Bằng tốt nghiệp cấp 3 bị mất bản gốc: Dùng bản sao trích lục sao y được không?

Bằng tốt nghiệp cấp 3 bị mất bản gốc là tình huống khiến nhiều người lo lắng khi cần hoàn thiện hồ sơ xin việc, học liên thông, thi tuyển công chức hoặc thực hiện các thủ tục hành chính. Không ít người cho rằng phải tìm lại bằng gốc mới có thể sử dụng hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã có cơ chế cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc. Đây là giải pháp giúp người học chứng minh trình độ mà không cần cấp lại bản chính đã mất.

Vậy khi mất bằng tốt nghiệp THPT, người học có thể sử dụng bản sao trích lục hay không? Có cần thực hiện thủ tục sao y từ bản trích lục bằng tại văn phòng công chứng? Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể các quy định liên quan.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Thẻ bảo hiểm y tế, Thẻ căn cước để nhập viện thanh toán

1. Mất bằng tốt nghiệp cấp 3 bản gốc có được cấp lại không?

1.1. Bằng tốt nghiệp THPT bị mất có được cấp lại bản chính?

Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông là văn bằng thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Văn bằng này ghi nhận việc người học đã hoàn thành chương trình giáo dục phổ thông và đáp ứng điều kiện tốt nghiệp.

Trong quá trình sử dụng, bằng tốt nghiệp có thể bị thất lạc, cháy, hỏng hoặc mất do nhiều nguyên nhân. Khi xảy ra tình trạng này, người được cấp bằng thường muốn xin cấp lại một bản chính mới.

Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc cấp lại bản chính và cấp bản sao từ sổ gốc. Đây là hai thủ tục có bản chất pháp lý khác nhau.

Theo quy định hiện hành, người bị mất bằng tốt nghiệp có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Cơ quan quản lý sổ gốc sẽ căn cứ thông tin lưu trữ để cấp bản sao tương ứng.

Vì vậy, người học không cần phải thi lại hoặc hoàn thành lại chương trình học. Việc mất giấy tờ bản chính không làm mất đi kết quả tốt nghiệp đã được công nhận.

1.2. Căn cứ pháp lý về việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT

Từ ngày 15/04/2026, Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT chính thức có hiệu lực. Văn bản này ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân.

Thông tư mới thay thế Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT trước đây. Trong đó, Điều 17 quy định cụ thể về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.

Theo quy định này:

Cơ quan quản lý sổ gốc có trách nhiệm cấp bản sao văn bằng.
Bản sao được cấp căn cứ vào sổ gốc hoặc dữ liệu văn bằng trên cơ sở dữ liệu.
Nội dung bản sao phải chính xác với thông tin lưu trữ.
Bản sao có thể được cấp dưới dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Đáng chú ý, người được cấp bản chính có quyền yêu cầu cấp bản sao. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền cũng có thể thực hiện thủ tục.

Như vậy, người bị mất bằng tốt nghiệp cấp 3 hoàn toàn có cơ sở pháp lý để xin cấp bản sao hợp lệ.

1.3. Phân biệt bản sao từ sổ gốc và bản sao y chứng thực

Đây là nội dung rất quan trọng khi xử lý hồ sơ liên quan đến bằng tốt nghiệp bị mất.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa bản sao từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính. Hai loại giấy tờ này có cách hình thành khác nhau.

Bản sao văn bằng từ sổ gốc:

Đây là bản sao do cơ quan quản lý sổ gốc cấp. Cơ quan có thẩm quyền căn cứ thông tin lưu trữ để xác nhận nội dung văn bằng.

Bản sao có đầy đủ thông tin cần thiết về người được cấp bằng. Nội dung phải phù hợp với dữ liệu gốc.

Bản sao chứng thực từ bản chính:

Đây là bản chụp được cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải đối chiếu với bản chính hợp lệ.

Việc chứng thực nhằm xác nhận bản sao phù hợp với bản chính được xuất trình.

Hai thủ tục này không thể thay thế tùy tiện cho nhau. Đặc biệt, khi bản chính đã mất, người học không thể yêu cầu chứng thực bản sao từ một bản chính không còn tồn tại.

