thường được xác định dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng theo quy định hiện hành. Một số giao dịch khác có cách tính phí riêng.

Ngoài phí công chứng, khách hàng có thể phải trả thù lao công chứng và chi phí khác nếu có phát sinh. Chẳng hạn, các bên có thể cần soạn thảo văn bản, sao chụp giấy tờ hoặc yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.

Các khoản này không hoàn toàn giống nhau. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, các bên nên đề nghị đơn vị công chứng giải thích rõ từng khoản. Việc này giúp tránh nhầm lẫn giữa phí bắt buộc và chi phí dịch vụ phát sinh.

1.2. Thuế và lệ phí khi mua bán, chuyển nhượng nhà đất

Trong giao dịch nhà đất, thuế và lệ phí là những khoản cần được tính toán trước. Tuy nhiên, mỗi khoản có căn cứ thu và người thực hiện nghĩa vụ khác nhau.

Khi chuyển nhượng bất động sản, thuế thu nhập cá nhân có thể phát sinh theo quy định. Bên có nghĩa vụ nộp thuế cần được xác định căn cứ vào pháp luật và tình huống cụ thể.

Bên cạnh đó, người đăng ký quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản có thể phải nộp lệ phí trước bạ. Một số trường hợp được miễn hoặc không phải nộp theo điều kiện luật định.

Ngoài ra, giao dịch còn có thể phát sinh phí thẩm định hồ sơ và các khoản thu khác. Mức thu phụ thuộc vào loại thủ tục và quy định áp dụng tại địa phương.

Các bên nên xác minh nghĩa vụ tài chính trước khi chốt giá. Không nên chỉ dựa vào thỏa thuận miệng để xác định ai phải nộp thuế theo pháp luật.

1.3. Phân biệt nghĩa vụ nộp theo pháp luật và thỏa thuận giữa các bên

Người có nghĩa vụ nộp thuế, phí được xác định theo quy định pháp luật tương ứng. Tuy nhiên, trong phạm vi pháp luật cho phép, các bên có thể thỏa thuận về việc ai chịu chi phí thực tế của giao dịch.

Ví dụ, hợp đồng có thể quy định bên bán chịu thuế thu nhập cá nhân. Bên mua chịu lệ phí trước bạ và phí công chứng. Hai bên cũng có thể thống nhất phương án phân chia chi phí khác nếu phù hợp quy định.

Dù vậy, thỏa thuận không tự động thay đổi người có nghĩa vụ trước cơ quan nhà nước. Nếu pháp luật xác định một bên phải kê khai hoặc nộp khoản tiền đó, bên này vẫn cần thực hiện đúng trách nhiệm.

Do đó, nội dung hợp đồng nên phân biệt rõ nghĩa vụ pháp lý và trách nhiệm thanh toán theo thỏa thuận. Cách ghi này giúp hạn chế tranh chấp khi thực hiện thủ tục.

2. Mẹo thương lượng bên nào trả phí công chứng và thuế trong hợp đồng

2.1. Xác định tổng chi phí trước khi đưa ra đề nghị

Muốn thương lượng hiệu quả, các bên cần biết tổng chi phí dự kiến. Không nên chỉ tập trung vào giá mua bán mà bỏ qua những khoản phải thanh toán khi hoàn tất giao dịch.

Trước tiên, hãy liệt kê các khoản có thể phát sinh. Danh sách có thể gồm phí công chứng, thù lao công chứng, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ và phí đăng ký hồ sơ.

Tiếp theo, cần xác định khoản nào bắt buộc và khoản nào phụ thuộc vào dịch vụ được yêu cầu. Các bên nên hỏi trước đơn vị công chứng và cơ quan tiếp nhận hồ sơ khi cần thiết.

Sau khi có dự toán, hãy cộng các khoản chi phí vào ngân sách giao dịch. Cách tính này giúp người mua và người bán đánh giá được số tiền thực tế cần chuẩn bị.

