Hợp đồng ủy quyền tự động hết hiệu lực khi nào? 4 trường hợp chủ nhà cần nhớ

Nhiều chủ nhà ủy quyền cho người khác quản lý, cho thuê hoặc thực hiện thủ tục mua bán nhà đất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết khi nào việc ủy quyền chấm dứt. Nếu tiếp tục sử dụng giấy ủy quyền đã hết hiệu lực, giao dịch có thể phát sinh rủi ro pháp lý.

Việc xác định thời hạn hợp đồng ủy quyền giúp chủ nhà chủ động bảo vệ quyền lợi. Hợp đồng có thể chấm dứt khi hết thời hạn, hoàn thành công việc hoặc xuất hiện căn cứ chấm dứt theo pháp luật. Một số trường hợp còn phụ thuộc vào việc đơn phương chấm dứt của các bên. Dưới đây là 4 trường hợp quan trọng mà chủ nhà cần nắm rõ.

>>> Xem thêm: Bẫy lãi suất trong hợp đồng vay tài sản: Mức lãi vượt quy định bị tuyên vô hiệu

1. Thời hạn hợp đồng ủy quyền được xác định như thế nào?

1.1. Thời hạn do các bên thỏa thuận

Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự năm 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Các bên có thể ghi thời hạn cụ thể trong hợp đồng.

Ví dụ, chủ nhà ủy quyền cho người thân cho thuê căn hộ trong 12 tháng. Khi thời hạn này kết thúc, việc ủy quyền chấm dứt nếu các bên không có thỏa thuận khác hoặc không xác lập căn cứ tiếp tục phù hợp.

Khi soạn hợp đồng, các bên nên ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu thời hạn được tính theo một sự kiện, cần mô tả sự kiện đó cụ thể. Cách ghi này giúp hạn chế cách hiểu khác nhau.

Đối với việc quản lý nhà đất lâu dài, chủ nhà nên cân nhắc thời hạn phù hợp. Không nên mặc định người được ủy quyền có quyền đại diện vô thời hạn.

1.2. Không ghi thời hạn thì hợp đồng kéo dài bao lâu?

Nếu các bên không thỏa thuận thời hạn và pháp luật không quy định khác, Điều 563 Bộ luật Dân sự năm 2015 xác định thời hạn ủy quyền là một năm kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Quy định này giúp xác định thời hạn trong trường hợp hợp đồng không ghi rõ. Tuy nhiên, cần xem xét nội dung văn bản và quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể.

Chủ nhà không nên chỉ dựa vào ngày công chứng để suy đoán hiệu lực. Cần kiểm tra ngày xác lập, nội dung thỏa thuận và những căn cứ chấm dứt có thể phát sinh.

Nếu hợp đồng đã được sửa đổi hoặc gia hạn, cần đối chiếu cả văn bản liên quan. Điều này đặc biệt quan trọng khi người được ủy quyền thực hiện thủ tục nhà đất tại nhiều cơ quan.

1.3. Phân biệt thời hạn ủy quyền với thời hạn của giấy tờ công chứng

Hợp đồng ủy quyền được công chứng không có nghĩa là có hiệu lực mãi mãi. Công chứng ghi nhận giao dịch theo quy định, nhưng không tự động kéo dài thời hạn đã thỏa thuận.

Chẳng hạn, hợp đồng quy định thời hạn ủy quyền đến ngày 30/6/2027. Việc hợp đồng có chữ ký và lời chứng hợp lệ không làm thời hạn này tự động kéo dài sau ngày đó.

Các bên cần phân biệt hiệu lực của hợp đồng với thời hạn sử dụng của từng giấy tờ liên quan. Nếu muốn tiếp tục ủy quyền, nên kiểm tra căn cứ pháp lý và thực hiện thủ tục phù hợp trước khi thời hạn kết thúc.

2. Bốn trường hợp hợp đồng ủy quyền chấm dứt chủ nhà cần nhớ

2.1. Trường hợp 1: Hết thời hạn ủy quyền đã thỏa thuận

Đây là trường hợp dễ nhận biết nhất. Khi thời hạn ủy quyền kết thúc, hợp đồng chấm dứt theo thời hạn đã xác định, trừ trường hợp có căn cứ pháp lý hoặc thỏa thuận khác áp dụng.

