Thẩm quyền sao y bản chính của Văn phòng công chứng và UBND khác nhau thế nào?

Trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, sao y giấy tờ là nhu cầu rất phổ biến. Người dân thường cần bản sao giấy khai sinh, CCCD (Căn cước công dân), bằng cấp hoặc giấy tờ nhà đất. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cơ quan nào được phép thực hiện thủ tục này.

Đặc biệt, Văn phòng công chứng và UBND đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Vậy thẩm quyền sao y bản chính của hai cơ quan khác nhau thế nào? Người dân nên lựa chọn địa điểm nào để tiết kiệm thời gian và bảo đảm giá trị pháp lý?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể căn cứ pháp luật, phạm vi thẩm quyền và những điểm cần lưu ý khi thực hiện.

>>> Xem thêm: Hợp đồng ủy quyền thay mặt giải quyết thủ tục tranh chấp thừa kế nhà đất

1. Sao y bản chính là gì? Căn cứ pháp lý về thẩm quyền chứng thực

1.1. Khái niệm sao y bản chính

Sao y bản chính là cách gọi phổ biến của thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đây là việc người có thẩm quyền căn cứ bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính.

Thủ tục này không làm phát sinh một giấy tờ gốc mới. Cơ quan chứng thực chỉ xác nhận tính chính xác giữa hai bản.

Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch. Quy định này áp dụng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

1.2. Các văn bản pháp luật điều chỉnh

Hoạt động sao y bản chính hiện được điều chỉnh bởi những văn bản quan trọng sau:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực.

• Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi các quy định về hộ tịch, quốc tịch và chứng thực.

• Nghị định 120/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền trong mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

• Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về chứng thực, có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.

Đáng chú ý, Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã làm rõ người thực hiện chứng thực. Quy định này bao gồm Chủ tịch UBND cấp xã, người được ủy quyền hoặc phân công và công chứng viên.

Do đó, khi tìm hiểu thẩm quyền chứng thực, người dân cần áp dụng quy định mới. Không nên chỉ dựa vào những hướng dẫn cũ.

1.3. Phân biệt sao y bản chính và công chứng bản sao

Trong giao tiếp hằng ngày, nhiều người thường gọi việc sao y giấy tờ là công chứng bản sao. Tuy nhiên, cách gọi này chưa thật sự chính xác về mặt pháp lý.

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Công chứng lại là hoạt động pháp lý có phạm vi và nội dung khác.

Khi chứng thực bản sao, người thực hiện không xác nhận tính hợp pháp của toàn bộ nội dung giấy tờ. Họ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Vì vậy, người dân nên phân biệt hai thủ tục. Điều này giúp lựa chọn đúng dịch vụ và tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.

2. Thẩm quyền sao y bản chính của Văn phòng công chứng và UBND

2.1. Thẩm quyền của Văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên làm việc tại đây được pháp luật trao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Phạm vi giấy tờ bao gồm:

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức Việt Nam liên kết với tổ chức nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Như vậy, người dân có thể đến Văn phòng công chứng để sao y nhiều loại giấy tờ khác nhau.

Một điểm thuận tiện là việc chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú. Người dân có thể lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện nhất.

2.2. Thẩm quyền của UBND cấp xã

UBND cấp xã cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Người có thẩm quyền trực tiếp là Chủ tịch UBND cấp xã.

Ngoài ra, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực cũng có thể ký chứng thực theo quy định.

Phạm vi giấy tờ được chứng thực bao gồm:

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức Việt Nam liên kết với tổ chức nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Từ ngày 01/7/2025, mô hình chính quyền địa phương hai cấp được triển khai. Vì vậy, người dân thực hiện thủ tục tại UBND xã, phường hoặc đặc khu có thẩm quyền.

Người dân không còn thực hiện thủ tục này tại Phòng Tư pháp cấp huyện theo mô hình cũ.

Đặc biệt, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Văn bản này tiếp tục làm rõ việc ủy quyền và phân công nhiệm vụ chứng thực tại cấp xã.

2.3. Điểm giống nhau về thẩm quyền

Văn phòng công chứng và UBND cấp xã đều được pháp luật công nhận thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính.

Hai cơ quan có những điểm tương đồng cơ bản:

• Đều được chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định.

• Đều phải đối chiếu bản sao với bản chính.

• Đều chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao được chứng thực.

• Đều phải thực hiện đúng trình tự và thủ tục pháp luật.

• Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Người dân không cần thực hiện chứng thực tại đúng địa phương nơi mình đăng ký thường trú. Có thể lựa chọn cơ quan thuận tiện hơn.

2.4. Những trường hợp không được chứng thực bản sao

Không phải mọi giấy tờ đều được tiếp nhận để chứng thực bản sao. Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định những trường hợp không được chứng thực.

Một số trường hợp đáng chú ý gồm:

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ.

• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát và không xác định được nội dung.

• Giấy tờ đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp.

• Giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.

• Giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn.

Vì vậy, người yêu cầu cần kiểm tra bản chính trước khi thực hiện. Việc chuẩn bị giấy tờ hợp lệ giúp hạn chế tình trạng bị từ chối chứng thực.

>>> Xem thêm: Muốn hợp thức hóa giấy tờ đất theo đúng quy định áp dụng, bạn nên tìm hiểu dịch vụ làm sổ đỏ

3. So sánh thẩm quyền sao y bản chính của Văn phòng công chứng và UBND

Mặc dù cùng được thực hiện chứng thực bản sao, hai cơ quan vẫn có một số điểm khác biệt. Người dân nên nắm rõ để lựa chọn địa điểm phù hợp.

3.1. Bảng so sánh chi tiết

Nhìn chung, hai cơ quan có thẩm quyền tương đương đối với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.

Sự khác biệt chủ yếu nằm ở người thực hiện, địa điểm và cách tổ chức tiếp nhận hồ sơ.

3.2. Khác nhau về cách thức tiếp nhận và phục vụ

Văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình tổ chức hành nghề công chứng. Người dân có thể chủ động lựa chọn văn phòng phù hợp.

Nhiều văn phòng còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ khác. Chẳng hạn như công chứng hợp đồng, giao dịch, tư vấn hồ sơ và công chứng ngoài trụ sở theo quy định.

Trong khi đó, UBND cấp xã thực hiện chứng thực trong phạm vi nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước. Người dân thường đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của địa phương.

Việc lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu thực tế. Nếu cần xử lý thêm hợp đồng hoặc giao dịch, Văn phòng công chứng có thể thuận tiện hơn.

Nếu chỉ cần sao y một số giấy tờ thông thường, người dân có thể lựa chọn UBND cấp xã gần nhất.

3.3. Khác nhau về chi phí thực hiện

Chi phí chứng thực cũng là yếu tố được nhiều người quan tâm.

Tại UBND cấp xã, người yêu cầu phải nộp phí chứng thực theo quy định. Mức thu được thực hiện theo quy định pháp luật về phí và biểu phí áp dụng.

Tại tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực bản sao cũng thuộc diện thu phí theo quy định hiện hành. Ngoài ra, có thể phát sinh chi phí in, chụp hoặc đánh máy nếu người dân yêu cầu hỗ trợ.

Người dân nên hỏi rõ mức phí trước khi thực hiện. Đặc biệt, cần phân biệt phí chứng thực với chi phí dịch vụ phát sinh.

3.4. Bản sao được chứng thực tại hai cơ quan có giá trị như nhau không?

Đây là vấn đề nhiều người thường băn khoăn khi lựa chọn địa điểm sao y.

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch.

Quy định này không phân biệt bản sao được chứng thực tại UBND hay Văn phòng công chứng.

Do đó, nếu thủ tục được thực hiện đúng thẩm quyền và quy định pháp luật, bản sao có giá trị pháp lý tương đương.

Tuy nhiên, một số thủ tục chuyên ngành có thể yêu cầu xuất trình bản chính. Người dân cần kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi chuẩn bị hồ sơ.

4. Nên sao y bản chính tại Văn phòng công chứng hay UBND?

Việc lựa chọn địa điểm chứng thực phụ thuộc vào số lượng giấy tờ, thời gian và nhu cầu của mỗi người.

4.1. Trường hợp nên lựa chọn Văn phòng công chứng

Người dân có thể ưu tiên Văn phòng công chứng trong những trường hợp sau:

• Cần sao y nhiều loại giấy tờ trong cùng một lần.

• Muốn kết hợp chứng thực bản sao với công chứng hợp đồng.

• Cần được hướng dẫn thêm về hồ sơ và thủ tục pháp lý.

• Muốn lựa chọn địa điểm thuận tiện cho việc đi lại.

