Hợp đồng ủy quyền nộp hồ sơ xin cấp phép quảng cáo ngoài trời cho công ty

Quảng cáo ngoài trời giúp doanh nghiệp tăng nhận diện thương hiệu và tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, việc triển khai cần tuân thủ quy định về quảng cáo và địa điểm đặt quảng cáo. Doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu áp dụng cho từng hình thức quảng cáo.

Để tiết kiệm thời gian, công ty có thể ủy quyền cho nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục. Văn bản ủy quyền cần xác định rõ phạm vi công việc và trách nhiệm của các bên. Vì vậy, hợp đồng ủy quyền xin phép quảng cáo là nội dung doanh nghiệp nên tìm hiểu trước khi giao hồ sơ cho người khác thực hiện.

>>> Xem thêm: Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản dính quy hoạch công viên cây xanh

1. Hợp đồng ủy quyền xin phép quảng cáo ngoài trời là gì?

1.1. Khái niệm và mục đích sử dụng

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền trong phạm vi đã thỏa thuận.

Trong hoạt động quảng cáo, công ty có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện một số công việc hành chính. Các công việc này có thể gồm chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, nhận giấy tiếp nhận và theo dõi kết quả.

Văn bản cần ghi rõ người đại diện và công việc được giao. Điều này giúp cơ quan tiếp nhận xác định phạm vi đại diện khi xử lý hồ sơ.

1.2. Những trường hợp công ty nên lập văn bản ủy quyền

Doanh nghiệp có thể cần ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục. Việc này cũng phù hợp khi công ty thuê đơn vị chuyên môn hỗ trợ hồ sơ.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Nhân viên hành chính nộp hồ sơ thay công ty.
• Đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục quảng cáo.
• Nhân sự phụ trách dự án theo dõi tiến độ xử lý.
• Người được giao nhận thông báo hoặc kết quả giải quyết.
• Đại diện công ty bổ sung tài liệu theo yêu cầu hợp lệ.

Tuy nhiên, không phải mọi công việc đều mặc nhiên thuộc phạm vi ủy quyền. Công ty cần xác định rõ nhiệm vụ và giới hạn đại diện.

1.3. Phân biệt ủy quyền nộp hồ sơ và quyền thực hiện quảng cáo

Ủy quyền nộp hồ sơ không đồng nghĩa với việc quảng cáo đã được phép triển khai. Người được ủy quyền chỉ có thể thực hiện những công việc thuộc phạm vi được giao.

Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện pháp luật liên quan đến nội dung và phương tiện quảng cáo. Tùy hình thức, vị trí và quy mô, thủ tục áp dụng có thể khác nhau.

Vì vậy, cần phân biệt việc đại diện thực hiện thủ tục với việc đáp ứng điều kiện quảng cáo. Không nên xem văn bản ủy quyền là giấy phép quảng cáo.

2. Nội dung cần có trong hợp đồng ủy quyền nộp hồ sơ quảng cáo

2.1. Thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền

Hợp đồng cần ghi chính xác thông tin của công ty và người được ủy quyền. Với doanh nghiệp, nên thể hiện tên pháp lý, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở.

Thông tin người đại diện cần phù hợp với giấy tờ và thẩm quyền đại diện. Nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật, cần xác định căn cứ ủy quyền hoặc thẩm quyền ký.

Đối với bên được ủy quyền là cá nhân, cần ghi đầy đủ họ tên và thông tin giấy tờ tùy thân. Nếu bên nhận ủy quyền là tổ chức, cần nêu thông tin pháp lý và người trực tiếp thực hiện công việc.

Việc ghi đúng thông tin giúp hạn chế nhầm lẫn khi nộp hồ sơ. Đây cũng là căn cứ xác định trách nhiệm của từng bên.

2.2. Xác định cụ thể phạm vi công việc được ủy quyền

Phạm vi ủy quyền nên được mô tả rõ ràng và dễ kiểm tra. Doanh nghiệp có thể giao người được ủy quyền thực hiện các công việc như:

• Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu.
• Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
• Nhận giấy biên nhận và thông báo xử lý.
• Bổ sung tài liệu theo chỉ đạo của công ty.
• Theo dõi tiến độ và nhận kết quả nếu được phép.
• Bàn giao toàn bộ giấy tờ sau khi hoàn thành công việc.