Do đó, giải pháp phù hợp là đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc.

2. Dùng bản sao trích lục bằng đã được cấp có cần sao y không?

2.1. Bản sao từ sổ gốc bằng tốt nghiệp có giá trị pháp lý như thế nào?

Theo Điều 17 Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT, bản sao văn bằng được cấp từ sổ gốc phải bảo đảm chính xác với thông tin lưu trữ.

Đây không đơn thuần là bản photocopy thông thường. Bản sao được cấp theo đúng thẩm quyền và trình tự pháp luật quy định.

Người sử dụng có thể dùng bản sao này để chứng minh việc đã được công nhận tốt nghiệp THPT.

Ngoài ra, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, khi đã được cấp bản sao hợp lệ từ sổ gốc, người học có thể sử dụng thay cho bằng tốt nghiệp bản chính trong các trường hợp phù hợp.

Không phải mọi thủ tục đều bắt buộc phải xuất trình bằng gốc. Tuy nhiên, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xác minh nếu có căn cứ nghi ngờ giấy tờ giả mạo hoặc không hợp pháp.

2.2. Có cần thực hiện sao y từ bản trích lục bằng tại văn phòng công chứng không?

Câu trả lời phụ thuộc vào loại giấy tờ mà người học đang có.

Nếu đã được cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc, người học có thể sử dụng trực tiếp bản sao đó.

Không bắt buộc phải thực hiện thêm thủ tục sao y để bản sao có giá trị thay thế bản chính.

Trường hợp cần nhiều bản để nộp cho các đơn vị khác nhau, người học có thể đề nghị cấp thêm bản sao từ sổ gốc.

Cách này giúp bảo đảm nguồn gốc và tính thống nhất của giấy tờ.

Đối với nhu cầu sao y tại văn phòng công chứng, cần lưu ý:

Văn phòng công chứng thực hiện công chứng theo thẩm quyền pháp luật quy định.
Việc chứng thực bản sao phải có bản chính hợp lệ để đối chiếu.
Không thể mặc nhiên coi một bản photocopy thông thường là bản chính để tiếp tục chứng thực.
Nên xác định rõ loại giấy tờ đang có trước khi yêu cầu sao y.

Vì vậy, nếu chỉ có bản sao từ sổ gốc, người học nên ưu tiên sử dụng trực tiếp giấy tờ này. Nếu cần thêm bản, hãy liên hệ cơ quan quản lý sổ gốc để được cấp bổ sung.

2.3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có được từ chối bản sao từ sổ gốc không?

Về nguyên tắc, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính.

Do đó, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không nên từ chối chỉ vì người nộp hồ sơ không còn bản chính.

Tuy nhiên, cần xem xét yêu cầu cụ thể của từng thủ tục. Một số trường hợp có quy định riêng về hình thức giấy tờ hoặc phương thức xác minh.

Nếu có căn cứ nghi ngờ tính hợp pháp của văn bằng, cơ quan tiếp nhận có thể thực hiện việc xác minh.

Ngoài ra, thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu văn bằng, chứng chỉ hoặc hiển thị trên ứng dụng VNeID cũng được sử dụng thay cho bản sao từ sổ gốc. Thông tin này có giá trị xác minh văn bằng theo Điều 21 Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT.

Người học nên kiểm tra trước yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Điều này giúp hạn chế việc chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ chỉn chu không thể thiếu những giấy tờ được chứng thực đúng quy định

3. Thủ tục xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT từ sổ gốc

3.1. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp bản sao bằng tốt nghiệp?

Theo Điều 17 Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT, cơ quan quản lý sổ gốc cấp văn bằng có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc.

Đối với bằng tốt nghiệp THPT, người học nên liên hệ cơ quan hoặc cơ sở giáo dục đang quản lý hồ sơ cấp bằng.

Trong trường hợp trường học đã sáp nhập, giải thể hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, cần xác định đơn vị đang tiếp nhận và lưu trữ sổ gốc.

Người học có thể liên hệ trường THPT nơi mình từng học để được hướng dẫn.

Trường hợp không còn quản lý hồ sơ, trường có thể hướng dẫn liên hệ cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận dữ liệu và sổ gốc.