• Có nhu cầu sử dụng dịch vụ ngoài trụ sở khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

Đặc biệt, một số Văn phòng công chứng có lịch làm việc linh hoạt. Điều này phù hợp với người bận rộn hoặc khó sắp xếp thời gian hành chính.

4.2. Trường hợp nên lựa chọn UBND cấp xã

UBND cấp xã là lựa chọn phù hợp nếu người dân chỉ cần chứng thực giấy tờ thông thường.

Một số trường hợp có thể lựa chọn gồm:

• Cần sao y giấy khai sinh hoặc giấy tờ hộ tịch.

• Cần chứng thực bằng cấp, chứng chỉ.

• Cần sao y giấy tờ cá nhân phục vụ hồ sơ hành chính.

• Muốn thực hiện thủ tục tại địa phương thuận tiện.

Người dân nên kiểm tra lịch tiếp nhận và quy trình làm việc của UBND cấp xã trước khi đến.

4.3. Hồ sơ và thủ tục sao y bản chính cần chuẩn bị

Theo Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Bản chính giấy tờ, văn bản dùng để đối chiếu.

• Bản sao cần chứng thực, nếu đã chuẩn bị.

• Giấy tờ tùy thân khi cần thiết theo yêu cầu hợp pháp của thủ tục.

Trình tự thực hiện cơ bản gồm các bước:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu xuất trình bản chính và bản sao tại cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Kiểm tra giấy tờ

Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của bản chính. Đồng thời, họ đối chiếu nội dung giữa bản chính và bản sao.

Bước 3: Ký và đóng dấu chứng thực

Nếu giấy tờ đủ điều kiện, người có thẩm quyền thực hiện ký chứng thực và đóng dấu theo quy định.

Bước 4: Nhận kết quả và thanh toán phí

Người dân nhận bản sao đã chứng thực và nộp phí theo quy định.

Thời hạn giải quyết thông thường là ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp số lượng bản sao nhiều hoặc nội dung phức tạp, thời hạn có thể kéo dài theo quy định.

4.4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện sao y

Để tránh mất thời gian, người dân nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Mang theo bản chính còn nguyên vẹn và đầy đủ nội dung.

• Kiểm tra thời hạn sử dụng của giấy tờ nếu có quy định.

• Không sử dụng giấy tờ bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái phép.

• Chuẩn bị đủ số lượng bản sao cần thiết.

• Kiểm tra dấu chứng thực, chữ ký và nội dung trên bản sao.

• Xác nhận yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ trước khi thực hiện.

Đối với giấy tờ nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Một số trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc quy định pháp luật.

Ngoài ra, người dân không nên yêu cầu chứng thực bản sao nếu pháp luật không bắt buộc. Nhiều thủ tục hiện nay chấp nhận bản điện tử hoặc bản sao thông thường theo quy định.

Việc kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ sẽ giúp tiết kiệm chi phí và hạn chế phải đi lại nhiều lần.

>>> Xem thêm: Muốn biết thủ tục nào phù hợp với nhu cầu của mình? Hãy chủ động tìm hiểu tại văn phòng công chứng

Kết luận

Văn phòng công chứng và UBND cấp xã đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Bản sao được chứng thực tại hai cơ quan có giá trị pháp lý như nhau theo quy định.

Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở chủ thể thực hiện, địa điểm tiếp nhận và cách thức phục vụ. Người dân nên căn cứ nhu cầu để lựa chọn địa điểm phù hợp.

Việc nắm rõ thẩm quyền sao y bản chính giúp cá nhân, tổ chức chủ động chuẩn bị hồ sơ. Đồng thời, tránh nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực, hạn chế phát sinh thủ tục không cần thiết.

Nếu cần hỗ trợ sao y giấy tờ, tư vấn thủ tục hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch, người dân có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng tại 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội để được hướng dẫn, hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ hỗ trợ khách hàng cả thứ Bảy, Chủ nhật và ngoài giờ hành chính. Đặc biệt, văn phòng có dịch vụ công chứng tại nhà miễn phí, giúp khách hàng thuận tiện hơn khi không thể trực tiếp đến văn phòng.

>>> Xem thêm: Bạn cần hỗ trợ công chứng mà không tiện đến trực tiếp văn phòng? Hãy tìm hiểu dịch vụ công chứng tận nơi

>>> Xem thêm: Muốn tránh nhầm lẫn giữa các thủ tục pháp lý phổ biến, đừng bỏ qua kiến thức cơ bản về chứng thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com