Sao y bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD) cho công ty

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD) là tài liệu pháp lý quan trọng, ghi nhận thông tin đăng ký và tư cách pháp lý của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, công ty thường xuyên phải sử dụng bản sao giấy phép này. Các trường hợp phổ biến gồm mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng, tham gia đấu thầu và thực hiện thủ tục hành chính.

Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng chấp nhận bản photocopy thông thường. Nhiều cơ quan, tổ chức yêu cầu bản sao có chứng thực để bảo đảm tính chính xác của hồ sơ. Vì vậy, sao y giấy phép đăng ký kinh doanh là thủ tục được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và hạn chế phải bổ sung hồ sơ.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Chứng chỉ tư vấn giám sát công trình xây dựng

1. Sao y bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì? Có giá trị pháp lý ra sao?

1.1. Khái niệm sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sao y bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là cách gọi thông dụng của thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Theo đó, người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao có nội dung chính xác với giấy tờ được xuất trình.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp. Tài liệu này ghi nhận những thông tin cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt và tên viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có).
• Mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Vốn điều lệ.
• Thông tin về loại hình doanh nghiệp.
• Các nội dung đăng ký khác theo quy định.

Khi thực hiện sao y, nội dung trên bản sao phải thể hiện đầy đủ, chính xác như bản chính. Người thực hiện chứng thực không được tự ý thay đổi hoặc bổ sung thông tin.

1.2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có giá trị như thế nào?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu. Tuy nhiên, quy định này không áp dụng nếu pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Nhờ giá trị pháp lý đó, doanh nghiệp có thể sử dụng bản sao chứng thực trong nhiều giao dịch và thủ tục.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng.
• Đăng ký sử dụng dịch vụ của tổ chức tín dụng.
• Hoàn thiện hồ sơ tham gia đấu thầu.
• Ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác.
• Đăng ký làm nhà cung cấp hoặc đại lý.
• Thực hiện thủ tục thuế, bảo hiểm và các thủ tục hành chính.
• Bổ sung hồ sơ pháp lý khi hợp tác với doanh nghiệp khác.

Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận trước khi sao y. Không phải mọi giao dịch đều bắt buộc sử dụng bản sao chứng thực.

Đặc biệt, nếu pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao thông thường, cơ quan tiếp nhận không được tự ý yêu cầu bản sao chứng thực. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt bản sao chứng thực với bản photocopy thông thường.

1.3. Có thể sao y nhiều bản Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng lúc không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể yêu cầu chứng thực nhiều bản sao từ một bản chính trong cùng một lần thực hiện thủ tục.

Số lượng bản sao phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thực tế. Chẳng hạn, công ty cần chuẩn bị hồ sơ cho ngân hàng, đối tác và đơn vị đấu thầu. Khi đó, việc sao y nhiều bản giúp doanh nghiệp chủ động hơn.

Người yêu cầu cần chuẩn bị đủ số lượng bản photocopy tương ứng. Đồng thời, phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Nếu hồ sơ có nhiều trang hoặc số lượng bản sao lớn, thời gian giải quyết có thể được kéo dài theo quy định. Doanh nghiệp nên thông báo trước số lượng cần sao y để được hướng dẫn phù hợp.

2. Hồ sơ và thủ tục sao y bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sao y giấy phép đăng ký kinh doanh

Để thực hiện thủ tục thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị các giấy tờ sau:

Thứ nhất, bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đây là tài liệu bắt buộc để người thực hiện chứng thực kiểm tra và đối chiếu. Bản chính cần còn nguyên vẹn, đầy đủ nội dung và không có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa trái quy định.

Thứ hai, bản photocopy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn số lượng bản sao theo nhu cầu. Bản photocopy cần rõ nét, đầy đủ các mặt và không bị mất chữ, mất góc hoặc thiếu trang.

Thứ ba, giấy tờ tùy thân của người đi thực hiện thủ tục.

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được công ty cử đi nên mang theo giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng. Có thể sử dụng thẻ căn cước hoặc hộ chiếu phù hợp.

Thứ tư, giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền (nếu cần).

Nếu nhân viên được công ty giao nhiệm vụ thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên chuẩn bị giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền. Điều này giúp việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu thuận tiện hơn.

Tùy từng trường hợp, tổ chức thực hiện chứng thực có thể hướng dẫn bổ sung giấy tờ cần thiết.

2.2. Quy trình thực hiện sao y bản chính cho công ty

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo trình tự cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp kiểm tra bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau đó, chuẩn bị bản photocopy và giấy tờ tùy thân của người đi làm thủ tục.

Trước khi đến nơi chứng thực, nên kiểm tra kỹ từng trang. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu bản sao hoặc phải in lại tài liệu.

Bước 2: Nộp hồ sơ và xuất trình bản chính

Người yêu cầu nộp bản photocopy và xuất trình bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu.

Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện, hồ sơ được tiếp nhận để thực hiện chứng thực.