Không nên mặc định rằng mọi trường hợp đều phải đến Sở Giáo dục và Đào tạo. Cơ quan tiếp nhận thực tế phụ thuộc vào việc quản lý sổ gốc của từng văn bằng.

3.2. Hồ sơ xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT gồm những gì?

Theo khoản 4 Điều 17 Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT, hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc gồm:

Thứ nhất, phiếu đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc.

Người yêu cầu sử dụng mẫu tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT.

Trong phiếu cần cung cấp các thông tin liên quan đến văn bằng đã được cấp. Những thông tin này giúp cơ quan quản lý tra cứu chính xác dữ liệu.

Thứ hai, giấy tờ chứng minh quyền yêu cầu trong trường hợp cần thiết.

Nếu người được cấp bằng trực tiếp thực hiện, cần cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Nếu người đại diện theo ủy quyền thực hiện, phải có giấy ủy quyền.

Nếu người được cấp bằng đã chết hoặc mất năng lực hành vi dân sự, người thân thuộc nhóm được pháp luật quy định phải cung cấp giấy tờ chứng minh quan hệ.

Những người có quyền yêu cầu trong trường hợp này gồm cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột và người thừa kế khác.

3.3. Trình tự thực hiện thủ tục cấp bản sao bằng tốt nghiệp

Người có nhu cầu có thể thực hiện thủ tục theo các bước sau:

Bước 1: Xác định cơ quan quản lý sổ gốc.

Người học liên hệ trường THPT từng theo học hoặc cơ quan đang quản lý hồ sơ cấp bằng.

Cần cung cấp năm tốt nghiệp và các thông tin nhận diện cần thiết.

Bước 2: Chuẩn bị phiếu đề nghị.

Người yêu cầu điền thông tin theo mẫu quy định. Nội dung cần chính xác và thống nhất với hồ sơ tốt nghiệp.

Bước 3: Nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao.

Theo quy định, người yêu cầu có thể lựa chọn một trong các hình thức:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
Gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính.
Cung cấp thông tin và thực hiện thủ tục trên cổng dịch vụ công trực tuyến.

Bước 4: Nhận bản sao bằng tốt nghiệp.

Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin và đối chiếu dữ liệu lưu trữ.

Sau khi hoàn tất, cơ quan sẽ cấp bản sao văn bằng theo quy định.

3.4. Thời hạn cấp bản sao bằng tốt nghiệp là bao lâu?

Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT quy định thời hạn giải quyết khá nhanh.

Theo điểm b khoản 5 Điều 17, cơ quan có thẩm quyền phải cấp bản sao trong ngày tiếp nhận yêu cầu.

Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Một số trường hợp có thể kéo dài thời gian giải quyết, cụ thể:

Yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc cùng lúc.
Người yêu cầu đề nghị số lượng bản sao lớn.
Nội dung văn bằng phức tạp, khó kiểm tra và đối chiếu.

Trong những trường hợp này, thời hạn có thể kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc. Thời gian dài hơn có thể được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.

Nếu không còn sổ gốc hoặc không có thông tin cần thiết, cơ quan tiếp nhận phải trả lời bằng văn bản. Văn bản trả lời cần nêu rõ lý do không thể cấp bản sao.

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng bản sao bằng tốt nghiệp cấp 3

4.1. Kiểm tra kỹ thông tin trên bản sao được cấp

Sau khi nhận bản sao, người học nên kiểm tra toàn bộ nội dung.

Một số thông tin cần đặc biệt chú ý gồm:

Họ và tên người được cấp bằng.
Ngày, tháng, năm sinh.
Năm tốt nghiệp THPT.
Tên trường nơi học năm cuối cấp.
Thông tin về kỳ thi và hội đồng thi.
Số hiệu và số vào sổ cấp bằng.
Chữ ký, con dấu và thông tin cơ quan cấp.

Nếu phát hiện sai sót, người học nên liên hệ cơ quan cấp bản sao để được kiểm tra và xử lý.

Không tự ý sửa chữa, tẩy xóa hoặc bổ sung thông tin trên văn bằng.

4.2. Có thể sử dụng bản sao bằng tốt nghiệp để xin việc không?

Trong quá trình tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp yêu cầu ứng viên cung cấp bằng tốt nghiệp THPT.