Nếu người được ủy quyền chỉ có nhiệm vụ nộp hồ sơ, cần ghi rõ giới hạn này. Không nên mặc nhiên trao quyền ký kết hợp đồng quảng cáo hoặc thay đổi nội dung quảng cáo.

Trường hợp cần ký văn bản giải trình hoặc điều chỉnh hồ sơ, hợp đồng nên nêu rõ quyền hạn tương ứng. Những công việc vượt phạm vi ủy quyền cần được công ty chấp thuận theo quy định.

2.3. Thời hạn ủy quyền, chi phí và trách nhiệm

Hợp đồng cần quy định thời điểm bắt đầu và kết thúc việc ủy quyền. Thời hạn có thể gắn với một hồ sơ hoặc một đợt thực hiện thủ tục cụ thể.

Nếu có phí dịch vụ, các bên nên ghi rõ mức phí và phương thức thanh toán. Cần phân biệt phí dịch vụ với khoản lệ phí hoặc chi phí hành chính phát sinh, nếu có.

Ngoài ra, hợp đồng nên quy định trách nhiệm cung cấp hồ sơ và bảo mật thông tin. Bên được ủy quyền cần bàn giao tài liệu, chứng từ và kết quả nhận được.

Các bên cũng nên thỏa thuận cách xử lý khi hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc không được tiếp nhận. Việc phân định trách nhiệm rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp.

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ hợp lý không chỉ cần đủ giấy tờ mà còn phải đáp ứng đúng yêu cầu chứng thực, nếu thủ tục đó được yêu cầu

3. Thủ tục xin phép quảng cáo ngoài trời và vai trò của người được ủy quyền

3.1. Xác định thủ tục áp dụng cho hình thức quảng cáo

Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định hình thức quảng cáo dự kiến. Biển quảng cáo, bảng quảng cáo và màn hình quảng cáo có thể chịu những yêu cầu khác nhau.

Cần kiểm tra vị trí, kích thước và kết cấu của phương tiện quảng cáo. Đồng thời, doanh nghiệp phải xem xét quy định về xây dựng, giao thông và cảnh quan tại địa phương.

Không phải mọi hình thức quảng cáo ngoài trời đều áp dụng cùng một thủ tục. Vì vậy, công ty nên xác định yêu cầu cụ thể trước khi giao việc cho người đại diện.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ liên quan

Thành phần hồ sơ phụ thuộc loại quảng cáo và thủ tục áp dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành trước khi chuẩn bị tài liệu.

Các giấy tờ có thể cần xem xét gồm:

• Văn bản thông báo hoặc hồ sơ theo thủ tục tương ứng.
• Ma-két hoặc nội dung quảng cáo dự kiến.
• Tài liệu liên quan đến địa điểm lắp đặt.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm, nếu được yêu cầu.
• Tài liệu về kết cấu hoặc xây dựng khi thuộc trường hợp phải thực hiện.
• Văn bản ủy quyền và giấy tờ của người thực hiện thủ tục.

Danh sách trên chỉ mang tính định hướng. Doanh nghiệp cần đối chiếu yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền đối với từng trường hợp.

Người được ủy quyền nên kiểm tra tính thống nhất giữa các tài liệu. Nếu thông tin sai lệch, hồ sơ có thể phải sửa đổi hoặc bổ sung.

3.3. Nộp hồ sơ, theo dõi và nhận kết quả

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người được ủy quyền thực hiện việc nộp theo đúng thủ tục áp dụng. Cần lưu giữ giấy tiếp nhận, mã hồ sơ hoặc chứng từ liên quan.

Trong quá trình xử lý, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bổ sung tài liệu. Người được ủy quyền cần thông báo kịp thời cho công ty và thực hiện trong phạm vi được giao.