2.2. Đề xuất phương án chia chi phí hợp lý

Không có một phương án chia phí phù hợp với mọi giao dịch. Việc thương lượng nên dựa trên giá trị tài sản, khả năng thanh toán và lợi ích của mỗi bên.

Các bên có thể cân nhắc một số cách phân chia sau:

Bên mua thanh toán phí công chứng, bên bán chịu thuế thu nhập cá nhân theo thỏa thuận và quy định áp dụng.
Mỗi bên chịu một số khoản chi phí đã được thống nhất trước.
Một bên thanh toán trước để thuận tiện làm thủ tục, sau đó bên còn lại hoàn trả phần chi phí đã cam kết.
Các bên thỏa thuận điều chỉnh giá giao dịch để tính đến khoản chi phí mà một bên nhận chịu thêm.

Dù lựa chọn phương án nào, các bên cũng nên ghi rõ số tiền hoặc nguyên tắc xác định chi phí. Không nên sử dụng cách diễn đạt chung chung như “hai bên tự lo chi phí” nếu chưa làm rõ từng khoản.

Một thỏa thuận cụ thể sẽ giúp việc thanh toán minh bạch hơn. Đồng thời, các bên cũng dễ đối chiếu khi có phát sinh ngoài dự kiến.

2.3. Dùng giá giao dịch làm cơ sở thương lượng

Giá trị giao dịch thường ảnh hưởng đến một số khoản phí và nghĩa vụ tài chính. Vì vậy, đây có thể là căn cứ để các bên thương lượng cách phân chia chi phí.

Nếu bên mua đã nhượng bộ về giá, họ có thể đề nghị bên bán hỗ trợ một khoản phí phù hợp. Ngược lại, nếu bên bán đồng ý chịu thêm chi phí, hai bên có thể cân nhắc điều chỉnh những điều khoản thương mại khác.

Tuy nhiên, mọi điều chỉnh phải dựa trên giá trị giao dịch thực tế và tuân thủ pháp luật. Các bên không nên khai giá thấp hơn thực tế nhằm giảm thuế hoặc phí.

Việc ghi giá không trung thực có thể dẫn đến rủi ro về thuế và tranh chấp. Do đó, hãy thương lượng trên cơ sở minh bạch và có chứng từ rõ ràng.

2.4. Thống nhất người thanh toán và thời hạn thanh toán

Ngay cả khi đã thống nhất bên nào chịu phí, tranh chấp vẫn có thể xảy ra nếu không xác định thời điểm thanh toán. Vì vậy, hợp đồng nên quy định rõ thời hạn và cách thức thực hiện.

Chẳng hạn, các bên có thể thống nhất phí công chứng được thanh toán khi ký hợp đồng. Những khoản thuế và lệ phí liên quan được thực hiện theo thời hạn của thủ tục tương ứng.

Nếu một bên thanh toán thay bên kia, cần xác định cách hoàn trả. Nên lưu giữ hóa đơn, biên lai hoặc chứng từ chuyển tiền để làm căn cứ đối chiếu.

Đối với giao dịch có nhiều khoản chi phí, các bên có thể lập bảng dự toán riêng. Bảng này giúp theo dõi khoản đã nộp, khoản còn thiếu và người chịu trách nhiệm.

>>> Xem thêm: Chỉ cần hiểu đúng thủ tục, bạn đã có thể chủ động hơn rất nhiều khi cần chứng thực giấy tờ

3. Cách ghi thỏa thuận phí công chứng hợp đồng để hạn chế tranh chấp

3.1. Ghi rõ từng khoản chi phí trong hợp đồng

Nội dung về chi phí nên được thể hiện cụ thể. Các bên cần tránh cách ghi khiến người đọc không xác định được trách nhiệm thanh toán.

Có thể lập danh sách gồm phí công chứng, thù lao công chứng, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ và chi phí đăng ký. Với mỗi khoản, cần nêu rõ bên chịu trách nhiệm thanh toán theo thỏa thuận.