Ví dụ, chủ nhà ủy quyền cho người khác quản lý căn nhà đến hết ngày 31/12/2026. Nếu không có thỏa thuận gia hạn phù hợp, người được ủy quyền không thể mặc nhiên tiếp tục đại diện sau thời điểm này.

Chủ nhà nên kiểm tra thời hạn trước khi thực hiện giao dịch quan trọng. Việc này đặc biệt cần thiết khi người được ủy quyền chuẩn bị ký hợp đồng cho thuê, nhận tiền hoặc thực hiện thủ tục chuyển nhượng.

Nếu vẫn có nhu cầu ủy quyền, các bên cần thống nhất việc tiếp tục đại diện. Không nên tự ý sửa ngày trên văn bản cũ hoặc sử dụng giấy ủy quyền đã hết thời hạn.

2.2. Trường hợp 2: Công việc ủy quyền đã hoàn thành

Hợp đồng ủy quyền có thể được lập để thực hiện một công việc cụ thể. Khi công việc đó hoàn thành, căn cứ chấm dứt hợp đồng có thể phát sinh theo quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự năm 2015.

Ví dụ, chủ nhà ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ và nhận kết quả của một thủ tục hành chính liên quan đến nhà đất. Khi công việc đã hoàn tất, các bên cần xác định liệu hợp đồng còn nghĩa vụ nào chưa thực hiện hay không.

Nếu hợp đồng bao gồm nhiều công việc, việc hoàn thành một phần chưa chắc làm chấm dứt toàn bộ việc ủy quyền. Cần đối chiếu phạm vi công việc và nội dung thỏa thuận.

Để tránh tranh chấp, các bên nên lưu biên bản bàn giao hồ sơ và chứng từ liên quan. Nếu công việc đã hoàn thành, có thể lập văn bản xác nhận để làm rõ trách nhiệm còn lại.

2.3. Trường hợp 3: Một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền

Bên ủy quyền hoặc bên được ủy quyền có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng theo điều kiện tại Điều 569 Bộ luật Dân sự năm 2015. Tuy nhiên, quyền này đi kèm những yêu cầu pháp lý nhất định.

Nếu ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có thể chấm dứt theo quy định nhưng phải thanh toán phần thù lao tương ứng với công việc đã thực hiện và bồi thường thiệt hại nếu có căn cứ. Nếu ủy quyền không có thù lao, bên ủy quyền phải thông báo trước trong một thời gian hợp lý theo luật.

Đối với bên được ủy quyền, việc đơn phương chấm dứt cũng phải tuân thủ quy định tương ứng. Nghĩa vụ thông báo và trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh tùy trường hợp.

Chủ nhà nên lập thông báo bằng văn bản và lưu bằng chứng gửi nhận. Nếu hợp đồng đã được công chứng, các bên nên hỏi tổ chức hành nghề công chứng về hồ sơ cần thiết cho việc ghi nhận hoặc xử lý văn bản liên quan.

Đặc biệt, việc chấm dứt cần được thông báo cho người thứ ba có liên quan khi pháp luật yêu cầu. Nếu không thông báo, giao dịch với người thứ ba ngay tình có thể phát sinh hậu quả pháp lý theo quy định.

2.4. Trường hợp 4: Xuất hiện căn cứ chấm dứt do thay đổi về chủ thể hoặc điều kiện đại diện

Việc ủy quyền còn có thể chấm dứt khi xuất hiện các căn cứ pháp luật liên quan đến chủ thể hoặc quyền đại diện. Điều 140 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về các trường hợp chấm dứt đại diện, trong đó có việc hết thời hạn đại diện, công việc đại diện đã hoàn thành hoặc người đại diện, người được đại diện chấm dứt tồn tại trong những trường hợp luật định.

Ví dụ, cá nhân được ủy quyền qua đời có thể làm phát sinh việc chấm dứt đại diện theo quy định. Trường hợp người được đại diện hoặc người đại diện là pháp nhân, việc pháp nhân chấm dứt tồn tại cũng cần được xem xét.

Tuy nhiên, cần phân biệt chấm dứt hợp đồng ủy quyền với chấm dứt quyền đại diện. Hai vấn đề có liên quan nhưng không phải lúc nào cũng hoàn toàn đồng nhất. Hậu quả cụ thể cần căn cứ vào hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng.

Khi có thay đổi về chủ thể, chủ nhà nên rà soát các giao dịch đang thực hiện. Nếu cần tiếp tục công việc, các bên phải xác định căn cứ pháp lý để xác lập việc đại diện mới.

>>> Xem thêm: Bạn cần hỗ trợ công chứng mà không tiện đến trực tiếp văn phòng? Hãy tìm hiểu dịch vụ công chứng tận nơi

3. Hợp đồng ủy quyền hết hiệu lực có ảnh hưởng gì đến giao dịch nhà đất?

3.1. Người được ủy quyền không mặc nhiên tiếp tục đại diện

Khi việc ủy quyền chấm dứt, người được ủy quyền không thể mặc nhiên tiếp tục thực hiện các công việc đã được giao. Điều này đặc biệt quan trọng với việc ký hợp đồng mua bán, cho thuê hoặc làm thủ tục đăng ký nhà đất.

Nếu người được ủy quyền tiếp tục ký văn bản sau khi quyền đại diện chấm dứt, giao dịch có thể phát sinh tranh chấp. Hậu quả pháp lý còn phụ thuộc vào phạm vi đại diện, việc thông báo và quy định liên quan.

Chủ nhà nên thông báo rõ việc chấm dứt cho người được ủy quyền. Đồng thời, cần thu hồi các giấy tờ đã giao nếu phù hợp và thông báo cho bên thứ ba có liên quan.

Nếu giao dịch đã được thực hiện trước thời điểm chấm dứt, cần xem xét riêng hiệu lực của giao dịch đó. Không nên mặc định mọi giao dịch trước đây đều vô hiệu chỉ vì hợp đồng ủy quyền về sau chấm dứt.

3.2. Cần xử lý thế nào khi hợp đồng ủy quyền đã hết hạn?

Trước hết, chủ nhà cần kiểm tra bản hợp đồng và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Nội dung cần đối chiếu gồm thời hạn, phạm vi công việc và điều khoản chấm dứt.

Nếu công việc chưa hoàn thành, các bên cần xác định có thể tiếp tục thực hiện theo căn cứ pháp lý nào. Khi cần thiết, chủ nhà có thể lập hợp đồng ủy quyền mới hoặc thực hiện thủ tục khác phù hợp.

Không nên tự ý ghi thêm thời hạn vào bản hợp đồng cũ. Việc gia hạn hoặc xác lập lại cần tuân thủ hình thức và yêu cầu pháp luật áp dụng cho giao dịch.

Nếu người được ủy quyền đang giữ giấy tờ nhà đất, chìa khóa hoặc tiền của chủ nhà, các bên nên lập biên bản bàn giao. Trường hợp không thống nhất, cần lưu lại chứng cứ và tìm hướng giải quyết phù hợp.

3.3. Có phải công chứng lại hợp đồng ủy quyền không?

Việc có cần công chứng lại hay không phụ thuộc vào hình thức của giao dịch và quy định áp dụng. Không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, một số giao dịch hoặc thủ tục liên quan có thể yêu cầu hình thức nhất định.

Nếu hợp đồng cũ đã hết thời hạn và chủ nhà muốn tiếp tục ủy quyền, nên kiểm tra yêu cầu đối với hợp đồng mới. Các bên cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân, thông tin về tài sản và nội dung công việc dự kiến giao.

Nếu hợp đồng liên quan đến chuyển nhượng hoặc thủ tục nhà đất, cần rà soát cả yêu cầu của giao dịch chính. Việc công chứng hợp đồng ủy quyền không thay thế các điều kiện pháp lý của hợp đồng mua bán hoặc chuyển nhượng.

Chủ nhà nên trao đổi với công chứng viên trước khi ký. Điều này giúp xác định đúng hình thức văn bản và hạn chế việc phải sửa đổi hồ sơ.

4. Lưu ý quan trọng để chủ nhà tránh rủi ro khi ủy quyền

4.1. Ghi rõ thời hạn và phạm vi ủy quyền ngay từ đầu

Hợp đồng nên xác định rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc. Nếu việc ủy quyền gắn với một công việc, cần mô tả cụ thể kết quả cần thực hiện.

Chủ nhà cũng nên giới hạn phạm vi đại diện. Ví dụ, nếu chỉ ủy quyền nộp hồ sơ, không nên ghi chung thành quyền định đoạt toàn bộ nhà đất.

Đối với quyền nhận tiền, ký hợp đồng hoặc chuyển nhượng, cần quy định rõ quyền hạn. Việc này giúp người được ủy quyền hiểu đúng trách nhiệm và hạn chế vượt quá phạm vi đại diện.

4.2. Theo dõi thời hạn và lưu giữ văn bản liên quan

Chủ nhà nên lưu bản hợp đồng và ghi chú thời điểm hết hạn. Nếu có sửa đổi hoặc bổ sung, cần lưu cùng hồ sơ ban đầu.

Trước khi thực hiện giao dịch quan trọng, hãy kiểm tra hợp đồng còn hiệu lực hay không. Đừng chỉ dựa vào việc văn bản đã được công chứng hoặc đang được bên thứ ba lưu giữ.

Khi chấm dứt ủy quyền, nên lưu thông báo và bằng chứng đã gửi. Nếu có bàn giao tài sản hoặc hồ sơ, cần lập biên bản xác nhận. Đây là căn cứ hữu ích nếu sau này phát sinh bất đồng.

4.3. Thông báo kịp thời cho người liên quan

Khi hợp đồng chấm dứt, chủ nhà nên thông báo cho người được ủy quyền và các bên có liên quan. Đặc biệt, cần lưu ý những cá nhân, tổ chức đang làm việc dựa trên văn bản ủy quyền.

Việc thông báo giúp hạn chế nguy cơ tiếp tục sử dụng giấy tờ cũ. Tuy nhiên, hiệu lực đối với người thứ ba còn phụ thuộc vào quy định pháp luật và hoàn cảnh cụ thể.

Nếu giao dịch đang được xử lý tại cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có liên quan, chủ nhà nên thông báo bằng hình thức phù hợp. Nội dung thông báo cần rõ ràng và có thể chứng minh việc gửi nhận.

4.4. Nhờ tư vấn khi có tranh chấp hoặc tình huống đặc biệt

Không phải mọi trường hợp chấm dứt đều đơn giản. Một số giao dịch có thể liên quan đến tài sản chung, người đại diện đã qua đời hoặc hợp đồng có yếu tố nước ngoài.

Trong những tình huống này, cần xem xét đồng thời hợp đồng, quy định về đại diện và giao dịch chính. Việc đánh giá chỉ dựa trên ngày hết hạn có thể chưa đủ.

Nếu phát sinh tranh chấp, chủ nhà nên lưu giữ toàn bộ hồ sơ. Các tài liệu cần thiết có thể gồm hợp đồng, thông báo chấm dứt, chứng từ bàn giao và văn bản giao dịch liên quan.

Trao đổi với người có chuyên môn pháp lý sẽ giúp xác định hướng xử lý phù hợp. Chủ nhà nên thực hiện sớm để hạn chế rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

>>> Xem thêm: Muốn biết thủ tục nào phù hợp với nhu cầu của mình? Hãy chủ động tìm hiểu tại văn phòng công chứng

Kết luận

Việc xác định thời hạn hợp đồng ủy quyền giúp chủ nhà chủ động kiểm soát quyền đại diện và hạn chế rủi ro khi giao dịch nhà đất. Hợp đồng có thể chấm dứt khi hết thời hạn, hoàn thành công việc hoặc phát sinh căn cứ chấm dứt theo thỏa thuận và pháp luật. Việc đơn phương chấm dứt cũng phải tuân thủ điều kiện liên quan. Chủ nhà nên kiểm tra văn bản, thông báo cho các bên và lưu giữ chứng cứ khi chấm dứt ủy quyền.

Nếu cần rà soát hợp đồng hoặc xác định thủ tục phù hợp, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục công chứng theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Muốn tránh nhầm lẫn giữa các thủ tục pháp lý phổ biến, đừng bỏ qua kiến thức cơ bản về chứng thực

>>> Xem thêm: Hồ sơ nhà đất cần được chuẩn bị cẩn thận theo yêu cầu áp dụng; hãy xem dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội trước khi thực hiện

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com