Khi nhận kết quả, người đại diện cần kiểm tra thông tin trên giấy tờ. Sau đó, họ bàn giao hồ sơ và kết quả cho doanh nghiệp theo thỏa thuận.

Việc nộp hồ sơ không đồng nghĩa quảng cáo đã đủ điều kiện triển khai. Công ty cần hoàn thành các yêu cầu pháp lý liên quan trước khi thực hiện quảng cáo.

4. Lưu ý khi lập và công chứng hợp đồng ủy quyền xin phép quảng cáo

4.1. Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc công chứng không?

Hợp đồng ủy quyền không mặc nhiên phải công chứng trong mọi trường hợp. Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền tại Điều 562 và các điều liên quan.

Việc công chứng phụ thuộc quy định áp dụng và yêu cầu cụ thể của giao dịch. Doanh nghiệp nên kiểm tra thủ tục tiếp nhận hồ sơ để xác định hình thức văn bản phù hợp.

Nếu các bên lựa chọn công chứng, cần chuẩn bị giấy tờ pháp lý của công ty và người ký. Đồng thời, phải xác định đúng thẩm quyền đại diện của người giao kết.

Công chứng có thể giúp xác lập văn bản rõ ràng và kiểm tra hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, công chứng không thay thế các điều kiện chuyên ngành về quảng cáo.

4.2. Những sai sót cần tránh khi lập văn bản ủy quyền

Một lỗi thường gặp là mô tả phạm vi công việc quá chung chung. Điều này khiến các bên khó xác định trách nhiệm khi phát sinh vấn đề.

Doanh nghiệp nên tránh những sai sót sau:

• Ghi sai tên hoặc thông tin pháp lý của công ty.
• Không xác định rõ hồ sơ và địa điểm quảng cáo.
• Không quy định thời hạn ủy quyền.
• Trao quyền vượt quá nhu cầu thực tế.
• Bỏ qua nghĩa vụ bảo mật và bàn giao giấy tờ.
• Không làm rõ chi phí và trách nhiệm khi hồ sơ cần bổ sung.

Ngoài ra, cần kiểm tra người ký có đủ thẩm quyền hay không. Nếu công ty có quy định nội bộ về phê duyệt, cần tuân thủ quy định đó.

4.3. Cách hạn chế tranh chấp giữa công ty và người được ủy quyền

Các bên nên thống nhất nhiệm vụ trước khi ký hợp đồng. Nội dung giao việc cần phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Công ty nên cung cấp hồ sơ chính xác và hướng dẫn rõ các yêu cầu. Người được ủy quyền cần báo cáo tiến độ, lưu chứng từ và bàn giao tài liệu đầy đủ.

Nếu phát sinh công việc ngoài phạm vi ban đầu, cần xin ý kiến công ty trước khi thực hiện. Những thay đổi quan trọng nên được ghi nhận bằng văn bản.

Đối với hồ sơ phức tạp, doanh nghiệp nên rà soát thủ tục trước khi nộp. Việc chuẩn bị kỹ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế chi phí phát sinh.

>>> Xem thêm: Đừng để khoảng cách hay lịch trình làm bạn lúng túng; hãy tham khảo thông tin về dịch vụ công chứng

Kết luận

Lập văn bản ủy quyền rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động khi thực hiện thủ tục quảng cáo ngoài trời. Các bên cần xác định đúng phạm vi công việc, thời hạn và trách nhiệm. Đồng thời, công ty phải kiểm tra yêu cầu pháp lý áp dụng cho từng hình thức quảng cáo.

Khi soạn hợp đồng ủy quyền xin phép quảng cáo, doanh nghiệp nên chú trọng thẩm quyền ký, hồ sơ kèm theo và giới hạn đại diện. Nếu cần hỗ trợ rà soát giấy tờ hoặc thực hiện thủ tục công chứng, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn cụ thể.

>>> Xem thêm: Giấy tờ pháp lý cần sự cẩn trọng, còn bạn cần thông tin đáng tin cậy từ văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Thay vì tự tìm kiếm thông tin rời rạc, hãy tham khảo dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói để hình dung quy trình tổng thể

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com