Bước 3: Đối chiếu bản sao với bản chính

Người có thẩm quyền kiểm tra nội dung giữa hai loại giấy tờ. Các thông tin về tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện phải chính xác.

Nếu phát hiện sai lệch hoặc dấu hiệu bất thường, người thực hiện chứng thực có thể từ chối giải quyết theo quy định.

Bước 4: Ký chứng thực và trả kết quả

Sau khi hoàn tất đối chiếu, người có thẩm quyền ghi lời chứng, ký và đóng dấu theo quy định. Bản sao được trả cho người yêu cầu sau khi hoàn thành thủ tục.

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại số lượng bản sao, nội dung và dấu chứng thực trước khi rời khỏi nơi thực hiện.

2.3. Sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ở đâu?

Theo quy định về chứng thực, doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm thực hiện phù hợp trong phạm vi thẩm quyền pháp luật cho phép.

Một số địa điểm thường được lựa chọn gồm:

• Ủy ban nhân dân cấp xã: Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền.
• Phòng công chứng: Công chứng viên thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định.
• Văn phòng công chứng: Có thể tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính theo thẩm quyền.

Doanh nghiệp nên ưu tiên địa điểm thuận tiện, có khả năng tiếp nhận số lượng hồ sơ cần xử lý. Nếu cần sao y nhiều tài liệu, nên liên hệ trước để được hướng dẫn.

2.4. Thời gian giải quyết và chi phí sao y

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính được bảo đảm ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Một số trường hợp được kéo dài thời gian giải quyết theo Điều 21 của Nghị định này. Ví dụ, hồ sơ có nhiều trang, nhiều loại giấy tờ hoặc số lượng bản sao lớn.

Về chi phí, doanh nghiệp cần thanh toán phí chứng thực theo biểu phí hiện hành. Mức phí phụ thuộc vào số trang và số lượng bản sao cần thực hiện.

Ngoài ra, nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ chuẩn bị, in ấn hoặc giao nhận hồ sơ, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí dịch vụ riêng.

Để chủ động ngân sách, công ty nên xác định số lượng bản sao cần dùng trước khi thực hiện.

>>> Xem thêm: Bạn đã biết thời hạn sử dụng của bản sao được chứng thực hay chưa?

3. Những trường hợp cần lưu ý khi sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

3.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị rách, nhàu hoặc mất góc có sao y được không?

Tình trạng vật lý của bản chính là yếu tố cần kiểm tra trước khi chứng thực.

Nếu giấy chứng nhận chỉ bị nhàu nhẹ, sờn mép hoặc có vết gấp nhưng nội dung vẫn rõ ràng, đầy đủ, việc chứng thực có thể được xem xét.

Ngược lại, nếu giấy tờ bị rách mất thông tin, mất góc chứa nội dung quan trọng hoặc không thể xác định chính xác nội dung, việc chứng thực có thể bị từ chối.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự ý dán, chỉnh sửa hoặc phục hồi nội dung trên giấy chứng nhận. Nếu bản chính bị hư hỏng nghiêm trọng, công ty nên liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để được hướng dẫn xử lý.

3.2. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thông tin cũ có được sao y không?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ hoặc người đại diện theo pháp luật.

Khi những nội dung này thay đổi, công ty cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp sau đó sẽ ghi nhận thông tin đăng ký mới.

Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng giấy chứng nhận cũ, cần xác định tài liệu đó có còn là bản chính hợp lệ hay không. Việc chứng thực chỉ xác nhận bản sao phù hợp với bản chính được xuất trình.

Do đó, bản sao chứng thực không đồng nghĩa với việc các thông tin cũ được xác nhận là thông tin đăng ký hiện hành.

Trước khi nộp hồ sơ cho ngân hàng hoặc đối tác, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng đăng ký mới nhất. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa thông tin lịch sử và thông tin đang có hiệu lực.

3.3. Có thể sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ bản photocopy không?

Về nguyên tắc, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính yêu cầu người đề nghị xuất trình bản chính để đối chiếu.

Do đó, bản photocopy thông thường không thể thay thế bản chính làm căn cứ chứng thực.

Nếu doanh nghiệp chỉ còn bản photocopy, có thể liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để tìm hiểu phương án cấp lại hoặc cấp bản điện tử phù hợp.

Không nên sử dụng bản photocopy chưa được chứng thực nhưng lại ghi hoặc đóng dấu với nội dung thể hiện đã sao y bản chính.

3.4. Người không phải đại diện pháp luật có được đi sao y cho công ty không?

Nhân viên hoặc người được công ty giao nhiệm vụ có thể hỗ trợ thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền khi được yêu cầu.

Người đi làm thủ tục cần mang theo bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là tài liệu quan trọng để đối chiếu.

Doanh nghiệp nên xác định rõ người phụ trách và số lượng bản sao cần thực hiện. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp hạn chế phải đi lại nhiều lần.

3.5. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính?

Đây là tình huống cần phân biệt giữa giấy tờ tùy thân của người đi làm thủ tục và tài liệu được yêu cầu sao y.

Trước hết, Chứng minh nhân dân 9 số thuộc loại giấy tờ đã hết giá trị sử dụng theo quy định chuyển tiếp của Luật Căn cước 2023. Cụ thể, CMND còn hạn sử dụng đến sau ngày 31/12/2024 cũng chỉ có giá trị đến hết ngày này.

Vì vậy, kể từ ngày 01/01/2025, người dân không thể tiếp tục sử dụng CMND 9 số làm giấy tờ tùy thân còn hiệu lực trong các thủ tục hành chính thông thường.

Nếu CMND cũ còn bị rách góc, mất thông tin hoặc không thể nhận diện đầy đủ, việc tiếp nhận để chứng thực bản sao càng không được bảo đảm.

Trong trường hợp người đi sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sử dụng CMND 9 số cũ, nên thay thế bằng giấy tờ tùy thân còn giá trị như thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hợp lệ.

Cần lưu ý rằng, thông tin CMND cũ đã được ghi trên các giấy tờ pháp lý trước đây không tự động mất giá trị. Luật Căn cước vẫn bảo lưu giá trị pháp lý của các giấy tờ đã phát hành có sử dụng thông tin CMND.

Do đó, doanh nghiệp không cần tự ý sửa đổi các giấy tờ đã cấp chỉ vì người đại diện hoặc cá nhân liên quan đã đổi sang thẻ căn cước.

4. Kinh nghiệm giúp doanh nghiệp sao y giấy phép đăng ký kinh doanh nhanh chóng

4.1. Kiểm tra bản chính trước khi photocopy

Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ giấy chứng nhận. Đặc biệt, cần chú ý các thông tin về tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở.

Nếu tài liệu bị rách, mờ hoặc hư hỏng, cần xác định khả năng sử dụng trước khi yêu cầu chứng thực.

Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị từ chối.

4.2. Chuẩn bị số lượng bản sao phù hợp

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng giấy phép kinh doanh khác nhau. Công ty nên thống kê các đơn vị cần nộp hồ sơ trước khi tiến hành sao y.

Ví dụ, doanh nghiệp đang mở tài khoản ngân hàng và ký hợp đồng với nhiều đối tác có thể cần nhiều bản sao chứng thực.

Chuẩn bị đủ số lượng ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

4.3. Kiểm tra yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ

Không phải mọi tổ chức đều yêu cầu cùng một loại giấy tờ. Có đơn vị chấp nhận bản photocopy thông thường, nhưng cũng có đơn vị yêu cầu bản sao chứng thực.

Một số trường hợp còn yêu cầu tài liệu được cấp trong thời hạn nhất định. Vì vậy, công ty cần xác nhận yêu cầu trước khi thực hiện.

Điều này giúp tránh tình trạng đã sao y nhưng vẫn phải bổ sung hồ sơ.

4.4. Lựa chọn địa điểm chứng thực thuận tiện, uy tín

Doanh nghiệp nên lựa chọn cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, quy trình rõ ràng và thời gian xử lý phù hợp.

Nếu cần sao y nhiều loại giấy tờ, nên ưu tiên đơn vị có khả năng hỗ trợ kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện.

Đặc biệt, các công ty thường xuyên phát sinh thủ tục hành chính nên chủ động lưu giữ bản chính cẩn thận. Đây là cách hạn chế rủi ro khi cần sử dụng giấy tờ pháp lý.

4.5. Kiểm tra kỹ bản sao sau khi hoàn thành

Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần kiểm tra từng bản sao.

Một số nội dung cần đối chiếu gồm:

• Tên và mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Số lượng trang và nội dung từng trang.
• Lời chứng, chữ ký và dấu của người có thẩm quyền.

Nếu phát hiện sai sót, cần phản ánh ngay để được kiểm tra và xử lý.

Việc kiểm tra cẩn thận giúp bản sao đáp ứng yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tránh được những rắc rối phát sinh trong quá trình giao dịch.

>>> Xem thêm: Không chỉ tiết kiệm công sức, lựa chọn đúng dịch vụ công chứng còn giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch cá nhân

Kết luận

Sao y Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là thủ tục cần thiết trong nhiều hoạt động của công ty. Việc chuẩn bị đúng bản chính, bản photocopy và giấy tờ của người thực hiện sẽ giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp cũng cần chú ý kiểm tra tình trạng pháp lý của giấy tờ trước khi sử dụng.

Nếu cần hỗ trợ sao y bản chính Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ pháp lý khác, doanh nghiệp có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Từ một bản sao giấy tờ đến hợp đồng có giá trị lớn, mỗi yêu cầu đều cần được tiếp nhận và xử lý đúng quy định tại văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ đất đai chỉn chu sẽ giúp hành trình pháp lý bớt đi nhiều trở ngại; hãy tham khảo dịch vụ sổ đỏ

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com