Nếu khoản phí chưa xác định được chính xác tại thời điểm ký, hợp đồng có thể quy định cách xác định và thời điểm đối chiếu. Các bên cũng nên thống nhất cách xử lý khi chi phí thực tế cao hơn dự kiến.

Điều khoản rõ ràng giúp hạn chế tranh cãi về sau. Khi cần, các bên có thể nhờ người có chuyên môn rà soát cách diễn đạt trước khi ký.

3.2. Phân định trách nhiệm nộp thuế và hoàn trả chi phí

Trong hợp đồng, cần phân biệt người có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế với người chịu chi phí theo thỏa thuận. Đây là điểm quan trọng để tránh hiểu sai trách nhiệm pháp lý.

Ví dụ, hai bên có thể thống nhất một bên chịu chi phí thuế của giao dịch. Nếu bên còn lại trực tiếp nộp tiền, hợp đồng nên quy định rõ nghĩa vụ hoàn trả.

Thỏa thuận cần xác định thời hạn hoàn trả và chứng từ làm căn cứ. Nếu phát sinh khoản thu bổ sung, các bên cũng nên có nguyên tắc xử lý cụ thể.

Không nên chỉ ghi rằng một bên “chịu toàn bộ thuế, phí” mà không làm rõ phạm vi. Cách ghi quá rộng có thể gây tranh chấp nếu xuất hiện khoản chi phí ngoài dự kiến.

3.3. Xử lý khi phát sinh chi phí ngoài dự kiến

Trong một số giao dịch, hồ sơ có thể cần bổ sung hoặc chỉnh sửa. Điều này có thể làm phát sinh chi phí ngoài dự kiến ban đầu.

Các bên nên thỏa thuận trước cách xử lý tình huống này. Có thể quy định rằng khoản phát sinh phải được thông báo và thống nhất trước khi thực hiện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nếu chi phí phát sinh do một bên cung cấp thông tin sai hoặc chậm cung cấp giấy tờ, các bên có thể xác định trách nhiệm theo thỏa thuận và quy định pháp luật. Tuy nhiên, trách nhiệm cụ thể cần được xem xét theo nguyên nhân thực tế.

Mọi khoản thanh toán bổ sung nên có chứng từ phù hợp. Việc lưu giữ hồ sơ giúp bảo đảm tính minh bạch và thuận tiện khi đối chiếu.

3.4. Lưu giữ hợp đồng và chứng từ thanh toán

Sau khi ký kết, mỗi bên nên giữ một bản hợp đồng hoặc bản sao hợp lệ theo quy định. Các chứng từ về phí công chứng, thuế và lệ phí cũng cần được lưu trữ.

Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, nội dung chuyển tiền nên thể hiện rõ mục đích. Nếu thanh toán trực tiếp, cần yêu cầu biên lai hoặc chứng từ phù hợp.

Khi một bên nộp tiền thay bên kia, nên lưu lại bằng chứng về khoản đã nộp. Điều này giúp xác định số tiền cần hoàn trả và tránh tranh chấp.

Hồ sơ được sắp xếp đầy đủ còn hỗ trợ việc giải quyết vấn đề phát sinh. Đây là bước đơn giản nhưng có giá trị trong các giao dịch có chi phí lớn.

4. Những lưu ý pháp lý khi thương lượng phí công chứng và thuế

4.1. Không nhầm phí công chứng với thù lao và chi phí khác

Phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí phát sinh là những khoản khác nhau. Mức thu và căn cứ tính có thể không giống nhau.

Phí công chứng được xác định theo quy định về phí công chứng. Thù lao có thể liên quan đến các công việc như soạn thảo hợp đồng hoặc đánh máy theo yêu cầu. Chi phí khác có thể phát sinh khi thực hiện công việc ngoài trụ sở hoặc các dịch vụ phù hợp khác.

Vì vậy, khách hàng nên yêu cầu giải thích rõ từng khoản. Nếu chưa hiểu nội dung báo phí, hãy hỏi lại trước khi đồng ý sử dụng dịch vụ.

Việc công khai chi phí giúp các bên dự toán ngân sách chính xác hơn. Đồng thời, nó cũng hạn chế hiểu lầm giữa khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ.

4.2. Kiểm tra quy định thuế, lệ phí áp dụng cho giao dịch

Mỗi loại giao dịch có thể phát sinh nghĩa vụ tài chính khác nhau. Mức thu và điều kiện miễn, giảm cũng có thể thay đổi theo quy định pháp luật.

Với giao dịch nhà đất, các bên nên kiểm tra nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và lệ phí trước bạ. Cần xác định rõ trường hợp có được miễn hoặc giảm hay không.

Không nên tự áp dụng mức thu từ giao dịch trước cho giao dịch hiện tại. Tình trạng tài sản và điều kiện của các bên có thể khác nhau.

Nếu chưa chắc chắn, hãy xác minh với cơ quan thuế hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Việc kiểm tra trước giúp tránh thiếu tiền và chậm tiến độ giao dịch.

4.3. Không sử dụng thỏa thuận để né tránh nghĩa vụ pháp luật

Các bên có thể thỏa thuận phân chia chi phí trong phạm vi pháp luật cho phép. Tuy nhiên, thỏa thuận không thể loại bỏ nghĩa vụ bắt buộc do pháp luật quy định.

Ví dụ, việc thống nhất bên mua chịu một khoản thuế không đồng nghĩa với việc người có nghĩa vụ kê khai được tự động thay đổi. Thủ tục vẫn phải được thực hiện đúng quy định.

Ngoài ra, các bên không nên kê khai sai giá trị giao dịch để giảm thuế hoặc phí. Hồ sơ cần phản ánh trung thực nội dung và giá trị thực tế theo quy định áp dụng.

Nếu điều khoản về chi phí chưa rõ, nên sửa đổi trước khi ký. Cách làm minh bạch giúp giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp và rủi ro pháp lý.

4.4. Nhờ tư vấn khi giao dịch có giá trị lớn hoặc điều khoản phức tạp

Với giao dịch nhà đất hoặc tài sản có giá trị lớn, chi phí có thể gồm nhiều khoản. Việc xác định sai trách nhiệm thanh toán dễ làm phát sinh bất đồng.

Các bên nên chuẩn bị dự thảo hợp đồng và danh sách chi phí trước buổi ký. Nếu có điều khoản chưa rõ, hãy yêu cầu giải thích cụ thể.

Đơn vị công chứng có thể hướng dẫn về hồ sơ và các khoản phí thuộc phạm vi công việc. Với nghĩa vụ thuế hoặc vấn đề pháp lý phức tạp, các bên nên kiểm tra thêm với cơ quan có thẩm quyền hoặc người có chuyên môn phù hợp.

Chuẩn bị kỹ từ đầu giúp tiết kiệm thời gian. Quan trọng hơn, việc này tạo cơ sở rõ ràng để các bên thực hiện đúng cam kết.

>>> Xem thêm: Sự thuận tiện đôi khi bắt đầu từ một quyết định nhỏ: tìm hiểu kỹ dịch vụ công chứng trước khi cần đến

Kết luận

Thương lượng chi phí trước khi ký hợp đồng giúp người mua và người bán chủ động hơn về tài chính. Khi thỏa thuận phí công chứng hợp đồng, các bên nên phân định rõ phí công chứng, thuế, lệ phí và những khoản phát sinh. Đồng thời, cần ghi cụ thể người thanh toán, thời hạn và cách hoàn trả nếu có. Thỏa thuận phải phù hợp với quy định pháp luật và không làm thay đổi nghĩa vụ bắt buộc đối với cơ quan nhà nước.

Nếu cần hỗ trợ rà soát hợp đồng, tìm hiểu hồ sơ công chứng hoặc làm rõ các khoản chi phí liên quan đến giao dịch, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Bạn muốn tìm hiểu dịch vụ công chứng tận nơi? Hãy tham khảo thông tin tại văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Chuẩn bị trước luôn tốt hơn xử lý phát sinh vào phút chót; lưu lại thông tin dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội khi cần

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp