Chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân

Chứng thực hợp đồng hợp tác là vấn đề được nhiều cá nhân quan tâm khi cùng nhau góp vốn, tài sản, công sức hoặc nguồn lực để thực hiện một hoạt động kinh doanh. Việc lập văn bản hợp tác rõ ràng giúp các bên xác định cụ thể quyền, nghĩa vụ, phần đóng góp và trách nhiệm trong quá trình thực hiện thỏa thuận.

Đối với hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân, các bên có thể thỏa thuận nhiều nội dung khác nhau như tỷ lệ góp vốn, phương thức phân chia lợi nhuận, trách nhiệm đối với khoản lỗ, cách quản lý tài sản chung và phương án xử lý khi một bên muốn chấm dứt hợp tác.

Tùy thuộc vào nội dung và tính chất của hợp đồng, các bên cần xác định đúng hình thức văn bản cũng như yêu cầu về công chứng, chứng thực. Vậy chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân được thực hiện như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì và cần lưu ý điều gì khi ký kết?

>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Hợp đồng lao động để làm thủ tục vay vốn ngân hàng.

1. Chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân

1.1. Hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân là gì?

Hợp đồng hợp tác là sự thỏa thuận giữa các cá nhân nhằm cùng đóng góp tài sản, công sức để thực hiện một công việc nhất định, cùng hưởng lợi và cùng chịu trách nhiệm theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật.

Trong hoạt động kinh doanh, hợp đồng hợp tác có thể được sử dụng khi hai hoặc nhiều cá nhân cùng bỏ vốn hoặc nguồn lực để triển khai một hoạt động mà không nhất thiết thành lập doanh nghiệp.

Nội dung hợp tác có thể tương đối đa dạng. Các bên có thể cùng kinh doanh, khai thác tài sản, đầu tư vào một dự án hoặc thực hiện một công việc tạo ra lợi nhuận.

1.2. Chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác có ý nghĩa gì?

Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định.

Đối với hợp đồng hợp tác kinh doanh, việc chứng thực chữ ký có thể giúp các bên có thêm cơ sở xác nhận việc ký kết văn bản. Điều này đặc biệt hữu ích khi các bên muốn lưu giữ một văn bản có xác nhận chữ ký để sử dụng trong quá trình thực hiện thỏa thuận.

Tuy nhiên, cần phân biệt chứng thực chữ ký với việc chứng nhận tính hợp pháp của toàn bộ nội dung hợp đồng. Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan hoặc người có thẩm quyền chứng thực xác nhận mọi thỏa thuận trong hợp đồng đều phù hợp pháp luật.

1.3. Có bắt buộc phải chứng thực hợp đồng hợp tác kinh doanh không?

Không phải mọi hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân đều bắt buộc phải chứng thực chữ ký.

Hình thức của hợp đồng phụ thuộc vào nội dung giao dịch, quy định pháp luật áp dụng và thỏa thuận của các bên. Đối với một số loại tài sản hoặc giao dịch đặc biệt, pháp luật có thể đặt ra yêu cầu riêng về công chứng, chứng thực hoặc hình thức của hợp đồng.

Do đó, trước khi ký kết, các bên nên xác định bản chất của hoạt động hợp tác và tài sản được đưa vào hợp tác. Nếu hợp đồng có liên quan đến nhà đất, tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc những giao dịch có điều kiện về hình thức, cần kiểm tra quy định chuyên ngành trước khi lựa chọn hình thức văn bản.

1.4. Khi nào các cá nhân nên chứng thực chữ ký trên hợp đồng?

Các bên có thể cân nhắc chứng thực chữ ký khi muốn tăng tính chặt chẽ về mặt hình thức cho văn bản hợp tác hoặc khi bên liên quan yêu cầu văn bản phải có xác nhận chữ ký.

Đặc biệt, việc xác nhận chữ ký có thể hữu ích khi hợp đồng được sử dụng để chứng minh việc các bên đã ký kết và thống nhất nội dung thỏa thuận.

Tuy nhiên, yếu tố quan trọng vẫn là nội dung hợp đồng phải được xây dựng rõ ràng. Văn bản càng cụ thể về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên thì càng hạn chế nguy cơ phát sinh tranh chấp trong quá trình hợp tác.

2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác kinh doanh

2.1. Giấy tờ tùy thân của các bên

Các cá nhân tham gia ký kết cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng theo quy định.

Thông tin trên giấy tờ tùy thân cần thống nhất với thông tin được ghi trong hợp đồng. Các bên nên kiểm tra kỹ họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ và các thông tin nhận diện khác trước khi ký.

Nếu thông tin cá nhân có sự thay đổi hoặc có điểm không thống nhất giữa các giấy tờ, nên xử lý trước khi thực hiện chứng thực để tránh phải bổ sung hồ sơ.

2.2. Hợp đồng hợp tác kinh doanh

Hợp đồng là tài liệu trung tâm của hồ sơ. Văn bản cần thể hiện rõ nội dung mà các bên đã thống nhất.

Một hợp đồng hợp tác kinh doanh giữa các cá nhân có thể bao gồm:

Thông tin của các bên tham gia hợp tác.
Mục đích và phạm vi hợp tác.
Nội dung công việc được thực hiện.
Phần tài sản, tiền hoặc công sức mà mỗi bên đóng góp.
Tỷ lệ đóng góp của từng bên.
Phương thức quản lý và sử dụng tài sản hợp tác.
Cách phân chia lợi nhuận.
Nguyên tắc chịu lỗ và xử lý nghĩa vụ tài chính.
Quyền và nghĩa vụ của từng bên.
Thời hạn hợp tác.
Điều kiện sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt hợp đồng.
Phương án giải quyết tranh chấp.

Các bên nên thống nhất nội dung trước khi đến thực hiện thủ tục. Việc chuẩn bị trước giúp giảm thời gian kiểm tra và hạn chế tình trạng phải sửa đổi nhiều lần.

2.3. Giấy tờ liên quan đến tài sản góp vốn hoặc góp vào hoạt động hợp tác

Nếu các bên sử dụng tài sản để đóng góp vào hoạt động hợp tác, cần xác định rõ loại tài sản và nguồn gốc của tài sản.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản. Ví dụ, nếu một bên góp phương tiện, máy móc, thiết bị hoặc tài sản có đăng ký thì cần có giấy tờ liên quan để xác định thông tin tài sản.

Đối với tài sản có giá trị lớn, các bên nên ghi rõ giá trị tài sản tại thời điểm góp và phương thức định giá. Đây là căn cứ quan trọng để xác định tỷ lệ đóng góp cũng như quyền lợi của mỗi bên.

2.4. Văn bản ủy quyền trong trường hợp ký thay

Nếu một người không trực tiếp thực hiện thủ tục mà có người khác đại diện, cần xem xét căn cứ đại diện và phạm vi ủy quyền.

Văn bản ủy quyền cần xác định rõ người được ủy quyền có quyền ký hợp đồng hợp tác hay thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký hay không.

Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu chính người có chữ ký phải trực tiếp yêu cầu chứng thực chữ ký, các bên cần tuân thủ đúng quy định thay vì sử dụng người khác ký thay.

>>> Xem thêm: Đang cần nhờ người thân thay mặt xử lý hồ sơ? Bạn nên tìm hiểu quy trình công chứng ủy quyền trước

3. Quy trình chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác kinh doanh

3.1. Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra nội dung hợp đồng

Trước tiên, các bên cần thống nhất toàn bộ nội dung hợp tác.

Đặc biệt, cần xác định rõ mỗi bên đóng góp những gì, tỷ lệ đóng góp ra sao và lợi nhuận được phân chia như thế nào. Nếu một bên góp tiền, bên khác góp tài sản hoặc công sức thì phương thức quy đổi giá trị cũng nên được quy định cụ thể.

Việc thống nhất từ đầu giúp hạn chế những tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết

Các bên chuẩn bị giấy tờ tùy thân cùng hợp đồng hợp tác và các giấy tờ liên quan đến tài sản, hoạt động hợp tác nếu có.

Trước khi đến nơi chứng thực, nên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ. Những thông tin quan trọng trong hợp đồng cần thống nhất với giấy tờ được xuất trình.

Nếu hợp đồng có nhiều phụ lục hoặc tài liệu kèm theo, các bên cũng nên sắp xếp theo thứ tự để thuận tiện cho việc kiểm tra.

3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ và thực hiện ký

Người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn.

Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu thường phải trực tiếp ký trước mặt người có thẩm quyền chứng thực theo quy định. Các bên không nên tự ý ký trước nếu chưa được hướng dẫn về trình tự thực hiện.

Trước khi ký, mỗi bên cần đọc lại hợp đồng để bảo đảm nội dung cuối cùng đúng với thỏa thuận đã thống nhất.

3.4. Bước 4: Kiểm tra và chứng thực chữ ký

Sau khi kiểm tra giấy tờ và điều kiện thực hiện, người có thẩm quyền tiến hành chứng thực chữ ký theo quy định.

Việc chứng thực tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Vì vậy, các bên vẫn phải tự chịu trách nhiệm về những cam kết và thỏa thuận được ghi trong hợp đồng trong phạm vi pháp luật cho phép.

Sau khi hoàn tất, các bên nên kiểm tra lại văn bản, đặc biệt là thông tin cá nhân, chữ ký, nội dung thỏa thuận và số lượng bản được lập.

3.5. Bước 5: Nhận và lưu giữ hợp đồng

Sau khi hoàn thành thủ tục, các bên nhận văn bản đã được chứng thực theo quy định.

Mỗi bên nên giữ một bản hợp đồng và các tài liệu liên quan. Nếu hợp đồng có phụ lục, biên bản góp vốn hoặc tài liệu xác nhận tài sản, cần lưu giữ đồng bộ để thuận tiện đối chiếu sau này.

Trong quá trình hợp tác, nếu có thay đổi về nội dung thỏa thuận, các bên nên lập văn bản sửa đổi hoặc bổ sung phù hợp thay vì chỉ thỏa thuận miệng.

4. Chi phí và những lưu ý khi chứng thực hợp đồng hợp tác

4.1. Chi phí chứng thực chữ ký trên hợp đồng

Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức thu áp dụng đối với thủ tục chứng thực theo quy định pháp luật.

Nếu hợp đồng có nhiều người cùng yêu cầu chứng thực chữ ký, số lượng chữ ký và yêu cầu thực tế có thể ảnh hưởng đến cách tính phí theo quy định áp dụng.

Ngoài phí chứng thực, khách hàng có thể phát sinh chi phí sao chụp hoặc các dịch vụ khác nếu có nhu cầu. Vì vậy, nên hỏi trước nơi thực hiện về các khoản phí dự kiến.

4.2. Phân biệt chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng

Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng là hai thủ tục có bản chất khác nhau.

Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Trong khi đó, công chứng viên khi công chứng hợp đồng sẽ thực hiện việc kiểm tra chủ thể, nội dung và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo phạm vi pháp luật về công chứng.

Do đó, các bên không nên mặc nhiên cho rằng việc chứng thực chữ ký có giá trị tương đương với công chứng toàn bộ hợp đồng.

4.3. Hợp đồng cần quy định rõ phần đóng góp của từng bên

Đóng góp là một trong những nội dung quan trọng nhất của hợp đồng hợp tác kinh doanh.

Các bên cần xác định cụ thể bên nào góp tiền, bên nào góp tài sản, bên nào đóng góp bằng công sức hoặc bằng nguồn lực khác. Nếu tài sản được định giá để xác định tỷ lệ quyền lợi, phương thức định giá cũng nên được ghi nhận rõ.

Quy định càng cụ thể thì việc xác định quyền lợi của từng bên càng thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp tác.

4.4. Cần thỏa thuận rõ cách chia lợi nhuận và chịu lỗ

Lợi nhuận thường là vấn đề dễ phát sinh tranh chấp nếu hợp đồng không quy định cụ thể.

Các bên nên thống nhất tỷ lệ hoặc phương thức phân chia lợi nhuận, thời điểm xác định lợi nhuận và cách thức thanh toán. Đồng thời, hợp đồng cũng nên đề cập đến nguyên tắc xử lý khi hoạt động kinh doanh bị thua lỗ.

Việc quy định cả trường hợp thuận lợi và bất lợi giúp các bên chủ động hơn khi hoạt động hợp tác phát sinh vấn đề.

4.5. Quy định về tài sản chung trong quá trình hợp tác

Nếu các bên cùng tạo lập hoặc sử dụng tài sản phục vụ hoạt động hợp tác, hợp đồng nên xác định rõ cách quản lý và sử dụng tài sản đó.

Các bên cần thống nhất ai được quyền quản lý, ai được quyền quyết định việc sử dụng hoặc định đoạt tài sản và cách xử lý khi hợp đồng chấm dứt.

Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, cần xem xét thêm quy định pháp luật chuyên ngành để bảo đảm việc góp tài sản và chuyển quyền được thực hiện đúng hình thức.

4.6. Nên quy định phương án xử lý khi chấm dứt hợp tác

Hợp đồng không chỉ cần quy định giai đoạn bắt đầu mà còn nên dự liệu thời điểm kết thúc.

Các bên có thể thỏa thuận về thời hạn hợp tác, trường hợp một bên muốn rút khỏi hợp tác, cách thanh toán nghĩa vụ và phương án phân chia tài sản còn lại.

Nếu có tranh chấp, hợp đồng cũng nên quy định phương thức giải quyết phù hợp để các bên có cơ sở xử lý.

4.7. Kiểm tra yêu cầu về hình thức trước khi ký

Trước khi lựa chọn chứng thực chữ ký, các bên nên kiểm tra xem pháp luật hoặc đối tác có yêu cầu công chứng hợp đồng hay hình thức khác hay không.

Điều này đặc biệt quan trọng khi hợp đồng hợp tác liên quan đến quyền sử dụng đất, nhà ở, phương tiện hoặc tài sản phải đăng ký. Việc lựa chọn đúng hình thức ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro văn bản không đáp ứng điều kiện sử dụng trong thủ tục tiếp theo.

>>> Xem thêm: Đừng để một thiếu sót nhỏ làm gián đoạn giao dịch tại bước công chứng mua bán nhà đất

Kết luận

Chứng thực hợp đồng hợp tác có thể giúp các cá nhân xác nhận chữ ký trên văn bản thỏa thuận khi cùng nhau thực hiện hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung hợp đồng là hợp pháp, vì vậy các bên vẫn cần xây dựng điều khoản hợp tác rõ ràng, xác định cụ thể phần đóng góp, quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm và phương án xử lý khi chấm dứt hợp tác.

Nếu cần tư vấn về hình thức hợp đồng, hồ sơ hoặc thủ tục chứng thực chữ ký trên hợp đồng hợp tác kinh doanh, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng ngay từ đầu có thể hạn chế việc phải đi lại nhiều lần

>>> Xem thêm: Từ cấp sổ đến sang tên, Dịch vụ sổ đỏ đang được nhiều người quan tâm

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com

Câu hỏi thường gặp