Nếu bản chính đã mất, người lao động có thể sử dụng bản sao được cấp từ sổ gốc.

Bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, ứng viên vẫn nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trong thông báo tuyển dụng.

Một số đơn vị có thể yêu cầu bổ sung thông tin xác minh văn bằng. Người lao động nên chuẩn bị sẵn dữ liệu tra cứu để thuận tiện đối chiếu.

4.3. Có thể sử dụng bản sao từ sổ gốc để học liên thông hoặc thi tuyển không?

Bản sao bằng tốt nghiệp THPT có thể được sử dụng trong nhiều thủ tục liên quan đến học tập và tuyển dụng.

Ví dụ:

Đăng ký xét tuyển vào một số chương trình đào tạo.
Hoàn thiện hồ sơ học nghề.
Đăng ký học liên thông khi đáp ứng điều kiện.
Bổ sung hồ sơ tuyển dụng.
Thực hiện thủ tục hành chính có yêu cầu chứng minh trình độ học vấn.

Tuy nhiên, mỗi đơn vị có thể có yêu cầu hồ sơ riêng.

Người học cần kiểm tra quy chế tuyển sinh hoặc hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ. Việc chuẩn bị đúng loại giấy tờ giúp quá trình giải quyết thuận lợi hơn.

4.4. Nên xin cấp nhiều bản sao để sử dụng lâu dài

Khi đã mất bằng gốc, người học nên cân nhắc xin cấp nhiều bản sao từ sổ gốc trong cùng một lần.

Việc này đặc biệt hữu ích khi cần nộp hồ sơ cho nhiều cơ quan, tổ chức.

Người học cũng nên lưu giữ cẩn thận các bản sao đã được cấp. Có thể scan hoặc chụp lại để lưu trữ thông tin.

Nếu có nhu cầu sử dụng văn bằng điện tử, hãy kiểm tra khả năng tra cứu trên cơ sở dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

Theo quy định mới, văn bằng giấy và văn bằng số có giá trị pháp lý như nhau. Thông tin trích xuất từ cơ sở dữ liệu cũng có giá trị pháp lý như thông tin trong sổ gốc.

4.5. Tránh nhầm lẫn giữa cấp bản sao từ sổ gốc và sao y chứng thực

Đây là lưu ý quan trọng để tránh mất thời gian và phát sinh thủ tục không cần thiết.

Khi bằng tốt nghiệp bản chính bị mất, người học không thể sử dụng bản photocopy thông thường để yêu cầu chứng thực từ bản chính.

Thay vào đó, cần đề nghị cơ quan quản lý sổ gốc cấp bản sao bằng tốt nghiệp.

Sau khi nhận được bản sao hợp lệ, người học có thể sử dụng theo mục đích phù hợp.

Nếu cần thêm bản, nên ưu tiên yêu cầu cấp thêm bản sao từ sổ gốc. Không nên tự ý nhân bản rồi sử dụng như giấy tờ đã được chứng thực.

>>> Xem thêm: Bạn cần hỗ trợ giấy tờ ngoài giờ hành chính? Đừng bỏ qua dịch vụ công chứng!

Kết luận

Khi bằng tốt nghiệp cấp 3 bị mất bản gốc, người học không cần quá lo lắng. Pháp luật hiện hành cho phép yêu cầu cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc. Bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Vì vậy, sao y từ bản trích lục bằng không phải là thủ tục bắt buộc để hợp thức hóa giấy tờ đã được cấp từ sổ gốc. Người học nên xác định đúng loại giấy tờ và thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền.

Nếu cần tư vấn về sao y, chứng thực giấy tờ hoặc chuẩn bị hồ sơ pháp lý, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn thủ tục phù hợp, hỗ trợ kiểm tra giấy tờ và giải đáp những vướng mắc liên quan đến công chứng, chứng thực.

>>> Xem thêm: Giữa nhiều địa chỉ khác nhau, đâu mới là văn phòng công chứng đáng để bạn gửi gắm hồ sơ?

>>> Xem thêm: Muốn có cái nhìn xuyên suốt từ khâu chuẩn bị giấy tờ đến hoàn thiện thủ tục? Hãy tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp